Abwesenheitsnotiz

Abwesenheitsnotizen dienen dazu, dass beim Versand einer TraiNex-Mail an eine oder mehrere Lehrkräfte direkt während des Versands angezeigt wird, ob bei der oder den Lehrkräften eine Abwesenheit vorliegt. Die Abwesenheitsnotizen gelten standortübergreifend.

Es gibt 3 Arten von Abwesenheitsnotizen:

• Manuelle private Abwesenheitsnotiz: Unter Privat/Status können Dozierende selber eine Abwesenheitsnotiz anlegen. Angelegt werden kann ein Von-Datum, ein Bis-Datum und ein kurzer Abwesenheitstext. Man kann auswählen, ob die Abwesenheitsmeldung nur Admin oder auch dem Kollegium oder auch Studierenden angezeigt wird. Die Möglichkeit, solch eine Abwesenheitsnotiz anzulegen, ist standardmäßig nur für Dozierende mit Urlaubsvorgesetzten vorgesehen. Auf Wunsch kann TraiNex auch so konfiguriert werden, dass die Möglichkeit ab einem bestimmten Recht (gering/mittel/hoch) zur Verfügung steht. Dies sollte eher die Ausnahme sein, da die Gefahr, dass statt der Abwesenheitsnotiz irgendeine Meldung wie "Besuchen Sie meinen Blog..." hinterlegt wird, umso größer ist, je mehr Dozierende (ohne Urlaubsanspruch) diese Abwesenheitsnotiz hinterlegen können.

• Automatische Urlaubstag-Abwesenheitsnotiz: Wenn das Urlaubsmodul genutzt wird und Dozierenden eine Mail an einem Urlaubstag gesendet wird, dann wird immer allen Sendenden angezeigt "Doz. ist heute im Urlaub." Es wird keine Aussage darüber getroffen, wie lange Dozierende im Urlaub sind oder seit wann sie im Urlaub sind (aus Datenschutzgründen).

• Manuelle Personen-Abwesenheitsnotiz: Auf dem Datenblatt kann für Mitarbeitende durch Admin unter Abwesenheitszeiten die Checkbox "Abw.-Notiz" aktiviert werden, wenn die Abwesenheitszeit eingetragen wird. Falls diese Checkbox aktiviert ist, wird allen Sendenden angezeigt, bis wann eine Abwesenheit vorliegt. Dies ist sinnvoll z.B. bei längeren Abwesenheiten, wie beim Mutterschaftsurlaub.

Die 3 Arten von Abwesenheitsnotizen sind unabhängig voneinander. Die Abwesenheitsnotiz wird z.B. immer angezeigt, wenn Nutzende möchten, dass diese angezeigt wird, auch unabhängig vom Urlaub. Das "Ist im Urlaub" wird z.B. immer angezeigt, wenn Nutzende im Urlaub sind, auch unabhängig von einer eigenen Abwesenheitsnotiz.

Den Sendenden einer TraiNex-Mail werden alle Abwesenheitsnotizen aller Nachricht empfangenden Dozierenden sofort nach dem Versand in einer Meldung angezeigt und auch in einer Mail gesendet.

Schlagworte

Abwesenheit, Notiz, Automatisch

siehe auch

Urlaub
Atteste

Letzte funktionale Änderungen

• August 2016: Neue Funktion der Abwesenheitsnotiz bei TraiNex-Mails.