Erhebungsbögen: Unterschied zwischen den Versionen
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[[Datei:erhebungsbogen_stud.GIF|thumb|400px|Erhebungsbogen-Teil aus Studierenden-Sicht]] | [[Datei:erhebungsbogen_stud.GIF|thumb|400px|Erhebungsbogen-Teil aus Studierenden-Sicht]] | ||
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==Vorwissen== | ==Vorwissen== | ||
| − | Die Bedienung des Moduls erfordert umfassende Kenntnisse der staatlich geforderten Statistik und der landeseigenen Besonderheiten. Zur Erklärung von Signaturen oder notwendigen Formatierungen | + | <B> |
| − | + | Die Bedienung des Moduls erfordert umfassende Kenntnisse der staatlich geforderten Statistik und der landeseigenen Besonderheiten.<BR> | |
| + | Zur Erklärung von Signaturen oder notwendigen Formatierungen greifen Sie bitte zurück auf die von den Landesämtern zur Verfügung gestellten Unterlagen und Schulungen. | ||
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==Aktualisierung== | ==Aktualisierung== | ||
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==Allgemein== | ==Allgemein== | ||
Der Bereich der Erhebungsbögen dient dazu, die gegebenenfalls vorgeschriebene Erstbefragung von Studierenden derart zu realisieren, dass ein behördengeeignetes Dokument erstellt wird. Das Vorgehen dazu ist wie folgt: | Der Bereich der Erhebungsbögen dient dazu, die gegebenenfalls vorgeschriebene Erstbefragung von Studierenden derart zu realisieren, dass ein behördengeeignetes Dokument erstellt wird. Das Vorgehen dazu ist wie folgt: | ||
#Vorausgesetzt wird: Jeder Studierende hat ein Stammdatenblatt in der Interessentenverwaltung. | #Vorausgesetzt wird: Jeder Studierende hat ein Stammdatenblatt in der Interessentenverwaltung. | ||
| − | #Pro Studiengang wird der Zeitraum festgelegt, in dem die Studierenden mit Erhebungsbögen befragt werden sollen. Dies geschieht im Feld "Anzeigen von - bis ... 15 Uhr". Damit der Fragebogen bei den Studierenden während | + | #Pro Studiengang wird der Zeitraum festgelegt, in dem die Studierenden mit Erhebungsbögen befragt werden sollen. Dies geschieht im Feld "Anzeigen von - bis ... 15 Uhr". Damit der Fragebogen bei den Studierenden während dieses Zeitraums erscheint, ist die rechte "AKTIV"-Checkbox anzuklicken. |
| − | #Die Studierenden sollten zu Beginn der Befragung über die Befragung und deren Bedeutung per Mail informiert werden | + | #Die Studierenden sollten zu Beginn der Befragung über die Befragung und deren Bedeutung per E-Mail informiert werden. |
#Jeder Studierende kann auf der TraiNex-Startseite in seinen persönlichen Erhebungsbogen verzweigen und prüfen, ob die über ihn vorliegenden Stammdaten korrekt sind. Er kann die Stammdaten korrigieren und Bemerkungen hinterlassen. | #Jeder Studierende kann auf der TraiNex-Startseite in seinen persönlichen Erhebungsbogen verzweigen und prüfen, ob die über ihn vorliegenden Stammdaten korrekt sind. Er kann die Stammdaten korrigieren und Bemerkungen hinterlassen. | ||
#Nach der Befragung prüft der zuständige Administrator, ob Stammdaten geändert wurden und kann diese Änderung in die Stammdaten (mit einem Mausklick) übernehmen. | #Nach der Befragung prüft der zuständige Administrator, ob Stammdaten geändert wurden und kann diese Änderung in die Stammdaten (mit einem Mausklick) übernehmen. | ||
| − | #Über den Excel-Export wird ein behördengeeignetes Dokument erstellt, das automatisch alle Signaturen der Landesdatenämter | + | #Über den Excel-Export wird ein behördengeeignetes Dokument erstellt, das automatisch alle Signaturen der Landesdatenämter beinhaltet. Beim Export kann zwischen verschiedenen Länder-Formaten sowie Hochschul/BA-Versionen unterschieden werden. |
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| − | Ausreichend ist jeweils eine Erstsemesterbefragung, der sich die laufende Pflege bei gemeldeten Änderungen durch die Verwaltung | + | Ausreichend ist jeweils eine Erstsemesterbefragung, der sich die laufende Pflege bei gemeldeten Änderungen durch die Verwaltung anschließt. <!---da erfahrungsgemäß ist die Befragung der Zweitsemester unproblematisch, da sich bis auf das derzeitige Studiensemester keine weiteren Änderungen ergeben. Praktischerweise führt man also lokal ein großes Excel (Komplettexcel), in dem alle Studierenden enthalten sind. Bei Immatrikulation wird über das TraiNex und den Bereich der Erhebungsbögen die Erstbefragung durchgeführt. Dieses Excel wird an das vorhandene große Excel angehängt.---> |
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| + | <!---Einige Standardzellen wie "Angestrebter Abschluß" oder "Fachsemester" sind derzeit leer im TraiNex-Excel und können ebenfalls im Komplett-Excel bereits mit einem Standardwert belegt werden, da diese Daten pro Studiengruppe identisch sind.---> | ||
==Zusatzinfos== | ==Zusatzinfos== | ||
| − | Beachten Sie gern auch das Video: | + | Beachten Sie gern auch das Video: https://www.youtube.com/watch?v=YL-G5GOCrOs |
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==Weitere Statistiken== | ==Weitere Statistiken== | ||
Die Daten der Neuimmatrikulierten zur sog. Schnellmeldungs-Statistik finden sich unter Kommunikation/Nutzersuche, wenn Sie das Ausgabefeld "Stammdaten Statistik" aktivieren. Aufgelistet werden einzeln und in Summe Geschlecht, ausländische Staatsangehörigkeit, Migrationshintergrund oder Vorstudium. | Die Daten der Neuimmatrikulierten zur sog. Schnellmeldungs-Statistik finden sich unter Kommunikation/Nutzersuche, wenn Sie das Ausgabefeld "Stammdaten Statistik" aktivieren. Aufgelistet werden einzeln und in Summe Geschlecht, ausländische Staatsangehörigkeit, Migrationshintergrund oder Vorstudium. | ||
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==Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes== | ==Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes== | ||
Das Hochschulstatistikgesetz wurde novelliert und ab SS2017 müssen neue Studierendenmerkmale gemeldet werden. | Das Hochschulstatistikgesetz wurde novelliert und ab SS2017 müssen neue Studierendenmerkmale gemeldet werden. | ||
| − | TraiNex steht dazu in intensivem Austausch mit Landes- und Bundesstatistikamt. Insgesamt ist die Meldung der Merkmale | + | TraiNex steht dazu in intensivem Austausch mit dem Landes- und Bundesstatistikamt. Insgesamt ist die Meldung der Merkmale nochmals deutlich aufwändiger geworden. |
| − | Das bewährte TraiNex-Modul der Erhebungsbögen wurde bereits erweitert und umprogrammiert. So ist es möglich, ein komplettes Excel | + | Das bewährte TraiNex-Modul der Erhebungsbögen wurde bereits erweitert und umprogrammiert. So ist es möglich, ein komplettes Excel pro Meldejahr mit allen Signaturen für die Meldung zu exportieren. Eine Nachbearbeitung des Excels soll vermieden werden. Deshalb können alle Einzelsignaturen, die nicht ggf. semiautomatisch erfasst werden, pro Studierenden/Bewerber hinterlegt werden. |
Eine Demonstration der wichtigsten Änderungen, aufgezeichnet am 17.10.2016, finden Sie hier: | Eine Demonstration der wichtigsten Änderungen, aufgezeichnet am 17.10.2016, finden Sie hier: | ||
| − | http://trainex.adobeconnect.com/p1q3z8zfjls/ | + | https://youtu.be/daTx3fEbQtE |
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| − | Eine Übersicht der Signaturen/des aktuell verwendeten Schlüsselverzeichnisses findet sich z.B. | + | Eine Übersicht der Signaturen / des aktuell verwendeten Schlüsselverzeichnisses findet sich bei den jeweiligen Ämtern im Web. |
| + | Die Ämter ändern die Adressen manchmal leider. Googeln Sie für das Verzeichnis aus Brandenburg z.B. nach:<BR> | ||
| + | PDF Brandenburg Schlüsselverzeichnis Studierendenstatistik<BR> | ||
| + | um diesen Link zu finden: https://www.statistik-berlin-brandenburg.de/hochschulen/ | ||
==Integrierte Absolventenmeldung== | ==Integrierte Absolventenmeldung== | ||
| − | Unter Studiengang/Noten/ECTS/ECTS-Details sollten | + | Unter Studiengang/Noten/ECTS/ECTS-Details sollten die Abschlussnote und das Abschlussdatum eingetragen werden. Auf dem Stammdatenblatt sollte ein (spezieller) Exmatrikulationsgrund eingetragen werden. |
| − | Diese Eintragungen werden benutzt für das Noten-Excel und auch für die Statistik. Gem. den Anforderungen des Hochschulstatistikgesetzes wird ins Excel übertragen der Erfolg, die Note sowie Monat und Jahr der Abschlussprüfung, wenn dies dort im Bereich ECTS eingetragen wurde.Beispiel: Eine 4,3 wird als 9 in Spalte FB mit 2 in FA gemeldet werden sowie Datum in EY und EZ. Als Exmatrikulationsgrund wird in der Statistik eine 1 (="Beendigung des Studiums nach bestandener Prüfung") automatisch verwendet, sobald das Abschlussdatum in der Vergangenheit liegt. Ansonsten wird der Exmatrikulationsgrund vom Stammdatenblatt verwendet. | + | Diese Eintragungen werden benutzt für das Noten-Excel und auch für die Statistik. Gem. den Anforderungen des Hochschulstatistikgesetzes wird ins Excel übertragen der Erfolg, die Note sowie Monat und Jahr der Abschlussprüfung, wenn dies dort im Bereich ECTS eingetragen wurde. Beispiel: Eine 4,3 wird als 9 in Spalte FB mit 2 in FA gemeldet werden sowie Datum in EY und EZ. Als Exmatrikulationsgrund wird in der Statistik eine 1 (="Beendigung des Studiums nach bestandener Prüfung") automatisch verwendet, sobald das Abschlussdatum in der Vergangenheit liegt. Ansonsten wird der Exmatrikulationsgrund vom Stammdatenblatt verwendet. |
| − | Beim Export der Stammdaten können Sie einschränken und mit "keine Alumni" die Alumni aus der Statistik rausnehmen oder mit "niemanden exportieren mit Abschlussdatum vor dem dd.mm.yy" ebenfalls bestimmte Personen aus der Meldung | + | Beim Export der Stammdaten können Sie einschränken und mit "keine Alumni" die Alumni aus der Statistik rausnehmen oder mit "niemanden exportieren mit Abschlussdatum vor dem dd.mm.yy" ebenfalls bestimmte Personen aus der Meldung ausschließen. |
==Signaturen== | ==Signaturen== | ||
| − | Hinterlegt sind die Mehrzahl der offiziellen Signaturen für Hochschulen, HZB, Kreise, Länder, Abschlüsse, Exmatrikulationsgründe, Urlaubsgründe und Studienfächer. Erweiterungen oder Änderungen der Signaturen können und sollten durch den Kunden durchgeführt werden im Bereich Admin/Stammdaten/Signaturen. | + | Hinterlegt sind die Mehrzahl der offiziellen Signaturen für Hochschulen, HZB, Kreise, Länder, Abschlüsse, Exmatrikulationsgründe, Urlaubsgründe und Studienfächer. Erweiterungen oder Änderungen der Signaturen können und sollten durch den Kunden durchgeführt werden im Bereich Admin/Stammdaten/Signaturen. Drei weitere Signaturen, die keinen offiziellen Bezug haben und erst durch den Kunden zu definieren/befüllen sind, sind Schule, Religionszugehörigkeit und Krankenkassen. |
==Häufige Fragen== | ==Häufige Fragen== | ||
| − | Frage: | + | Frage: Die Anzahl der Urlaubssemester an der aktuellen Hochschule werden in der Statistik nicht abgefragt?<BR> |
| − | + | Antwort: Ja, laut "Liefermaterial.doc" des Landesdatenamtes, Stand: 2. Januar 2017, ist das so. Wir verwenden die Urlaubssemester für die Berechnung des Fachsemesters des Studierenden: Fachsemester_Stud = Semester+Fachvorsemester-Urlaub, wobei gilt, dass das Fachsemester maximal die Regelstudienzeit sein kann. | |
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Frage: Gibt TraiNex das Excel bereits mit den führenden Nullen bei z.B. geforderter 10-Stelligkeit aus? <BR> | Frage: Gibt TraiNex das Excel bereits mit den führenden Nullen bei z.B. geforderter 10-Stelligkeit aus? <BR> | ||
| − | Antwort: Nein, so oder so sollte das hochschulische Excel, welches alle TraiNex-Excel aufnimmt, vorher ein einziges Mal so formatiert sein, dass es den Anforderungen des Amtes entspricht, also z.B. dass Sie definieren "10 Ziffern mit führenden Nullen in Spalte XY". Das muss nur einmal | + | Antwort: Nein, so oder so sollte das hochschulische Excel, welches alle TraiNex-Excel aufnimmt, vorher ein einziges Mal so formatiert sein, dass es den Anforderungen des Amtes entspricht, also z.B. dass Sie definieren "10 Ziffern mit führenden Nullen in Spalte XY". Das muss nur einmal für eine komplette Hochschule gemacht werden. Danach kopieren Sie jeweils das TraiNex-Excel (ohne Formatierungen) einfach immer in Ihr hochschulisches (formatiertes) Haupt-Excel. Somit ist gewährleistet, dass immer alle Formatierungen sofort stimmen. Anders ausgedrückt: Im Excel, in welches Sie den TraiNex-Export einfügen, sollten die Spalten mittels Format/Zelle/Benutzerdefiniert bereits so vorbereitet sein, dass z.B. eine amtliche Formatforderung wie "10 Stellen mit führenden Nullen" vom Excel korrekt gehandhabt wird, wenn Sie den TraiNex-Export (ohne Format) einfügen. |
<BR><BR> | <BR><BR> | ||
Frage: Das Amt fordert ein CSV statt einem Excel. Liefert TraiNex das? | Frage: Das Amt fordert ein CSV statt einem Excel. Liefert TraiNex das? | ||
| − | Antwort: Nein, das Amt liefert normalerweise ein Excel und akzeptiert auf Nachfrage | + | Antwort: Nein, das Amt liefert normalerweise ein Excel und akzeptiert auf Nachfrage erfahrungsgemäß auch ein Excel. Dieses Excel beinhaltet alle notwendigen Formatierungen wie die Stellenanzahl oder führende Nullen. Der Excel-Zwischenschritt ist wichtig, damit die Formatierung der Zahlen (z.B. führende Nullen) stimmt. Wenn das Amt kein vorformatiertes Excel liefert, muss dieses Excel selber notfalls erstellt werden. Sollte kein Excel akzeptiert werden, muss die Überführung zum CSV manuell erfolgen. Sie speichern das Excel dazu einfach im CSV-Format. (CSV=comma separated values=Komma separierte Werte) |
| + | <BR><BR> | ||
| + | Frage: Das Amt fordert eine einzige Zeichenkette anstatt eines CSV-Formats. Liefert TraiNex das? | ||
| + | Antwort: Nein, aber Sie können aus dem CSV-Export des Excels alle Kommata entfernen und diese Zeichenkette dann verwenden. | ||
| + | |||
| + | <!---Vorgehen: Ersetzen Sie im TraiNex-Excel am Ende jeder Zeile (bei Hochschulen in Spalte GR, wo sonst der Kommentar steht) den Inhalt durch ein Komma. Füllen Sie alle leeren Spalten als Text mit der benötigten Anzahl Nullen. Speichern Sie die komplette Datei als CSV mit dem Trennzeichen Semikolon. Öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor und ersetzen Sie alle Semikolon durch nichts. Speichern Sie es ab. Fertig.---> | ||
| + | <BR><BR> | ||
| + | Frage: Wozu dient die Checkbox "Vorjahresdaten übertragen"? Antwort: Wenn der Studierende mind. im 2. Semester ist, dann setzt der Schalter "Vorjahresdaten übertragen" folgendes: <BR> | ||
| + | - EF70 = 1: gleiche Hochschule wie zur letzten Meldung (sofern dies zutrifft)<BR> | ||
| + | - EF71: Hochschulstandort vorheriges Semester<BR> | ||
| + | - EF73: Angestrebte Abschlussprüfung vorheriges Semester<BR> | ||
| + | - EF74: 1. Studienfach des vorherigen Semesters<BR> | ||
== Schulung == | == Schulung == | ||
Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung | Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung | ||
'''Erhebungsbögen und Studierendenstatistik'''. <BR>Den nächsten Termin erfahren Sie im | '''Erhebungsbögen und Studierendenstatistik'''. <BR>Den nächsten Termin erfahren Sie im | ||
| − | Schulungsprogramm unter | + | Schulungsprogramm unter https://Akademie.Trainings-Online.de |
==Sonderfunktion== | ==Sonderfunktion== | ||
| − | Administratoren mit der [[Sonderfunktion]] 37 haben | + | Administratoren mit der [[Sonderfunktion]] 37 haben Zugriff auf: Bewerbermanagement, Akquise, Auswahlverfahren, LDS-Statistik |
==Letzte funktionale Änderungen== | ==Letzte funktionale Änderungen== | ||
| + | *März 2021: [[Krankenkasse]]n sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als [[Erhebungsbögen|Signatur]] erfasst und einem [[Stammdatenblatt]] zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer. | ||
| + | *März 2021: Nationalitäten/Länderangaben auf dem [[Datenblatt]] oder [[Stammdatenblatt]] werden nun einheitlich gespeist aus den Länder-Signaturen der [[Erhebungsbögen]]. | ||
| + | *Februar 2021: Erfassung der Berufstätigkeit in Monaten in der [[Online-Bewerbung]], dem [[Stammdatenblatt]] sowie in [[Erhebungsbögen]] sowie Export in der [[Nutzersuche]] | ||
| + | *September 2020: Wenn in der [[Noten-Abschlussliste]] das Abschlussdatum überschritten ist UND kein spezieller Exmatrikulationsgrund eingetragen ist, wird der Status EF28: 5 (Exmatrikulation) und EF29: 1 (Abschluss des Studiums) gesetzt sowohl bei Alumni als auch bei noch aktiven Studies. | ||
| + | *September 2020: In [[Bewerber|Stammdaten/Bewerber]] kann unter HSTatG-Zusatz für jedes Feld wie z.B. für EF14 oder EF30 ein Standard definiert werden, der bei der Meldung / im Export verwendet wird, wenn denn kein individueller Eintrag Vorrang hat. <!--iHAi---> | ||
| + | *September 2020: Pro Studiengang kann vordefniert werden, ob dieser in Präsenz oder Fernstudium stattfindet. <!--iHAi---> | ||
| + | *Juli 2020: Pro Studiengang kann für z.B. Corona-Regelstudienzeit ein Wert für die individuelle Regelstudienzeit definiert werden, der beim Export im Excel-Feld EF67 angezeigt wird und nachrangig zu individuellen EF67-Eintragungen beim Studierenden ist. | ||
*Mai 2019: Erweiterung der internen und amtlichen Statistik um das Geschlecht Inter/Divers | *Mai 2019: Erweiterung der internen und amtlichen Statistik um das Geschlecht Inter/Divers | ||
| − | *März 2019: Erhebungsbögen: | + | *März 2019: Erhebungsbögen: Die Signatur-Übersichten haben einen Suchfilter, um schnell z.B. eine Hochschulsignatur zu finden. |
| − | *Februar 2019: | + | *Februar 2019: Bei Erhebungsbögen werden gem. amtlicher Forderung nun Spalten aufgeteilt im Excelexport. Geburtsdatum ist statt 8-stellig in einer Spalte nun 2+2+4-stellig in 3 Spalten, ebenfalls geändert sind Wohnsitzkreis, Semesterkreis, Ort der Abschlussprüfung, Ort des Erwerbs (EF126-EF127), Ort der Abschlussprf. (EF56-EF57). |
| − | *Dezember 2018: | + | *Dezember 2018: Optionaler Export der Zellüberschriften bei Statistik-Erhebungsbögen |
| − | * | + | *Dezember 2017: Stammdatenblatt: Berücksichtigung von Unterbrechungssemestern, Unterbrechungsvorsemestern und Unterbrechungsgründen, analog zu Urlaubssemestern, für die Erhebungsbögen <!--iHAi---> |
| − | * | + | *November 2017: Wenn ein Studierender auf dem Stammdatenblatt einen speziellen "Exmatrikulations-Grund" hat, dann wird in EF28 "Einschreibe-Art" der Wert "5 = Exmatrikulation" und in EF 29 der "Exmat.-Grund" aus dem Stammdatenblatt eingetragen. <!--iHAi---> |
| − | * | + | *November 2017: Erhebungsbögen/Noten: In einer Abschlussliste kann pro Studiengang eingetragen werden z.B. der GermanGrade/Abschlussdatum oder auch spezieller Exmatrikulationsgrund. Daten werden verwendet im Noten-Excel und in Statistikmeldung. <!--iHAi---> |
| − | *August 2017: Erhebungsbögen/Noten: | + | *September 2017: Erhebungsbögen: Beliebige der amtlichen Signaturen können als aktiviert für das Stammdatenblatt oder den Erhebungsbogen definiert werden. <!--iHAi---> |
| + | *August 2017: Erhebungsbögen/Noten: Gem. den Anforderungen des Hochschulstatistikgesetzes wird im Excel ausgewiesen der Erfolg, die Note sowie Monat und Jahr der Abschlussprüfung, wenn dies im Bereich ECTS eingetragen wurde bei z.B. Absolventen. Beispiel: Eine 4,3 wird als 9 in Spalte FB mit 2 in FA gemeldet werden sowie Datum in EY und EZ. <!--iHAi---> | ||
*August 2017: Erhebungsbögen: Religionen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde.<!--iHAi---> | *August 2017: Erhebungsbögen: Religionen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde.<!--iHAi---> | ||
| − | * | + | *Juli 2017: Erhebungsbögen: Schulen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde. <!--iHAi---> |
| − | + | *Oktober 2016: Erhebungsbögen: Möglichkeit zum Sammel-Download des Excels pro Kalenderjahr statt pro Studiengruppe <!-- in Hauptartikel integriert iHAi---> | |
| − | * | + | *August 2016: Erweiterung des Stammdatenblattes um Signaturen für das neue Hochschulstatistikgesetz 2016 (Erhebungsbögen)<!-- in Hauptartikel integriert iHAi---> |
| − | * | + | |
| + | ==Schlagworte== | ||
| + | Statistik, Statistikamt, Erhebungsbogen, Stammdaten, Landesdatenamt, Studierendendaten | ||
==Siehe auch== | ==Siehe auch== | ||
| − | [[Interessenten]]<BR> [[Online-Bewerbung]] | + | [[Interessenten]]<BR> [[Online-Bewerbung]]<BR> |
| + | [[Noten-Abschlussliste]] | ||
Aktuelle Version vom 4. Mai 2023, 11:24 Uhr
Inhaltsverzeichnis
Vorwissen
Die Bedienung des Moduls erfordert umfassende Kenntnisse der staatlich geforderten Statistik und der landeseigenen Besonderheiten.
Zur Erklärung von Signaturen oder notwendigen Formatierungen greifen Sie bitte zurück auf die von den Landesämtern zur Verfügung gestellten Unterlagen und Schulungen.
Aktualisierung
2016 wurde das Meldeverfahren umgestellt. Dieser Artikel behandelt das aktuelle Meldeverfahren, teils mit Bildschirmfotos vom alten Meldeverfahren.
Allgemein
Der Bereich der Erhebungsbögen dient dazu, die gegebenenfalls vorgeschriebene Erstbefragung von Studierenden derart zu realisieren, dass ein behördengeeignetes Dokument erstellt wird. Das Vorgehen dazu ist wie folgt:
- Vorausgesetzt wird: Jeder Studierende hat ein Stammdatenblatt in der Interessentenverwaltung.
- Pro Studiengang wird der Zeitraum festgelegt, in dem die Studierenden mit Erhebungsbögen befragt werden sollen. Dies geschieht im Feld "Anzeigen von - bis ... 15 Uhr". Damit der Fragebogen bei den Studierenden während dieses Zeitraums erscheint, ist die rechte "AKTIV"-Checkbox anzuklicken.
- Die Studierenden sollten zu Beginn der Befragung über die Befragung und deren Bedeutung per E-Mail informiert werden.
- Jeder Studierende kann auf der TraiNex-Startseite in seinen persönlichen Erhebungsbogen verzweigen und prüfen, ob die über ihn vorliegenden Stammdaten korrekt sind. Er kann die Stammdaten korrigieren und Bemerkungen hinterlassen.
- Nach der Befragung prüft der zuständige Administrator, ob Stammdaten geändert wurden und kann diese Änderung in die Stammdaten (mit einem Mausklick) übernehmen.
- Über den Excel-Export wird ein behördengeeignetes Dokument erstellt, das automatisch alle Signaturen der Landesdatenämter beinhaltet. Beim Export kann zwischen verschiedenen Länder-Formaten sowie Hochschul/BA-Versionen unterschieden werden.
Ausreichend ist jeweils eine Erstsemesterbefragung, der sich die laufende Pflege bei gemeldeten Änderungen durch die Verwaltung anschließt.
Zusatzinfos
Beachten Sie gern auch das Video: https://www.youtube.com/watch?v=YL-G5GOCrOs
bzw. auch den Erfahrungsbericht einer Fachhochschule
Einen Mitschnitt vom einstündigen Onlineworkshop LDS 2015 finden Sie hier: [1]
Weitere Statistiken
Die Daten der Neuimmatrikulierten zur sog. Schnellmeldungs-Statistik finden sich unter Kommunikation/Nutzersuche, wenn Sie das Ausgabefeld "Stammdaten Statistik" aktivieren. Aufgelistet werden einzeln und in Summe Geschlecht, ausländische Staatsangehörigkeit, Migrationshintergrund oder Vorstudium.
Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes
Das Hochschulstatistikgesetz wurde novelliert und ab SS2017 müssen neue Studierendenmerkmale gemeldet werden. TraiNex steht dazu in intensivem Austausch mit dem Landes- und Bundesstatistikamt. Insgesamt ist die Meldung der Merkmale nochmals deutlich aufwändiger geworden. Das bewährte TraiNex-Modul der Erhebungsbögen wurde bereits erweitert und umprogrammiert. So ist es möglich, ein komplettes Excel pro Meldejahr mit allen Signaturen für die Meldung zu exportieren. Eine Nachbearbeitung des Excels soll vermieden werden. Deshalb können alle Einzelsignaturen, die nicht ggf. semiautomatisch erfasst werden, pro Studierenden/Bewerber hinterlegt werden.
Eine Demonstration der wichtigsten Änderungen, aufgezeichnet am 17.10.2016, finden Sie hier: https://youtu.be/daTx3fEbQtE
Eine Übersicht der Signaturen / des aktuell verwendeten Schlüsselverzeichnisses findet sich bei den jeweiligen Ämtern im Web.
Die Ämter ändern die Adressen manchmal leider. Googeln Sie für das Verzeichnis aus Brandenburg z.B. nach:
PDF Brandenburg Schlüsselverzeichnis Studierendenstatistik
um diesen Link zu finden: https://www.statistik-berlin-brandenburg.de/hochschulen/
Integrierte Absolventenmeldung
Unter Studiengang/Noten/ECTS/ECTS-Details sollten die Abschlussnote und das Abschlussdatum eingetragen werden. Auf dem Stammdatenblatt sollte ein (spezieller) Exmatrikulationsgrund eingetragen werden.
Diese Eintragungen werden benutzt für das Noten-Excel und auch für die Statistik. Gem. den Anforderungen des Hochschulstatistikgesetzes wird ins Excel übertragen der Erfolg, die Note sowie Monat und Jahr der Abschlussprüfung, wenn dies dort im Bereich ECTS eingetragen wurde. Beispiel: Eine 4,3 wird als 9 in Spalte FB mit 2 in FA gemeldet werden sowie Datum in EY und EZ. Als Exmatrikulationsgrund wird in der Statistik eine 1 (="Beendigung des Studiums nach bestandener Prüfung") automatisch verwendet, sobald das Abschlussdatum in der Vergangenheit liegt. Ansonsten wird der Exmatrikulationsgrund vom Stammdatenblatt verwendet.
Beim Export der Stammdaten können Sie einschränken und mit "keine Alumni" die Alumni aus der Statistik rausnehmen oder mit "niemanden exportieren mit Abschlussdatum vor dem dd.mm.yy" ebenfalls bestimmte Personen aus der Meldung ausschließen.
Signaturen
Hinterlegt sind die Mehrzahl der offiziellen Signaturen für Hochschulen, HZB, Kreise, Länder, Abschlüsse, Exmatrikulationsgründe, Urlaubsgründe und Studienfächer. Erweiterungen oder Änderungen der Signaturen können und sollten durch den Kunden durchgeführt werden im Bereich Admin/Stammdaten/Signaturen. Drei weitere Signaturen, die keinen offiziellen Bezug haben und erst durch den Kunden zu definieren/befüllen sind, sind Schule, Religionszugehörigkeit und Krankenkassen.
Häufige Fragen
Frage: Die Anzahl der Urlaubssemester an der aktuellen Hochschule werden in der Statistik nicht abgefragt?
Antwort: Ja, laut "Liefermaterial.doc" des Landesdatenamtes, Stand: 2. Januar 2017, ist das so. Wir verwenden die Urlaubssemester für die Berechnung des Fachsemesters des Studierenden: Fachsemester_Stud = Semester+Fachvorsemester-Urlaub, wobei gilt, dass das Fachsemester maximal die Regelstudienzeit sein kann.
Frage: Gibt TraiNex das Excel bereits mit den führenden Nullen bei z.B. geforderter 10-Stelligkeit aus?
Antwort: Nein, so oder so sollte das hochschulische Excel, welches alle TraiNex-Excel aufnimmt, vorher ein einziges Mal so formatiert sein, dass es den Anforderungen des Amtes entspricht, also z.B. dass Sie definieren "10 Ziffern mit führenden Nullen in Spalte XY". Das muss nur einmal für eine komplette Hochschule gemacht werden. Danach kopieren Sie jeweils das TraiNex-Excel (ohne Formatierungen) einfach immer in Ihr hochschulisches (formatiertes) Haupt-Excel. Somit ist gewährleistet, dass immer alle Formatierungen sofort stimmen. Anders ausgedrückt: Im Excel, in welches Sie den TraiNex-Export einfügen, sollten die Spalten mittels Format/Zelle/Benutzerdefiniert bereits so vorbereitet sein, dass z.B. eine amtliche Formatforderung wie "10 Stellen mit führenden Nullen" vom Excel korrekt gehandhabt wird, wenn Sie den TraiNex-Export (ohne Format) einfügen.
Frage: Das Amt fordert ein CSV statt einem Excel. Liefert TraiNex das?
Antwort: Nein, das Amt liefert normalerweise ein Excel und akzeptiert auf Nachfrage erfahrungsgemäß auch ein Excel. Dieses Excel beinhaltet alle notwendigen Formatierungen wie die Stellenanzahl oder führende Nullen. Der Excel-Zwischenschritt ist wichtig, damit die Formatierung der Zahlen (z.B. führende Nullen) stimmt. Wenn das Amt kein vorformatiertes Excel liefert, muss dieses Excel selber notfalls erstellt werden. Sollte kein Excel akzeptiert werden, muss die Überführung zum CSV manuell erfolgen. Sie speichern das Excel dazu einfach im CSV-Format. (CSV=comma separated values=Komma separierte Werte)
Frage: Das Amt fordert eine einzige Zeichenkette anstatt eines CSV-Formats. Liefert TraiNex das?
Antwort: Nein, aber Sie können aus dem CSV-Export des Excels alle Kommata entfernen und diese Zeichenkette dann verwenden.
Frage: Wozu dient die Checkbox "Vorjahresdaten übertragen"? Antwort: Wenn der Studierende mind. im 2. Semester ist, dann setzt der Schalter "Vorjahresdaten übertragen" folgendes:
- EF70 = 1: gleiche Hochschule wie zur letzten Meldung (sofern dies zutrifft)
- EF71: Hochschulstandort vorheriges Semester
- EF73: Angestrebte Abschlussprüfung vorheriges Semester
- EF74: 1. Studienfach des vorherigen Semesters
Schulung
Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung
Erhebungsbögen und Studierendenstatistik.
Den nächsten Termin erfahren Sie im
Schulungsprogramm unter https://Akademie.Trainings-Online.de
Sonderfunktion
Administratoren mit der Sonderfunktion 37 haben Zugriff auf: Bewerbermanagement, Akquise, Auswahlverfahren, LDS-Statistik
Letzte funktionale Änderungen
- März 2021: Krankenkassen sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als Signatur erfasst und einem Stammdatenblatt zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.
- März 2021: Nationalitäten/Länderangaben auf dem Datenblatt oder Stammdatenblatt werden nun einheitlich gespeist aus den Länder-Signaturen der Erhebungsbögen.
- Februar 2021: Erfassung der Berufstätigkeit in Monaten in der Online-Bewerbung, dem Stammdatenblatt sowie in Erhebungsbögen sowie Export in der Nutzersuche
- September 2020: Wenn in der Noten-Abschlussliste das Abschlussdatum überschritten ist UND kein spezieller Exmatrikulationsgrund eingetragen ist, wird der Status EF28: 5 (Exmatrikulation) und EF29: 1 (Abschluss des Studiums) gesetzt sowohl bei Alumni als auch bei noch aktiven Studies.
- September 2020: In Stammdaten/Bewerber kann unter HSTatG-Zusatz für jedes Feld wie z.B. für EF14 oder EF30 ein Standard definiert werden, der bei der Meldung / im Export verwendet wird, wenn denn kein individueller Eintrag Vorrang hat.
- September 2020: Pro Studiengang kann vordefniert werden, ob dieser in Präsenz oder Fernstudium stattfindet.
- Juli 2020: Pro Studiengang kann für z.B. Corona-Regelstudienzeit ein Wert für die individuelle Regelstudienzeit definiert werden, der beim Export im Excel-Feld EF67 angezeigt wird und nachrangig zu individuellen EF67-Eintragungen beim Studierenden ist.
- Mai 2019: Erweiterung der internen und amtlichen Statistik um das Geschlecht Inter/Divers
- März 2019: Erhebungsbögen: Die Signatur-Übersichten haben einen Suchfilter, um schnell z.B. eine Hochschulsignatur zu finden.
- Februar 2019: Bei Erhebungsbögen werden gem. amtlicher Forderung nun Spalten aufgeteilt im Excelexport. Geburtsdatum ist statt 8-stellig in einer Spalte nun 2+2+4-stellig in 3 Spalten, ebenfalls geändert sind Wohnsitzkreis, Semesterkreis, Ort der Abschlussprüfung, Ort des Erwerbs (EF126-EF127), Ort der Abschlussprf. (EF56-EF57).
- Dezember 2018: Optionaler Export der Zellüberschriften bei Statistik-Erhebungsbögen
- Dezember 2017: Stammdatenblatt: Berücksichtigung von Unterbrechungssemestern, Unterbrechungsvorsemestern und Unterbrechungsgründen, analog zu Urlaubssemestern, für die Erhebungsbögen
- November 2017: Wenn ein Studierender auf dem Stammdatenblatt einen speziellen "Exmatrikulations-Grund" hat, dann wird in EF28 "Einschreibe-Art" der Wert "5 = Exmatrikulation" und in EF 29 der "Exmat.-Grund" aus dem Stammdatenblatt eingetragen.
- November 2017: Erhebungsbögen/Noten: In einer Abschlussliste kann pro Studiengang eingetragen werden z.B. der GermanGrade/Abschlussdatum oder auch spezieller Exmatrikulationsgrund. Daten werden verwendet im Noten-Excel und in Statistikmeldung.
- September 2017: Erhebungsbögen: Beliebige der amtlichen Signaturen können als aktiviert für das Stammdatenblatt oder den Erhebungsbogen definiert werden.
- August 2017: Erhebungsbögen/Noten: Gem. den Anforderungen des Hochschulstatistikgesetzes wird im Excel ausgewiesen der Erfolg, die Note sowie Monat und Jahr der Abschlussprüfung, wenn dies im Bereich ECTS eingetragen wurde bei z.B. Absolventen. Beispiel: Eine 4,3 wird als 9 in Spalte FB mit 2 in FA gemeldet werden sowie Datum in EY und EZ.
- August 2017: Erhebungsbögen: Religionen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde.
- Juli 2017: Erhebungsbögen: Schulen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde.
- Oktober 2016: Erhebungsbögen: Möglichkeit zum Sammel-Download des Excels pro Kalenderjahr statt pro Studiengruppe
- August 2016: Erweiterung des Stammdatenblattes um Signaturen für das neue Hochschulstatistikgesetz 2016 (Erhebungsbögen)
Schlagworte
Statistik, Statistikamt, Erhebungsbogen, Stammdaten, Landesdatenamt, Studierendendaten
