AGB

Allgemeines

Das Modul "AGB/ANGB" zeigt die Allgemeinen Nutzungsbedingungen (ANGB) des TraiNex für alle Nutzenden sowie zusätzlich ggf. die z.B. AGB der jeweiligen kooperierenden Institution an. Es kann auch genutzt werden, um als kooperierende Institution der Informationspflicht gem. Art 13 DSGVO nachzukommen. Das Modul ist im Bereich Admin -> Logdatei -> AGB-Konfiguration zu finden. Welche derzeitigen AGB/ANGB hinterlegt sind, wird Ihnen angezeigt, wenn Sie innerhalb TraiNex im Direktsprung links die Option AGB/ANGB auswählen.

Nutzen

Mit dieser Funktion wird die erforderliche Annahme/Kenntnisnahme der ANGB des TraiNex rechtssicher dokumentiert. Sie können dort die Annahme Ihrer z.B. AGB ebenfalls rechtssicher dokumentieren oder Ihrer Informationspflicht bei der Erhebung von personenbezogenen Daten nachkommen.

Aufbau und Funktionen

Startbildschirm nach Anmeldung, wenn die Annahme einer neuen AGB durch den Endnutzenden erforderlich ist.

Im oberen Bereich wird standardisiert in einem Absatz gem. DSGVO zu auftraggebender und auftragnehmender Institution der Auftragsdatenverarbeitung hingewiesen.

Im mittleren Bereich der AGB-Ansicht haben Sie die Möglichkeit, eigene z.B. Allgemeine Geschäftsbedingungen einzutragen. Dies ist insbesondere nützlich für Erklärungen, die Nutzende separat bestätigen müssen, beispielsweise zur Nutzung eines Campus-WLAN. Die AGB-Inhalte der kooperierenden Institution dürfen nicht im Widerspruch zu den vorgeschalteten AGB des TraiNex stehen.

Im unteren Bereich der AGB-Ansicht werden die Allgemeinen Nutzungsbedingungen (ANGB) der Trainings Online GmbH gegenüber den Nutzenden des TraiNex angezeigt. Diese enthalten allgemeine Hinweise zur sicheren Nutzung, Urheberrecht sowie Haftungsfragen und Datenschutz.

Außerdem enthalten diese detaillierte Angaben zu den Pflichten der Nutzenden, beispielsweise zu

• der geforderten Passwortsicherheit,
• dem Hinweis auf Nicht-Weitergabe von Zugangsdaten oder
• dem Ausschluss von Spam-Meldungen.

Die Trainings Online GmbH behält sich vor, diese ANGB anzupassen. Über eine solche Anpassung werden die Nutzenden informiert und müssen diese dann ggf. erneut zur Kenntnis nehmen oder bestätigen.

Wenn eine Bestätigung erforderlich ist, so findet sich am Ende der AGB-Seite eine Check-Box. Nutzende müssen diese markieren, um die Nutzungsbedingungen zu bestätigen.

Anzeige-Varianten

Das TraiNex bietet kooperierenden Institutionen die Möglichkeit, die AGB in drei verschiedenen Konfigurationen anzeigen zu lassen:

0. Die AGB werden nur informativ für die Nutzenden hinterlegt als ein Navigationspunkt, der über "Direktsprung" einsehbar ist. Darauf wird einmalig hingewiesen auf der Startseite. (Dies ist der Standard. Wir raten aber zu Konfiguration 2.)
1. Die AGB werden informativ einmal während des Logins angezeigt und Nutzende können auf "gesehen/weiter" klicken. Dies gilt als "Zur Kennntis genommen".

2. Die AGB werden einmal während des Logins angezeigt und müssen dann mittels einer Checkbox-Aktivierung angenommen werden. Dies gilt als "aktiv akzeptiert". Die Annahme ist zwingend, um TraiNex betreten zu können.

Bei den Konfigurationen 1 oder 2 führt jede Änderung der AGB dazu, dass diese allen Nutzenden erneut angezeigt wird bzw. von allen Nutzenden erneut bestätigt bzw. zur Kenntnis genommen werden muss. Variante 1 und 2 gelten auch für die mobile Variante.

Alumni

Für Alumni können AGB deaktiviert oder aktiviert sein. AGB können aktiviert werden für Alumni in Anzeige-Variante 0,1 oder 2. Standard: Dieselbe Anzeige-Variante wie für Studierende. Für Alumni gilt ebenfalls der hinterlegte AGB-Text. Eine Akzeptanz der AGB mit Studierenden-Status gilt automatisch auch für den Alumni-Status, da nur der Status von Studierenden zu Alumi innerhalb des Systems wechselt.

Personalverantwortliche Personen

Für personalverantwortliche Personen können AGB deaktiviert oder aktiviert sein. AGB können aktiviert werden für personalverantwortliche Personen in Anzeige-Variante 0,1 oder 2. Standard: Dieselbe Anzeige-Variante wie für Studierende. Für personalverantwortliche Personen gilt ebenfalls der hinterlegte AGB-Text.

Dokumentation der AGB-Annahme

Beispiel einer größeren ANGB-Historie von Studierenden.

Über das TraiNex lässt sich bequem nachvollziehen,

• welche Nutzenden die AGBs bereits angenommen/gesehen haben,
• bei welchen Nutzenden diese Annahme noch aussteht und
• welche Version der AGB von den jeweiligen Nutzenden angenommen/gesehen wurde.

Weil die Annahme der AGB von Nutzenden bei Variante 2 aktiv bestätigt werden muss, ist die Bestätigung dann als rechtssicher anzusehen. Eine weitere Benutzung des TraiNex ohne die Bestätigung ist bei Variante 2 nicht möglich.

Der jeweilige Annahmestatus lässt sich über "Kommunikation" -> "Nutzersuche“ einsehen, in dem unter den Ausgabefeldern auch der Menüpunkt "AGB-Annahme" ausgewählt wird. In der daraufhin generierten Nutzendenübersicht wird ein Feld "AGB" mit dem Datum der aktuellen AGB sowie dem aktuellen Status der Annahme der ausgewählten Nutzenden angezeigt, also beispielsweise "Keine AGB akzeptiert" oder "Letzte AGB akzeptiert am 27.10.2015".

Der Annahmestatus der AGB aller Nutzenden wird jeweils inkl. Annahme-Historie auch im unteren Bereich des Datenblatts unter "Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) Information" angezeigt.

Annullierung der Annahme

Die Annahme der AGB kann (auf Grund der Anforderungen der DSGVO) auf dem Datenblatt der Nutzenden auch annulliert werden durch einen OrgaAdmin. Die Annullierung wird dokumentiert. Eine Rücknahme der Annullierung ist nur innerhalb von 15 Minuten nach der Annullierung möglich. Für Studierende wird beim nächsten Login so verfahren, als hätten sie keine AGB-Historie. Wenn die AGB-Annahme zwingend erforderlich ist für den TraiNex-Zugang, können Studierende TraiNex demnach nicht betreten, ohne die AGB erneut anzunehmen.

Konfigurationsmöglichkeiten

Die Partner-AGB können von Admin beliebig angepasst und durch neue Versionen ersetzt werden. Für die eigenen AGB muss ein interner Titel beziehungsweise Kommentar vergeben werden, danach kann der Volltext der AGB angelegt werden. Beim Kopieren einer Textvorgabe aus Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word ist darauf zu achten, dass der Text erst in einem ASCII-Editor so abgespeichert wird, dass nur reiner Text übertragen wird, der mit dem eingebauten Editor formatiert werden darf. Ansonsten kann es zu einer fehlerhaften Darstellung der AGB kommen. Wenn Sie direkt aus Word etwas kopieren, dann wird ein HTML übertragen, dass zu Anzeigeproblemen führen kann. Es kann sein, dass Ihr Browser dann HTML anzeigt (z.B. im Internet Explorer) oder dass er eine formatierte Version anzeigt (z.B. im Firefox).

Unterhalb des Eingabefensters werden alle vorher gespeicherten Versionen der Kooperations-AGB abgelegt und können eingesehen werden.

Die Anpassung der ANGB des TraiNex ist durch Admin der kooperierenden Institution nicht möglich.

Siehe auch

DSGVO

Letzte funktionale Änderungen

• Dezember 2018: Partner-AGB können mit Links auf auf externe Webseiten ergänzt werden, die immer in neuem Fenster öffnen
• September 2018: Hinweise zum Datenschutz erscheinen nun in der WebApp bereits vor dem Login
• September 2018: Nun auch Start- und Endtext in Englisch, falls Nutzende als englischsprachig angelegt
• Juni 2018: Die Annahme der AGB kann nun auch für Personalverantwortliche aktiviert werden
• Mai 2018: Überarbeitung der AGB|Nutzungsbedingungen im Hinblick auf DSGVO und Auftragsverarbeitung
• März 2018: Die Annahme von AGB kann pro nutzender Person auch manuell rückgängig gemacht werden für den Fall einer Widerrufung
• Juli 2016: Realisation einer Online-Hinterlegung und -Zustimmung zu Partner- und Betreiber-AGB