Krankenkasse

Allgemeines, Pflicht und Nutzen

Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste

Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)

Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)

Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)

Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des Studenten-Meldeverfahrens stattfinden. (https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp)
. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren zu unterstützen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.

Melde-Daten

AN die Hochschule wird gemeldet:

• M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)
• M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel
• M12: Verzug Zahlung der Beiträge
• M13: Begleichung rückständiger Beiträge

Fraglich ist derzeit, ob ausser M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.

VON der Hochschule muss an die GKV bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum und weitere Stammdaten-Details:

• M20: Beginn des Studiums mit Semesterstart und Tag der Einschreibung
• M30: Ende des Studiums mit Semesterende und Tag der Exmatrikulation/Beendigung

Zeitlicher Ablauf

Wenn Sie als Hochschule meldepflichtig sind, beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Dieser zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra in grauer Farbe gekennzeichnet.

• bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die Online-Bewerbung in TraiNex
• bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem Bestätigungs/Anmelde-Modul in TraiNex
• am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der Trainex-Akademie
• bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in Signaturen ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex
• bis 1.10.21: Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )
• Absendernummer nach Erhalt im Adress-/Log-Bereich des TraiNex eintragen
• bis 1.11.21: Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Software NICHT bei der ITSG oder bei TrOn sondern nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag
• Zu jegliche Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.
• Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im Adress-/Log-Bereich des TraiNex eintragen
• bis 14.12.21: diesen Wiki-Artikel auf Neuerung zum XML-Export prüfen/ggf. an Online-Schulung teilnehmen
• am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der Trainex-Akademie, Einladung erfolgt separat.
• bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-Nutzersuche erstellen, speichern und Testmeldung via Dakota durchführen
• ab 1.1.22: in TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und via Dakota übertragen

Erfassung der Daten

TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten. In der Online-Bewerbung und dem Stammdatenblatt kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als Signaturensammlung vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. Mit dem Sonderfunktion "Krankenkasse" können in der Nutzersuche alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden. Semesterstart oder -Ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden. Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.

Befragung zur Krankenkasse

Über den Bereich Admin -> Anmeldung gibt es die Möglichkeit eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.

Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein Stammdatenblatt vorhanden ist

• "und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional
• "[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".

Prozessdarstellung

Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.

Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten

Weitere Infos zum Verfahren

https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp

Alternativen zur XML-Meldung

Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit (DSGVO) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstellen nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.

siehe auch

Anmeldung
Stammdatenblatt
Online-Bewerbung
Erhebungsbögen

Letzte funktionale Änderungen

• April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld.
• März 2021: Formular-Vorlagen können auch Krankenkassen-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.
• März 2021: Neues Sonderrecht 440 zum Sammelabruf der Krankenkassendaten in der Nutzersuche
• März 2021: Krankenkassen sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als Signatur erfasst und einem Stammdatenblatt zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer