Pers. Archiv

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Allgemeines

Über Privat/Pers. Archiv erreichen Sie Ihr persönliches Archiv. Hier legen Sie Ihre Lehrmaterialien, wie z.B. Folien, Aufgaben, Tutorials, etc., ab, um diese später einzeln den Studiengängen zuordnen zu können.

Nutzen

In Archiven werden elektronische Dokumente wie Aufgaben, Tutorials, Folien etc. abgelegt. Angenommen Sie unterrichten wiederholt das Thema "Hardware" und möchten dazu Dokumente veröffentlichen, so müssen Sie durch diese Form des Materialmanagements die Dateien nur einmalig einstellen und dem Thema zuordnen, und können sie anschließend über die Lehrgangzuordnung beliebig oft einem Lehrgang zuordnen.

Beachten Sie zu diesem Thema bitte auch den Referenzbericht "Digitales Dokumentenmanagement ersetzt Kopierzettelwirtschaft": [1]

Aufbau und Funktionen

Einstellen von Material in das Pers. Archiv

Die Übersichtsseite Ihres persönlichen Archivs. Über die Navigation auf der rechten Seite (rot) können Sie neue Materialien in Ihr Archiv einstellen und bestehende Materialien verwalten.

Um neues Material in Ihr persönliches Archiv einzustellen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Geben Sie über das Eingabefenster den Titel für ein neues Thema ein und klicken Sie auf "Erstellen"
    (Sollten Sie dies bereits vorher getan haben und nur neue Dateien ergänzend hinzufügen wollen, können Sie diesen Punkt natürlich überspringen)
  • Klicken Sie auf der rechten Seite des neu erstellten Themas, bzw. des Themas, der Sie eine neue Datei zuordnen möchten, auf "[Dateien]"
  • Geben Sie nun zunächst einen Titel/eine Beschreibung der Datei ein.
    Dieser taucht später in der Übersicht für Sie, bzw. die zugeordneten Studiengänge in der Übersicht auf.
  • Klicken Sie anschließend auf "Browse" und wählen Sie die entsprechende Datei von Ihrem Rechner aus. Klicken Sie dann auf "Öffnen".
  • Mit einem Klick auf "Einstellen" wird die Datei nun hochgeladen und in Ihr persönliches Archiv eingestellt.
    Je nach Größe der Datei und der Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung kann dies einige Momente dauern.
  • Große Dateien mit mehr als ca. 20 MB werden automatisch nach dem Hochladen vom System gepackt/gezippt.
  • Wenn die Dateien recht groß sind, werden diese farblich rot markiert, um Ihnen zu signalisieren, dass die Nutzer ggf. höhere Bandbreiten für einen zeitlich angemessenen Download benötigen.
  • Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, sehen Sie die Datei in der Übersicht unter dem Eingabefenster.
    Über die Steuerung auf der rechten Seite haben Sie zudem jederzeit die Möglichkeit Titel/Beschreibung einer Datei oder auch die Datei selber zu "[ändern]"
    oder diese zu "[löschen]". Außerdem können Sie hier sehen, welche Personen bereits auf die Datei zugegriffen haben.

Zuordnen von Materialien im Pers. Archiv

Über die Studiengangzuordnung können Sie das hochgeladene Dokument für einen einzelnen oder mehrere Studiengänge zugleich zuordnen. Dabei können Sie auch einen Zuordnungskommentar vermerken und bestimmen, dass für eine bestimmte Studiengruppe das Dokument ab einem Datum in der Zukunft liegend zugreifbar gemacht wird.

Wenn Sie nun an dieser Stelle die zuvor hochgeladenen Dateien einem Kurs oder einer Gruppe zuordnen wollen, so wählen Sie unter Aktionen den Button ""zuordnen"" aus. Sie können die Materialien mehr als nur einer Studiengruppe oder einem Kurs zuordnen, indem Sie rechts neben dem gewünschten Kurs das Thema auswählen und dann den Button "zuordnen" anklicken. Jeder Teilnehmer des Studienganges oder Kurses wird anschließend auf dessen TraiNex Startseite darüber informiert, dass neue Dateien im Archiv für ihn hochgeladen wurden.

Sofern Sie die Datei diesem Studiengang nicht mehr zur Verfügung stellen wollen, so können Sie bei dem Studiengang entweder ein neues Thema auswählen oder die Auswahl "nicht zugeordnet" treffen und dies über den Button "ändern" durchführen.

Ergänzend dazu haben Sie Möglichkeit, ein Zuordnungskommentar für jeden Studiengang oder Gruppe, dem diese Materialien zugeordnet werden, zu hinterlassen. Zudem können Sie auch festlegen, dass die Materialien einer bestimmten Gruppe erst ab dem 01.01. zum Beispiel zugeordnet werden sollen, was dazu führt, dass die Studierenden diese Materialien auch erst ab diesem Tag in ihrem Archiv sehen und darauf zugreifen können. Wenn die Zuordnung erfolgreich war, wird Ihnen dies über einen grünen Schriftzug am Seitenkopf mitgeteilt und Sie können das Thema nun weiteren Studiengängen/Gruppen zuordnen.

Auch einzelnen Studierenden kann ein Material zugeordnet werden.

Einstellen von Links und Literaturhinweisen in das Pers. Archiv

Eintrag eines Literaturhinweises. Nach erfolgreicher Eintragung ins Archiv wird Ihnen dies im rechten Teil des Fensters mitgeteilt (rot). Sollte die Bibliothek Ihrer Einrichtung über das Buch verfügen, sehen Sie den Hinweis darauf unter dem Eintrag angezeigt (gelb).

Zusätzlich zum Einstellen eigenen Materials haben Sie die Möglichkeit passende Internet-Links und Literaturhinweise in ihrem persönlichen Archiv einem Thema zuzuordnen.
Gehen Sie dafür bitte wie folgt vor:

Für einen neuen Link:

  • Klicken Sie auf der rechten Seite des Themas, dem Sie den Link zuordnen wollen, auf "[Links]"
  • Geben Sie nun zunächst einen Titel/eine Beschreibung des Links ein.
    Dieser taucht später in der Übersicht für Sie, bzw. die zugeordneten Studiengänge in der Übersicht auf.
  • Fügen Sie in das darunter liegende Eingabefeld den Link ein und klicken Sie auf "Erstellen"
  • Der Link, inklusive Beschreibung, taucht nun unterhalb des Eingabebereiches auf.
    Analog der Dateiverwaltung können Sie über die Steuerung auf der rechten Seite wiederum Titel/Beschreibung oder auch den Link selber "[bearbeiten]" oder auch löschen.

Für einen neuen Literaturhinweis:

  • Klicken Sie auf der rechten Seite des Themas, dem Sie den Literaturhinweis zuordnen wollen, auf "[Literatur]"
  • Falls Sie bereits vorher Literatur eingestellt haben sollten, sehen Sie nun eine Übersicht dieser.
    Klicken Sie bitte auf der rechten Seite in der "Modulnavigation" auf "Lit.-Hinweis anlegen".
  • Geben Sie im Folgenden die Daten zur Literatur ein. Sie sollten zumindest einen Titel und die ISBN-Nummer eintragen,
    damit das TraiNex einen automatischen Abgleich mit dem Bestand der Bibliothek vornehmen kann, bzw. automatisch einen Link zum Kauf des Buches bei Amazon setzen kann.
  • Mit einem Klick auf "Anlegen" wird der Literaturhinweis nun aufgenommen und dem Thema zugeordnet.


Nach der Erstellung eines neuen Themas können Sie dieses nun Ihren verschiedenen Studiengruppen zuordnen.
Bitte beachten Sie, dass sie immer nur Themen, aber nie einzelne Materialien/Links/Literatur einer Gruppe zuordnen können!

Um ein Thema einer Gruppe zuordnen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf der rechten Seite des Themas, dass sie zuordnen möchten, auf "[zuordnen]"
  • Sie kommen auf eine Listenübersicht der Ihnen zugeordneten Studiengruppen
  • Suchen Sie den Studiengang/Die Gruppe, der Sie das Thema zuordnen möchten
  • Wählen Sie nun über das Auswahlmenü das gewünschte Thema (bspw. "BA Controlling")
  • Klicken Sie rechts des Auswahlmenüs auf "Zuordnen"
  • Sollten Sie eine Zuordnung rückgängig machen wollen, wählen Sie entsprechend aus dem Auswahlmenü den Punkt "nicht zugeordnet"
    und klicken Sie wiederum rechts davon auf "Zuordnen"


Hinweis: Je nach Konfiguration des TraiNex können Sie unter Studiengang/Archiv auch lesend Einblick nehmen in die Materialien, die andere Dozenten der Studiengruppe zur Verfügung gestellt haben. Entweder sehen Sie nur den Namen des Materials oder können das Material auch lesend einsehen.

Zusatzoption für Dozenten, die die Sichtbarkeit für andere Dozenten einschränken wollen

Lehrmaterial aus Sicht des Studierenden

Über Studiengang/Archiv (Lehr._Archiv) können Sie prüfen, ob die Studiengruppe das Material so sehen kann, wie Sie es sich vorgestellt haben.
Der Studierende bekommt das Material auf 2 Weisen präsentiert. Er bekommt einen klickbaren Hinweis auf seiner Startseite und gelangt darüber direkt zur Stelle in seinem Gesamt-Archiv, wo sich das neue Material befindet. Alternativ nutzen Studierende gerne die Funktion Lernen/Übersicht, auf der die Module inkl. Terminen/Dozenten/Material/Noten zusammengefasst sind.

Speicherplatz

Eine Begrenzung der Größe einer einzelnen Datei gibt es nicht. Sie können also 1-KB oder 20-MB-Dateien hochladen. Der verfügbare Gesamt-Speicherplatz im pers. Archiv ist begrenzt und abhängig vom Recht. Je höher das Recht, desto mehr Speicherplatz. Ein Administrator hat ca. 1000 MB Speicherplatz. Der restliche verfügbare Speicherplatz wird angezeigt, sobald ca. 50% des verfügbaren Speicherplatzes verbraucht sind. Durch Zuweisung des Sonderrechtes 14 kann der Speicherplatz für den Nutzer deutlich erhöht werden.

Mehrere Studiengänge gleichzeitig verwalten

Um aus Verwaltungssicht bestimmte Verwaltungsmaterialien gleichzeitig sehr vielen Studiengruppen zur Verfügung zu stellen, sollte das Allgemeines Materialarchiv genutzt werden.

Video-Tutorial

Ein ergänzendes Youtube-Video ist unter folgendem Link verfügbar: https://youtu.be/7m0XQBknHLU.

Wie Sie als Dozent Literaturhinweise eintragen können, wird Ihnen zusätzlich hier auf Youtube erklärt unter dem Link: https://youtu.be/IF7lXblsxMg.

Referenzberichte

Einen passenden Referenzbericht finden Sie unter http://www.trainings-online.de/downloads/Referenzbericht_Lehrmaterialverwaltung.pdf oder alternativ unter http://www.trainings-online.de/downloads/LCMS/.

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung Basis.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Prozessdarstellung

Die Prozesskette zu "Per. Archiv"

Der Basisprozess kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.

















Sonderfunktion

Das Sonderrecht 14 ermöglicht den Mitarbeitern mehr Speicherplatz nutzen zu dürfen.

Letzte funktionale Änderungen

  • Juni 2021: bei Datei-Uploads im Archiv bzw. Pers. Archiv werden im Sinne besserer Usability bereits vor dem Upload die verwendeten Dateizeichen und -formate geprüft und ggf. beanstandet.
  • April 2021: E-Learning: HTML-Lerndatei aus z.B. H5P/Lumi kann veröffentlich werden im Pers. Archiv sowie Dozentenarchiv
  • März 2021: Video- oder Sounddateien (mp4) werden nun zusätzlich zum Download auch als Stream angeboten im Pers. Archiv sowie Dozentenarchiv
  • März 2021: im Pers. Archiv kann auch einzelnen Studierenden nun -terminiert auf die Zukunft- das Lern-Material zugewiesen werden
  • Februar 2021: im Pers. Archiv eingestellte Videodateien (mp4, max. 95 MB) stehen den zugeordneten Nutzern automatisch neben dem Download auch als Stream zur Verfügung. Über den Namenszusatz "onlyStream" wird der Download optional deaktiviert.
  • September: bei der Sonderfunktion wurde das Recht "hoher Speicherplatzbedarf" ergänzt um eine individuelle (kostenpflichtige) Erhöhung des Speicherplatzbedarfs für das pers. Archiv.

Siehe auch

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