Alumni

Allgemeines

Alumni (Plural von Alumnus (m), Alumna (w) vom lateinischen alere für ernähren, aufziehen) bezeichnet die Absolventen einer Hochschule oder einer Institution des tertiären Bildungsbereiches.

Mit dem Alumni-Modul werden Lehrgangsteilnehmende, die den Lehrgang beendet haben, mit einem einzigen Klick innerhalb des TraiNex in einen eigenen Alumni-Bereich überführt. Die Absolventen, die das TraiNex bisher als Campus Management System kennen, können es künftig auch als Karriere-Netzwerk nutzen. Das Alumni-Modul hat im Jahr 2008 die Zahl von 10.000 Nutzern überschritten. Alumni als Nutzer werden stark vergünstigt abgerechnet.

Nutzen

Die Alumni sind für Bildungseinrichtungen eine interessante Zielgruppe, die von vielen Campus Management Systemen vergessen werden. Denn die Verbindung zum TraiNex endet nicht mit dem Erhalt des Zeugnisses – die wertvollen Kontakte zu den Absolventen werden über das Portal dauerhaft gesichert und müssen nicht in eine externe Plattform überführt werden, die zusätzliche Kosten verursacht und separat betreut werden muss. Die Alumni können über die Chat-Funktion oder die Foren untereinander in Kontakt bleiben und ihre neuen Kontaktdaten nach dem erfolgreichen Karrierestart aktualisieren, um in ihrer neuen Funktion sichtbar zu bleiben und sich als Experte für ihre Spezialthemen oder Ansprechpartner für ein bestimmtes Unternehmen auszuweisen.

Sicht eines Alumni auf die TraiNex-Alumni-Startseite

Aufbau und Funktionen

Kontaktmöglichkeiten

Die Ehemaligen werden grundsätzlich getrennt von den aktiven Lehrgangsteilnehmern getrennt. Aktive und ehemalige Lehrgangsteilnehmer sind nur über die Funktion Unternehmen/Karriere und die Funktionen Nutzersuche (kann via Parameter ausgeschaltet werden) miteinander verbunden.

Eine gezielte Ansprache der Ehemaligen kann nur über Administratoren (und nicht freie/feste Mitarbeiter) erfolgen. Alle Funktionen werden dabei aus dem normalen TraiNex heraus gesteuert. Der Administrator hat bei den normalen Funktionen einfach zusätzlich noch die Auswahlmöglichkeit "Alumni".

Möglich sind beispielsweise folgende Funktionen:

• Versendung von Serienmails (in Abhängigkeit vom alten Lehrgang)
• Versendung von Serienmails (in Abhängigkeit vom Status Voll-Alumni oder Gast-Alumni)
• Nutzersuche/Suche nach Ort/Kennzeichen etc. inkl. Alumni
• Einstellung von Material wie Folien oder Textdokumente in das Alumni-Archiv
• Einstellung einer aktuellen Meldung für alle Alumni
• Einstellung einer Umfrage (in Abhängigkeit vom alten Lehrgang)
• Einstellung einer Anmeldung für alle Alumni
• Einstellung von Artikeln in das Forum
• Zuordnung eines Alumni zu einem Unternehmen, damit dieses Alumni das Unternehmen selber pflegen können

Zugriff auf das Studiengang-Archive und sonstige Termine

• Die Alumni haben automatisch mind. 100 Tage weiter Zugriff auf die Lehrmaterialen aus dem alten Studiengang. Dies dient dazu, damit das Alumnus ggf. noch Dateien abspeichern kann.
• Sollte es noch Termine in der Zukunft geben, so werden dem Alumnus nur die Termine aus Mail-Nutzergruppen angezeigt in einer Listenansicht, in welcher das Alumnus noch Mitglied ist. Nicht angezeigt werden Termine aus der Studiengruppe.

Überführen als Alumni

Um Studierende als Alumni zu überführen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Möglichkeiten zum Überführen als Alumni

1. [ja] - Wenn Sie Studierende regulär überführen möchten, wählen Sie die Option [ja]. Alumni haben somit Vollzugriff und können sich weiterhin als Alumni im TraiNex einloggen. Alle Alumni Funktionen stehen uneingeschränkt zur Verfügung. Folgende Nachricht wird automatisch versendet:
   
   "Hallo Alexa Bertram,
   
   Sie werden gleich in die Gemeinschaft der Ehemaligen überführt werden. Glückwunsch!
   
   Über das Alumni-TraiNex können Sie zukünftig weiter Kontakt halten und können exklusive Alumni-Angebote und Neuigkeiten abrufen. Schauen Sie doch direkt einmal dort vorbei.
   
   Zum Login in das TraiNex nutzen Sie bitte ab sofort
   - das NEUE Login: AlexaB5505
   - das Ihnen bekannte bisherige Passwort
   - die altbekannte Web-Adresse
   - und wählen dort auf der Einstiegsseite den Punkt "Ehemalige/Alumni" aus der Auswahlliste, falls es eine Auswahlliste gibt.
   
   Mit freundlichen Grüßen
   (Diese Mail wurde automatisch erstellt)"
   
   
2. [ja, mit Option 'nicht sichtbar/kein Newsletter'] - Wenn Studierende keinen Newsletter Ihrer Hochschule erhalten möchten, trotzdem aber Zugriff auf alle Funktionen eines Alumni haben möchten, nutzen Sie die Option [ja, mit Option 'nicht sichtbar/kein Newsletter']. Folgende Nachricht wird automatisch versendet:
   
   "Hallo Alexa Bertram,
   
   Sie werden gleich in die Gemeinschaft der Ehemaligen überführt werden. Glückwunsch!
   
   Sie werden datenschutzkonform direkt auf UNSICHTBAR gesetzt und auf "kein Newsletter".
   Wir würden uns freuen, wenn Sie sich auf "sichtbar" setzen und sich für den Newsletter entscheiden, damit wir Sie weiter erreichen können.
   
   Über das Alumni-TraiNex können Sie zukünftig weiter Kontakt halten und können exklusive Alumni-Angebote und Neuigkeiten abrufen. Schauen Sie doch direkt einmal dort vorbei.
   
   Zum Login in das TraiNex nutzen Sie bitte ab sofort
   - das NEUE Login: AlexaB55055505
   - das Ihnen bekannte bisherige Passwort
   - die altbekannte Web-Adresse
   - und wählen dort auf der Einstiegsseite den Punkt "Ehemalige/Alumni" aus der Auswahlliste, falls es eine Auswahlliste gibt.
   Mit freundlichen Grüßen
   (Diese Mail wurde automatisch erstellt)"
   
   
3. [ja und sperren] - Werden Studierende als Alumni überführt, sollen aber keinen TraiNex-Zugriff mehr haben, nutzen Sie die Option [ja und sperren]. Gesperrte Nutzer erhalten automatisch keinen Newsletter und die angegebene E-Mail Adresse wird durch ein "__at__" anstelle von "@" ungültig. Folgende Nachricht wird automatisch versendet:
   "Alexa Bertram,
   
   Ihr regulärer Zugang zum TraiNex wurde eben geschlossen.
   
   Mit freundlichen Grüßen
   (Diese Mail wurde automatisch erstellt)"

Nicht gesperrte Alumni können selbst angeben, ob sie einen Newsletter erhalten möchten oder nicht.

Der Status der Alumni kann nachträglich durch die Verwaltung geändert werden.

Manuelle Nachbearbeitung der Alumni durch die Verwaltung

Über Admin->Nutzer-> Alumni bearbeiten können entweder neue Alumni angelegt oder die Statusübersicht geöffnet werden. Wenn der Studierende keinen Vollzugriff auf alle Alumni-Funktionen des TraiNex haben soll, ist ein Wechsel auf beschränkt zu empfehlen. Dies kann verwendet werden, um z.B. in einem Alumni-Verein zahlende von nicht zahlenden Mitgliedern abzugrenzen.

Ziel aus Sicht des Bildungsträgers

Ziel aus Sicht des Bildungsträgers: Weitere Erreichbarkeit der Alumni und z.B. Pflege der Aktualität der Mailadressen durch Alumni sicherstellen.
Hierzu: Alumni (mit wenig Aufwand aus dem TraiNex heraus und nebenbei) mit informativen oder emotionalen Meldungen versorgen. Dann: Alumni können durch Administratoren auch gezielt für Folgemaßnahmen angesprochen werden. Beispiel: Alle Absolventen der Kostenrechnungs-Lehrgänge auf einen Aufbau-Lehrgang hinweisen (und direkt die Anmeldung via TraiNex ermöglichen). Auch kann dann der Bildungsträger seinem Auftrag der Laufbahnverfolgung gerecht werden, d.h., nach einer längeren Beendigung des Lehrgangs via TraiNex-Umfrage und TraiNex-Mail die Absolventen nach dem Verbleib fragen kann und einen genügend hohen Rücklauf bekommen, da die Adressen von den Alumni aktuell gehalten wurden und die Alumni erreicht wurden.

Schnittstelle zur Notenberechnung: Eine Berechnung der für Bologna-Studiengänge notwendigen ECTS-Grades für Absolventen (aufbauend auf Kohorten) ist nur möglich, wenn alle Absolventen ausnahmslos über das Alumni-Modul verwaltet werden.

Eine Rückführung eines Alumni in einen Lehrgangsteilnehmer ist möglich (und aber meist nicht sinnvoll). Wenn ein Alumni einen neuen Lehrgang beginnt, dann sollte er als neuer Lehrgangsteilnehmer angelegt werden und seinen Alumni-Account zusätzlich behalten.

Konfigurationsparameter

Der Zugriff auf das alte Archiv kann von 100 Tagen auf mehr oder weniger Tage gesetzt werden via TrOn.

Jedes Alumni hat automatisch den vollen Zugriff auf den Alumni-Bereich.

Wenn es einen Alumni-Verein an der Bildungseinrichtung gibt, können alle Alumni auch standardmäßig mit einem eingeschränkten Zugriff ausgestattet werden. Gast-Alumni haben einen eingeschränkten Zugriff im Bereich Archiv und Nutzersuche, die Einschränkung wird auf der jeweiligen Seite signalisiert inkl. dem Hinweis auf eine Voll-Alumni-Mitgliedschaft und dem Link auf den Alumni-Administrator. Wer das Alumni-Portal vollumfänglich nutzen möchte, kann die Aufnahme in einen „Alumni-Club“ beantragen. Durch die Ernennung von „Alumni-Sprechern“ wird die Verwaltung weiter entlastet, denn diese Nutzer übernehmen im Alumni-Bereich die Funktion ähnlich eines Administrators. Alumni-Administratoren können im Bereich Admin -> Nutzerverwaltung -> Mitarbeiter -> Sonderfunktionen angelegt werden.

Sonderrecht

Die Sonderfunktion Nr. 5 ermöglicht es, einen genannten Alumni zum Alumni-Sprecher zu machen. Der Alumni-Sprecher hat zusätzliche Funktionen wie "Einstellung einer aktuellen Meldung" oder Überführung vom Normal-Alumni zum beschränkten Alumni. Auch bekommt er eine Mail, sobald jemand zum Alumni überführt wurde.

Siehe auch

Nutzerverwaltung
Nutzerverwaltung#Alumni-Datenschutz
DSGVO

Profi-Tipps

• Die Trainings-Online GmbH entwickelt auch das unabhängige Produkt AlumNex (http://www.alumnex.de). AlumNex ist eine eigene Plattform nur für Alumni-Vereine und hat keine Verbindung zu TraiNex. Der Alumni-Bereich des TraiNex basiert auf Ideen des AlumNex, ist aber komplett unabhängig vom AlumNex. Alle TraiNex-Kunden sollten daher den integrierten Alumni-Bereich des TraiNex nutzen.

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung Alumni.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Letzte funktionale Änderungen

• Oktober 2020: Neues Sonderrecht 500 für Massen-Mailversand an Alumni sowie Alumni-Archivzugriff
• Juli 2018: Einführung der Abo-Funktion im Alumni-Forum für Alumni
• Mai 2018: wg. DSGVO: die Alumni aller Standorte können mit einem Klick massenhaft auf unsichtbar/kein Newsletter-Bezug gesetzt werden.
• Mai 2018: wg. DSGVO: die Alumni, die länger als 10 Jahre den Abschluss haben, können pro Standort massenhaft gelöscht werden.
• Juli 2017: für Alumni kann nun die (alte) Arbeitskopie einer Studien-Bescheinigung abgerufen werden