Erhebungsbögen

Das Problem: Das Landesamt fordert eine Excel-Datei. Je Zeile ist ein Studierender erfasst, nur Chiffren sind erlaubt. Eine Hochschule mit 1000 Studierenden muss jedes Jahr eine Excel-Datei mit 1000 Zeilen und 200 Spalten übermitteln.

Erhebungsbogen-Aufruf auf Startseite

Erhebungsbogen-Teil aus Studierenden-Sicht

Sicht des Admins auf Abweichungen

Sicht des Admins auf den Excel-Export, hier nur einer Studiengruppe.

Jedes Stammdatenblatt hat einen Bereich HStatG, wo Besonderheiten individuell kodiert hinterlegt werden können.

Vorwissen

Die Bedienung des Moduls erfordert umfassende Kenntnisse der staatlich geforderten Statistik und der landeseigenen Besonderheiten. Zur Erklärung von Signaturen oder notwendigen Formatierungen greifen Sie bitte zurück auf die von den Landesämtern zur Verfügung gestellten Unterlagen und Schulungen.

Aktualisierung

Dieser Artikel ist gültig bis Ende 2016. Eine Experten-Spezial-Schulung, in der wir Ihnen die neuen Funktionen vorgestellt haben, fand statt am 17.10.2016 und im Januar, März und Oktober 2017, sowie im Januar 2018. Sie hatten dazu als Kunde eine Einladung erhalten.

Allgemein

Der Bereich der Erhebungsbögen dient dazu, die gegebenenfalls vorgeschriebene Erstbefragung von Studierenden derart zu realisieren, dass ein behördengeeignetes Dokument erstellt wird. Das Vorgehen dazu ist wie folgt:

1. Vorausgesetzt wird: Jeder Studierende hat ein Stammdatenblatt in der Interessentenverwaltung.
2. Pro Studiengang wird der Zeitraum festgelegt, in dem die Studierenden mit Erhebungsbögen befragt werden sollen. Dies geschieht im Feld "Anzeigen von - bis ... 15 Uhr". Damit der Fragebogen bei den Studierenden während dieses Zeitraums erscheint, ist die rechte "AKTIV"-Checkbox anzuklicken.
3. Die Studierenden sollten zu Beginn der Befragung über die Befragung und deren Bedeutung per E-Mail informiert werden.
4. Jeder Studierende kann auf der TraiNex-Startseite in seinen persönlichen Erhebungsbogen verzweigen und prüfen, ob die über ihn vorliegenden Stammdaten korrekt sind. Er kann die Stammdaten korrigieren und Bemerkungen hinterlassen.
5. Nach der Befragung prüft der zuständige Administrator, ob Stammdaten geändert wurden und kann diese Änderung in die Stammdaten (mit einem Mausklick) übernehmen.
6. Über den Excel-Export wird ein behördengeeignetes Dokument erstellt, das automatisch alle Signaturen der Landesdatenämter beinhaltet. Beim Export kann zwischen verschiedenen Länder-Formaten sowie Hochschul/BA-Versionen unterschieden werden.

Ausreichend ist jeweils eine Erstsemesterbefragung, der sich die laufende Pflege bei gemeldeten Änderungen durch die Verwaltung anschließt.

Zusatzinfos

Beachten Sie gern auch das Video: http://www.youtube.com/watch?v=YL-G5GOCrOs
bzw. auch den Erfahrungsbericht einer Fachhochschule
Einen Mitschnitt vom einstündigen Onlineworkshop LDS 2015 finden Sie hier: http://trainex.adobeconnect.com/p1e1nb7hegi/

Weitere Statistiken

Die Daten der Neuimmatrikulierten zur sog. Schnellmeldungs-Statistik finden sich unter Kommunikation/Nutzersuche, wenn Sie das Ausgabefeld "Stammdaten Statistik" aktivieren. Aufgelistet werden einzeln und in Summe Geschlecht, ausländische Staatsangehörigkeit, Migrationshintergrund oder Vorstudium.

Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes

Das Hochschulstatistikgesetz wurde novelliert und ab SS2017 müssen neue Studierendenmerkmale gemeldet werden. TraiNex steht dazu in intensivem Austausch mit dem Landes- und Bundesstatistikamt. Insgesamt ist die Meldung der Merkmale nochmal deutlich aufwändiger geworden. Das bewährte TraiNex-Modul der Erhebungsbögen wurde bereits erweitert und umprogrammiert. So ist es möglich, ein komplettes Excel pro Meldejahr mit allen Signaturen für die Meldung zu exportieren. Eine Nachbearbeitung des Excels soll vermieden werden. Deshalb können alle Einzelsignaturen, die nicht ggf. semiautomatisch erfasst werden, pro Studierenden/Bewerber hinterlegt werden.

Eine Demonstration der wichtigsten Änderungen, aufgezeichnet am 17.10.2016, finden Sie hier: http://trainex.adobeconnect.com/p1q3z8zfjls/

Eine Übersicht der Signaturen/des aktuell verwendeten Schlüsselverzeichnisses findet sich z.B. hier: https://www.it.nrw/sites/default/files/atoms/files/musterdatensatz_studierende_core.xlsx oder auch hier: https://www.statistik.bayern.de/medien/statistik/erhebungen/hochschulstatistik/studenten_schluesselverzeichnis_ws_2018.pdf (ab Seite 252)

Integrierte Absolventenmeldung

Unter Studiengang/Noten/ECTS/ECTS-Details sollten die Abschlussnote und das Abschlussdatum eingetragen werden. Auf dem Stammdatenblatt sollte ein (spezieller) Exmatrikulationsgrund eingetragen werden.

Diese Eintragungen werden benutzt für das Noten-Excel und auch für die Statistik. Gem. den Anforderungen des Hochschulstatistikgesetzes wird ins Excel übertragen der Erfolg, die Note sowie Monat und Jahr der Abschlussprüfung, wenn dies dort im Bereich ECTS eingetragen wurde. Beispiel: Eine 4,3 wird als 9 in Spalte FB mit 2 in FA gemeldet werden sowie Datum in EY und EZ. Als Exmatrikulationsgrund wird in der Statistik eine 1 (="Beendigung des Studiums nach bestandener Prüfung") automatisch verwendet, sobald das Abschlussdatum in der Vergangenheit liegt. Ansonsten wird der Exmatrikulationsgrund vom Stammdatenblatt verwendet.

Beim Export der Stammdaten können Sie einschränken und mit "keine Alumni" die Alumni aus der Statistik rausnehmen oder mit "niemanden exportieren mit Abschlussdatum vor dem dd.mm.yy" ebenfalls bestimmte Personen aus der Meldung ausschließen.

Signaturen

Hinterlegt sind die Mehrzahl der offiziellen Signaturen für Hochschulen, HZB, Kreise, Länder, Abschlüsse, Exmatrikulationsgründe, Urlaubsgründe und Studienfächer. Erweiterungen oder Änderungen der Signaturen können und sollten durch den Kunden durchgeführt werden im Bereich Admin/Stammdaten/Signaturen. Zwei weitere Signaturen, die keinen offiziellen Bezug haben und erst durch den Kunden zu definieren/befüllen sind, sind Schule und Religionszugehörigkeit.

Häufige Fragen

Frage: Die Anzahl der Urlaubssemester an der aktuellen Hochschule werden in der Statistik nicht abgefragt?
-Ja, laut "Liefermaterial.doc" des Landesdatenamtes, Stand: 2. Januar 2017, ist das so. Wir verwenden die Urlaubssemester für die Berechnung des Fachsemesters des Studenten: Fachsemester_Stud = Semester+Fachvorsemester-Urlaub, wobei gilt, dass das Fachsemester maximal die Regelstudienzeit sein kann.

Frage: Gibt TraiNex das Excel bereits mit den führenden Nullen bei z.B. geforderter 10-Stelligkeit aus?
Antwort: Nein, so oder so sollte das hochschulische Excel, welches alle TraiNex-Excel aufnimmt, vorher ein einziges Mal so formatiert sein, dass es den Anforderungen des Amtes entspricht, also z.B. dass Sie definieren "10 Ziffern mit führenden Nullen in Spalte XY". Das muss nur einmal für eine komplette Hochschule gemacht werden. Danach kopieren Sie jeweils das TraiNex-Excel (ohne Formatierungen) einfach immer in Ihr hochschulisches (formatiertes) Haupt-Excel. Somit ist gewährleistet, dass immer alle Formatierungen sofort stimmen. Anders ausgedrückt: Im Excel, in welches Sie den TraiNex-Export einfügen, sollten die Spalten mittels Format/Zelle/Benutzerdefiniert bereits so vorbereitet sein, dass z.B. eine amtliche Formatforderung wie "10 Stellen mit führenden Nullen" vom Excel korrekt gehandhabt wird, wenn Sie den TraiNex-Export (ohne Format) einfügen.

Frage: Das Amt fordert ein CSV statt einem Excel. Liefert TraiNex das? Antwort: Nein, das Amt liefert normalerweise ein Excel und akzeptiert auf Nachfrage erfahrungsgemäß auch ein Excel. Dies Excel beinhaltet alle notwendigen Formatierungen wie die Stellenanzahl oder führende Nullen. Der Excel-Zwischenschritt ist wichtig, damit die Formatierung der Zahlen (z.B. führende Nullen) stimmt. Wenn das Amt kein vorformatiertes Excel liefert, muss dieses Excel selber notfalls erstellt werden. Sollte kein Excel akzeptiert werden, muss die Überführung zum CSV manuell erfolgen. Sie speichern das Excel dazu einfach im CSV-Format. (CSV=comma separated values=Komma separierte Werte)

Frage: Das Amt fordert eine einzige Zeichenkette anstatt eines CSV-Formats. Liefert TraiNex das? Antwort: Nein, aber Sie können aus dem CSV-Export des Excels alle Kommata entfernen und diese Zeichenkette dann verwenden.

Frage: Wozu dient die Checkbox "Vorjahresdaten übertragen"? Antwort: Wenn der Studierende mind. im 2. Semester ist, dann setzt der Schalter "Vorjahresdaten übertragen" folgendes:
- EF70 = 1: gleiche Hochschule wie zur letzten Meldung (sofern dies zutrifft)
- EF71: Hochschulstandort vorheriges Semester
- EF73: Angestrebte Abschlussprüfung vorheriges Semester
- EF74: 1. Studienfach des vorherigen Semesters

Schulung

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung Erhebungsbögen und Studierendenstatistik.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Sonderfunktion

Administratoren mit der Sonderfunktion 37 haben Zugriff auf: Bewerbermanagement, Akquise, Auswahlverfahren, LDS-Statistik

Letzte funktionale Änderungen

• September 2020: Wenn in der Noten-Abschlussliste das Abschlussdatum überschritten ist UND kein spezieller Exmatrikulationsgrund eingetragen ist, wird der Status EF28: 5 (Exmatrikulation) und EF29: 1 (Abschluss des Studiums) gesetzt sowohl bei Alumni als auch bei noch aktiven Studies.
• September 2020: In Stammdaten/Bewerber kann unter HSTatG-Zusatz für jedes Feld wie z.B. für EF14 oder EF30 ein Standard definiert werden, der bei der Meldung/im Export verwendet wird, wenn denn kein individueller Eintrag Vorrang hat.
• September 2020: Pro Studiengang kann vordefniert werden, ob dieser in Präsenz oder Fernstudium stattfindet.
• Juli 2020: pro Studiengang kann für z.B. Corona-Regelstudienzeit ein Wert für die individuelle Regelstudienzeit definiert werden, der beim Export im Excel-Feld EF67 angezeigt wird und nachrangig zu individuellen EF67-Eintragungen beim Studierenden ist.
• Mai 2019: Erweiterung der internen und amtlichen Statistik um das Geschlecht Inter/Divers
• März 2019: Erhebungsbögen: die Signatur-Übersichten haben einen Suchfilter, um schnell z.B. eine Hochschulsignatur zu finden
• Februar 2019: bei Erhebungsbögen werden gem. amtlicher Forderung nun Spalten aufgeteilt im Excelexport. Geburtsdatum ist statt 8 stellig in einer Spalte nun 2 + 2+ 4 stellig in 3 Spalten, ebenfalls geändert sind Wohnsitzkreis, Semesterkreis, Ort der Abschlussprüfung, Ort des Erwerb (EF126-EF127), Ort der Abschlussprf. (EF56-EF57).
• Dezember 2018: optionaler Export der Zellüberschriften bei Statistik-Erhebungsbögen
• Dezember 2017: Stammdatenblatt: Berücksichtigung von Unterbrechungssemestern, Unterbrechungsvorsemestern und Unterbrechungsgründen, analog zu Urlaubssemestern, für die Erhebungsbögen
• November 2017: Wenn ein Student auf dem Stammdatenblatt einen speziellen "Exmatrikulations-Grund" hat, dann wird in EF28 "Einschreibe-Art" der Wert "5 = Exmatrikulation" und in EF 29 der "Exmat.-Grund" aus dem Stammdatenblatt eingetragen.
• November 2017: Erhebungsbögen/Noten: in einer Abschlussliste kann pro Studiengang eingetragen werden z.B. der GermanGrade/Abschlussdatum oder auch spezieller ExMatrikulationsgrund. Daten werden verwendet im Noten-Excel und in Statistikmeldung
• September 2017: Erhebungsbögen: beliebige der amtlichen Signaturen können als aktiviert für das Stammdatenblatt oder den Erhebungsbogen definiert werden
• August 2017: Erhebungsbögen/Noten: gem. den Anforderungen des Hochschulstatistikgesetzes wird im Excel ausgewiesen der Erfolg, die Note sowie Monat und Jahr der Abschlussprüfung, wenn dies im Bereich ECTS eingetragen wurde bei z.B. Absolventen. Beispiel: Eine 4,3 wird als 9 in Spalte FB mit 2 in FA gemeldet werden sowie Datum in EY und EZ.
• August 2017: Erhebungsbögen: Religionen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde.
• Juli 2017: Erhebungsbögen: Schulen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde
• Oktober 2016: Erhebungsbögen: Möglichkeit zum Sammel-Download des Excel pro Kalenderjahr statt pro Studiengruppe
• August 2016: Erweiterung des Stammdatenblattes um Signaturen für das neue Hochschulstatistikgesetz 2016 (Erhebungsbögen)

Siehe auch

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