Erhebungsbögen

Erhebungsbogen-Aufruf auf Startseite

Erhebungsbogen-Teil aus Studierenden-Sicht

Sicht des Admin auf Abweichungen

Sicht des Admin auf Export, hier nur einer Studiengruppe

Jedes Stammdatenblatt hat einen Bereich HStatG, wo Besonderheiten individuell kodiert hinterlegt werden können

Vorwissen

Die Bedienung des Moduls erfordert umfassende Kenntnisse der staatlich geforderten Statistik und der landeseigenen Besonderheiten. Zur Erklärung von Signaturen oder notwendigen Formatierungen greifen Sie bitte zurück auf die von den Landesämtern zur Verfügung gestellten Unterlagen und Schulungen.

Aktualisierung

Dieser Artikel ist gültig bis Ende 2016. Eine Experten-Spezial-Schulung, wo wir Ihnen die neuen Funktionen vorgestellt haben, fand statt am 17.10.16 und im Jan und März 2017. Sie hatten dazu als Kunde eine Einladung erhalten.

Allgemein

Der Bereich der Erhebungsbögen dient dazu, die gegebenenfalls vorgeschriebene Erstbefragung von Studierenden derart zu realisieren, dass ein behördengeeignetes Dokument erstellt wird. Das Vorgehen dazu ist wie folgt:

1. Vorausgesetzt wird: Jeder Studierende hat ein Stammdatenblatt in der Interessentenverwaltung.
2. Pro Studiengang wird der Zeitraum festgelegt, in dem die Studierenden mit Erhebungsbögen befragt werden sollen. Damit der Fragebogen bei den Studierenden erscheint, ist die "AKTIV"-Checkbox anzuklicken.
3. Die Studierenden sollten zu Beginn der Befragung über die Befragung und deren Bedeutung per Mail informiert werden
4. Jeder Studierende kann auf der TraiNex-Startseite in seinen persönlichen Erhebungsbogen verzweigen und prüfen, ob die über ihn vorliegenden Stammdaten korrekt sind. Er kann die Stammdaten korrigieren und Bemerkungen hinterlassen.
5. Nach der Befragung prüft der zuständige Administrator, ob Stammdaten geändert wurden und kann diese Änderung in die Stammdaten (mit einem Mausklick) übernehmen.
6. Über den Excel-Export wird ein behördengeeignetes Dokument erstellt, das automatisch alle Signaturen der Landesdatenämter automatisch beinhaltet. Beim Export kann zwischen verschiedenen Länder-Formaten sowie Hochschul/BA-Version unterschieden werden.

Achtung: Unterstützt wird bis Anfang 2017 nur die Erstsemesterbefragung. Erfahrungsgemäß ist die Befragung der Zweitsemester unproblematisch, da sich bis auf das derzeitige Studiensemester keine weiteren Änderungen ergeben. Praktischerweise führt man also lokal ein großes Excel (Komplettexcel), in dem alle Studierenden enthalten sind. Bei Immatrikulation wird über das TraiNex und den Bereich der Erhebungsbögen die Erstbefragung durchgeführt. Dieses Excel wird an das vorhandene große Excel angehängt.
Tipp: Im Komplett-Excel sollten die Spalten natürlich mittels Format/Zelle/Benutzerdefiniert bereits so vorbereitet sein, dass z.B. eine Formatforderung wie "10 Stellen mit führenden Nullen" vom Excel korrekt gehandhabt wird, wenn Sie das TraiNex-Excel (ohne Format) einfügen.
Einige Standardzellen wie "Angestrebter Abschluß" oder "Fachsemester" sind derzeit leer im TraiNex-Excel und können ebenfalls im Komplett-Excel bereits mit einem Standardwert belegt werden, da diese Daten pro Studiengruppe identisch sind.

Zusatzinfos

Beachten Sie gern auch das Video: http://www.youtube.com/watch?v=YL-G5GOCrOs
bzw. auch den Erfahrungsbericht einer Fachhochschule
Mitschnitt vom einstündigen Onlineworkshop LDS 2015 hier: http://trainex.adobeconnect.com/p1e1nb7hegi/

Weitere Statistiken

Die Daten der Neuimmatrikulierten zur sog. Schnellmeldungs-Statistik finden sich unter Kommunikation/Nutzersuche, wenn Sie das Ausgabefeld "Stammdaten Statistik" aktivieren. Aufgelistet werden einzeln und in Summe Geschlecht, ausländische Staatsangehörigkeit, Migrationshintergrund oder Vorstudium.

Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes

Das Hochschulstatistikgesetz wurde novelliert und ab SS2017 müssen neue Studierendenmerkmale gemeldet werden. TraiNex steht dazu in intensivem Austausch mit Landes- und Bundesstatistikamt. Insgesamt ist die Meldung der Merkmale nochmal deutlich aufwändiger geworden. Das bewährte TraiNex-Modul der Erhebungsbögen wurde bereits erweitert und umprogrammiert. So ist es möglich, ein komplettes Excel mit pro Meldejahr mit allen Signaturen zu exportieren für die Meldung. Eine Nachbearbeitung des Excels soll vermieden werden. Deshalb können alle Einzelsignaturen, die nicht ggf. semiautomatisch erfasst werden, pro Studierenden/Bewerber hinterlegt werden.

Eine Demonstration der wichtigsten Änderungen, aufgezeichnet am 17.10.2016, finden Sie hier: http://trainex.adobeconnect.com/p1q3z8zfjls/

Eine Übersicht der Signaturen/des aktuell verwendeten Schlüsselverzeichnisses findet sich z.B. hier: https://www.it.nrw.de/statistik/d/erhebung/hochschulen/

Signaturen

Hinterlegt sind die Mehrzahl der offiziellen Signaturen für Hochschulen, HZB, Kreise, Länder, Abschlüsse, Exmatrikulationsgründe, Urlaubsgründe und Studienfächer. Erweiterungen oder Änderungen der Signaturen können und sollten durch den Kunden durchgeführt werden im Bereich Admin/Stammdaten/Signaturen. Weitere Signaturen, die keinen offiziellen Bezug haben sind: Schule und Religionszugehörigkeit.

Häufige Fragen

Frage: die Anzahl der Urlaubssemester an der aktuellen Hochschule werden in der Statistik nicht abgefragt?
-Ja, laut "Liefermaterial.doc" des Landesdatenamtes, Stand: 2. Januar 2017, ist das so. Wir verwenden die Urlaubssemester für die Berechnung des Fachsemesters des Studenten: Fachsemester_Stud = Semester+Fachvorsemester-Urlaub, wobei gilt, dass das Fachsemester maximal die Regelstudienzeit sein kann.

Schulung

Die Schulung "Experte HSt" zum HStG findet regelmässig statt. Inhalt und Termine hier: http://www.trainings-online.de/praxis/trainex-akademie

Letzte funktionale Änderungen

• August 2016: Erweiterung des Stammdatenblattes um Signaturen für das neue Hochschulstatistikgesetz 2016 (Erhebungsbögen)
• Oktober 2016: Erhebungsbögen: Möglichkeit zum Sammel-Download des Excel pro Kalenderjahr statt pro Studiengruppe
• Juli 2017: Erhebungsbögen: Schulen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde
• August 2017: Erhebungsbögen/Noten: gem. den Anforderungen des Hochschulstatistikgesetzes wird im Excel ausgewiesen der Erfolg, die Note sowie Monat und Jahr der Abschlussprüfung, wenn dies im Bereich ECTS eingetragen wurde bei z.B. Absolventen. Beispiel: Eine 4,3 wird als 9 in Spalte FB mit 2 in FA gemeldet werden sowie Datum in EY und EZ.
• August 2017: Erhebungsbögen: Religionen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde.
• August 2017: Erhebungsbögen/Noten: gem. den Anforderungen des Hochschulstatistikgesetzes wird im Excel ausgewiesen der Erfolg, die Note sowie Monat und Jahr der Abschlussprüfung, wenn dies im Bereich ECTS eingetragen wurde bei z.B. Absolventen. Beispiel: Eine 4,3 wird als 9 in Spalte FB mit 2 in FA gemeldet werden sowie Datum in EY und EZ.
• August 2017: Erhebungsbögen: Religionen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde.
• September 2017: Erhebungsbögen: beliebige der amtlichen Signaturen können als aktiviert für das Stammdatenblatt oder den Erhebungsbogen definiert werden

Siehe auch

Interessenten
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