Erhebungsbögen
Inhaltsverzeichnis
Vorwissen
Die Bedienung des Moduls erfordert umfassende Kenntnisse der staatlich geforderten Statistik und der landeseigenen Besonderheiten. Zur Erklärung von Signaturen oder notwendigen Formatierungen greifen Sie bitte zurück auf die von den Landesämtern zur Verfügung gestellten Unterlagen und Schulungen.
Aktualisierung
Dieser Artikel ist gültig bis Ende 2016. Eine Experten-Spezial-Schulung, wo wir Ihnen die neuen Funktionen vorgestellt haben, fand statt am 17.10.16 und im Jan und März und Okt 2017. Sie hatten dazu als Kunde eine Einladung erhalten.
Allgemein
Der Bereich der Erhebungsbögen dient dazu, die gegebenenfalls vorgeschriebene Erstbefragung von Studierenden derart zu realisieren, dass ein behördengeeignetes Dokument erstellt wird. Das Vorgehen dazu ist wie folgt:
- Vorausgesetzt wird: Jeder Studierende hat ein Stammdatenblatt in der Interessentenverwaltung.
- Pro Studiengang wird der Zeitraum festgelegt, in dem die Studierenden mit Erhebungsbögen befragt werden sollen. Damit der Fragebogen bei den Studierenden erscheint, ist die "AKTIV"-Checkbox anzuklicken.
- Die Studierenden sollten zu Beginn der Befragung über die Befragung und deren Bedeutung per Mail informiert werden
- Jeder Studierende kann auf der TraiNex-Startseite in seinen persönlichen Erhebungsbogen verzweigen und prüfen, ob die über ihn vorliegenden Stammdaten korrekt sind. Er kann die Stammdaten korrigieren und Bemerkungen hinterlassen.
- Nach der Befragung prüft der zuständige Administrator, ob Stammdaten geändert wurden und kann diese Änderung in die Stammdaten (mit einem Mausklick) übernehmen.
- Über den Excel-Export wird ein behördengeeignetes Dokument erstellt, das automatisch alle Signaturen der Landesdatenämter automatisch beinhaltet. Beim Export kann zwischen verschiedenen Länder-Formaten sowie Hochschul/BA-Version unterschieden werden.
Achtung: Unterstützt wird bis Anfang 2017 nur die Erstsemesterbefragung. Erfahrungsgemäß ist die Befragung der Zweitsemester unproblematisch, da sich bis auf das derzeitige Studiensemester keine weiteren Änderungen ergeben. Praktischerweise führt man also lokal ein großes Excel (Komplettexcel), in dem alle Studierenden enthalten sind. Bei Immatrikulation wird über das TraiNex und den Bereich der Erhebungsbögen die Erstbefragung durchgeführt. Dieses Excel wird an das vorhandene große Excel angehängt.
Tipp: Im Komplett-Excel sollten die Spalten natürlich mittels Format/Zelle/Benutzerdefiniert bereits so vorbereitet sein, dass z.B. eine Formatforderung wie "10 Stellen mit führenden Nullen" vom Excel korrekt gehandhabt wird, wenn Sie das TraiNex-Excel (ohne Format) einfügen.
Einige Standardzellen wie "Angestrebter Abschluß" oder "Fachsemester" sind derzeit leer im TraiNex-Excel und können ebenfalls im Komplett-Excel bereits mit einem Standardwert belegt werden, da diese Daten pro Studiengruppe identisch sind.
Zusatzinfos
Beachten Sie gern auch das Video: http://www.youtube.com/watch?v=YL-G5GOCrOs
bzw. auch den Erfahrungsbericht einer Fachhochschule
Mitschnitt vom einstündigen Onlineworkshop LDS 2015 hier: http://trainex.adobeconnect.com/p1e1nb7hegi/
Weitere Statistiken
Die Daten der Neuimmatrikulierten zur sog. Schnellmeldungs-Statistik finden sich unter Kommunikation/Nutzersuche, wenn Sie das Ausgabefeld "Stammdaten Statistik" aktivieren. Aufgelistet werden einzeln und in Summe Geschlecht, ausländische Staatsangehörigkeit, Migrationshintergrund oder Vorstudium.
Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes
Das Hochschulstatistikgesetz wurde novelliert und ab SS2017 müssen neue Studierendenmerkmale gemeldet werden. TraiNex steht dazu in intensivem Austausch mit Landes- und Bundesstatistikamt. Insgesamt ist die Meldung der Merkmale nochmal deutlich aufwändiger geworden. Das bewährte TraiNex-Modul der Erhebungsbögen wurde bereits erweitert und umprogrammiert. So ist es möglich, ein komplettes Excel mit pro Meldejahr mit allen Signaturen zu exportieren für die Meldung. Eine Nachbearbeitung des Excels soll vermieden werden. Deshalb können alle Einzelsignaturen, die nicht ggf. semiautomatisch erfasst werden, pro Studierenden/Bewerber hinterlegt werden.
Eine Demonstration der wichtigsten Änderungen, aufgezeichnet am 17.10.2016, finden Sie hier: http://trainex.adobeconnect.com/p1q3z8zfjls/
Eine Übersicht der Signaturen/des aktuell verwendeten Schlüsselverzeichnisses findet sich z.B. hier: https://www.it.nrw.de/statistik/d/erhebung/hochschulen/
Integrierte Absolventenmeldung
Unter Studiengang/Noten/ECTS/ECTS-Details sollten eingetragen werden die Abschlussnote und das Abschlussdatum. Auf dem Stammdatenblatt sollte ein (spezieller) Exmatrikulationsgrund eingetragen werden.
Diese Eintragungen werden benutzt für das Noten-Excel und auch für die Statistik. Gem. den Anforderungen des Hochschulstatistikgesetzes wird ins Excel übertragen der Erfolg, die Note sowie Monat und Jahr der Abschlussprüfung, wenn dies dort im Bereich ECTS eingetragen wurde.Beispiel: Eine 4,3 wird als 9 in Spalte FB mit 2 in FA gemeldet werden sowie Datum in EY und EZ. Als Exmatrikulationsgrund wird in der Statistik eine 1 (="Beendigung des Studiums nach bestandener Prüfung") automatisch verwendet, sobald das Abschlussdatum in der Vergangenheit liegt. Ansonsten wird der Exmatrikulationsgrund vom Stammdatenblatt verwendet.
Beim Export der Stammdaten können Sie einschränken und mit "keine Alumni" die Alumni aus der Statistik rausnehmen oder mit "niemanden exportieren mit Abschlussdatum vor dem dd.mm.yy" ebenfalls bestimmte Personen aus der Meldung ausschliessen.
Signaturen
Hinterlegt sind die Mehrzahl der offiziellen Signaturen für Hochschulen, HZB, Kreise, Länder, Abschlüsse, Exmatrikulationsgründe, Urlaubsgründe und Studienfächer. Erweiterungen oder Änderungen der Signaturen können und sollten durch den Kunden durchgeführt werden im Bereich Admin/Stammdaten/Signaturen. Weitere zwei Signaturen, die keinen offiziellen Bezug haben und erst durch den Kunden zu definieren/befüllen sind: Schule und Religionszugehörigkeit.
Häufige Fragen
Frage: die Anzahl der Urlaubssemester an der aktuellen Hochschule werden in der Statistik nicht abgefragt?
-Ja, laut "Liefermaterial.doc" des Landesdatenamtes, Stand: 2. Januar 2017, ist das so. Wir verwenden die Urlaubssemester für die Berechnung des Fachsemesters des Studenten: Fachsemester_Stud = Semester+Fachvorsemester-Urlaub, wobei gilt, dass das Fachsemester maximal die Regelstudienzeit sein kann.
Schulung
Die Schulung "Experte HSt" zum HStG findet regelmässig statt. Inhalt und Termine hier: http://www.trainings-online.de/praxis/trainex-akademie
Letzte funktionale Änderungen
- August 2016: Erweiterung des Stammdatenblattes um Signaturen für das neue Hochschulstatistikgesetz 2016 (Erhebungsbögen)
- Oktober 2016: Erhebungsbögen: Möglichkeit zum Sammel-Download des Excel pro Kalenderjahr statt pro Studiengruppe
- Juli 2017: Erhebungsbögen: Schulen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde
- August 2017: Erhebungsbögen/Noten: gem. den Anforderungen des Hochschulstatistikgesetzes wird im Excel ausgewiesen der Erfolg, die Note sowie Monat und Jahr der Abschlussprüfung, wenn dies im Bereich ECTS eingetragen wurde bei z.B. Absolventen. Beispiel: Eine 4,3 wird als 9 in Spalte FB mit 2 in FA gemeldet werden sowie Datum in EY und EZ.
- August 2017: Erhebungsbögen: Religionen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde.
- September 2017: Erhebungsbögen: beliebige der amtlichen Signaturen können als aktiviert für das Stammdatenblatt oder den Erhebungsbogen definiert werden
- November 2017: Wenn ein Student auf dem Stammdatenblatt einen speziellen "Exmatrikulations-Grund" hat, dann wird in EF28 "Einschreibe-Art" der Wert "5 = Exmatrikulation" und in EF 29 der "Exmat.-Grund" aus dem Stammdatenblatt eingetragen.
