Anmeldung(OD)

Über die "Anmeldung (OD)" können Sie eine Anmeldung inkl. Bestätigung als offizielles Dokument erzeugen. Der Ablauf ist zunächst wie bei einer normalen Anmeldung: Sie legen die Anmeldung an und ordnen die Anmeldung einer oder mehreren Zeilgruppen/Nutzergruppen zu. Die Teilnehmenden können bei der Anmeldung einen Titel oder einen Themenbereich angeben (z.B. für eine Bachelorarbeit) und einen oder zwei der Dozierenden als ersten oder zweiten Prüfenden wählen. Diese beiden Prüfenden bekommen automatisch eine Mail und werden aufgefordert, das Thema im TraiNex zu bestätigen, unter Vorbehalt zu bestätigen oder inkl. Kommentar abzulehnen. Die Verwaltung kann übersichtlich nach dem Ampelprinzip in der Anmeldung abrufen, wie der Bestätigungsstand aussieht. Das eingereichte Thema oder die Prüfenden können abgeändert werden. E-Einschreiben zur Benachrichtigung der Prüflinge sind möglich. Komfortable Excel-Listen können als Dokument inkl. Datum-Zeitstempel heruntergeladen werden. Bitte testen Sie diese Funktion vor dem Einsatz einmal aus, um das Prinzip zu verstehen.

Zur Anmeldung gelangen Sie über

Ablauf einer Anmeldung(OD)

Schritt 1: Über den Button "Neue offizielle Anmeldung zur Prüfungsarbeit" (rot) können Sie eine neue Anmeldung anlegen

Der Ablauf einer Anmeldung(OD) unterteilt sich grob in sieben Schritte, die im Folgenden erläutert werden.
Bitte beachten Sie, dass für Sie selber dabei nicht alle Schritte relevant sein müssen.
Dozierende sind nur an den Schritten 3 und 7 beteiligt, Admin/Prüfungsbeauftragte nur an den Schritten 1, 4 und 5 sowie 8 und 9.

Schritt 1: Anlegen der Anmeldung(OD)

Klicken Sie im Bereich Admin links in der Navigation auf Anmeldungen.
Auf der rechten Seite klicken Sie nun in der Modulnavigation auf "Neue offizielle Anmeldung zur Prüfungsarbeit".
Im folgenden Formular ergänzen Sie noch die Überschrift (bspw. "Bachelorarbeit WS2013") und tragen das gewünschte "Enddatum der offiziellen Anmeldung", sowie ggf. das allgemeine Datum der Abgabe ein. Das Enddatum kann später individuell je Studierende/n abgeändert werden.
Falls die Abgabe durch ein Hochladen der Arbeit in das TraiNex erfolgen soll, machen Sie zusätzlich einen Haken beim Punkt "inkl. Hochladen der Arbeit".
Definieren Sie auch, ob Studierende die Prüfenden (nur jeweils eine/n Prüfende/n) auswählen/sich wünschen darf. Abschließend wählen Sie die Studiengruppe aus, der die Anmeldung angezeigt werden soll und klicken auf "anlegen".

Schritt 2: Studierende wählen Titel und Prüfende aus

Die Studiengruppe kann per E-Mail über die Anmeldung (OD) informiert werden. Alle Studierenden der Zielgruppe der Anmeldung sehen die Anmeldung auf der individuellen Startseite im TraiNex.
Nach einem Klick hierauf werden die Studierenden nochmals darauf hingewiesen, dass es sich um ein offizielles Dokument handelt.
In das Formular können Studierende nun den gewünschten Titel/das gewünschte Thema eintragen, sowie aus einer Liste aller Dozierenden ggf. beide gewünschte Prüfenden oder nur eine/n der Prüfenden auswählen. Sofern Externe als Prüfende agieren sollen, ist auch dies wählbar.
Durch einen Klick auf "Offiziell anmelden" wird die Anmeldung abgegeben. Eine spätere Änderung durch die Studierenden ist dann nicht mehr möglich.

Schritt 3: Bestätigung durch die Dozierenden

Schritt 3: Die Dozierenden legen über das Auswahlmenü fest, ob sie einem Titel zustimmen, unter Vorbehalt zustimmen oder ihn ablehnen.

Als gewählte Prüfende (Erst- oder Zweitprüfende/r) erhalten Sie sofort, nachdem Studierende Sie gewählt haben, eine Mail mit einer Information. Folgen Sie dem Hinweis auf der Startseite des TraiNex, dass Sie als Prüfende/r ausgewählt wurden.
Klicken Sie auf "hier" um zum nächsten Schritt zu gelangen. Hier sehen Sie nun eine Übersicht über die Anmeldung, inklusive Name der Studierenden, zugehörigem Studiengang und eingetragenem Titel.
Über das Auswahlmenü "Status" können Sie auswählen, ob Sie den, von Studierenden eingetragenen, Titeln zustimmen oder unter Vorbehalt zustimmen oder diese ablehnen. Wahlweise können Sie im Feld darunter noch einen Kommentar eintragen. Falls eine Benachrichtigung der Studierenden nicht nötig ist (bspw. dem Titel zugestimmt wurde, aber noch eine Genehmigung durch das Prüfungsamt nötig ist) oder nicht gewünscht wird, entfernen Sie nun noch die Häkchen bei "Mail an xy senden".
Wenn Sie auf "Offiziell eintragen" klicken, wird die Anmeldung, inklusive Ihrer Einträge, an das Prüfungsamt weitergeleitet.

Schritt 4: Prüfung des Titels durch das Prüfungsamt und Zuweisung der Prüfenden

Schritt 4: Überprüfung, bzw. Änderung des Titels, Festlegen von Abgabedatum und Prüfenden

Gehen Sie nach Erreichen der Anmeldefrist zu Admin/Anmeldung (OD) und auf [Teilnehmende]. Mit einem Klick gelangen Sie zu einer Übersicht mit z.B. Namen der Studierenden, Titel und Prüfenden (Erst-/Zweit-Prüfende/r).
Klicken Sie als erstes auf "[Titel annehmen oder ändern]"
Hier können Sie den Titel noch anpassen und einen individuellen Abgabetermin festlegen. Sie können bestimmen, ob die Arbeit als zeugnisrelevant gilt: Titel, Abgabefrist und Name der Anmeldung (OD) der letzten beiden zeugnisrelevanten Arbeiten erscheinen auch im Noten-Excel.

Ist dies erfolgt und mit einem Klick auf "Eintragen" bestätigt, können Sie nun Prüfende (Erst- und/ oder Zweitprüfende/n) noch eintragen/ändern.
Beachten Sie dafür auch den Punkt "Belastungsverteilung von Prüfenden abrufen". Hier wird Ihnen eine tabellarische Übersicht gezeigt, für wie viele Prüfungen Dozierende bereits als Erst- bzw. Zweitprüfende/r eingetragen sind. Nachdem Sie die Prüfenden aus der Liste ausgewählt oder geändert und jeweils mit einem Klick auf "festlegen" zugewiesen haben, klicken Sie oben links auf der Seite auf "Zurück zur Anmeldung".

Schritt 5: Informieren der Studierenden

Schritt 5: Ein Infofenster erinnert die Studierenden an den Abgabetermin

Klicken Sie in der Anmeldeübersicht auf "[E-Einschreiben]". Das TraiNex trägt dabei automatisiert den (geänderten) Titel, sowie Erst- und Zweitprüfende/n ein.
Sie können das Schreiben ggf. noch um eigene Mitteilungen ergänzen und die Mail dann der ausgewählten Person per Klick auf "absenden" als E-Einschreiben zukommen lassen.

Schritt 6: Hochladen der Arbeit durch die Studierenden

Die Studierenden werden per Einblendung auf der Startseite des TraiNex an den Abgabetermin erinnert und ggf. wird der Link zum Hochladen der Arbeit bereitgestellt. Dies geschieht standardmäßig ab 20 Tage vor dem individuellen Abgabedatum. (Das Upload-Start-Datum kann bei Bedarf auch individuell für die Studierenden angepasst werden, max. 360 Tage/min. 1 Tag vor Abgabefrist.)
Nach erfolgreichem Upload der Datei, ist ein Austausch oder das Löschen dieser Datei durch Studierende selbst bis maximal eine Stunde nach dem Upload möglich, sofern die Abgabefrist nicht bereits überschritten wurde. Ansonsten gilt die Arbeit als offiziell abgegeben! Technisch mögliche Dateitypen sind: doc, docx, xls, pdf, txt, zip // Maximale Größe: 30 MB // Anzahl Dateien: 1, Wenn mehrere Dateien oder andere Dateitypen hochgeladen werden sollen, dann müssen die Datei/Dateien gezipped werden. Der Upload sollte möglichst mindestens eine Stunde vor der Frist starten, um ggf. auftretende allgemeine Upload-Probleme noch beheben zu können. Ein Upload nach Ablauf der Frist ist nicht möglich!

Schritt 7: Herunterladen der Arbeit durch die Prüfenden

Haben Studierende Dateien ins TraiNex hochgeladen, werden die Prüfenden darüber informiert.
Im Bereich "Privat" --> "Prüfungen" werden alle Prüfungen, für die Dozierende als Prüfende (Erst- und Zweitprüfende/r) zugewiesen sind, in einer Übersicht angezeigt. Wurde die Prüfungsarbeit von den Studierenden eingereicht,
erscheint, rechts des Titels, ein "[Download]"-Hinweis. Per Klick hier drauf kann die Arbeit heruntergeladen werden. Die Arbeit wird nach einer definierten Zeit (z.B. 24 Monate) gelöscht. Siehe Archivierung

Schritt 8: Termin für mündliche Prüfung finden

Benutzen Sie die Slotplanung, damit Erst- und Zweitprüfende sich Prüfungs-Zeit-Slots selber suchen können.

Schritt 9: Termin für mündliche Prüfung kommunizieren/freigeben

Der Termin kann entweder manuell eingetragen oder automatisch aus der Slotplanung übernommen werden. Sobald der Termin als freigegeben markiert wird, erscheint er in den Plänen der Dozierenden und Studierenden.

Schritt 10: Gutachten erstellen

Erst- und Zweitprüfende können sich zum Prüfling austauschen über die Kommentare zur Arbeit unter Privat/Prüfungen. Ebenfalls möglich ist, dass ein oder mehrere Gutachten-Vordrucke (als HTML) hinterlegt werden für z.B. Bachelor- und Master-Prüfungen und die Prüfenden diese vorausgefüllt herunterladen und ausdrucken können. Vorausgefüllt sind Studiengang des Prüflings/Thema/Name des Prüflings inkl. Matrikelnummer/Prüfende/Prüfzeit und Raum. Bei Interesse an dieser Funktion sprechen Sie bitte TrOn an. Tipp: TraiNex wählt den Vordruck, dessen Vordruckname im Namen der Anmeldung vorkommt, z.B. den Vordruck bachelor.htm bei der Anmeldung "Bachelor 2020".

Textbausteine

Es gibt Textbausteine
-aus Sicht der Nutzenden beim Betreten der Anmeldung. Ersetzt werden kann: 'Sie betreten nun eine offizielle Anmeldung! Bitte tragen Sie nur überlegt etwas ein, da es sich um ein offizielles Dokument handelt.'
-aus Sicht der Nutzenden am Ende der Anmeldung. Ersetzt werden kann: 'Ihre Daten werden nun alsbald bearbeitet. Bitte sehen Sie bis dahin von Rückfragen ab. Danke.'

Sonderfunktion

Admin mit der Sonderfunktion 43 dürfen Titel und Prüfende anlegen und bearbeiten. Admin mit der Sonderfunktion 143 dürfen Teilnehmende anmelden und löschen.

Prozessdarstellung

Der Basisprozess kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.

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  Die Prozesskette zu "Anmeldung OD"
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  Die Prozesskette zu "Anmeldung OD"

Video-Tutorial

Den Mitschnitt einer Demonstration finden Sie hier: https://youtu.be/7K7phOcCITU

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie
und besuchen Sie die Online-Schulungen Anmeldungen, Bestellungen, Bestätigungen.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Letzte funktionale Änderungen

• August 2019: in Anmeldung (OD) können durch Studierende hochgeladene Dateien einzeln durch einen Orga-Admin gelöscht werden
• August 2019: in Anmeldung (OD) kann im Schritt 10 nun den Prüfern ein vorausgefülltes Gutachtenformular zum Ausdruck zur Verfügung gestellt werden
• Januar 2019: in Anmeldung (OD) hochgeladene Dateien können gesammelt als ZIP inklusive einer Infodatei heruntergeladen werden
• August 2018: bei Anmeldung (OD) neues Sonderrecht 143 für: Teilnehmer löschen dürfen
• Juli 2018: Verbindung der Anmeldung (OD) mit dem Einsatzplan, damit ein freigegebener Termin einer mündlichen Prüfung in allen Einsatzplänen der beteiligten Personen erscheint.
• Juli 2018: Verbindung der Slotplanung mit der Anmeldung (OD), damit dezentral geplante Termine für mündliche Prüfungen übertragen werden können
• Januar 2018: Neben dem Feld für Titel, Erst- und Zweitprüfer gibt es nun ein frei definierbares Text-Freifeld.
• Juli 2017: in der Übersicht der Anmeldungen wird angezeigt die Anzahl der "Erstprüfer mit Zustimmung, aber ohne Titelfreigabe"
• Juli 2017: Anmeldung (OD): englische Titel können von der Verwaltung gespeichert werden und sind dann verfügbar z.B. im Excel-Export
• Dezember 2016: Im Excel der Noten sind nun neben dem Titel der letzten Abschlussarbeit aus einer Anmeldung (OD) auch die vorletzte Arbeit enthalten inkl. Name der Anmeldung (OD)

Siehe auch

Archivierung
Slotplanung
Anmeldung
E-Einschreiben
E-Mail