Urlaub

Das Modul Urlaub ermöglicht die Planung und Bewilligung und sichere Dokumentation von Urlaub.
Es steht nur nach Absprache denjenigen Kunden zur Verfügung, die die Einsatzplanung verwenden.
Der Ablauf ist wie folgt:

Urlaubsvorgesetzten und -anspruch eintragen

1. Unter Admin/Nutzerverwaltung/Mitarbeiter/Sonderfunktion wird in der Zeile "Urlaubs-Beauftragte" definiert, wer grundsätzlich ein Urlaubsvorgesetzter sein kann.
2. Unter Admin/Nutzerverwaltung/Mitarbeiter wird für den einzelnen Mitarbeiter eingetragen, wer der zuständige Urlaubsvorgesetzte ist.
3. Unter Admin/Nutzerverwaltung/Mitarbeiter wird für den Mitarbeiter die Anzahl der möglichen Urlaubstage für jedes Jahr eingetragen. (Die Schritte 1 sind Orga-Admin und die Schritte 2 und 3 sind Mitarbeitern vorbehalten, die das TraiNex-Sonderrecht der Nutzerverwaltung haben.)
   

Urlaubsantrag stellen

1. Der Mitarbeiter geht in "Privat/Einsatzplan". Er sucht die Woche, in der er Urlaub beantragen möchte. Er klickt auf den zu beantragenden Urlaubstag. Es öffnet sich das Formular "Privater Termineintrag". Hier ist die Checkbox URLAUB zu aktivieren.
2. Wenn Wiederholungen eingetragen werden, dann werden Samstage und Sonntage nicht geblockt. Samstage oder Sonntage können als Urlaub nur beantragt werden, wenn man den Samstag oder Sonntag einzeln beantragt. Dies gilt auch für im TraiNex definierte Feiertage.
3. Vor Überschneidungen mit Veranstaltungen oder sonstigen Terminen wird der Mitarbeiter während der Urlaubsplanung automatisch und deutlich gewarnt.
4. Solange der Urlaub noch nicht bewilligt ist und in der Zukunft liegt, kann der Urlaubsantragsteller den Urlaub selber wieder löschen.
5. Sobald der Urlaub in der Vergangenheit liegt oder bewilligt ist, kann der Antragsteller den Urlaub nur noch über den Urlaubsvorgesetzten löschen.
   

Urlaub bewilligen

1. Der Urlaubsvorgesetzte bekommt auf der Startseite des TraiNex einen Hinweis auf den offenen Urlaubsantrag
2. Wenn der Urlaubsvorgesetzte dem Hinweis folgt, dann kommt er auf eine Übersichtseite unter Admin/Urlaub, auf der alle offenen und bewilligten Urlaube seiner Urlaubsantragsteller stehen.
3. Der Urlaubsvorgesetzte kann Anträge einzeln oder komplett bewilligen oder ablehnen.
4. Der Urlaubsantragsteller wird automatisch über die Entscheidung via Mail informiert.
   

Weitere Hinweise:

• Eine Löschung von bereits bewilligtem Urlaub ist nur möglich innert 300 Tagen unter Admin/Urlaub und die dortige Abfrage "Urlaubsliste von xy für das Jahr zz anzeigen". Jeder Löschung wird protokolliert.
• Es können nur ganze Tage beantragt werden. Weihnachten und Neujahr gelten aber automatisch als 1/2 Tag.
• Resturlaub oder Sonderurlaub ist in der Nutzerverwaltung in der Urlaubsakte des Mitarbeiter zu vermerken.
• Nicht im TraiNex registrierte Feiertage werden bei der Eintragung als Urlaubstag "fälschlicherweise" beantragt. Der Antragsteller kann nach der Antragstellung den beantragten Feiertag aber selber sofort löschen.
• Eine Überschreitung eines Jahresurlaubsanspruchs ist technisch möglich und wird vom TraiNex dem Urlaubsvorgesetzten aber signalisiert.
• Orga-Admin sowie Urlaubsbeauftragte können eine kalendarische Jahresübersicht der genehmigten Urlaube aller Mitarbeiter aufrufen
• auf Wunsch kann das TraiNex so konfiguriert werden, dass auch Lehrgangsteilnehmer und sonstige Dozenten Einblick in die künftige Jahresübersicht (Urlaub ab heute in der Zukunft) bekommen
• am Tag des Urlaubs wird auf dem Datenblatt-Popup des Mitarbeiters angezeigt "Heute im Urlaub"
• Teilnehmer, die Einzelmails an Dozenten, die im Urlaub sind, versenden, bekommen automatisch eine NAchricht "Der Mailempfänger ist heute im Urlaub"
• grundsätzlich wird der "Urlaubsanspruch in Tagen" als sensible Zahl behandelt und es ist den Vorgesetzten vorbehalten, den Urlaubsanspruch einzusehen.
• Urlaubsverläufe werden auch grafisch pro Person oder komplett pro Standort angezeigt