https://wiki.trainex44.de/api.php?action=feedcontributions&feedformat=atom&user=PKTraiNexWiki - Benutzerbeiträge [de]2026-05-06T15:39:19ZBenutzerbeiträgeMediaWiki 1.31.0https://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11491Krankenkasse2025-02-06T12:12:17Z<p>PK: /* Melde-Typen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Seit dem 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' elektronisch stattfinden. Dies stellte ein Abrücken vom bisherigen Verfahren dar und war für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex hat bereits im Vorfeld der Umstellung versucht so weit wie möglich zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Auch nachdem der verbindlichen Einführung, wurde die Funktionalität weiter angepasst und erweitert.<br />
<br />
==Melde-Typen==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch durch diese abgesendet.<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
<br />
Da die Einführung des elektronischen Studentenmeldeverfahrens (eSMV) bereits eine weile zurück liegt, sollten die ersten Meldungen, die zu Studierenden von Krankenkassen an Sie erfolgen. Ausnahme sind Studierende, die sich bereits vor dem Start des eSMV an Ihrer Hochschule befunden haben.<br />
<br />
Eine Lösung, mit der Sie eingehende Meldungen einfacher verarbeiten können ist aktuell in Arbeit. Bis zu deren Bereitstellung müssen die eingehenden Meldungen von Verwaltungsmitarbeitenden geöffnet, ausgewertet und ggf. die nötigen Schritte im TraiNex eingeleitet werden.<br />
<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldungen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|-<br />
| Meldegrund || Standardwert || Meldegründe siehe unten<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 10: Versicherungsstatus ====<br />
<br />
Mit Meldungen dieses Typs sind die häufigsten eingehenden Meldungen, da für alle Studierenden Meldungen dieses Typs eingehen sollten, sofern diese ihr Studium nicht vor der Umstellung auf das elektronischen Studentenmeldeverfahren begonnen haben.<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_10_Versicherungsstatus" aus. Dieses Element kann einen der folgenden zwei Werte haben:<br />
<br />
{|<br />
|1<br />
|Es liegt eine Versicherung vor<br />
|-<br />
|2<br />
|Es liegt keine Versicherung vor (beinhaltet versicherungsfrei, nicht versicherungspflichtig und von der Versicherungspflicht befreit)<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_11_Meldung_Krankenkassenwechsel" aus. Dieses Element enthält den Tag des Beginns der Versicherung im Format JJJJ-MM-TT.<br />
<br />
====Meldegrund 12: Verzug Zahlung der Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_12_Zahlungsverzug_liegt_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass ein Zahlungsverzug vorliegt.<br />
<br />
====Meldegrund 13: Begleichung rückständiger Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_13_Zahlungsverzug_liegt_nicht_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass der Zahlungsverzug nicht mehr vorliegt.<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn Studierende das Studium beginnen oder beenden. Die Meldung erfolgt mit den folgenden Daten:<br />
<br />
inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Angaben zur eindeutigen Identifikation der Person und eines Meldegrundes. Die Indentifikationsinformationen sind entweder die Wohnanschrift der Person oder die Krankenversichertennummer, sofern vorhanden.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann als Identifikationsangabe wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann als Identifikationsangabewegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|-<br />
| Meldegrund || Standardwert || Meldegründe siehe unten<br />
|}<br />
<br />
Die von TraiNex für das Studium ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden.<br />
<br />
Zu beachten ist, dass im Regelfall zunächst für alle Studierenden zunächst eine Meldung durch eine Krankankasse bzw. deren Annahmestelle an die Hochschule erfolgen muss ehe die Hochschule ihrerseits eine Meldung absetzt (s.u.).<br />
<br />
====Meldegrund 20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Semester (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====Meldegrund 30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Semesters (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11490Krankenkasse2025-02-06T12:08:57Z<p>PK: /* Melde-Typen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Seit dem 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' elektronisch stattfinden. Dies stellte ein Abrücken vom bisherigen Verfahren dar und war für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex hat bereits im Vorfeld der Umstellung versucht so weit wie möglich zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Auch nachdem der verbindlichen Einführung, wurde die Funktionalität weiter angepasst und erweitert.<br />
<br />
==Melde-Typen==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch durch diese abgesendet.<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
<br />
Da die Einführung des elektronischen Studentenmeldeverfahrens (eSMV) bereits eine weile zurück liegt, sollten die ersten Meldungen, die zu Studierenden von Krankenkassen an Sie erfolgen. Ausnahme sind Studierende, die sich bereits vor dem Start des eSMV an Ihrer Hochschule befunden haben.<br />
<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldugen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|-<br />
| Meldegrund || Standardwert || Meldegründe siehe unten<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 10: Versicherungsstatus ====<br />
<br />
Mit Meldungen dieses Typs sind die häufigsten eingehenden Meldungen, da für alle Studierenden Meldungen dieses Typs eingehen sollten, sofern diese ihr Studium nicht vor der Umstellung auf das elektronischen Studentenmeldeverfahren begonnen haben.<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_10_Versicherungsstatus" aus. Dieses Element kann einen der folgenden zwei Werte haben:<br />
<br />
{|<br />
|1<br />
|Es liegt eine Versicherung vor<br />
|-<br />
|2<br />
|Es liegt keine Versicherung vor (beinhaltet versicherungsfrei, nicht versicherungspflichtig und von der Versicherungspflicht befreit)<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_11_Meldung_Krankenkassenwechsel" aus. Dieses Element enthält den Tag des Beginns der Versicherung im Format JJJJ-MM-TT.<br />
<br />
====Meldegrund 12: Verzug Zahlung der Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_12_Zahlungsverzug_liegt_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass ein Zahlungsverzug vorliegt.<br />
<br />
====Meldegrund 13: Begleichung rückständiger Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_13_Zahlungsverzug_liegt_nicht_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass der Zahlungsverzug nicht mehr vorliegt.<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn Studierende das Studium beginnen oder beenden. Die Meldung erfolgt mit den folgenden Daten:<br />
<br />
inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Angaben zur eindeutigen Identifikation der Person und eines Meldegrundes. Die Indentifikationsinformationen sind entweder die Wohnanschrift der Person oder die Krankenversichertennummer, sofern vorhanden.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann als Identifikationsangabe wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann als Identifikationsangabewegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|-<br />
| Meldegrund || Standardwert || Meldegründe siehe unten<br />
|}<br />
<br />
Die von TraiNex für das Studium ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden.<br />
<br />
Zu beachten ist, dass im Regelfall zunächst für alle Studierenden zunächst eine Meldung durch eine Krankankasse bzw. deren Annahmestelle an die Hochschule erfolgen muss ehe die Hochschule ihrerseits eine Meldung absetzt (s.u.).<br />
<br />
====Meldegrund 20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Semester (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====Meldegrund 30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Semesters (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11489Krankenkasse2025-02-06T11:53:08Z<p>PK: /* Melde-Daten */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Seit dem 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' elektronisch stattfinden. Dies stellte ein Abrücken vom bisherigen Verfahren dar und war für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex hat bereits im Vorfeld der Umstellung versucht so weit wie möglich zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Auch nachdem der verbindlichen Einführung, wurde die Funktionalität weiter angepasst und erweitert.<br />
<br />
==Melde-Typen==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch durch diese abgesendet.<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
<br />
Da die Einführung des elektronischen Studentenmeldeverfahrens (eSMV) bereits <br />
<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldugen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|-<br />
| Meldegrund || Standardwert || Meldegründe siehe unten<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 10: Versicherungsstatus ====<br />
<br />
Mit Meldungen dieses Typs sind die häufigsten eingehenden Meldungen, da für alle Studierenden Meldungen dieses Typs eingehen sollten, sofern diese ihr Studium nicht vor der Umstellung auf das elektronischen Studentenmeldeverfahren begonnen haben.<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_10_Versicherungsstatus" aus. Dieses Element kann einen der folgenden zwei Werte haben:<br />
<br />
{|<br />
|1<br />
|Es liegt eine Versicherung vor<br />
|-<br />
|2<br />
|Es liegt keine Versicherung vor (beinhaltet versicherungsfrei, nicht versicherungspflichtig und von der Versicherungspflicht befreit)<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_11_Meldung_Krankenkassenwechsel" aus. Dieses Element enthält den Tag des Beginns der Versicherung im Format JJJJ-MM-TT.<br />
<br />
====Meldegrund 12: Verzug Zahlung der Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_12_Zahlungsverzug_liegt_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass ein Zahlungsverzug vorliegt.<br />
<br />
====Meldegrund 13: Begleichung rückständiger Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_13_Zahlungsverzug_liegt_nicht_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass der Zahlungsverzug nicht mehr vorliegt.<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn Studierende das Studium beginnen oder beenden. Die Meldung erfolgt mit den folgenden Daten:<br />
<br />
inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Angaben zur eindeutigen Identifikation der Person und eines Meldegrundes. Die Indentifikationsinformationen sind entweder die Wohnanschrift der Person oder die Krankenversichertennummer, sofern vorhanden.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann als Identifikationsangabe wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann als Identifikationsangabewegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|-<br />
| Meldegrund || Standardwert || Meldegründe siehe unten<br />
|}<br />
<br />
Die von TraiNex für das Studium ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden.<br />
<br />
Zu beachten ist, dass im Regelfall zunächst für alle Studierenden zunächst eine Meldung durch eine Krankankasse bzw. deren Annahmestelle an die Hochschule erfolgen muss ehe die Hochschule ihrerseits eine Meldung absetzt (s.u.).<br />
<br />
====Meldegrund 20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Semester (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====Meldegrund 30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Semesters (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11488Krankenkasse2025-02-06T10:39:39Z<p>PK: /* Allgemeines, Pflicht und Nutzen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Seit dem 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' elektronisch stattfinden. Dies stellte ein Abrücken vom bisherigen Verfahren dar und war für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex hat bereits im Vorfeld der Umstellung versucht so weit wie möglich zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Auch nachdem der verbindlichen Einführung, wurde die Funktionalität weiter angepasst und erweitert.<br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch durch diese abgesendet.<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn Studierende das Studium beginnen oder beenden. Die Meldung erfolgt mit den folgenden Daten:<br />
<br />
inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Angaben zur eindeutigen Identifikation der Person und eines Meldegrundes. Die Indentifikationsinformationen sind entweder die Wohnanschrift der Person oder die Krankenversichertennummer, sofern vorhanden.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann als Identifikationsangabe wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann als Identifikationsangabewegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|-<br />
| Meldegrund || Standardwert || Meldegründe siehe unten<br />
|}<br />
<br />
Die von TraiNex für das Studium ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden.<br />
<br />
Zu beachten ist, dass im Regelfall zunächst für alle Studierenden zunächst eine Meldung durch eine Krankankasse bzw. deren Annahmestelle an die Hochschule erfolgen muss ehe die Hochschule ihrerseits eine Meldung absetzt (s.u.).<br />
<br />
====Meldegrund 20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Semester (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====Meldegrund 30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Semesters (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldugen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|-<br />
| Meldegrund || Standardwert || Meldegründe siehe unten<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 10: Versicherungsstatus ====<br />
<br />
Mit Meldungen dieses Typs sind die häufigsten eingehenden Meldungen, da für alle Studierenden Meldungen dieses Typs eingehen sollten, sofern diese ihr Studium nicht vor der Umstellung auf das elektronischen Studentenmeldeverfahren begonnen haben.<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_10_Versicherungsstatus" aus. Dieses Element kann einen der folgenden zwei Werte haben:<br />
<br />
{|<br />
|1<br />
|Es liegt eine Versicherung vor<br />
|-<br />
|2<br />
|Es liegt keine Versicherung vor (beinhaltet versicherungsfrei, nicht versicherungspflichtig und von der Versicherungspflicht befreit)<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_11_Meldung_Krankenkassenwechsel" aus. Dieses Element enthält den Tag des Beginns der Versicherung im Format JJJJ-MM-TT.<br />
<br />
====Meldegrund 12: Verzug Zahlung der Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_12_Zahlungsverzug_liegt_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass ein Zahlungsverzug vorliegt.<br />
<br />
====Meldegrund 13: Begleichung rückständiger Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_13_Zahlungsverzug_liegt_nicht_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass der Zahlungsverzug nicht mehr vorliegt.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11436Krankenkasse2024-11-07T11:26:02Z<p>PK: </p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Seit dem 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies stellte ein Abrücken vom bisherigen Verfahren dar und war für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex hat bereits im Vorfeld der Umstellung versucht so weit wie möglich zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Auch nachdem der verbindlichen Einführung, wurde die Funktionalität weiter angepasst und erweitert. <br />
<br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch durch diese abgesendet.<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn Studierende das Studium beginnen oder beenden. Die Meldung erfolgt mit den folgenden Daten:<br />
<br />
inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Angaben zur eindeutigen Identifikation der Person und eines Meldegrundes. Die Indentifikationsinformationen sind entweder die Wohnanschrift der Person oder die Krankenversichertennummer, sofern vorhanden.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann als Identifikationsangabe wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann als Identifikationsangabewegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|-<br />
| Meldegrund || Standardwert || Meldegründe siehe unten<br />
|}<br />
<br />
Die von TraiNex für das Studium ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden.<br />
<br />
Zu beachten ist, dass im Regelfall zunächst für alle Studierenden zunächst eine Meldung durch eine Krankankasse bzw. deren Annahmestelle an die Hochschule erfolgen muss ehe die Hochschule ihrerseits eine Meldung absetzt (s.u.).<br />
<br />
====Meldegrund 20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Semester (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====Meldegrund 30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Semesters (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldugen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|-<br />
| Meldegrund || Standardwert || Meldegründe siehe unten<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 10: Versicherungsstatus ====<br />
<br />
Mit Meldungen dieses Typs sind die häufigsten eingehenden Meldungen, da für alle Studierenden Meldungen dieses Typs eingehen sollten, sofern diese ihr Studium nicht vor der Umstellung auf das elektronischen Studentenmeldeverfahren begonnen haben.<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_10_Versicherungsstatus" aus. Dieses Element kann einen der folgenden zwei Werte haben:<br />
<br />
{|<br />
|1<br />
|Es liegt eine Versicherung vor<br />
|-<br />
|2<br />
|Es liegt keine Versicherung vor (beinhaltet versicherungsfrei, nicht versicherungspflichtig und von der Versicherungspflicht befreit)<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_11_Meldung_Krankenkassenwechsel" aus. Dieses Element enthält den Tag des Beginns der Versicherung im Format JJJJ-MM-TT.<br />
<br />
====Meldegrund 12: Verzug Zahlung der Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_12_Zahlungsverzug_liegt_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass ein Zahlungsverzug vorliegt.<br />
<br />
====Meldegrund 13: Begleichung rückständiger Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_13_Zahlungsverzug_liegt_nicht_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass der Zahlungsverzug nicht mehr vorliegt.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11435Krankenkasse2024-11-07T11:18:59Z<p>PK: /* VON der Hochschule */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Seit dem 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies stellte ein Abrücken vom bisherigen Verfahren dar und war für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex hat bereits im Vorfeld der Umstellung versucht so weit wie möglich zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Auch nachdem der verbindlichen Einführung, wurde die Funktionalität weiter angepasst und erweitert. <br />
<br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch durch diese abgesendet.<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn Studierende das Studium beginnen oder beenden. Die Meldung erfolgt inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Angaben zur eindeutigen Identifikation der Person und eines Meldegrundes. Die Indentifikationsinformationen sind entweder die Wohnanschrift der Person oder die Krankenversichertennummer, sofern vorhanden.<BR><br />
Die von TraiNex für das Studium ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden.<br />
<br />
Zu beachten ist, dass im Regelfall zunächst für alle Studierenden zunächst eine Meldung durch eine Krankankasse bzw. deren Annahmestelle an die Hochschule erfolgen muss ehe die Hochschule ihrerseits eine Meldung absetzt (s.u.).<br />
<br />
====Meldegrund 20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Semester (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====Meldegrund 30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Semesters (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldugen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 10: Versicherungsstatus ====<br />
<br />
Mit Meldungen dieses Typs sind die häufigsten eingehenden Meldungen, da für alle Studierenden Meldungen dieses Typs eingehen sollten, sofern diese ihr Studium nicht vor der Umstellung auf das elektronischen Studentenmeldeverfahren begonnen haben.<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_10_Versicherungsstatus" aus. Dieses Element kann einen der folgenden zwei Werte haben:<br />
<br />
{|<br />
|1<br />
|Es liegt eine Versicherung vor<br />
|-<br />
|2<br />
|Es liegt keine Versicherung vor (beinhaltet versicherungsfrei, nicht versicherungspflichtig und von der Versicherungspflicht befreit)<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_11_Meldung_Krankenkassenwechsel" aus. Dieses Element enthält den Tag des Beginns der Versicherung im Format JJJJ-MM-TT.<br />
<br />
====Meldegrund 12: Verzug Zahlung der Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_12_Zahlungsverzug_liegt_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass ein Zahlungsverzug vorliegt.<br />
<br />
====Meldegrund 13: Begleichung rückständiger Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_13_Zahlungsverzug_liegt_nicht_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass der Zahlungsverzug nicht mehr vorliegt.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11434Krankenkasse2024-11-07T11:18:33Z<p>PK: /* VON der Hochschule */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Seit dem 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies stellte ein Abrücken vom bisherigen Verfahren dar und war für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex hat bereits im Vorfeld der Umstellung versucht so weit wie möglich zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Auch nachdem der verbindlichen Einführung, wurde die Funktionalität weiter angepasst und erweitert. <br />
<br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch durch diese abgesendet.<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn Studierende das Studium beginnen oder beenden. Die Meldung erfolgt inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Angaben zur eindeutigen Identifikation der Person und einem Meldegrund. Die Indentifikationsinformationen sind entweder die Wohnanschrift der Person oder die Krankenversichertennummer, sofern vorhanden.<BR><br />
Die von TraiNex für das Studium ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden.<br />
<br />
Zu beachten ist, dass im Regelfall zunächst für alle Studierenden zunächst eine Meldung durch eine Krankankasse bzw. deren Annahmestelle an die Hochschule erfolgen muss ehe die Hochschule ihrerseits eine Meldung absetzt (s.u.).<br />
<br />
====Meldegrund 20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Semester (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====Meldegrund 30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Semesters (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldugen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 10: Versicherungsstatus ====<br />
<br />
Mit Meldungen dieses Typs sind die häufigsten eingehenden Meldungen, da für alle Studierenden Meldungen dieses Typs eingehen sollten, sofern diese ihr Studium nicht vor der Umstellung auf das elektronischen Studentenmeldeverfahren begonnen haben.<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_10_Versicherungsstatus" aus. Dieses Element kann einen der folgenden zwei Werte haben:<br />
<br />
{|<br />
|1<br />
|Es liegt eine Versicherung vor<br />
|-<br />
|2<br />
|Es liegt keine Versicherung vor (beinhaltet versicherungsfrei, nicht versicherungspflichtig und von der Versicherungspflicht befreit)<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_11_Meldung_Krankenkassenwechsel" aus. Dieses Element enthält den Tag des Beginns der Versicherung im Format JJJJ-MM-TT.<br />
<br />
====Meldegrund 12: Verzug Zahlung der Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_12_Zahlungsverzug_liegt_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass ein Zahlungsverzug vorliegt.<br />
<br />
====Meldegrund 13: Begleichung rückständiger Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_13_Zahlungsverzug_liegt_nicht_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass der Zahlungsverzug nicht mehr vorliegt.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11433Krankenkasse2024-11-07T11:17:50Z<p>PK: /* M30: Exmatrikulation */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Seit dem 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies stellte ein Abrücken vom bisherigen Verfahren dar und war für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex hat bereits im Vorfeld der Umstellung versucht so weit wie möglich zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Auch nachdem der verbindlichen Einführung, wurde die Funktionalität weiter angepasst und erweitert. <br />
<br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch durch diese abgesendet.<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn Studierende das Studium beginnen oder beenden. Die Meldung erfolgt inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum und Angaben zur eindeutigen Identifikation der Person. Die Indentifikationsinformationen sind entweder die Wohnanschrift der Person oder die Krankenversichertennummer, sofern vorhanden.<BR><br />
Die von TraiNex für das Studium ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden.<br />
<br />
Zu beachten ist, dass im Regelfall zunächst für alle Studierenden zunächst eine Meldung durch eine Krankankasse bzw. deren Annahmestelle an die Hochschule erfolgen muss ehe die Hochschule ihrerseits eine Meldung absetzt (s.u.).<br />
<br />
====Meldegrund 20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Semester (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====Meldegrund 30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Semesters (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldugen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 10: Versicherungsstatus ====<br />
<br />
Mit Meldungen dieses Typs sind die häufigsten eingehenden Meldungen, da für alle Studierenden Meldungen dieses Typs eingehen sollten, sofern diese ihr Studium nicht vor der Umstellung auf das elektronischen Studentenmeldeverfahren begonnen haben.<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_10_Versicherungsstatus" aus. Dieses Element kann einen der folgenden zwei Werte haben:<br />
<br />
{|<br />
|1<br />
|Es liegt eine Versicherung vor<br />
|-<br />
|2<br />
|Es liegt keine Versicherung vor (beinhaltet versicherungsfrei, nicht versicherungspflichtig und von der Versicherungspflicht befreit)<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_11_Meldung_Krankenkassenwechsel" aus. Dieses Element enthält den Tag des Beginns der Versicherung im Format JJJJ-MM-TT.<br />
<br />
====Meldegrund 12: Verzug Zahlung der Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_12_Zahlungsverzug_liegt_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass ein Zahlungsverzug vorliegt.<br />
<br />
====Meldegrund 13: Begleichung rückständiger Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_13_Zahlungsverzug_liegt_nicht_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass der Zahlungsverzug nicht mehr vorliegt.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11432Krankenkasse2024-11-07T11:17:36Z<p>PK: /* M20: Immatrikulation */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Seit dem 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies stellte ein Abrücken vom bisherigen Verfahren dar und war für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex hat bereits im Vorfeld der Umstellung versucht so weit wie möglich zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Auch nachdem der verbindlichen Einführung, wurde die Funktionalität weiter angepasst und erweitert. <br />
<br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch durch diese abgesendet.<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn Studierende das Studium beginnen oder beenden. Die Meldung erfolgt inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum und Angaben zur eindeutigen Identifikation der Person. Die Indentifikationsinformationen sind entweder die Wohnanschrift der Person oder die Krankenversichertennummer, sofern vorhanden.<BR><br />
Die von TraiNex für das Studium ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden.<br />
<br />
Zu beachten ist, dass im Regelfall zunächst für alle Studierenden zunächst eine Meldung durch eine Krankankasse bzw. deren Annahmestelle an die Hochschule erfolgen muss ehe die Hochschule ihrerseits eine Meldung absetzt (s.u.).<br />
<br />
====Meldegrund 20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Semester (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Semesters (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldugen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 10: Versicherungsstatus ====<br />
<br />
Mit Meldungen dieses Typs sind die häufigsten eingehenden Meldungen, da für alle Studierenden Meldungen dieses Typs eingehen sollten, sofern diese ihr Studium nicht vor der Umstellung auf das elektronischen Studentenmeldeverfahren begonnen haben.<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_10_Versicherungsstatus" aus. Dieses Element kann einen der folgenden zwei Werte haben:<br />
<br />
{|<br />
|1<br />
|Es liegt eine Versicherung vor<br />
|-<br />
|2<br />
|Es liegt keine Versicherung vor (beinhaltet versicherungsfrei, nicht versicherungspflichtig und von der Versicherungspflicht befreit)<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_11_Meldung_Krankenkassenwechsel" aus. Dieses Element enthält den Tag des Beginns der Versicherung im Format JJJJ-MM-TT.<br />
<br />
====Meldegrund 12: Verzug Zahlung der Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_12_Zahlungsverzug_liegt_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass ein Zahlungsverzug vorliegt.<br />
<br />
====Meldegrund 13: Begleichung rückständiger Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_13_Zahlungsverzug_liegt_nicht_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass der Zahlungsverzug nicht mehr vorliegt.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11431Krankenkasse2024-11-06T12:03:22Z<p>PK: </p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Seit dem 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies stellte ein Abrücken vom bisherigen Verfahren dar und war für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex hat bereits im Vorfeld der Umstellung versucht so weit wie möglich zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Auch nachdem der verbindlichen Einführung, wurde die Funktionalität weiter angepasst und erweitert. <br />
<br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch durch diese abgesendet.<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn Studierende das Studium beginnen oder beenden. Die Meldung erfolgt inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum und Angaben zur eindeutigen Identifikation der Person. Die Indentifikationsinformationen sind entweder die Wohnanschrift der Person oder die Krankenversichertennummer, sofern vorhanden.<BR><br />
Die von TraiNex für das Studium ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden.<br />
<br />
Zu beachten ist, dass im Regelfall zunächst für alle Studierenden zunächst eine Meldung durch eine Krankankasse bzw. deren Annahmestelle an die Hochschule erfolgen muss ehe die Hochschule ihrerseits eine Meldung absetzt (s.u.).<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Semester (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Semesters (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldugen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 10: Versicherungsstatus ====<br />
<br />
Mit Meldungen dieses Typs sind die häufigsten eingehenden Meldungen, da für alle Studierenden Meldungen dieses Typs eingehen sollten, sofern diese ihr Studium nicht vor der Umstellung auf das elektronischen Studentenmeldeverfahren begonnen haben.<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_10_Versicherungsstatus" aus. Dieses Element kann einen der folgenden zwei Werte haben:<br />
<br />
{|<br />
|1<br />
|Es liegt eine Versicherung vor<br />
|-<br />
|2<br />
|Es liegt keine Versicherung vor (beinhaltet versicherungsfrei, nicht versicherungspflichtig und von der Versicherungspflicht befreit)<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_11_Meldung_Krankenkassenwechsel" aus. Dieses Element enthält den Tag des Beginns der Versicherung im Format JJJJ-MM-TT.<br />
<br />
====Meldegrund 12: Verzug Zahlung der Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_12_Zahlungsverzug_liegt_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass ein Zahlungsverzug vorliegt.<br />
<br />
====Meldegrund 13: Begleichung rückständiger Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_13_Zahlungsverzug_liegt_nicht_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass der Zahlungsverzug nicht mehr vorliegt.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11299Krankenkasse2024-06-03T11:29:18Z<p>PK: /* Melde-Daten */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldugen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 10: Versicherungsstatus ====<br />
<br />
Mit Meldungen dieses Typs sind die häufigsten eingehenden Meldungen, da für alle Studierenden Meldungen dieses Typs eingehen sollten, sofern diese ihr Studium nicht vor der Umstellung auf das elektronischen Studentenmeldeverfahren begonnen haben.<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_10_Versicherungsstatus" aus. Dieses Element kann einen der folgenden zwei Werte haben:<br />
<br />
{|<br />
|1<br />
|Es liegt eine Versicherung vor<br />
|-<br />
|2<br />
|Es liegt keine Versicherung vor (beinhaltet versicherungsfrei, nicht versicherungspflichtig und von der Versicherungspflicht befreit)<br />
|}<br />
<br />
====Meldegrund 11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_11_Meldung_Krankenkassenwechsel" aus. Dieses Element enthält den Tag des Beginns der Versicherung im Format JJJJ-MM-TT.<br />
<br />
====Meldegrund 12: Verzug Zahlung der Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_12_Zahlungsverzug_liegt_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass ein Zahlungsverzug vorliegt.<br />
<br />
====Meldegrund 13: Begleichung rückständiger Beiträge====<br />
<br />
Meldungen dieses Typs zeichnen sich durch das Element "Meldegrund_13_Zahlungsverzug_liegt_nicht_vor" aus. Dieses Element enthält ein "J" für Ja um anzuzeigen, dass der Zahlungsverzug nicht mehr vorliegt.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11298Krankenkasse2024-06-03T11:04:45Z<p>PK: /* Melde-Daten */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
<br />
Die folgende Tabelle listet allgemeinen Elemente, welche die Relevantesten für die Verarbeitung eingehender Meldugen sein dürften. Sie werden in der Reihenfolge des Auftretens gelistet.<br />
<br />
{| class="wikitable" style="margin:auto"<br />
!Element !! Typ !! Bemerkung<br />
|-<br />
| Betriebsnummer_Krankenkasse || achtstellige Nummer || <br />
|-<br />
| Absendernummer_Dienstleister || achtstellige Nummer || nur falls KK nicht selbst verarbeitet<br />
|-<br />
| Familienname || Freitext || <br />
|-<br />
| Vorname || Freitext || <br />
|-<br />
| Geburtsdatum || Datum || <br />
|-<br />
| KVNR || Buchstabe gefolgt von neun Ziffern || kann wegfallen falls Anschrift vorhanden<br />
|-<br />
| Anschrift || Container für verschiedene Anschriftselemente || kann wegfallen, falls KVNR vorhanden<br />
|}<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=11228Krankenkasse2024-02-14T11:52:58Z<p>PK: /* Mögliche Fehlerquellen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine sechsstellige Nummer, die sich im inneren der Meldedatei findet. Sie zählt kontinuierlich für jede Annahmestelle hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Mittels der Dateifolgenummer können die Annahmestellen nachvollziehen, ob alle erstellten Meldungen auch wirklich angekommen sind.<br />
<br />
Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, melden anschließend jedoch nur einen Teil herunter, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird und fordert eventuell fehlenden Dateien nach.<BR>Im Besten Fall können Sie die Dateien dann noch liefern.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
Ein weiteres Problem kann sein, dass die Übertragung nicht bei der Annahmestellen angekommen ist und die Datei erneut eingefordert wird.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, einer 0 sowie einer dreistelligen Zählernummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
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Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
<br />
== Schlagworte ==<br />
Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
<br />
<UL><br />
<LI>Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex integrieren<br />
<LI>Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI><font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )</font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI><font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
</UL><br />
<br />
<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn keine vollständige Adresse vom [[Daten|Datenblatt]] vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.<br />
*November 2022: [[Krankenkasse]]: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen [[Bewerber|Stammdatenblatt]] zu löschen<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld (im Bereich [[Anmeldung]])<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10508Krankenkasse2022-12-06T13:05:56Z<p>PK: /* Ermöglichung erneuter Meldungen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<br />
<!---<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota ein anderes Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
---><br />
<br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen wie gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|288 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br /><br /><br />
Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10507Krankenkasse2022-12-06T13:02:56Z<p>PK: /* Ermöglichung erneuter Meldungen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<br />
<!---<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota ein anderes Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
---><br />
<br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen wie gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|194 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Datei:Screenshot_m20-xml-loeschen.png&diff=10506Datei:Screenshot m20-xml-loeschen.png2022-12-06T13:02:10Z<p>PK: </p>
<hr />
<div></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10505Krankenkasse2022-12-06T13:01:30Z<p>PK: </p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<br />
<!---<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota ein anderes Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
---><br />
<br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen wie gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Ermöglichung erneuter Meldungen==<br />
<br />
In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber ''nicht''. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.<br />
[[Bild:Screenshot m20-xml-loeschen.png|194 px|thumb|right|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*September 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Signaturen]]: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden<br />
*30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=API&diff=10370API2022-09-08T10:24:14Z<p>PK: </p>
<hr />
<div><br />
==Allgemein==<br />
<br />
Die API (application programming interface, wörtlich ‚Anwendungsprogrammierschnittstelle‘) ermöglicht es, dass andere Programme lesend (oder ggf. in definierten Ausnahmefällen schreibend) an TraiNex angebunden werden. Diese Schnittstelle zur Programmierung von Anwendungen kann von berechtigten Programmierenden der Hochschule genutzt werden, um Daten in strukturierter Form aus den TraiNex-Datenbanken auszulesen (oder ggf. in definierten Ausnahmefällen zu schreiben).<BR><br />
<br />
Die Aktivierung der API erfolgt auf Wunsch durch [[TrOn]] und ist eine der [[Zusatzleistungen]]. Zur Aktivierung erhalten Sie Zugriff auf ein Word-Dokument, das die Details der Nutzung sowie möglich Parameter beschreibt. Die Programmierung auf Seiten der Hochschule muss durch eine zuständige Person der Hochschule erfolgen.<br />
<br />
==Aufruf der API==<br />
Die API wird aufgerufen über eine externe Seite, die außerhalb des TraiNex-Servers, aber in Deutschland, liegt. <br />
Die Seite kann in z.B. php, html oder ColdFusion geschrieben sein. In ColdFusion würde der Aufruf z.B. wie folgt aussehen:<br />
[[Datei:api_demo_php.JPG|thumb|right|PHP-Beispiel-Code|250px]]<br />
<cfhttp method="get" url="https://trainexXX.de/KUNDENVERZEICHNIS/api/index.cfm" username="api_User_Name" password="Api_PAsswort" result="res"><BR><br />
<cfhttpparam type="url" name="m" value="students" /><BR><br />
<cfhttpparam type="url" name="course" value="" /><BR><br />
<cfhttpparam type="url" name="mat" value="12345,testnr" /><BR><br />
<cfhttpparam type="url" name="format" value="json" /><BR><br />
</cfhttp><BR><br />
Ergebnis: Ruft die Studierenden ("m=students") aller Studiengänge ("course=''") mit der Kundennummer "12345" und "testnr" auf und gibt es als JSON (format=json) aus.<br />
<br />
<HR><br />
<cfhttp method="get" url="https://trainexXX.de/KUNDENVERZEICHNIS/api/index.cfm" username="api_User_Name" password="Api_PAsswort" result="res"><BR><br />
<cfhttpparam type="url" name="m" value="students" /><BR><br />
<cfhttpparam type="url" name="course" value="BABW05VZ" /><BR><br />
<cfhttpparam type="url" name="mat" value="" /><BR><br />
<cfhttpparam type="url" name="format" value="csv" /><BR><br />
</cfhttp><BR><br />
Ergebnis:Gibt die Studierenden des Studienganges BABW05VZ im csv-Format aus.<br />
<HR><br />
Im Standard werden wenig Details vom Studierenden oder Studiengang übergeben. <br />
Der Umfang der Details kann durch den Parameter FETCH bestimmt werden.<br />
<HR>Wen mehrere Standorte verwendet werden, kann mittels des Parameters BRANCH der verwendete Standort bestimmt werden. <br />
course, mat und format kann die Hochschule natürlich auch als URL-Variable übergeben an die externe Seite.<br />
<br />
==Sicherheit==<br />
Username und Passwort sowie API-ID werden festgelegt durch [[TrOn]] und dem Kunden mitgeteilt.<br />
Der Aufruf erzeugt Basic-Auth-Credentials. <BR><br />
Das Zusatz-Passwort wird systematisch und automatisch in definierten Zeitabständen (z.B. täglich) geändert.<BR><br />
An einer Stelle wird dazu von einer zuständigen, programmierenden Person benötigt der Wert day_of_year_heute. Dieser ist z.B. am 20.2. die Zahl 51. <br />
<BR><br />
Jede Nutzung der API wird inkl. IP-Adresse registriert/protokolliert. Die aufrufende IP-Adresse kann definiert sein. <BR><br />
Ein Aufruf von außerhalb Deutschlands/Östereichs ist erschwert und nicht automatisch möglich.<BR><br />
Zeiten des Abrufs können festgelegt sein (z.B. nur abends zwischen 18 und 19 Uhr).<br />
<br />
==Output==<br />
Ein Output eines Studierenden im JSON-Format kann wie folgt aussehen.<br />
<br />
[[Datei:json1.jpg]]<br />
<br />
Ein Output eines Studierenden im CSV-Format kann wie folgt aussehen.<br />
[[Datei:json2.jpg]]<br />
<br />
==Zusatzfelder==<br />
Die API liefert Rohdaten in alternativen Formaten. Zu den Rohdaten gehören die Personal-Daten der Nutzenden wie Name, Geburtsdatum, Studiengruppenzugehörigkeit, Matrikelnummer oder Vorsemester. Der Output enthält nur die in Datenbanken gespeicherten Felder und keine berechneten Felder. Beispiel: Die Anzahl der Vorsemester ist in TraiNex gespeichert und kann direkt abgerufen werden. Die Anzahl der Fachsemester hingegen wird berechnet aus z.B. Studienstart, Studiengangssemester und Vorsemester etc. und kann nicht direkt abgerufen werden.<BR><br />
Ebenfalls nicht direkt abgerufen werden können verbundene Tabellen. Beispiel: Das Modulthema einer Prüfung steht in einer Tabelle und die Noten einer studierenden Person in einer anderen Tabelle. Wenn eine Liste mit "Noten der studierenden Person" über die API abgerufen werden können soll, so ist dies trainexseitig durch [[TrOn]] eine der [[Zusatzleistungen]].<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
*[[Schnittstelle]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*August 2021: [[API]]: Verbesserung der Anwendungsprogrammierschnittstelle, um Bewerber-Daten auch schreibend in TraiNex einfügen zu können<br />
*Januar 2021: Verbesserung der Anwendungsprogrammierschnittstelle, um TraiNex-Daten automatisch-lesend von anderen berechtigten Anwendungen abfragen und verwenden zu lassen (Beispiel: Matrikelnummer-Namens-Liste)</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10331Krankenkasse2022-07-07T12:58:47Z<p>PK: /* Umgang mit Fehlermeldungen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<br />
<!---<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota ein anderes Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
---><br />
<br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen wie gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
'''1. Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
'''2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
'''3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
'''4. Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
'''5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
'''6. Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10330Krankenkasse2022-07-07T12:57:47Z<p>PK: </p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<br />
<!---<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota ein anderes Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
---><br />
<br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen wie gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Umgang mit Fehlermeldungen==<br />
Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.<br />
<br />
Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:<br />
<br />
1. '''Identifikation der betroffenen Meldung'''<BR>Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen<br />
<br />
2. '''Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers'''<BR>wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.<br />
<br />
3. '''Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss'''<BR>Hierfür gibt es zwei Optionen:<BR>''Option a'': Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie<BR>Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.<BR>Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.<BR>Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.<BR>''Option b'': „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link<BR>Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.<br />
<br />
4. '''Überarbeitung der Daten für die Meldung'''<BR><br />
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen<br />
<br />
5. '''Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3'''<br />
<br />
6. '''Meldung der Datei bzw. Dateien'''<br />
<br />
Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10329Krankenkasse2022-07-07T12:02:32Z<p>PK: /* Häufige Fragen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<br />
<!---<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota ein anderes Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
---><br />
<br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen wie gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?<BR><br />
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10286Krankenkasse2022-05-19T12:16:36Z<p>PK: /* Häufige Fragen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<br />
<!---<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota ein anderes Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
---><br />
<br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen wie gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?<BR><br />
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*Juni 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]]: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10263Krankenkasse2022-05-19T09:40:10Z<p>PK: /* Mögliche Fehlerquellen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<br />
<!---<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota ein anderes Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
---><br />
<br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen wie gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10262Krankenkasse2022-05-19T09:34:44Z<p>PK: /* Mögliche Fehlerquellen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<br />
<!---<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota ein anderes Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
---><br />
<br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
1. '''Lückenhafte Meldungen''':<BR><br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
2. '''Löschung gemeldeter Dateien''':<BR><br />
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen wie gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:<BR>Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.<BR>Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.<br />
<br />
<br />
3. '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken''':<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10251Krankenkasse2022-05-16T14:31:18Z<p>PK: /* Häufige Fragen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<br />
<!---<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota ein anderes Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
---><br />
<br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
# '''Lückenhafte Meldungen'''<br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
# '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken'''<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen<BR><br />
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.<BR>Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10248Krankenkasse2022-05-09T09:19:18Z<p>PK: /* Melde-Daten */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<br />
<!---<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota ein anderes Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
---><br />
<br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
<br />
Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet<br />
<br />
===VON der Hochschule===<br />
Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden<br />
<br />
====M20: Immatrikulation====<br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<br />
====M30: Exmatrikulation====<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<br />
===AN die Hochschule===<br />
Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
# '''Lückenhafte Meldungen'''<br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
# '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken'''<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10198Krankenkasse2022-04-07T13:48:08Z<p>PK: /* Häufige Fragen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota das Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
VON der Hochschule muss an die GKV bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere Stammdaten-Details:<br />
<HR><br />
M20: <br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<HR><br />
<br />
M30<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten M20/M30-Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden. <br />
<HR><br />
AN die Hochschule wird gemeldet:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
# '''Lückenhafte Meldungen'''<br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
# '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken'''<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/<BR>Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10164Krankenkasse2022-03-17T09:03:46Z<p>PK: /* Mögliche Fehlerquellen */</p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota das Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
VON der Hochschule muss an die GKV bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere Stammdaten-Details:<br />
<HR><br />
M20: <br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<HR><br />
<br />
M30<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten M20/M30-Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden. <br />
<HR><br />
AN die Hochschule wird gemeldet:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
# '''Lückenhafte Meldungen'''<br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
# '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken'''<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.<br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=10163Krankenkasse2022-03-17T09:01:12Z<p>PK: </p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des '''Studierenden-Meldeverfahrens''' stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
<UL><br />
<LI>bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<br />
<LI>bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<LI>am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat<br />
<BR><small>(Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei [[TrOn]] registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei [[TrOn]].)</small><br />
<br />
<br />
<LI>bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<LI>bis 1.10.21: <font color="gray">Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: <br />
https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )<br />
<!-- https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf --></font><br />
<LI>Absendernummer nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<LI>bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei [[TrOn]]. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag </font><br />
<LI>Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.<br />
<LI>Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)<br />
<LI>Sollten Sie statt Dakota das Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog. <br />
<LI>am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie], Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen<br />
<LI>bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<LI><br />
ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<LI>Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.<br />
</UL><br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
VON der Hochschule muss an die GKV bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere Stammdaten-Details:<br />
<HR><br />
M20: <br />
*Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine [[Lehrgangsverwaltung|Studienbeginn-Datum]] des Studiengangs)<BR><br />
*sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<br />
<HR><br />
<br />
M30<br />
*Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der [[Noten-Abschlussliste]] bzw. dem [[Stammdatenblatt]] des Studierenden)<BR><br />
*sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)<br />
<BR><br />
Die von TraiNex ermittelten M20/M30-Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden. <br />
<HR><br />
AN die Hochschule wird gemeldet:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit der [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
== Beta-Testphase ==<br />
Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei [[TrOn]] für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei [[TrOn]], damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.<br />
<br />
== Sonderrecht ==<br />
Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 440]].<br />
Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das [[Sonderfunktion|Sonderrecht 442]].<br />
<br />
==Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML==<br />
[[Bild:KK_vorbereit1.JPG|250px|thumb|rechts|Vorbereitung in Nutzersuche]]<br />
[[Bild:KK_vorbereit2.JPG|250px|thumb|rechts|Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).]]<br />
<br />
Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21) <br />
<OL><br />
<LI>Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen. <BR><br />
<br />
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. <br />
<br />
Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.<br />
<br />
<br />
<LI>Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. <br />
Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).<BR><br />
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal. <br />
<BR><br />
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.<br />
<LI>Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.<br />
</ol><br />
<br />
== Mögliche Fehlerquellen ==<br />
<br />
# '''Lückenhafte Meldungen'''<br />
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch. Und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.<br />
<br />
# '''Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken'''<BR><br />
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen. <br />
<br />
== Häufige Fragen ==<br />
Frage: Was ist überhaupt dies XML?<BR><br />
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html<br />
<BR><BR><br />
Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?<BR><br />
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Warum ist das alles so kompliziert?<BR><br />
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte. <br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?<BR> <br />
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?<BR><br />
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.<br />
<BR><BR><br />
Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?<BR><br />
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|500 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
== Weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Videodemonstration ==<br />
Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc<br />
<br />
==Kosten==<br />
Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.<br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*Februar 2022: [[Krankenkasse|Krankenkassen-Meldung]] bei Multi-Hochschul-[[Standorte|Standorten]]: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach [[Standorte|Standorten]]<br />
*November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der [[Krankenkasse]]<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Datei:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png&diff=9588Datei:KV-Meldung Prozessdarstellung.png2021-11-19T11:57:35Z<p>PK: PK lud eine neue Version von Datei:KV-Meldung Prozessdarstellung.png hoch</p>
<hr />
<div></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=9552Krankenkasse2021-11-19T07:51:08Z<p>PK: </p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des Studenten-Meldeverfahrens stattfinden. (https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp)<BR>. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren zu unterstützen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten. <br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
AN die Hochschule wird gemeldet:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob ausser M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
<br />
VON der Hochschule muss an die GKV bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum und weitere Stammdaten-Details:<br />
*M20: Beginn des Studiums mit Semesterstart und Tag der Einschreibung<br />
*M30: Ende des Studiums mit Semesterende und Tag der Exmatrikulation/Beendigung<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Wenn Sie als Hochschule meldepflichtig sind, beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Dieser zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<BR><br />
bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<BR><br />
bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<BR><br />
bis 1.9.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie]<br />
<BR><br />
bis 1.10.21: <font color="gray">[https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf Gesonderte Absendernummer] für die Hochschule beantragen</font><br />
<BR>und nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<BR><br />
bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software [https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le/ dakota.ag] bestellen, installieren und mittels der Softare ein Zertifikat für die Übertragung beantragen. (Dakota ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können.)</font><br />
<BR><br />
bis 15.12.21: diesen Wiki-Artikel auf Neuerung zum XML-Export prüfen/ggf. an Online-Schulung teilnehmen<br />
<BR><br />
bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<BR><br />
ab 1.1.22: in TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit dem [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -Ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|700 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
<br />
== weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Alternativen zur XML-Meldung ==<br />
Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten.<br />
Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstellen nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<br />
== siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld.<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Krankenkasse&diff=9551Krankenkasse2021-11-19T07:47:14Z<p>PK: </p>
<hr />
<div><!--- HEUTE: Die TraiNex-Akademie lädt herzlich ein zu Demonstration/Diskussion:<br />
„Management der Krankenkassendaten“ am 14.07.2021 <br />
ab 11 Uhr im virtuellen Raum http://meeting.trainex24.de<br />
---><br />
<br />
<br />
== Allgemeines, Pflicht und Nutzen ==<br />
[[Bild:KK_Stammdatenblatt.JPG|250px|thumb|rechts|Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste]]<br />
[[Bild:KK_Befragung.JPG|250px|thumb|rechts|Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht2.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)]]<br />
[[Bild:StudiSicht.JPG|250px|thumb|rechts|Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)]]<br />
<br />
Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des Studenten-Meldeverfahrens stattfinden. (https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp)<BR>. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren zu unterstützen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten. <br />
<br />
==Melde-Daten==<br />
AN die Hochschule wird gemeldet:<br />
*M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)<br />
*M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel<br />
*M12: Verzug Zahlung der Beiträge<br />
*M13: Begleichung rückständiger Beiträge<br />
Fraglich ist derzeit, ob ausser M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.<br />
<br />
<br />
VON der Hochschule muss an die GKV bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum und weitere Stammdaten-Details:<br />
*M20: Beginn des Studiums mit Semesterstart und Tag der Einschreibung<br />
*M30: Ende des Studiums mit Semesterende und Tag der Exmatrikulation/Beendigung<br />
<br />
== Zeitlicher Ablauf ==<br />
Wenn Sie als Hochschule meldepflichtig sind, beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Dieser zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra <font color="gray">in grauer Farbe</font> gekennzeichnet.<BR><br />
bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die [[Online-Bewerbung]] in TraiNex<br />
<BR><br />
bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem [[Anmeldung|Bestätigungs/Anmelde-Modul]] in TraiNex<br />
<BR><br />
bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in [[Erhebungsbögen|Signaturen]] ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex<br />
<BR><br />
bis 1.9.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der [http://akademie.trainings-online.de Trainex-Akademie]<br />
<BR><br />
bis 1.10.21: <font color="gray">[[https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/studenten_meldeverfahren/verfahrensbeschreibung_anlage_1/VB_KVdS-MV_Anlage_Antrag_ABSN.pdf Gesonderte Absendernummer]] für die Hochschule beantragen</font><br />
<BR>und nach Erhalt im [[Logdatei|Adress-/Log-Bereich]] des TraiNex eintragen<br />
<BR><br />
bis 1.11.21: <font color="gray">Übertragungs-Software [[https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le/ dakota.ag]] bestellen, installieren und mittels der Softare ein Zertifikat für die Übertragung beantragen. (Dakota ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können.)</font><br />
<BR><br />
bis 15.12.21: diesen Wiki-Artikel auf Neuerung zum XML-Export prüfen/ggf. an Online-Schulung teilnehmen<br />
<BR><br />
bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-[[Nutzersuche]] erstellen, speichern und <font color="gray"> Testmeldung via Dakota durchführen</font><br />
<BR><br />
ab 1.1.22: in TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und <font color="gray"> via Dakota übertragen</font><br />
<br />
== Erfassung der Daten ==<br />
TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten.<br />
In der [[Online-Bewerbung]] und dem [[Stammdatenblatt]] kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als [[Erhebungsbögen|Signaturensammlung]] vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. <br />
Mit dem [[Sonderrecht|Sonderfunktion]] "Krankenkasse" können in der [[Nutzersuche]] alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden.<br />
Semesterstart oder -Ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden.<br />
Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.<br />
<br />
<br />
<br />
==Befragung zur Krankenkasse==<br />
<br />
Über den Bereich Admin -> [[Anmeldung]] gibt es die Möglichkeit eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.<BR><br />
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.<BR><br />
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.<br />
<br />
Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein [[Stammdatenblatt]] vorhanden ist<br />
*"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional<br />
*"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".<br />
<br />
==Prozessdarstellung== <br />
Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.<br />
[[Bild:KV-Meldung_Prozessdarstellung.png|700 px|thumb|center|Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten]]<br />
<br />
<br />
== weitere Infos zum Verfahren ==<br />
https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp<br />
<br />
== Alternativen zur XML-Meldung ==<br />
Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit ([[DSGVO]]) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten.<br />
Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstellen nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.<br />
<br />
== siehe auch ==<br />
[[Anmeldung]]<BR><br />
[[Stammdatenblatt]]<BR><br />
[[Online-Bewerbung]]<BR><br />
[[Erhebungsbögen]]<br />
<br />
==Letzte funktionale Änderungen==<br />
*April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld.<br />
*März 2021: [[Formular-Vorlagen]] können auch [[Krankenkasse]]n-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.<br />
*März 2021: Neues [[Sonderfunktion|Sonderrecht]] 440 zum Sammelabruf der [[Krankenkasse]]ndaten in der [[Nutzersuche]]<br />
*März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer</div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8982Zeitverlauf2021-10-04T07:29:39Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|400px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|right|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:thema_stundeneintragung.png|thumb|right|215px|Definition des Zeitverlaufs in der [[Themenverwaltung]]]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen, ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<br />
<table style="margin:auto"><br />
<TR><TD colspan=2>[[Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.]]</TD></TR><br />
<TR><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)]]</TD><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind]]</TD></TR><br />
</table><br />
<br />
<!--<br />
<gallery mode="slideshow"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
</gallery><br />
--><br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8981Zeitverlauf2021-10-01T12:32:05Z<p>PK: /* Nutzen */</p>
<hr />
<div>[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|400px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|left|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:thema_stundeneintragung.png|thumb|right|215px|Definition des Zeitverlaufs in der [[Themenverwaltung]]]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen, ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<br />
<table style="margin:auto"><br />
<TR><TD colspan=2>[[Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.]]</TD></TR><br />
<TR><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)]]</TD><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind]]</TD></TR><br />
</table><br />
<br />
<!--<br />
<gallery mode="slideshow"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
</gallery><br />
--><br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8980Zeitverlauf2021-10-01T08:31:18Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|400px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|left|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:thema_stundeneintragung.png|thumb|right|215px|Definition des Zeitverlaufs in der [[Themenverwaltung]]]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen, ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<br />
<table style="margin:auto"><br />
<TR><TD colspan=2>[[Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.]]</TD></TR><br />
<TR><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)]]</TD><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind]]</TD></TR><br />
</table><br />
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<gallery mode="slideshow"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
</gallery><br />
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<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8979Zeitverlauf2021-10-01T08:30:26Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|left|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|right|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:thema_stundeneintragung.png|thumb|right|215px|Definition des Zeitverlaufs in der [[Themenverwaltung]]]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen, ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
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<TR><TD colspan=2>[[Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.]]</TD></TR><br />
<TR><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)]]</TD><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind]]</TD></TR><br />
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Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
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===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8978Zeitverlauf2021-10-01T08:28:43Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>[[Datei:thema_stundeneintragung.png|thumb|right|215px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|right|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|left|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen, ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<br />
<table style="margin:auto"><br />
<TR><TD colspan=2>[[Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.]]</TD></TR><br />
<TR><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)]]</TD><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind]]</TD></TR><br />
</table><br />
<br />
<br />
<gallery mode="slideshow"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
</gallery><br />
<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8977Zeitverlauf2021-10-01T08:27:15Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|right|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
== Allgemeines ==<br />
[[Datei:thema_stundeneintragung.png|thumb|right|215px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|left|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen, ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<br />
<table style="margin:auto"><br />
<TR><TD colspan=2>[[Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.]]</TD></TR><br />
<TR><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)]]</TD><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind]]</TD></TR><br />
</table><br />
<br />
<br />
<gallery mode="slideshow"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
</gallery><br />
<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8976Zeitverlauf2021-10-01T08:26:25Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|left|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
== Allgemeines ==<br />
[[Datei:thema_stundeneintragung.png|thumb|left|215px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen, ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
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<table style="margin:auto"><br />
<TR><TD colspan=2>[[Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.]]</TD></TR><br />
<TR><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)]]</TD><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind]]</TD></TR><br />
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<gallery mode="slideshow"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
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===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Datei:Thema_stundeneintragung.png&diff=8975Datei:Thema stundeneintragung.png2021-10-01T08:25:48Z<p>PK: </p>
<hr />
<div></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8974Zeitverlauf2021-10-01T08:15:00Z<p>PK: /* Nutzen */</p>
<hr />
<div>== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|left|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen, ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<br />
<table style="margin:auto"><br />
<TR><TD colspan=2>[[Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.]]</TD></TR><br />
<TR><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)]]</TD><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind]]</TD></TR><br />
</table><br />
<br />
<br />
<gallery mode="slideshow"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
</gallery><br />
<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8973Zeitverlauf2021-10-01T08:05:52Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|left|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen, ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<br />
<table><br />
<TR><TD colspan=2>[[Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.]]</TD></TR><br />
<TR><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)]]</TD><TD>[[Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.]]</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">[[Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind]]</TD></TR><br />
</table><br />
<br />
<br />
<gallery mode="slideshow"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
</gallery><br />
<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8972Zeitverlauf2021-10-01T08:04:15Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|left|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen, ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
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<table><br />
<TR><TD colspan=2>Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.</TD></TR><br />
<TR><TD>Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)</TD><TD>Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.</TD></TR><br />
<TR><TD colspan="2">Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind</TD></TR><br />
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<gallery mode="slideshow"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
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===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8935Zeitverlauf2021-09-29T09:42:48Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|left|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<gallery mode="slideshow"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
</gallery><br />
<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8934Zeitverlauf2021-09-29T09:41:43Z<p>PK: /* Nutzen */</p>
<hr />
<div>== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|left|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<gallery mode="packed-hover"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|800px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|800px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
</gallery><br />
<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8932Zeitverlauf2021-09-29T09:40:48Z<p>PK: /* Allgemeines */</p>
<hr />
<div>== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|left|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<gallery mode="packed-hover"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|600px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|400px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
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===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8931Zeitverlauf2021-09-29T09:40:03Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|right|300px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|left|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<gallery mode="packed-hover"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|600px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|400px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
</gallery><br />
<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8930Zeitverlauf2021-09-29T09:37:00Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|right|400px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
<br />
<gallery mode="packed-hover"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|600px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|400px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
</gallery><br />
<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8929Zeitverlauf2021-09-29T09:35:10Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|right|400px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
---><br />
<br />
== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
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Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|600px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|400px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
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===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
<br />
Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
<br />
Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
<br />
== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
<br />
== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
<br />
== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
<br />
== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
<br />
== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
<br />
== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PKhttps://wiki.trainex44.de/index.php?title=Zeitverlauf&diff=8926Zeitverlauf2021-09-29T09:30:10Z<p>PK: </p>
<hr />
<div>== Allgemeines ==<br />
[[Datei:Pfad_Thementapete.PNG|thumb|right|400px|Über Admin/Studiengang kann die Themen-Tapete zur Übersicht der Module für einen Studiengang und dessen Soll-Stunden angezeigt werden.]]<br />
[[Datei:Tapetenthemen.PNG|thumb|right|500px|Bei der Themen-Tapete lassen sich Stunden (Kontakt)(''gelb markiert''), Stunden für das Selbststudium (''orange markiert'') und die Modulprüfungen (''blau markiert'') pro Fach und Trimester einsehen bzw. gegebenenfalls abweichende Stunden und Prüfungen eintragen.]]<br />
<br />
Die Zeitverlauf ist Teil des intelligenten Modulhandbuchs und enthält essentielle Daten für die Soll-Ist-Hinweise in z.B. Einsatzplanung, Prüfungsplanung oder Evaluation. Der Zeitverlauf sollte möglichst immer hinterlegt sein. Der Aufwand, den Zeitverlauf einmalig zu hinterlegen ist gering. <br />
<br />
Aus dem Zeitverlauf der einzelnen Themen ergibt sich automatisch der Gesamt-Zeitverlauf eines Studiengangs. Ein Zeitverlauf/Modulverlauf enthält zu jedem zugeordneten Modul bzw. Thema den geplanten zeitlichen Verlauf der Präsenz- und Selbstlernphasen sowie den Prüfungszeitpunkt inkl. Prüfungsform. Die Stunden sind dabei als absolute Stunden einzutragen, z.B. 20 Stunden Präsenz im 3. Semester. Diese Eintragung ist einmalig pro Modul in der [[Themenverwaltung]] vorzunehmen und wird danach als Standard für alle Studiengänge verwendet, die dies Modul haben. Aus der Gesamtheit der Module eines Studienganges ergibt sich automatisch der grundsätzliche Studiengang-Modulverlaufsplan, der im Bedarfsfall, z.B. bei Verschiebungen eines Moduls, angepasst werden kann/sollte.<br />
<br />
Über [[Admin]]/[[Lehrgangsverwaltung|Studiengänge]] gelangen Sie zu der Übersicht aller Studiengänge und im jeweiligen Studiengang, über den in der Abbildung braun hinterlegten Button, zum Modulverlaufplan / der Themen-Tapete eines Studiengangs. Wenn die Thementapete/Modul-Verlauf leer sein sollte, tragen Sie bitte erst den generellen Stundenverlauf in der [[Themenverwaltung]] ein. Dieser wird danach in der Thementapete auftauchen.<br />
<br />
<!---Der zugrundeliegende Zeitverlaufsplan ist ein Element des TraiNex, welches sich in vielen weiteren Bereichen positiv auswirkt. Ein eingetragener Studienverlauf bringt Vorteile in den Bereichen [[Einsatzplan]], [[Noten]], [[Evaluation]] sowie in der [[Lernen/Übersicht]] für Studierende.<br />
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== Nutzen ==<br />
<br />
Der Modulverlauf wird an vielen Stellen im TraiNex als Grundlage oder Hilfe zur weiteren Planung verwendet. Vorteilhaft ist, dass TraiNex dabei im Hintergrund sowohl das aktuelle Datum als auch das aktuelle Semester eines Studiengangs kennt und nutzt sowie berücksichtigt, wie viele Lehr-Stunden und Prüfungen real stattgefunden haben bzw. wie viele Lehr-Stunden oder Prüfungen eigentlich geplant sind. Dieser fortlaufende Soll-Ist-Vergleich geschieht präzise sowohl laufend nebenbei als Hinweis als auch auf speziellen Überblicks-Seiten. Beispiele: <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] wird automatisch bei jeder Eintragung laufend angezeigt, wie viele Stunden das Modul insgesamt bzw. im aktuellen Semester bereits verplant ist und wieviel Stunden es eigentlich verplant werden soll. <br />
* In der [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] erlaubt die Funktion „Soll-Ist-Vergleich“ für alle Module zu prüfen, ob das Modul zu viel oder zu wenig unterrichtet wurde bzw. welche Module zur Planung aktuell anstehen oder alsbald anstehen.<br />
* In der dezentralen [[Einsatzplan|Einsatzplanung]] werden die Werte aus dem Modulverlauf als Planwerte automatisch verwendet. <br />
* Im Bereich [[Noten]] wird laufend angezeigt, ob gem. Modulverlauf gerade ein Modul zur Prüfung ansteht und aber bisher nicht geplant ist. Über „ungeplante Prüfungstermine“ wird eine Liste als Soll-Ist-Vergleich erzeugt, die anzeigt für alle Studiengänge, welche Prüfungen geplant werden müssen und noch nicht geplant sind gem. Modulverlauf.<br />
* Im Bereich [[Evaluation]] wird der Soll-Modulverlauf verwendet, um abschätzen zu können, ob Module mehrsemestrig sind und ggf. das letzte Semester noch nicht erreicht haben. Auch wird der Modulverlauf verwendet, da in der Frage nach dem Workload die Soll-Belastung als Vorschlag verwendet wird und die erfragte IST-Belastung mit der geplanten Soll-Belastung in der Auswertung automatisch abgeglichen wird.<br />
* Für Studierende kann der Modulverlauf als Information freigegeben werden, sodass Studierende den pro Modul aktuellen Modulverlauf im Bereich „[[Lernen/Übersicht|Lernübersicht]]“ bequem und aktuell einsehen können.<br />
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<gallery mode="packed"><br />
Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|600px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.<br />
Datei:stud_lernuebersicht.png|400px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind<br />
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[[Datei:einsatzplan_soll-ist-vergleich.png|600px|thumb|center|Einsatzplanung: Soll-Ist-Vergleich.]]<br />
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Datei:noten-ungeplante-termine-aktuell.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (aktuell)<br />
Datei:noten-ungeplante-termine-zukuenftig.png|400px|thumb|center|Noten: ungeplante Termine (zukünftig)<br />
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[[Datei:evaluation_mit-anmerkungen.png|400px|thumb|center|Evaluation: Bei der Auswahl freizuschaltender Gruppen wird angezeigt, in welchem Semester sich diese befinden.]]<br />
[[Datei:stud_lernuebersicht.png|400px|thumb|center|In der Lernübersicht für Studierende wird ebenfalls ausgewiesen, welche Module in welchem Semester geplant sind]]<br />
<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines allgemeinen Modulverlaufs===<br />
<br />
Der allgemeine Modulverlauf wird in der Themenplanung (Pfad: [[Admin]]/[[Themenverwaltung|Themen]]) festgelegt. Für bereits angelegt Themen/Module lässt sich über den Link „Zeitverlauf angeben/eintragen“ ein Modulverlauf erstellen bzw. über den Link „Zeitverlauf einsehen/bearbeiten“ ein bereits existierender Modulverlauf prüfen und ggf. abändern.<br />
<br />
===Anlegen und Bearbeiten eines speziellen Modulverlaufs===<br />
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Beim Anklicken der Themen-Tapete lassen sich die bereits eingetragenen Soll-Stunden für den Stundenkontakt oder das Selbststudium für eine bestimmte Studiengruppe einsehen. Wird kein Zeitverlauf angezeigt, ist unter Admin/Themen noch kein Zeitverlauf hinterlegt (s.o.). Über einen Klick auf den Link „fehlt“ gelangen Sie auf die Seite des Thema/Moduls und können dies nachholen.<br />
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Über den "erzeugen [SZ]" Button ist es möglich einen speziellen Zeitplan für ein bestimmtes Thema/Modul zu erzeugt . Zudem können Sie einen bereits erstellten speziellen Zeitplan an dieser Stelle editieren ("editieren [SZ]" Button, in der Abbildung grün markiert). Der ursprüngliche Zeitplan ist dabei der generelle und der nachträglich bearbeitete Zeitplan ist der spezielle Zeitplan.<br />
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== Aufbau und Funktionen ==<br />
Wählt man nun einen Studiengang aus, dem bereits Themen zugeordnet wurden, kann man neben den Vorlesungszeiten für das Tri- oder Semester, dem Betreuer und dem angestrebten Abschluss auch die Themen-Tapete einsehen. Diese zeigt alle vorgesehenen Themen für diesen Studiengang mit Stundenkontakt, Selbststudium und Modul-Prüfungen an. Wählt man nun die Funktion Themen-Tapete aus (in der Abbildung braun markiert), gelangt man zu der Übersicht aller, diesem Studiengang zugeordneten, Themen. Des Weiteren wird hier die Anzahl der Trimester des jeweiligen Studienganges und die vorgegebene Art der Modulprüfung angezeigt. Die Information über die Art des Studienganges (Vollzeit, Teilzeit, dual, Fernstudium) wird system-seitig aus der [[Themenverwaltung]] entnommen. In der Themenverwaltung werden auch die Stunden für Vollzeit- oder Teilzeit und Fern-Studiengänge, sowie weitere Studienformen festgelegt, die dann über den Zeitplan wieder editiert werden können.<br />
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== Spezial-Zeitpläne ==<br />
Wenn Sie für ein bestimmtes Fach dieses Studiengangs einen Spezial-Zeitplan (SZ) erstellen wollen, also den vorhandenen generellen Plan abändern wollen, gehen Sie über den Button [erzeugen SZ] (''in der Abbildung dunkelgrün markiert''). Wenn Sie einen bereits erstellten Spezial-Zeitplan ändern wollen, gehen Sie über den Button [editieren SZ] (in der Abbildung hellgrün markiert), hierüber lässt sich ein bereits erstellter, Spezial-Zeitplan nachträglich verändern. Spezial-Zeitpläne werden berücksichtigt in den Planungstools oder bei der Prüfungsplanung.<br />
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== Rechte ==<br />
Um auf die Funktionen um den Zeitverlauf und die Themen-Tapete zugreifen zu können, benötigt der Benutzer die [[Sonderfunktion]] Nummer 8.<br />
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== Service ==<br />
Wenn Sie bisher Ihr Modulhandbuch noch nicht in TraiNex übertragen haben, so übernehmen wir als Service kostenfrei die Ersteintragung für eine exemplarische Studienrichtung.<br />
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== Letzte funktionale Änderungen ==<br />
*März 2021: im [[Einsatzplan]] wird beim Editieren eines Termins der geplante [[Zeitverlauf|Soll-Ist-Stunden-Studienverlauf]] informativ angezeigt<br />
*September 2020: Im Zeitverlauf wird explizit nun auch zeitversetztes E-Learning ausgewiesen.<br />
*September 2020: Im Themen-Zeitverlauf können neben Präsenz-Kontakt-Stunden und Selbststudium nun auch Stunden für asynchrones E-Learning eingetragen werden.<br />
*Juli 2016: ein spezifischer Studien-Zeitverlauf pro Studiengang-Thema-Kombination ist nun hinterlegbar, der in Planung von Einsätzen und Prüfungen genutzt wird <!--in Hauptartikel integriert iHAi---><br />
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== Siehe auch ==<br />
[[Themenverwaltung]]<BR><br />
[[Zeitverlauf]]<BR><br />
[[Einsatzplan]]<BR></div>PK