Alumni

Allgemeines

Alumni (Plural von Alumnus (m), Alumna (w) vom lateinischen alere für ernähren, aufziehen) bezeichnet die ehemaligen Studierenden nach Abschluss an einer Hochschule oder einer Institution des tertiären Bildungsbereiches.

Mit dem Alumni-Modul werden Studiengangsteilnehmende, die den Studiengang beendet haben, mit einem einzigen Klick innerhalb des TraiNex in einen eigenen Alumni-Bereich überführt. Die Ehemaligen, die das TraiNex bisher als Campus-Management-System kennen, können es künftig auch als Karriere-Netzwerk nutzen. Das Alumni-Modul hat im Jahr 2008 die Zahl von 10.000 Nutzenden überschritten. Alumni als Nutzende werden stark vergünstigt abgerechnet.

Nutzen

Die Alumni sind für Bildungseinrichtungen eine interessante Zielgruppe, die von vielen Campus-Management-Systemen vergessen werden. Denn die Verbindung zum TraiNex endet nicht mit dem Erhalt des Zeugnisses – die wertvollen Kontakte zu den Ehemaligen werden über das Portal dauerhaft gesichert und müssen nicht in eine externe Plattform überführt werden, die zusätzliche Kosten verursacht und separat betreut werden muss. Die Alumni können über die Chat-Funktion oder die Foren untereinander in Kontakt bleiben und ihre neuen Kontaktdaten nach dem erfolgreichen Karrierestart aktualisieren, um in ihrer neuen Funktion sichtbar zu bleiben und sich als Experten für Spezialthemen oder Kontaktperson für ein bestimmtes Unternehmen auszuweisen.

Sicht der Alumni auf die TraiNex-Alumni-Startseite

Aufbau und Funktionen

Kontaktmöglichkeiten

Die Ehemaligen werden grundsätzlich getrennt von den aktiven Studiengangsteilnehmenden. Aktive und ehemalige Studiengangsteilnehmende sind nur über die Funktion Unternehmen/Karriere und die Funktionen Nutzersuche (kann via Parameter ausgeschaltet werden) miteinander verbunden.

Eine gezielte Ansprache der Ehemaligen kann nur über Admin (und nicht freie/feste Mitarbeitende) erfolgen. Alle Funktionen werden dabei aus dem normalen TraiNex heraus gesteuert. Admin haben bei den normalen Funktionen einfach zusätzlich noch die Auswahlmöglichkeit "Alumni".

Möglich sind beispielsweise folgende Funktionen:

• Versendung von Serienmails (in Abhängigkeit vom alten Studiengang)
• Versendung von Serienmails (in Abhängigkeit vom Status Voll-Alumni oder Gast-Alumni)
• Nutzersuche/Suche nach Ort/Kennzeichen etc. inkl. Alumni
• Einstellung von Material wie Folien oder Textdokumente in das Alumni-Archiv
• Einstellung einer aktuellen Meldung für alle Alumni
• Einstellung einer Umfrage (in Abhängigkeit vom alten Studiengang)
• Einstellung einer Anmeldung für alle Alumni
• Einstellung von Artikeln in das Forum
• Zuordnung von Alumni zu einem Unternehmen, damit zugewiesene Alumni das Unternehmen selbst pflegen können

Zugriff auf das Studiengangs-Archiv und sonstige Termine

• Die Alumni haben automatisch mind. 100 Tage weiter Zugriff auf die Lehrmaterialen aus dem alten Studiengang. Dies dient dazu, dass Alumni ggf. noch Dateien abspeichern können.
• Sollte es noch Termine in der Zukunft geben, so werden Ehemaligen nur die Termine aus Nutzergruppen angezeigt in einer Listenansicht, in denen sie noch Mitglied sind. Nicht angezeigt werden Termine aus der Studiengruppe.

Überführen als Alumni

Um Studierende als Alumni zu überführen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Möglichkeiten zum Überführen als Alumni

1. [ja] - Wenn Sie Studierende regulär überführen möchten, wählen Sie die Option [ja]. Alumni haben somit Vollzugriff und können sich weiterhin als Alumni im TraiNex einloggen. Alle Alumni-Funktionen stehen uneingeschränkt zur Verfügung. Folgende Nachricht wird automatisch versendet:
   
   "Hallo Alexa Bertram,
   
   Sie werden gleich in die Gemeinschaft der Ehemaligen überführt werden. Glückwunsch!
   
   Über das Alumni-TraiNex können Sie zukünftig weiter Kontakt halten und können exklusive Alumni-Angebote und Neuigkeiten abrufen. Schauen Sie doch direkt einmal dort vorbei.
   
   Zum Login in das TraiNex nutzen Sie bitte ab sofort
   - das NEUE Login: AlexaB5505
   - das Ihnen bekannte bisherige Passwort
   - die altbekannte Web-Adresse
   - und wählen dort auf der Einstiegsseite den Punkt "Ehemalige/Alumni" aus der Auswahlliste, falls es eine Auswahlliste gibt.
   
   Mit freundlichen Grüßen
   (Diese Mail wurde automatisch erstellt)"
   
   
2. [ja, mit Option 'nicht sichtbar/kein Newsletter'] - Wenn Studierende keinen Newsletter Ihrer Hochschule erhalten möchten, trotzdem aber Zugriff auf alle Alumni-Funktionen haben möchten, nutzen Sie die Option [ja, mit Option 'nicht sichtbar/kein Newsletter']. Folgende Nachricht wird automatisch versendet:
   
   "Hallo Alexa Bertram,
   
   Sie werden gleich in die Gemeinschaft der Ehemaligen überführt werden. Glückwunsch!
   

   Auswahl von "Keine Newsletter" bewirkt Ausschluss von Newslettern
   
   
   Sie werden datenschutzkonform direkt auf UNSICHTBAR gesetzt und auf "kein Newsletter".
   Wir würden uns freuen, wenn Sie sich auf "sichtbar" setzen und sich für den Newsletter entscheiden, damit wir Sie weiter erreichen können.
   
   Über das Alumni-TraiNex können Sie zukünftig weiter Kontakt halten und können exklusive Alumni-Angebote und Neuigkeiten abrufen. Schauen Sie doch direkt einmal dort vorbei.
   
   Zum Login in das TraiNex nutzen Sie bitte ab sofort
   - das NEUE Login: AlexaB55055505
   - das Ihnen bekannte bisherige Passwort
   - die altbekannte Web-Adresse
   - und wählen dort auf der Einstiegsseite den Punkt "Ehemalige/Alumni" aus der Auswahlliste, falls es eine Auswahlliste gibt.
   Mit freundlichen Grüßen
   (Diese Mail wurde automatisch erstellt)"
   
   
3. [ja und sperren] - Werden Studierende als Alumni überführt, sollen aber keinen TraiNex-Zugriff mehr haben, nutzen Sie die Option [ja und sperren].
   Gesperrte Ehemalige erhalten automatisch keinen Newsletter und die angegebene E-Mail-Adresse wird durch ein "__at__" anstelle von "@" ungültig. Folgende Nachricht wird automatisch versendet:
   
   "Alexa Bertram,
   
   Ihr regulärer Zugang zum TraiNex wurde eben geschlossen.
   
   Mit freundlichen Grüßen
   (Diese Mail wurde automatisch erstellt)"

Manuelle Nachbearbeitung von Alumni durch die Verwaltung

Nicht gesperrte Alumni können selbst angeben, ob sie einen Newsletter erhalten möchten oder nicht. Hierzu gehen sie über Daten und klicken die Checkbox "Keine Newsletter" an.

Der Status von Alumni kann nachträglich durch die Verwaltung geändert werden.
Über Admin->Nutzer->Alumni bearbeiten können entweder neue Alumni angelegt oder die Statusübersicht geöffnet werden. Wenn die Studierenden keinen Vollzugriff auf alle Alumni-Funktionen des TraiNex haben sollen, ist ein Wechsel auf beschränkten Zugriff zu empfehlen. Dies kann verwendet werden, um z.B. in einem Alumni-Verein zahlende von nicht zahlenden Mitgliedern abzugrenzen. Bei beschränktem Zugriff können die Funktionen Kollegen und Archiv nur eingeschränkt genutzt werden.

Ziel aus Sicht des Bildungsträgers

Ziel aus Sicht des Bildungsträgers: Weitere Erreichbarkeit der Alumni und z.B. Pflege der Aktualität der Mailadressen durch Alumni sicherstellen.
Hierzu: Alumni (mit wenig Aufwand aus dem TraiNex heraus und nebenbei) mit informativen oder emotionalen Meldungen versorgen. Dann: Alumni können durch die Admin auch gezielt für Folgemaßnahmen angesprochen werden. Beispiel: Alle Ehemaligen der Kostenrechnungs-Studiengänge auf einen Aufbau-Studiengang hinweisen (und direkt die Anmeldung via TraiNex ermöglichen). Auch kann dann der Bildungsträger seinem Auftrag der Laufbahnverfolgung gerecht werden. D.h. nach einer längeren Beendigung des Studiengangs können via TraiNex-Umfrage und TraiNex-Mail die Ehemaligen nach dem Verbleib befragt werden und dadurch wird ein genügend hoher Rücklauf erzielt, da die Adressen von den Alumni aktuell gehalten wurden und die Alumni erreicht wurden.

Schnittstelle zur Notenberechnung: Eine Berechnung der für Bologna-Studiengänge notwendigen ECTS-Grades für Ehemalige (aufbauend auf Kohorten) ist nur möglich, wenn alle Ehemaligen ausnahmslos über das Alumni-Modul verwaltet werden.

Eine Rückführung von Alumni in Studiengangsteilnehmende ist möglich (und aber meist nicht sinnvoll). Beispiel: Wenn Frau Meier einen neuen Studiengang beginnt, dann sollte sie erneut als Studiengangsteilnehmende angelegt werden und den Alumni-Account zusätzlich behalten.

Konfigurationsparameter

Der Zugriff auf das alte Archiv kann von 100 Tagen auf mehr oder weniger Tage gesetzt werden via TrOn.

Alle Alumni haben automatisch den vollen Zugriff auf den Alumni-Bereich.

Wenn Studierende die Studierenden anderer Studiengänge sehen dürfen, dann dürfen die Alumni sich ebenfalls gegenseitig sehen. Wenn dies nicht gewünscht ist, kann ein Parameter druch TrOn so eingestellt werden, dass Alumni sich nur sehen dürfen, wenn diese im gleichen Studiengang waren.

Wenn es einen Alumni-Verein an der Bildungseinrichtung gibt, können alle Alumni auch standardmäßig mit einem eingeschränkten Zugriff ausgestattet werden. Gast-Alumni haben einen eingeschränkten Zugriff im Bereich Archiv und Nutzersuche, die Einschränkung wird auf der jeweiligen Seite signalisiert inkl. dem Hinweis auf eine Voll-Alumni-Mitgliedschaft und dem Link auf den Alumni-Administrator. Wer das Alumni-Portal vollumfänglich nutzen möchte, kann die Aufnahme in einen „Alumni-Club“ beantragen. Durch die Ernennung von „Alumni-Sprechenden“ wird die Verwaltung weiter entlastet, denn diese Nutzenden übernehmen im Alumni-Bereich ähnliche Funktionen wie Admin. Alumni-Admin können im Bereich Admin -> Nutzerverwaltung -> Mitarbeiter -> Sonderfunktionen angelegt werden.

Sonderrecht

Die Sonderfunktion Nr. 5 ermöglicht es, bestimmte Alumni zu Alumni-Sprechenden zu machen. Alumni-Sprechende haben zusätzliche Funktionen wie "Einstellung einer aktuellen Meldung" oder Überführung vom Normal-Alumni zum beschränkten Alumni. Auch bekommen sie eine Mail, sobald neue Alumni überführt wurden.

Praxisbericht

Ein Praxisbericht, der das Modul in seiner Gesamtheit noch einmal erläutert, kann hier eingesehen werden: https://trainex.trainings-online.de/downloads/Referenzbericht_alumni.pdf

Profi-Tipps

• Die Trainings-Online GmbH entwickelt auch das unabhängige Produkt AlumNex (https://www.alumnex.de). AlumNex ist eine eigene Plattform nur für Alumni-Vereine und hat keine Verbindung zu TraiNex. Der Alumni-Bereich des TraiNex basiert auf Ideen des AlumNex, ist aber komplett unabhängig vom AlumNex. Alle TraiNex-Kunden sollten daher den integrierten Alumni-Bereich des TraiNex nutzen.

Sonstiges

Ein kurzes Video stellt die Funktionen für Alumni vor: https://youtu.be/ncsuQKAZZI0 (YouTube)

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung Alumni.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter https://Akademie.Trainings-Online.de

Letzte funktionale Änderungen

• September 2021: Alumni: über den Parameter "alumni_anderer_kurse" kann durch TrOn definert werden, ob Alumni sich gegenseitig nie oder immer sehen dürfen
• November 2020: In der Mail, dass ein Studierender zum Alumni überführt wurde, ist der begrüßende Satz ein Textbaustein, mit dem Textbaustein-Namen Alumni_Mailhinweis
• Oktober 2020: Neues Sonderrecht 500 für Massen-Mailversand an Alumni sowie Alumni-Archivzugriff
• Juli 2018: Einführung der Abo-Funktion im Alumni-Forum für Alumni
• Mai 2018: Wg. DSGVO: Die Alumni aller Standorte können mit einem Klick massenhaft auf unsichtbar/kein Newsletter-Bezug gesetzt werden
• Mai 2018: Wg. DSGVO: Die Alumni, die länger als 10 Jahre den Abschluss haben, können pro Standort massenhaft gelöscht werden
• Juli 2017: Für Alumni kann nun die (alte) Arbeitskopie einer Studienbescheinigung abgerufen werden

Siehe auch

Nutzerverwaltung
Nutzerverwaltung#Alumni-Datenschutz
DSGVO