AutoMail

AutoMails sind E-Mails, die automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt oder bei einer bestimmten Aktion vom System versendet werden.

Nachfolgende AutoMails sind verfügbar. Ob die jeweilige Automail-Funktion bei Ihnen aktiv ist, kann geprüft werden in der Logdatei/Modul-Konfiguration.

• Infomails zu Bewerbungen, falls eine Bewerbung eingeht (Standard: ja, wird versendet).

• Infomails zu Interessierten, falls diese sich eintragen (Standard: ja, wird versendet).

• Automatische Mail, die an überzogene Leihfrist aus Bibliothek erinnert einmal monatlich, falls Leihfrist überzogen (Standard: ja, wird versendet, am 1. Montag eines Monats).

• Automatische Mail, die am Ende des Monats die Dozierenden mit Unterricht im nächsten Monat an Unterrichte im nächsten Monat erinnert (Standard: ja, wird versendet).

• Automatische Mail an die Lehrkräfte, wenn deren Evaluation beendet ist (Standard: ja).

• Automatische Mail an betreuende Lehrkräfte mit Betreuungs-Problemfall-Übersicht inkl. Noten einmal monatlich (Standard: ja, wird versendet, am 15. des Monats).

• Infomail an eine/n Nutzende/n, falls diese Person aufgrund des Erreichens einer Datumsfrist in einer Nutzergruppe zu einem temporären Mitglied wird (Standard: ja, wird versendet, am Tag des Beginns der Gruppenmitgliedschaft).

• Infomail an Sprechende einer offenen Nutzergruppe, wenn TraiNex-Nutzende sich der Gruppe zuordnen.

• Infomail an Alumni-Sprechende, wenn TraiNex-Nutzende als Alumni überführt werden.

• Infomail an Dozierende/n A, falls Doz. B eine von Doz. A geblockte Ressource überblockt (nach einer Warnung).

• Infomail an eine Person mit Patenschaft einer Ressource, wenn jemand diese Ressource blockt.

• Mail bei Klassenbucheintrag an fehlende/entschuldigte Personen.

Größere Automail-Versand-Aktionen werden in der Logdatei dokumentiert.

• KEINE Auto-Mails werden versendet
  • wenn der Verlust der Mail zu einer rechtlichen Problematik führen könnte
  • wenn der Nutzer die Aktion rückgängig machen kann/wahrscheinlich rückgängig machen wird
  • wenn es mehrere potentielle Empfänger geben kann
  • wenn es zumutbar und besser ist, wenn der Empfänger einmal täglich eine Übersichtsseite prüft

Beispiel: Anfrage vom Kunden:"Ich möchte immer Mails bekommen, wenn ein Antrag erstellt wird." Antwort TrOn: Mail zu Statusänderungen im Antragsbereich werden nicht versendet. Gründe: der Antragsteller kann den Antrag bis zur Bearbeitung komplett löschen, was bedeuten würde, dass der Empfänger entweder keinen Antrag vorfindet oder erneut eine Mail über die Rückgängigmachung bekommen würde. Sollte hingegen die Mail verloren gehen, und der Empfänger deshalb nicht tätig werden bei dem Antrag, hätte dies rechtliche Konsequenzen. Da jeder Antrag mehrere potentielle Bearbeiter hat, ist auch nicht klar, wer die Mail bekommen soll. Deshalb: bitte prüfen Sie einmal täglich die Antrags-Übersichtsseite, wo signalisiert wird, wo es Neuerungen gibt. Wenn Sie Anregungen zu der konkreten Übersichtsseite habe, dann melden Sie sich gerne.