EPPSG

Die Verordnung zur Durchführung des Studierenden-Energiepreispauschalengesetzes (EPPSG-DVO) aus 2023 erfordert, dass ein Zugangscodes sowie ggf. ein PIN den Studierenden bekannt gegeben wird. Dies muss rechtssicher erfolgen derart, dass der Zugang der Daten beim Studierenden gewährleistet ist und diese Daten nicht unberechtigt eingesehen werden können.

Der Ablauf ist grob wie folgt: Über einen bekanntzugebenden Link erreicht der Studierende eine öffentliche Website. Über den individuellen Zugangscode erreicht er sein Antragsformular. Über den individuellen PIN kann der Studierende das Formular ausfüllen und absenden.

• Der Zugangscode gibt den Zugang zum Antragsformular frei. Der Zugangscode ist unbrauchbar, solange kein Identitätsnachweis vorliegt.

• Die Identitätsfeststellung erfolgt über die PIN (oder alternativ die eID oder das ELSTER-Zertifikat). Da die PIN als Ersatz für die eID oder das ELSTER-Zertifikat dienen, die über ein sehr hohes Sicherheitsniveau verfügen, muss auch die PIN mit einem hohen Sicherheitsniveau behandelt werden.

Bekanntgabe-Möglichkeiten

• Die individuelle Bekanntgabe von Zugangscode und/oder PIN im TraiNex (hochschuleigenes Intranet/Portal) sind möglich, da es gem. ministerieller Auskunft (NRW) sicher genug ist, da davon ausgegangen wird, dass die Studierenden nur per individuellem Passwort einen Zugriff auf TraiNex haben. Tipp zur Umsetzung: Um Pin und Zugangscode mitzuteilen, nutzen Sie Sonderrecht95 und die Möglichkeit des Importes von Freifeldern. Nehmen Sie Kontakt zu TrOn auf, damit bei Ihnen das Sonderrecht und die EPPSG-Freifelder angelegt werden.

• Versand via TraiNex-Mail: Möglich ist ein Serien-Versand via TraiNex als "Interne TraiNex-Mail". Bei der internen TraiNex-Mail wird nur der Betreff im Klartext versendet und der eigentlich Mailtext kann nur innerhalb TraiNex abgerufen werden. Unter Kommunikation/Nutzersuche kann eine Massen-Mail mit individueller Textzeile, die PIN und Zugangscode pro Studierenden individuell beinhaltet, vorbereitet werden. Über die Zuordnung der Matrikelnummer kann die individuelle Textzeile auch aus einer Excel-Steuerdatei heraus gezogen werden. Damit können jeweils 250 Zugangsdaten inkl. Anweisungen mit wenigen Klicks sicher intern versendet werden. Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, melden Sie sich für das erforderliche Update bitte bei TrOn.
• Versand über Mailprogramm wie z.B. Outlook an eine Mailadresse des Studierenden: Vom Versand der PIN als Outlook-Mail an private Mailadressen ist abzuraten. Auch vom Versand der PIN an hochschulische Mailadressen ist abzuraten, wenn Studierende dort eine Weiterleitung an private Mailadressen einrichten konnten.

Stand

Letzte Änderung aufgrund Mail vom 26.2.23 des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen

Workshop

Am Donnerstag, den 2.3.23 ab 11 Uhr findet eine 30-minütige Präsentation der Funktionen für hochschulische Verwaltungs-Mitarbeitende hier statt: https://coaching.trainex24.de