VRaum

Diese Seite ist auch erreichbar unter http://VR.trainex.rocks

Der VRaum im Überblick: Links oben das Video/Bild der Lehrkraft, darunter die Liste der Teilnehmer und der Chat. Rechts die Arbeitsfolien, Einstellungen aller Art werden in der Kopfleiste vorgenommen.

Wir empfehlen das Buch unseres ehemaligen Mitarbeitenden S. Wieschowski.

CORONA Notlage

Hochschulen und Akademien müssen aufgrund von Hygiene-Regeln den Präsenzbetrieb stark einschränken. TraiNex ist der Dreh- und Angelpunkt, um den Studienbetrieb aufrecht erhalten zu können. Angefangen bei Sammelmails und der Nutzung von Foren und Chat empfehlen wir die virtuellen Räume. Virtuelle Räume sind eine Möglichkeit, den Studienbetrieb weiter aufrecht zu erhalten, ohne dass auf die Schnelle ein Fernlehr-Konzept oder Fernlehr-Unterlagen entwickelt werden müssten. Denn: Der bisher geplant-terminierte Unterricht wird vom realen Raum einfach in den virtuellen Raum verlegt. Lehrkraft und Studierende bleiben daheim und können trotzdem eine "Vorlesung in virtueller Präsenz" durchführen. Wir benutzen dazu den Hochschul-Standard Adobe® Connect™. Mehrere unserer Kunden haben bereits den kompletten Studienbetrieb umgestellt. Sollte in Ihrem TraiNex noch kein Adobe® Connect™ genutzt werden, so dauert die Einrichtung ca. 4 Tage. Ebenfalls möglich ist, dass Sie andere Videokonferenz-Dienste wie Zoom/MS Teams/BigBlueButton oder JitsiMeet einbinden, wobei Sie dann die DSGVO-Konformität selber prüfen müssten.

Ein Überblicks-Film zu "Web-Seminare und Lecture-Broadcast mittels TraiNex in Corona-Zeiten" findet sich hier: https://www.youtube.com/watch?v=mu1XPi759WI

Corona Update DSGVO

• Mai 2022: Landesdatenschutzbeauftragte sind der Meinung: „Schonfrist wegen Corona ist vorbei“ und fordern Hochschulen derzeit auf, die Konformität der eingesetzten Videokonferenz-Systeme gem. der DSGVO nachzuweisen. Sollten Sie Videokonferenz-Systeme einsetzen, die zu US-amerikanischen Anbietern gehören mit Serverkommunikation in die USA, so ist die DSGVO-Konformität wahrscheinlich nicht gegeben und die Hochschule wird aufgefordert werden, ein alternatives Video-Konferenzsystem einzuführen. Wir beim TraiNex können und konnten mit den bei uns integrierten und präferierten Videokonferenz-Systemen die DSGVO-Konformität jederzeit nachzuweisen. Sollten Sie als Hochschule den Bedarf haben, kurzfristig eine alternative Videokonferenz-Lösung als geplant auszuweisen oder auch kurzfristig einsetzen zu wollen, so sprechen Sie uns gerne an. Eingesetzt werden AdobeConnect (Irland), AdobeConnect (Deutschland) sowie BigBlueButton (Deutschland). Details unten.

Allgemeines

Im VRaum (Kurzform für "Virtueller Raum") können Lehrkräfte sogenannte Web-Seminare (virtuelle Webmeetings) durchführen. In einem Web-Seminar treffen sich Lehrkraft und Studierende zu einer bestimmten Zeit, aber räumlich verteilt. Die Lehrkraft kann eine Präsentation zeigen und audiovisuell erläutern. Studierende können Fragen per Chat oder audiovisuell stellen.

Um den VRaum innerhalb von TraiNex nutzen zu können, sind Videokonferenz-Lizenzen notwendig. Für das Webmeeting-System "Adobe® Connect™" können Moderatorenlizenzen bei der Trainings-Online Gesellschaft für E-Portale mbH vergünstigt erworben werden. Trainings-Online legt die Räume anschließend als Raumressourcen im TraiNex an. Trainings-Online hat vielfältige Erfahrungen mit der Anbindung und dem Einsatz virtueller Video-Lehrräume für z.B. Web-Seminare. Über 100.000 Lerner-Stunden pro Jahr werden über die "Adobe® Connect™"-Räume innerhalb des TraiNex bereits durchgeführt.

Kosten

Die Kosten der Lizenzen für virtuelle Räume (wie Adobe Connect/BigBlueButton) erfragen Sie gerne bei TrOn.
Auch bereits die Nutzung der TraiNex-Schnittstelle zur Anbindung von vorhandenen virtuellen Räumen, für die Lizenzen bereits vorliegen (wie ZOOM/MS TEAMS), erzeugt Kosten pro Raum und Monat.
Siehe Zusatzleistungen (Bereich 6 und 6b und 6c)

Nutzen

Der VRaum wird in die Ressourcenliste einsortiert und ist darüber für die Terminplanung buchbar.

Der VRaum ermöglicht die Durchführung von synchronen E-Learning-Formaten wie beispielsweise Web-Seminaren.

Der Einsatz virtueller Räume ist auch ohne Installation und direkt via TraiNex problemlos möglich.

Es müssen weder Links noch Passwörter verteilt werden und jeder Nutzer kann nur mit seinem realen Namen den Raum betreten. Studierende können den Raum nur am Tag des Unterrichts betreten.

Aufbau und Funktionen

Der VRaum wird als regulärer Veranstaltungsort in der Terminliste der Lehrkraft angezeigt und kann durch einen Klick auf den Raum-Link aufgerufen werden.

Der VRaum wird innerhalb von TraiNex über die Ressourcenverwaltung administriert und wird vom TraiNex somit als eine Ressource wie ein stationärer Seminarraum verstanden. Die Räume werden einfach über den Einsatzplan wie normale Räume gebucht. Studierende betreten den Raum zur Unterrichtszeit via TraiNex-Einsatzplan.

Wenn Adobe®Connect™ verwendet wird, betreten auch die Lehrkräfte den VRaum via TraiNex (möglich bis zu 4 Tage vorher zur Vorbereitung).

Alle können bzw. sollten den Raum nur via TraiNex und somit mit dem realen Namen betreten. Bis zu 100 Personen können im Raum gleichzeitig die Stimme der Lehrkraft hören, das Bild der Lehrkraft und deren Folien (ppt oder pdf) sehen. Darüber hinaus sind auch "Application Sharings" (Bildschirmzeigen) oder Umfragen oder Gruppenräume möglich.

Einsatzszenarien

Der VRaum kann beispielsweise für folgende Zwecke eingesetzt werden:

• Vorlesungen
• Seminare
• Übungen
• Sprechstunden
• Konferenzen
• Hybrid-Meetings (Einbindung von Internet-Teilnehmern in eine Präsenzveranstaltung)
• Mündliche Prüfungen

Standardfunktionen

Der VRaum besteht aus Fenstern mit spezifischen Funktionen, die individuell angeordnet werden können.

Im VRaum lassen sich diverse Fenster, sogenannte "Pods", öffnen. Jeder Pod bietet andere Funktionen:

• Freigabe (Dokument, Bildschirm) zum gemeinsamen Betrachten von Unterlagen (ppt, pdf) oder eines sonstigen Bildschirminhaltes
• Teilnehmerliste zur Übersicht über angemeldete Personen inkl. Rechtevergabe
• Webcam-Bild zur Live-Übertragung des Bildes von Referenten und Teilnehmern
• Chat zur textbasierten Kommunikation, z.B. auch für schnelle Zwischenfragen oder schnelle Zwischenantworten
• Hinweise zur Darstellung von Text-Notizen, z.B. der Agenda
• Abstimmung, z.B. zur schnellen Erhebung von Meinungsbildern

Ergänzend auch:

• Weblinks zur Sammlung/Verteilung von Internetadressen
• Dateien zur Bereitstellung von Unterlagen zum Download
• Fragen und Antworten zur Sammlung und Moderation von Fragen und Antworten

Die Anordnung der Pods kann von Veranstaltern des Webmeetings individuell gestaltet werden, es können auch mehrere "Layouts" parallel vorbereitet und während des Webmeetings getauscht werden.

Außerdem können Arbeitsgruppenräume freigeschaltet werden. Hiermit kann ein Moderator eine Gruppe von z.B. 20 Personen gleichmäßig auf 4 Räume verteilen. Nachdem er die Arbeitsgruppensitzung startet, finden sich 5 Studierende in jeweils einem Arbeitsraum wieder und haben Rechte eines Moderators in diesem Arbeitsraum. Der Moderator kann von Raum zu Raum gehen und Hinweise geben. Am Ende beendet der Moderator die Arbeitsgruppenzeit und alle Teilnehmer finden sich wieder im eigentlichen Hauptraum. Mehr Info zu Arbeitsgruppen hier: https://helpx.adobe.com/de/adobe-connect/using/breakout-rooms.html

Videos gemeinsam anschauen

Um Videos zu zeigen, gibt es mehrere Möglichkeiten.

1) Wenn das Video in z.B. mpg-Format vorliegt und kleiner als 100 MB ist, kann man es in einem Freigabe-Pod in AdobeConnect einfach als Datei hochladen. Das Video kann dann vom Veranstalter im Raum für alle gestartet und gestoppt werden. Video und Audio sind gut.

2) Wenn das Video per Bildschirmfreigabe gestreamt werden soll, wird das Video eher ruckelig ankommen beim Teilnehmer und der Ton wird fehlen oder zu leise sein. Um den Ton sauber zu übertragen, muss man den Stereomix am PC aktivieren. Der Stereomix kann dann als Mikro-Quelle ausgewählt werden und der Video-Sound wird dann sehr gut übertragen.

3) Wenn das Video auf Youtube bereits vorliegt:

3a) Soll das YouTube-Video in einem Rutsch von Anfang bis Ende angeschaut werden, dann einfach den Link im Chat teilen oder Pods/Weblinks nutzen, um den Film bei allen gleichzeitig zu starten.

3b) Soll das YouTube-Video zwischendurch für Diskussionen gestoppt und wieder gestartet werden, dann kann man die Hilfsseite https://www.watch2gether.com/ nutzen.

Dort während einer Connect-Sitzung einen Watch2gether-Raum öffnen, das Video suchen und den Raumlink in den Connect-Chat kopieren. Bildschirmfreigabe ist NICHT erforderlich. Die Teilnehmer können den Videoraum mit dem Link betreten und das Video kann gestartet und gestoppt werden (durch jeden Zuschauer) für alle.

Qualität von Video und Bildschirm-Teilen

Die Qualität des übertragenen Videos und des geteilten Bildschirmes ist standardmäßig (bei Adobe®Connect™) auf "mittlere Qualität" eingestellt. Wenn Ihr Schulungsszenario bessere Qualität braucht, so stellen Sie es als Moderator selber innerhalb des Meetings ein via Menü Meeting/Voreinstellung/Videoqualität. Bei HD wird 720p mit 20 Frames gesendet, was nur ausgewählt sein sollte, wenn Lehrkraft und Teilnehmer entsprechend angebunden sind.

Demonstration und Tipps (externe Quellen/Links)

Kundenstatement

[Lehrkraft: Schritt für Schritt ein Layout aufbauen, PPT hochladen, Bildschirm zeigen (Link zu Youtube)]

[Einstieg und Basics (Link zu Youtube)]

[Sicht des Moderators (Link zu Youtube)]

[Sicht des Studierenden (Link zu Youtube)]

[Lange Detail-Einführung (Link zu Youtube)]

[Tipps und Tricks Didaktik (Link zu Youtube)]

[Empfehlenswerte Handreichung: Web-Seminare in der Hochschule (Quelle: virtuelle ph)]

Admin-Oberfläche/Meetinginformation verwalten

Um Aufzeichnungen abzurufen oder hochgeladene Materialen zu löschen, ist es notwendig, die Admin-Oberfläche zu betreten. Seien Sie umsichtig und führen Sie keine Testspielereien dort durch. Die Admin-Oberfläche wird wie folgt betreten.

1. Browser starten und in den virtuellen Raum gehen
   
2. Sie müssen im virtuellen Raum im Menü oben links klicken auf "Meetinginformation verwalten".
   
3. Normalerweise kommen Sie dann auf die Admin-Oberfläche.
   
4. Falls Sie hingegen aufgefordert werden, sich einzuloggen, dann müssen Sie komplett den Browser wechseln.
   

Wenn Sie also mit dem IE den VRaum betreten hatten, dann in den Firefox wechseln und nochmal bei 1) beginnen.

Ihr Browser sollte dabei keine erhöhten Sicherheitseinstellungen aufweisen, denn z.B. die Annahme eines Cookies ist Voraussetzung, um die Admin-Oberfläche betreten zu dürfen.

Letztlich sehen Sie die Admin-Oberfläche mit z.B. den Links zu "Hochgeladene Materialien | Aufzeichnungen | Berichte".

Aufzeichnungen

Hinweisschild: Die Veranstaltung wird aufgezeichnet.

Das System Adobe®Connect™ ermöglicht auch Aufzeichnungen. Grundsätzlich raten wir aus Erfahrung ab, alles aufzuzeichnen. Sinnvoll kann es aber sein, bestimmte wichtige Ausschnitte einer Vorlesung aufzuzeichnen und dann als WebBasedTraining zur Verfügung zu stellen. Die Aufzeichnung startet man im virtuellen Raum via Menü "Aufzeichnung starten/stoppen". Die Aufzeichnung ist folgendermaßen abrufbar:

1. Betreten Sie den Bereich "Admin-Oberfläche/Meetinginformation verwalten" (siehe dazu die notwendigen Schritte im Punkt #Meetinginfo).
2. Klicken Sie auf den Link "Aufzeichnung/Recordings".
3. Sie müssen unbedingt den Zugriffstyp der Aufzeichnung/Recordings auf "public/öffentlich" setzen oder auf "public mit Passcode".
4. Erst dann einfach den Link via TraiNex (Pers.Archiv), ggf. inkl. Passcode, verteilen.

Über den Link erreicht man das Server-Video von Adobe, was im Streaming-Format sofort startet und interaktiv automatisch eine Navigation beinhaltet. Nicht anzuraten ist, das Video erst herunterzuladen und dann im TraiNex erneut hochzuladen, da die Videos sehr groß sein können und TraiNex-Server keine Streaming-Video-Server sind.

Wir übernehmen keine Gewähr für gelöschte Aufzeichnungen/Materialien. Bei Bedarf können Sie die Recordings auch schneiden. Ein Herunterladen ist meist nicht erforderlich. Wichtige Aufzeichnungen sollten aber zu Sicherungszwecken lokal abgespeichert werden.

Löschen einer hochgeladenen Präsentation

Hochgeladene Folien/PDF etc. können nur folgendermaßen gelöscht werden:
1) Betreten Sie den Bereich Admin-Oberfläche/Meetinginformation verwalten (siehe dazu die notwendigen Schritte im Punkt #Meetinginfo).
2) Klicken Sie auf den Link "Hochgeladene Materialien/Uploaded Content".
3) Markieren Sie, was gelöscht werden soll und löschen Sie es.

Zusatzfunktionen

Ein VRaum im TraiNex wird üblicherweise mit Zusatztools aus, darunter zum gemeinschaftlichen Youtube-Video-Schauen, ein Countdown-Timer sowie eine Türglocke. Zusätzlich ist bei Lehrkräften, die viel Applikation-Sharing betreiben, die Installation einer Bildschirmlupe sinnvoll, wie z.B. ZoomIt: https://www.chip.de/downloads/ZoomIt_21127723.html

Empfehlenswerte Zusatz-Hardware

TraiNex empfiehlt Lehrkräften unbedingt die Verwendung eines Headsets, möglichst mit einem guten Mikro. Wer oft unterrichtet, der gönnt sich ggf. ein Konferenzmikrofon mit Kamera wie die "Logitech BCC950 ConferenceCam" zu 150 EUR.

Für bestimmte Unterrichtsthemen ist die Darstellung von geschriebener Schrift/Berechnungen wichtig. Vielseitiger einsetzbar dazu, z.B. zusätzlich für die Darstellung von kleinen realen Gegenständen, ist ein Tischvideoscanner (z.B. die "jourist dokumentenkamera" für WIN10, ca. 150 EUR). Demo eines WIN-7-Tischscanner hier: https://www.youtube.com/watch?v=RlIhvw5ULIA

System-Voraussetzungen

Wir geben keine Systemempfehlungen, da es unter Mac/Windows/Linux ganz unterschiedliche Anforderungen gibt und viele Nutzer im Detail nicht wissen, welche Systemeigenschaften das benutzte Gerät hat. Wir empfehlen einfach immer den Besuch der Testseite, die auch angezeigt wird, wenn man via TraiNex den virtuellen Raum betreten will: https://trainex24.de/e-raum24/connect_hilfe.cfm

Ansonsten gibt es ausführliche Systemempfehlungen z.B. hier: https://wiki.fernuni-hagen.de/helpdesk/index.php/Technische_Anforderungen_Adobe_Connect

Man kann auf mobilen Endgeräten an Meetings im virtuellen Klassenzimmer teilnehmen, wenn die Adobe Connect Mobile-App installiert ist: https://www.adobe.com/de/products/adobeconnect/apps/adobe-connectmobile.html

Zugang sichern

Alle Nutzer sollten den virtuellen Raum nur via TraiNex betreten. Nur dann wird der reale Name verwendet. Standardmäßig ist für Adobe Connect seitens TraiNex eingestellt, dass kein Nutzer seinen Namen ändern darf. Es sollten keine Zugangslinks versendet werden. Denn: Mit dem Zugangslink könnte der Studierende auch später unter anderem Namen den Raum betreten und ggf. den Unterricht zu stören versuchen. Der Veranstalter kann solche Teilnehmer entfernen und den Raum dann für neue ankommende Teilnehmer sperren. Eine Lösung kann auch sein, von vorneherein im Meeting bei Meeting/Zugang_Eintritt_verwalten das "Ankommende Teilnehmer sperren" zu aktivieren. Dann muss der Teilnehmer anklopfen, bevor er eingelassen wird. Siehe Bild.

Profi-Tipps

• Sinnvoll für Lehrkräfte, die viel "Application Sharing" betreiben, kann der Anschluss eines zweiten Bildschirms sein.
• Um z.B. Interessierte und Bewerber in einer Infoveranstaltung zu beraten und z.B. eine Studienrichtung vorzustellen, kann ebenfalls der VRaum in der Ausprägung als "offener" VRaum genutzt werden. Hierfür wird entweder eine eigene Lizenz benötigt mit einem dauerhaften Inforaum, der Ihnen von Trainings-Online aufgesetzt und mit einer festen Adresse zugeteilt wird. Alternativ können Sie, wenn solche Veranstaltungen selten stattfinden, Tagestoken von Trainings-Online anfordern. Bei der Variante mit Tagestoken findet die Infoveranstaltung für den Moderator unter "https://trainex24.de/e-raum24" und für Bewerber (zur Einbindung und ohne Banner) hier statt "https://trainex24.de/e-raum24?nobanner".

Öffentlicher Portal-Zugang

Es kann ein sog. öffentliches Portal eingerichtet werden. Ein Portal ist eine bestimmte Website, die über die Angabe von beliebigem Vor-, Nachnamen und Mailadresse betreten werden kann. Der Besucher kommt in genau einen vorbestimmten virtuellen Raum. Genutzt werden kann dies z.B. für Infoveranstaltungen oder offene Seminare. Das Portal kann geöffnet oder geschlossen werden. Der Veranstalter betritt das Portal immer via TraiNex. Sobald jemand das Portal betritt, wird eine Mail versendet an den Portalbetreiber-Kunden bzw. den Veranstalter.

Portale werden via TrOn einmalig eingerichtet. Möglich sind Portale sowohl für konkurrierende Lizenzen als auch für Moderator-Lizenzen. Die maximale Anzahl an Portalen ist 1 bei konkurrierenden CC-Lizenzen und 10 bei Moderator-NM-Lizenzen.

Adobe-Nutzungsbedingungen, Lizenztypen

• Die virtuellen Räume werden auf Servern des Unternehmens Adobe/UK gehostet und via TraiNex betreten. Bei einer nicht erwarteten Änderung der Adobe-Zugangs-Technologie ist der Zugang via Adobe-Zugangsseite weiter möglich. Welche Lizenz bei Ihnen aktiviert ist, erfahren Sie bei Vertragsabschluss. Unterschieden werden konkurrierende Moderatoren oder namentlich benannte Moderatoren. Bei letzteren gilt: Eine Lizenz berechtigt zur Nutzung EINES Adobe® Connect™-Raums. Jeder benannte Organisator kann auf der gehosteten Plattform von Adobe® Connect™ Pro Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern veranstalten. Zugriff auf den Raum ist nur dann möglich, wenn der Organisator anwesend ist. Benannte Organisatoren sind Einzelanwender. Gruppen oder generische Anmeldungen sind gem. Adobe nicht zulässig. Die Lizenz eines benannten Organisators ist gem. Adobe nicht übertragbar. Es gelten die Adobe product license agreements (EULA). Sollten Teile des Angebots den Adobe product license agreements widersprechen, so haben die Adobe product license agreements Gültigkeit. Link: https://www.adobe.com/products/eulas/ Ein Zugriff auf die Administratoroberfläche wird nicht gewährt. Erstellung und Zugriff auf Recordings ist möglich.

Datenschutz/DSGVO

• Wir beim TraiNex können und konnten mit den bei uns integrierten und präferierten Videokonferenz-Systemen die DSGVO-Konformität jederzeit nachzuweisen. Eingesetzt werden AdobeConnect (Serverstandort Irland), AdobeConnect (Serverstandort Deutschland, deutscher Betreiber) sowie BigBlueButton (Serverstandort Deutschland/deutscher Betreiber).

• Während die TraiNex-Server als dedizierte Maschinen in Deutschland ohne z.B. eine US-Cloud in DSGVO-konformer Weise gem. einer Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung geführt werden, ist die Prüfung des eingesetzten Videokonferenz-Dienstes abhängig vom gewählten Videokonferenz-Dienst.

• Artikel 44 der DSGVO besagt, dass personenbezogene Daten nur unter besonderen Voraussetzungen in Drittländern (Länder außerhalb der EU / des EWR) verarbeitet werden dürfen. Auch bereits die Möglichkeit zum Abruf der Daten oder Zugriff darauf aus dem Ausland gilt als Verarbeitung. Als personenbezogene Daten können bereits Vor- und Nachname und auch bereits die verwendeten IP-Adressen verstanden werden. [1]

• Die Adobe-Applikation läuft auf EMEA1- bis EMEA3-Servern der Adobe Systems Europe Ltd./UK (Market House, Maidenhead, SL6 8AG, United Kingdom) bzw. ab EMEA5 auf AWS, Ireland der Amazon Ireland LTD. Aufzeichnungen werden auf Verlangen dort gespeichert.

• Auf welchem Server, z.B. EMEA3, Ihr Adobe-Connect läuft, erfahren Sie in der Variablen "hostName" über den Link: http://KUNDE.adobeconnect.com/api/xml?action=common-info wobei Sie das "KUNDE.adobeconnect.com" durch die eigene Adobe-Connect-Adresse ersetzen.

• Zwischen Adobe und TrOn besteht eine Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung gem. DSGVO. Das Datenschutzniveau im Drittland UK gilt trotz Brexit derzeit in der EU-Kommission als angemessen, weshalb die Nutzung gem. Artikel 45 in Deutschland als erlaubt angesehen werden kann und es besteht zudem eine Garantie (gem. Artikel 46) von Adobe UK, dass Daten der Nutzer nicht an Adobe US weitergegeben werden. Auf Wunsch kann Adobe auf deutschen Servern betrieben werden, wobei der Betrieb in Deutschland ca. doppelte Kosten verursacht.

• Adobe provide you with access to their software (which is hosted in the UK), where you are the data controller and Adobe is the data processor. Adobe 10.6 is GDPR ready so you can effectively manage the data you add to Adobe Connect in line with the requirements of GDPR. More details of Adobe’s responsibilities and what tools are available to assist with your GDPR compliance can be found here: https://helpx.adobe.com/adobe-connect/adobe-connect-gdpr.html Adobe do have responsibilities to store this data securely and as such you can enter into a Data Protection Agreement with Adobe. To apply for a data protection agreement directly with Adobe please complete this form and submit to Adobe. https://www.adobe.com/privacy/eu-dpa.html

• Wenn andere Videokonferenz-Dienste (Zoom/Teams/BigBlueButton) integriert werden, ist die Datenschutz-Konformität durch den Kunden zu prüfen. Stand 2021: Insbesondere US-Anbieter, die Zugriff auf die Daten der Videokonferenz-Nutzer haben könnten, werden kritisch gesehen. Der Datenschutz in den USA gilt nicht als angemessen. [2] Dass der US-Cloud-Act den US-Behörden den Zugriff auf die Daten der US-amerikanischen Videokonferenz-Dienstleister gibt, selbst wenn deren Server in der EU stehen, ist nicht DSGVO-konform. Geheilt werden könnte dies, indem man bei Vertragsabschluss oder nachträglich eine Einwilligung der Nutzer zur Verwendung dieser Dienste einholt, die aber freiwillig gegeben werden muss. Nachträgliche Freiwilligkeit ist aber nur gegeben, wenn man auch bei einer Verweigerung der Einwilligung und folglich Nichtnutzung der Videokonferenz-Dienste keine erheblichen Nachteile erfährt. Dies dürfte in den seltensten Fällen der Fall sein, weshalb die Gefahr besteht, dass der betroffene Nutzer Beschwerde beim Landesdatenschutzbeauftragten einlegt, der nachfolgend die Nutzung des Videokonferenz-Dienstes rügen oder untersagen kann. (Dies gilt auch, wenn im Lehrbetrieb andere US-Kommunikationsdienste oder Tools eingesetzt werden, wie WhatsApp.)

Server

Die Adobe-Server werden betrieben von Adobe im EMEA-Cluster. Server-Probleme dokumentiert Adobe hier: https://status.adobe.com/products/3011

Auf welchem Server, z.B. EMEA3, Ihr Adobe-Connect läuft, erfahren Sie in der Variablen "hostName" über den Link: http://KUNDE.adobeconnect.com/api/xml?action=common-info wobei Sie das "KUNDE.adobeconnect.com" durch die eigene Adobe-Connect-Adresse ersetzen.

Unter welcher Version Ihr Server läuft, erfahren Sie in der Variablen "Package" über den Link: http://KUNDE.adobeconnect.com/version.txt wobei Sie das "KUNDE.adobeconnect.com" durch die eigene Adobe-Connect-Adresse ersetzen.

Wann das nächste Update ansteht, erfahren Sie im AdobeConnectUpgradeTimetable hier: https://helpx.adobe.com/adobe-connect/connect-downloads-updates.html wenn Sie dort die eigene Server-Adresse eingeben, z.B. KUNDE.adobeconnect.com.

Ökologische Nachhaltigkeit

Videokonferenzen oder Web-Seminare haben positive und negative Auswirkungen auf die Umwelt und die ökologische Nachhaltigkeit.
Negativ ist der Verbrauch von Strom durch das Server-Streaming. Positiv ist die Vermeidung von Anfahrt-Kilometern.
Der positive Effekt überwiegt dabei deutlich. Beide Größen versucht TraiNex abzuschätzen.

Für die Erfassung der vermiedenen Fahrtkilometer geht TraiNex wie folgt vor:
Beim Login in den virtuellen Raum ermittelt TraiNex die Fahrtkilometer zwischen der Postleitzahl der Heimatadresse des Nutzers und der Postleitzahl der Hochschuladresse. Pro Tag wird dabei nur ein Login registriert. Die Tabelle der Nutzung ist abrufbar bei der Ressourcen-Nutzung eines VRaums. Ein Ausschnitt aus der Tabelle ist dargestellt rechts.

Eine Nettobetrachtung der Nachhaltigkeit wird am Ende der Tabelle ausgegeben. Im realen Beispiel einer mittelgroßen Hochschule (siehe Bild) werden pro VR-Tag um die 34.000 km an Fahrten vermieden.

Auswertungen

Sonstige Infos

• Artikel: "Live-Unterricht im virtuellen TraiNex-Adobe-Klassenraum boomt": https://trainex24.de/public/Virtueller_Raum_FAA_TraiNex.pdf
• Artikel "VWA: Studierende lernen in virtuellen TraiNex-Adobe-Räumen": https://trainex24.de/public/VRaum_TraiNex_AKADEMIE.pdf
• EU-Projekt-Folien: Lecture broadcast as the key to successful blended learning: https://de.slideshare.net/sbiele/lecture-broadcast-keyslideshare
• Artikel "The Lecturer-Students-Topic-Cube": https://trainex.trainings-online.de/downloads/virtual_room_cube_sb.pdf

Permalinks für z.B. MS-Teams

Um eine virtuellen Raum über TraiNex verwalten zu können, muss dieser virtuelle Raum als permanenter Raum angelegt sein. Permanent bedeutet, dass der Raum sich nach dem Meeting nicht auflöst. Nur bei permanenten Räumen ist die Abrufbarkeit von Besprechungen für alle Nutzer dauerhaft zu gewährleisten. Bei Adobe-Connect ist dies standardmässig leicht möglich. Bei hingegen Zoom oder Teams muss dies erst angelegt werden in Zoom/Teams. In z.B. MS TEAMS ist es erforderlich, einen Permanentlink innerhalb MS Teams einzurichten. Dies geht wie folgt (Stand 2023): Die Besprechung sollte entweder im Kalender geplant werden oder über den Reiter "Neu Planen" (ohne sofortiges Meeting) angelegt werden. Um den permanenten Modus zu aktivieren, muss die Teams-Besprechung in der Zukunft stattfinden. Nachdem die Besprechung erstellt wurde, sollte ein Inhalt hinzugefügt werden. Dies kann entweder ein Text oder idealerweise eine Datei sein, die im Besprechungschat bereitgestellt wird. Beim Verlassen der Besprechung sollte stets die Option "Verlassen" gewählt werden, anstatt "Besprechung beenden". Der Link für die Besprechung kann anschließend im Bereich "Meine Besprechungen" wieder abgerufen werden. Dieser Link wird im TraiNex hinterlegt bei eine Raum-Ressource. Der virtuelle Teams-Raum kann dann via TraiNex verplant werden. TraiNex-Nutzer können nun wie gewohnt über den TraiNex-Kalender den virtuellen Raum betreten.

Online-Meeting-Karten

Manchmal möchte man in der Gruppe lieber schnell mit analogen Karten agieren, die man in die Kamera hält. Typische Situationen aus Lehrendensicht sind: "es geht gleich los" oder "bitte Kameras anmachen". Typische Situationen aus Studierendensicht sind: "ist das klausurrelevant" oder "können wir eine Pause haben". Allgemein gut auch: "Sorry. Telefon klingelt."

Unsere Online-Meeting-Karten können Sie gern downloaden, weitergeben, ausdrucken, ausmalen und verwenden. Alle 24 Symbol-Karten finden sich hier: https://trainex24.de/MeetingCards/OMKarten.pdf

Sonderrechte

• Das Sonderrecht 150a ermöglicht einem Adobe-Konto-Administrator die Schnittstelle zu TraiNex zu steuern, also die Verbindung zwischen einem in Adobe angelegten Meeting und einem in Adobe angelegten Veranstalter dem TraiNex so mitzuteilen, dass das TraiNex den Raum ansteuern kann und der Veranstalter dieses Meeting via TraiNex betreten kann. Eine 10minütige Video-Anleitung findet sich hier: https://youtu.be/GxCHvoAzKeQ
• Das Sonderrecht 150z ermöglicht es, den Zugangslink sowie eine Zugangsinformation zu einem permanenten Zoom-/MS Teams-Raum zu hinterlegen.

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung Virtuelle Klassenräume bzw. Datenschutz/DSGVO.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter https://Akademie.Trainings-Online.de

Letzte funktionale Änderungen

• November 2020: Neues Sonderrecht 150z, um bei den Ressourcen innerhalb TraiNex den Zugangslink für virtuelle Räume wie Zoom/MS-Teams zu speichern
• November 2020: Bei der Führung der Anwesenheitsliste wird automatisch geprüft und rot mit "(spät?)" angezeigt, ob jemand den virtuellen Raum mehr als 5 Minuten verspätet betreten hat.
• Mai 2020: Auch ohne Adobe-VRaum kann eine Ressourcengruppe "virtuelle Räume" definiert werden durch TrOn, damit für jede Ressource ein Zugangslink für z.B. Zoom, Skype etc. hinterlegt und genutzt werden kann.
• Mai 2020: Portal-VRaum: Bei Nutzung von Moderatoren-Lizenzen können durch TrOn bis zu 10 Räume als temporär öffentliche Portale definiert werden, damit außenstehende Nutzer an z.B. einer Infoveranstaltung teilnehmen können.
• Mai 2020: Portal-VRaum: Bei Nutzung von CC- oder 500er-Lizenzen kann durch TrOn EIN öffentlich zugängliches Portal aktiviert werden, was für externe Gast-Nutzer als virtueller Präsentationsraum genutzt werden kann.
• April 2020: Virtueller Raum: Bei der Führung der Anwesenheitsliste wird automatisch geprüft und eine Zutrittszeit angezeigt, wenn ein Nutzer den VRaum an dem Tag betreten hat.
• April 2020: Sonderrecht 150a für virtuellen Raum ermöglicht es, mit dem AdobeConnectSupport mit vorformulierter Mail direkt in Kontakt zu treten.
• April 2020: Genauere Überprüfung der Zutrittsrechte. Videokonferenz kann regulär von Studierenden nur im zugeordneten Termin und nur am Tag des Unterrichtes innerhalb der Unterrichtszeit betreten werden. Registrierte Moderatoren hingegen können den VRaum jederzeit betreten.
• April 2020: Neues Sonderrecht 150a, um bei den Ressourcen innerhalb TraiNex die Adobe-Zugangsdaten zum virtuellen Raum zu speichern
• März 2020: Adobe-Raumname, Adobe-Login und Adobe-Password können mit dem entsprechenden Sonderrecht bei der Ressourcenverwaltung eingesehen und geändert werden.
• März 2020: Ein namentlich zugeordneter virtueller Raum wird der Lehrkraft auch im Bereich E-Learning angezeigt, damit sie diesen selber schnell auch ohne Buchung betreten kann.
• März 2020: Für die nachträgliche Erfassung der Anwesenheit im virtuellen Raum kann eine Lehrkraft für ihren Raum die Zutrittsdaten der letzten 2 Wochen einsehen im Bereich E-Learning.
• Februar 2020: Schaffung eines Angebotsmodells, das jedem TraiNex-Kunden ermöglicht, im Falle z.B. einer Quarantäne-Situation alle oder ausgewählte Vorlesungen in den virtuellen Raum zu verlegen
• November 2019: Bei Betreten des VRaum wird mitgeschnitten, wie viele Fahrt-Kilometer zwischen dem vom Nutzer eingetragenen Wohnort und dem Hochschulstandort sind. Dies kann genutzt werden, um nachzuweisen, wie viel Fahrtkilometer/CO2 die Online-Lehre erspart hat.
• Juni 2018: VRaum: Wenn Adobe-Connect verwendet wird, können neben den namentlichen Moderatoren-Lizenzen nun auch konkurrierende Nutzerlizenzen oder Web-Seminarraum-Lizenzen eingebunden werden.

Links

Vergleich unterschiedlicher Web-Konferenz-Systemen
Wir sind Mitglied in der Adobe Connect Dach Nutzergruppe Forschung & Lehre
TrOn ist seit 2018 ein Adobe Competence Partner.

Siehe auch

• Corona
• Zusatzleistungen (Bereich 6 und 6b und 6c)
• E-Learning
• Klassenbuch
• Nachhaltigkeit