Abwesenheitsnotiz

Abwesenheitsnotizen diesen dazu, dass beim Versand einer TraiNex-Mail an einen oder mehreer Dozenten direkt während dem Versand angezeigt wird, ob bei dem oder den Dozenten eine Abwesenheit vorliegt. Die Abwesenheitsnotizen gelten standortübergreifend.

Es gibt 3 Arten von Abwesenheitsnotizen:

• manuelle private Abwesenheitsnotiz: unter Privat/Status kann ein Dozent selber eine Abwesenheitsnotiz anlegen. Er kann ein Von-Datum, ein Bis-Datum und einen kurzen Abwesenheitstext anlegen. Er kann selber entscheiden, ob die Abwesenheitsmeldung nur Admin oder auch Kollegen oder auch Studierenden angezeigt wird. Die Möglichkeit solch eine Abwesenheitsnotiz anzulegen ist standardmässig nur für Dozenten mit einem Urlaubsvorgesetzten vorgesehen. Auf Wunsch kann TraiNex auch so konfiguriert werden, dass die Möglichkeit ab einem bestimmten Recht (gering/mittel/hoch) zur Verfügung steht. Dies sollte eher die Ausnahme sein, da die Gefahr, dass statt der Abwesenheitsnotiz irgendeine Meldung wie "Besuchen Sie meinen Blog..." hinterlegt wird, umso größer ist, je mehr Dozenten (ohne Urlaubsanspruch) diese Abwesenheitsnotiz hinterlegen können.

• automatische Urlaubstag-Abwesenheitsnotiz: wenn das Urlaubs-Modul genutzt wird und dem Dozenten eine Mail an einem Urlaubstag gesendet wird, dann wird immer jedem Sender angezeigt "Dozent ist heute im Urlaub." Es wird keine Aussage darüber getroffen, wie lange ein Dozent im Urlaub ist oder seit wann er im Urlaub ist (aus Datenschutzgründen).

• manuelle Personen-Abwesenheitsnotiz: auf dem Datenblatt kann durch einen Admin für diesen Mitarbeiter unter Abwesenheitszeiten die Checkbox "Abw.-Notiz" aktiviert werden, wenn die Abwesenheitszeit eingetragen wird. Falls diese Checkbox aktiviert ist, wird jedem Sender angezeigt, bis wann eine Abwesenheit vorliegt. Dies ist sinnvoll z.B. bei längeren Abwesenheiten, wie beim Mutterschaftsurlaub.

Die 3 Arten von Abw.Notizen sind unabhängig voneinander. Die Abwesenheitsnotiz wird z.B. immer angezeigt, wenn der Nutzer will, dass diese angezeigt wird, auch unabhängig vom Urlaub. Das "ist im Urlaub" wird z.B. immer angezeigt, wenn der Nutzer im Urlaub ist, auch unabhängig von einer eigenen Abwesenheitsnotiz.

Dem Sender einer TraiNex-Mail werden alle Abwesenheitsnotizen aller Empfänger-Dozenten sofort nach dem Versand in einer Meldung angezeigt und auch in einer Mail gesendet.