Urlaub

Allgemeines

Das Modul Urlaub ermöglicht die Planung und Bewilligung und sichere Dokumentation von Urlaub.

Nutzen

Verwaltung und Mitarbeitende greifen auf eine gemeinsame Maske zum Buchen und Verwalten des Urlaubsanspruchs zu, das TraiNex bereitet die beantragten Urlaubszeiten übersichtlich auf.

Aufbau und Funktionen

Vor der Nutzung dieser Funktion sollte ein Orga-Admin sich und allen Urlaubsvorgesetzten das Sonderrecht 36 zuordnen. Das Recht 36 "Urlaubsvorgesetzter zu sein" kann jeder Administrator erhalten. Danach kann ein Urlaubsvorgesetzter für jeden beliebigen Mitarbeitenden einzeln unter Admin/Nutzerverwaltung/Mitarbeiter auf dem Datenblatt eintragen, wer erstens der zuständige Urlaubsvorgesetzte ist und zweitens die Anzahl der möglichen Urlaubstage für jedes Jahr.

Definition des Urlaubsvorgesetzten und Eintrag Urlaubsanspruch

Die Buchung eines neuen Urlaubs ist über Privat/Einsatzplan möglich. Der Mitarbeitende sucht dort zuerst die Woche, in der er Urlaub beantragen möchte. Er klickt auf den zu beantragenden Urlaubstag. Es öffnet sich das Formular "Privater Termineintrag". Hier ist die Checkbox "URLAUB" zu aktivieren.

Privater Termineintrag mit Urlaubsoption

Wenn Wiederholungen eingetragen werden, dann werden Samstage und Sonntage nicht geblockt. Samstage oder Sonntage können als Urlaub nur beantragt werden, wenn der Mitarbeitende den Samstag oder Sonntag einzeln beantragt. Dies gilt auch für im TraiNex definierte Feiertage.

Urlaubstage bestimmen. Der Urlaubsantragstellende (Frau König) möchte vom 6.11. bis 10.11. und am 17.11. Urlaub beantragen.

Vor Überschneidungen mit Veranstaltungen oder sonstigen Terminen wird der Mitarbeitende während der Urlaubsplanung automatisch und deutlich gewarnt. Solange der Urlaub noch nicht bewilligt ist und in der Zukunft liegt, kann der Urlaubsantragsteller den Urlaub selber wieder löschen.

Vor Überschneidung mit Lehr-Terminen wird gewarnt.

Sobald der Urlaub in der Vergangenheit liegt oder bewilligt ist, kann der Antragsteller den Urlaub nur noch über den Urlaubsvorgesetzten löschen.

Der Urlaubsvorgesetzte bekommt auf der Startseite des TraiNex einen Hinweis auf den offenen Urlaubsantrag.

Hinweis auf offene Urlaubsanträge auf der Startseite für den Urlaubsvorgesetzten

Wenn der Urlaubsvorgesetzte dem Hinweis folgt, dann kommt er auf eine Übersichtseite unter Admin/Urlaub, auf der alle offenen und bewilligten Urlaube seiner Urlaubsantragsteller stehen. Der Urlaubsvorgesetzte kann Anträge einzeln oder komplett bewilligen oder ablehnen.

Urlaubsvorgesetzter: Urlaubsantrag annehmen/ablehnen

Der Urlaubsantragsteller wird automatisch über die Entscheidung via Mail informiert.

Information an Urlaubsantragsteller via E-Mail

Genehmigter Urlaub im Kalender des Urlaubantragstellers

Zusätzliche Optionen für Urlaubsvorgesetzte wie z.B. Urlaubsgenehmigungen aller Urlaubsantragsteller im Überblick zu sehen

Verschiedene Übersichten wie z.B. eine Jahresübersicht sind abrufbar.

Sonderfunktion

Die Zuweisung der Rechte für Urlaubsvorgesetzte wird unter Admin/Nutzerverwaltung/Mitarbeiter/Sonderfunktion in der Zeile "36-Urlaubs-Beauftragte" festgelegt.

Konfigurationsparameter

• Dieses Modul wird einmalig bei Bedarf freigeschaltet durch TrOn unter Nennung des Standard-Jahresurlaubsanspruchs in Tagen (z.B. 26).
• Auf Wunsch kann das TraiNex so konfiguriert werden, dass auch Studiengangsteilnehmer und sonstige Lehrkräfte Einblick in die künftige Jahresübersicht (Urlaub ab heute in der Zukunft) bekommen.

Profi-Tipps

Grafische Darstellung des Urlaubsverlaufs aller Mitarbeiter im Jahresverlauf

• Eine Löschung von bereits bewilligtem Urlaub ist nur möglich innert 300 Tagen unter Admin/Urlaub und die dortige Abfrage "Urlaubsliste von xy für das Jahr zz anzeigen". Jeder Löschung wird protokolliert.
• Es können nur ganze Tage beantragt werden. Weihnachten und der 31.12. gelten aber automatisch als 1/2 Tag.
• Resturlaub oder Sonderurlaub ist in der Nutzerverwaltung in der Urlaubsakte des Mitarbeiters zu vermerken.
• Nicht im TraiNex registrierte Feiertage werden bei der Eintragung als Urlaubstag "fälschlicherweise" beantragt. Der Antragsteller kann nach der Antragstellung den beantragten Feiertag aber selber sofort löschen.
• Eine Überschreitung eines Jahresurlaubsanspruchs ist technisch möglich und wird vom TraiNex dem Urlaubsvorgesetzten aber signalisiert.
• Orga-Admin sowie Urlaubsbeauftragte können eine kalendarische Jahresübersicht der genehmigten Urlaube aller Mitarbeiter aufrufen
• Am Tag des Urlaubs wird auf dem Datenblatt-Popup des Mitarbeiters angezeigt "Heute im Urlaub"
• Teilnehmer, die Einzelmails an Dozenten, die im Urlaub sind, versenden, bekommen automatisch eine Nachricht "Der Mailempfänger ist heute im Urlaub"
• Bei Serienmails an mehrere Dozenten wird die Urlaubs-Abwesenheitsnotiz angezeigt.
• Grundsätzlich wird der "Urlaubsanspruch in Tagen" als sensible Zahl behandelt und es ist den Vorgesetzten vorbehalten, den Urlaubsanspruch einzusehen.
• Urlaubsverläufe werden auch grafisch pro Person oder komplett pro Standort angezeigt

Letzte funktionale Änderungen

• Januar 2021: pro Jahr kann pro Person für Urlaubsansprüche auch ein externer Hinweis für den Antragsteller sowie eine interne Notiz für den Urlaubsvorgesetzten hinterlegt werden