EPPSG

Ablauf des Prozesses (Klick zum vergrößern)

Allgemeines

Die Verordnung zur Durchführung des Studierenden-Energiepreispauschalengesetzes (EPPSG-DVO) aus 2023 erfordert,

• dass die Hochschule eine Liste der berechtigten Studierenden erstellt (und z.B. in einer Nutzergruppe sammelt) und
• für jeden berechtigten Studierenden mit dem amtlichen Zugangscode-Generator pro Studierenden einen Zugangscode erstellt.
  
• Daten der berechtigten Studierenden müssen von der Hochschule an die Landeskoordination übermittelt werden
• Der Zugangscodes sowie ggf. eine PIN müssen dem Studierenden bekannt gegeben werden. Dies muss rechtssicher erfolgen derart, dass der Zugang der Daten beim Studierenden gewährleistet ist und diese Daten nicht unberechtigt eingesehen werden können.
• Danach erreicht der Studierende über einen bekanntzugebenden allgemeinen Link eine öffentliche Website.
• Über den individuellen Zugangscode erreicht er sein Antragsformular.
• Über den individuellen PIN kann der Studierende das Formular ausfüllen und absenden.

Das TraiNex unterstützt vor allem bei der Bekanntgabe von Zugangscode und PIN.

• Der Zugangscode gibt den Zugang zum Antragsformular frei. Der Zugangscode ist unbrauchbar, solange kein Identitätsnachweis vorliegt.

• Die Identitätsfeststellung erfolgt über die PIN (oder alternativ die eID oder das ELSTER-Zertifikat). Da die PIN als Ersatz für die eID oder das ELSTER-Zertifikat dienen, die über ein sehr hohes Sicherheitsniveau verfügen, muss auch die PIN mit einem hohen Sicherheitsniveau behandelt werden.

Bekanntgabe-Möglichkeiten

• Die individuelle Bekanntgabe von Zugangscode und/oder PIN im TraiNex (hochschuleigenes Intranet/Portal) sind möglich, da es gem. ministerieller Auskunft (NRW) sicher genug ist, da davon ausgegangen wird, dass die Studierenden nur per individuellem Passwort einen Zugriff auf TraiNex haben. Tipp zur Umsetzung: Um Pin und Zugangscode mitzuteilen, nutzen Sie Sonderrecht95 und die Möglichkeit des Importes von Freifeldern. Nehmen Sie Kontakt zu TrOn auf, damit bei Ihnen das Sonderrecht und die EPPSG-Freifelder angelegt werden.

• Versand via TraiNex-Mail: Möglich ist ein Serien-Versand via TraiNex als "Interne TraiNex-Mail". Bei der internen TraiNex-Mail wird nur der Betreff im Klartext versendet und der eigentlich Mailtext kann nur innerhalb TraiNex abgerufen werden. Unter Kommunikation/Nutzersuche kann eine Massen-Mail mit individueller Textzeile, die PIN und Zugangscode pro Studierenden individuell beinhaltet, vorbereitet werden. Über die Zuordnung der Matrikelnummer kann die individuelle Textzeile auch aus einer Excel-Steuerdatei heraus gezogen werden. Damit können jeweils 250 Zugangsdaten inkl. Anweisungen mit wenigen Klicks sicher intern versendet werden. Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, melden Sie sich für das erforderliche Update bitte bei TrOn.
• Versand über Mailprogramm wie z.B. Outlook an eine Mailadresse des Studierenden: Vom Versand der PIN als Outlook-Mail an private Mailadressen wird offiziel abgeraten. Auch vom Versand der PIN an hochschulische Mailadressen ist abzuraten, wenn Studierende dort eine Weiterleitung an private Mailadressen einrichten konnten.

Stand/Workshop/Update

Letzte Änderung aufgrund Mail vom 26.2.23 des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Am 2.3.23 fand eine Präsentation der Funktionen für hochschulische Verwaltungs-Mitarbeitende hier statt.
Bei allen teilnehmenden Hochschulen wird automatisch ein EPPSG-Freifeld eingerichtet. Sollte bei Ihnen das Feld fehlen, so melden Sie sich gerne bei uns.
Das Update der sonstigen benötigten Funktionen erfolgte am 8.3.23 um 17 Uhr.

Links

https://www.bundesregierung.de/breg-de/suche/einmalzahlung-studierende-2143736

https://www.bmbf.de/bmbf/shareddocs/faq/200-euro-einmalzahlung

https://www.einmalzahlung200.de/eppsg-de/faq-haeufige-fragen-und-antworten