Daten

Allgemeines

Über Privat/Daten können Sie Ihr Profil, das Datenblatt, ändern und pflegen.

Bei dem obigen Teil der persönlichen Daten handelt es sich um Kontaktdaten.

Nutzen

Sie sollten dort mindestens Ihre aktuelle E-Mail-Adresse einpflegen (mehrere Mail-Adressen separieren Sie durch ein Komma). Auch die Eingabe Ihres Geburtsdatums, einer Telefonnummer für den Tag und einer, unter welcher Sie abends erreichbar sind oder einer Mobilfunknummer ist möglich. Durch die Eingabe einer Mobilfunknummer können Sie SMS erhalten, welche zum Beispiel Studierende über eine etwaige Änderung im Stundenplan kurzfristig informieren. Die Eingabe Ihrer Arbeits- und/oder Privat-Adresse ermöglicht es, dass Ihnen auch Briefe postalisch korrekt zugestellt werden können. Sie können bestimmen, ob bestimmte Daten für Studierende und ggf. Lehrkräfte nicht sichtbar sein sollen. Unabhängig davon, welche Nutzergruppe Sie ausgewählt haben, sind alle von Ihnen angegeben Daten für den Orga-Admin, mit dem Vermerk "nicht öffentlich", einsehbar. Zusätzlich ist es wünschenswert, dass Sie Ihren Geburtstag und auch ein Bild einstellen. Lehrkräfte haben ein Feld "Mailsignatur", dessen Text standardmäßig unter jeder TraiNex-Mail steht. Die Sprache der Navigation kann hier von deutsch auf andere Sprachen (z.B. englisch) umgestellt werden. Kundenspezifisch kann das Datenblatt durch Freifelder ergänzt werden.

Aufbau

Kontaktdaten

Der Bereich persönliche Daten unterteilt sich in den Teil mit Angaben zu Ihren Kontaktdaten und den Teil mit freiwilligen Angaben. Oberhalb Ihrer Kontaktdaten finden Sie Ihren Namen sowie bei Studierenden die Matrikelnummer und bei Mitarbeitenden der Hochschule die Mitarbeitendennummer. Sofern Sie zum Beispiel als Lehrkraft mehreren Standorten zugeteilt sind, würde an dieser Stelle noch die Verlinkung zu dem jeweiligen Standort und den dort hinterlegten Daten vorzufinden sein. Unterhalb dieser Angaben finden Sie einen Textbaustein, welcher im Kapitel Textbaustein dieser Seite näher erläutert wird. Zudem sehen Sie, wer zuletzt etwas an Ihren Daten geändert hat und wann. Im Teil Kontaktdaten und Adresse befinden sich farbig hinterlegte Felder. Die farbige Kennzeichnung macht deutlich, dass es sich bei diesen Informationen um solche handelt, die Sie für bestimmte Nutzergruppen wie zum Beispiel Studierende oder Lehrkräfte als nicht sichtbar gekennzeichnet haben.

Die Sichtbarkeit von bestimmten Feldern kann an dieser Stelle definiert werden.

Weitere Angaben

Zu den Inhalten im Teil der weiteren Angaben zählen

• eine Mailsignatur, die bei dem Versand einer Mail dieser Lehrkraft oder dieses Mitarbeitenden versendet wird,
• Angaben zu Hobbys oder sonstigen Interessen
• die Sprache der Navigation (deutsch oder englisch)

Weitere Felder, wie Raumnummer oder Veröffentlichungen, sind definierbar via Freifelder.

Sonstiges

Sofern eine Änderung der Daten vorgenommen wurde, wird unterhalb der freiwilligen Angaben bei dem Feld "Ich bin umgezogen!/Adressänderung" ein Haken gesetzt und eine festgelegte Person erhält eine E-Mail. Der dafür vorgesehene Nutzer oder die Person benötigt dafür das Sonderrecht Nummer 3, welches die Information über Adressänderungen regelt. Diese E-Mail ist so aufgebaut, dass alle Ihre Angaben zu den Kontaktdaten dort zu finden sind mit einem jeweiligen Vermerk, ob sich diese geändert haben oder nicht. Des Weiteren ist in dieser E-Mail hinterlegt, wer in wessen Datenblatt Änderungen vorgenommen hat.

Wenn das Sonderrecht 3 nur an eine einzige Person vergeben ist, dann wird die Person, an die diese Mail gehen wird, nicht angezeigt und die ändernde Person hat auch nur die Möglichkeit, den automatisch gesetzten Haken "Ich bin umgezogen!/Adressänderung" zu entfernen. Wenn das Sonderrecht 3 hingegen an mehrere Personen vergeben wurde, dann muss die ändernde Person aktiv auswählen, ob und an wenn die Änderungsmail gehen soll. Wir empfehlen, nur einer Person das Sonderrecht 3 zu geben. Im Ausnahmefall könnte man für diese eine Person eine funktionale statt eine natürliche Person hinterlegen, also statt MaxMüller das Sonderrecht zu geben einen Nutzer AntonAdressänderung anzulegen. Wie bei jedem Nutzer kann man diesem dann mehrere Mailadressen hinterlegen, damit die Mail sofort an mehrere Personen geht.

Bei der Änderung persönlicher Daten wird an eine festgelegte Person eine automatisch generierte E-Mail versendet.

Befindet sich der Orga-Admin auf der Seite eines Nutzers, findet er einen Vermerk dazu, wann und welchen AGB der Nutzer zugestimmt hat.

Personen-Popup

Einige der Daten werden genutzt für das Personen-Popup, welches Daten des Nutzers in komprimierter Form anzeigt.

Textbausteine

Unter dem Namen, der Personal- oder Matrikelnummer sowie der Angabe zu den Standorten ist im obigen Beispiel der Satz "Angabe von E-Mail und Privatadresse ist Pflicht. Sonstige Angaben sind freiwillig." zu lesen. Dieser Standardtext ist ein Textbaustein, welcher kundenspezifisch angepasst werden kann.

Ein ergänzendes Tutorial (Flash-Video) ist hier abrufbar: https://www.youtube.com/watch?v=hrRkno5xThY

Export gem. DSGVO

Der Nutzer hat gem. Datenschutzgrundverordnung angefordert zu erfahren, was über ihn gespeichert ist? Den Export gem. DSGVO kann ein OrgaAdmin durchführen. Erzeugt werden 3 Tabellen, die exakt darstellen, was gerade zu dem Nutzer gespeichert ist im Datenblatt, im Stammdatenblatt, im Bereich Noten inkl. INTERNER Notizen.

Sonderfunktion

Admin mit Sonderrecht 3 wird über Änderungen in den Datenblättern der Studierenden, Lehrkräfte etc. informiert (max. 2 Personen / außerdem notwendig sind hierbei die Sonderrechte 9 und 38).

Letzte funktionale Änderungen

• November 2022: Krankenkasse: Wenn keine vollständige Adresse vom Datenblatt vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.
• Juli 2020: Optional kann durch TrOn eingestellt werden, dass eine einmal eingegebene Mailadresse nicht mehr geändert werden kann durch den Studierenden, sondern nur noch durch die Hochschul-Verwaltung.
• November 2019: Auf Datenblatt und Stammdatenblatt werden Postleitzahl und Ort (innerhalb Deutschlands) darauf geprüft, ob diese korrekt sind als Kombination.
• November 2016: Prüfung auf Stammdatenblatt, ob Adresse konfliktär ist zur Adresse vom Datenblatt

Story und Quiz

In der kleinen Stadt Digitopolis war Anna neu an der Universität. Am ersten Tag erhielt sie eine E-Mail von der Universitätsverwaltung mit der Aufforderung, ihre persönlichen Daten in das neue Online-Portal namens TraiNex einzugeben. Es war das offizielle Portal und vertrauensvoll. Deshalb öffnete Anna das TraiNex sofort und navigierte zu Privat und Daten. Sie sah zuerst ein Feld für die E-Mail-Adresse. "Ah!", dachte sie, "Ich kann hier alle meine E-Mail-Adressen eintragen, indem ich sie einfach mit einem Komma trenne." Sie tippte ihre Haupt- und Backup-E-Mail-Adresse ein. Als Nächstes sah sie Felder für ihr Geburtsdatum und Telefonnummern. "Das ist praktisch", murmelte sie und gab ihre Handynummer ein, in der Hoffnung, SMS-Benachrichtigungen über plötzliche Änderungen im Stundenplan zu erhalten. Sie scrollte weiter und fand Felder für ihre Wohn- und Arbeitsadresse. "Das wird nützlich sein, falls sie mir Briefe schicken müssen", dachte sie und füllte sie aus. Während sie ihre Daten eingab, bemerkte sie eine Option, bestimmte Informationen vor anderen Studierenden und Lehrkräften zu verbergen. "Aber ich wette, der Orga-Admin kann trotzdem alles sehen", schmunzelte sie. Anna war fast fertig, als sie eine kleine Notiz sah, die sie ermutigte, ihr Geburtsdatum und ein Foto hinzuzufügen. "Warum nicht?", dachte sie und fügte ein fröhliches Bild von sich hinzu. Bevor sie das Portal verließ, bemerkte sie eine letzte Option: die Sprache zu ändern. "Vielleicht werde ich es eines Tages auf Englisch umstellen, nur zum Spaß", überlegte sie. Zufrieden mit ihren Eingaben schloss Anna das Portal und machte sich bereit für ihren ersten Tag an der Universität Digitopolis.

1. Was sollten Sie tun, wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben?
a) Sie sollten alle Adressen in ein Feld schreiben.
b) Sie sollten jede Adresse in ein separates Feld schreiben.
c) Sie sollten die Adressen mit einem Komma trennen.
d) Sie sollten nur eine Adresse angeben.
Antwort: c) Sie sollten die Adressen mit einem Komma trennen.

2. Wofür können Sie Ihre Handynummer angeben?
a) Um Anrufe vom Orga-Admin zu erhalten.
b) Um SMS über Änderungen im Stundenplan zu bekommen.
c) Um Werbung zu erhalten.
d) Um Fotos zu senden.
Antwort: b) Um SMS über Änderungen im Stundenplan zu bekommen.

Schlagworte

Persönlich, Kontakt, Kontaktdaten, Navigationssprache, Mailsignatur, Elektronische Adresse, Festnetznummer, Rufnummer, Textnachricht, Handy-Nachricht, Büroadresse, Geschäftsadresse, Firmenanschrift, Wohnadresse, Heimanschrift, E-Mail-Fußzeile, Signaturzeile, Mail-Unterschrift, Menüsprache, Interface-Sprache, Benutzeroberflächensprache

Siehe auch

• Nutzerverwaltung
• Stammdatenblatt
• Status
• Pers. Archiv
• Bewertung
• Pers. Einsatzplan
• Passwort
  
  

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