Daten
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Über Privat/Daten können Sie Ihr Profil, das Datenblatt, ändern und pflegen.
Nutzen
Sie sollten dort mindestens Ihre aktuelle E-Mail-Adresse einpflegen (mehrere Mail-Adressen separieren Sie durch ein Komma). Auch die Eingabe Ihres Geburtsdatums, einer Telefonnummer für den Tag und einer, unter welcher Sie abends erreichbar sind oder einer Mobilfunknummer ist möglich. Durch die Eingabe einer Mobilfunknummer können Sie SMS erhalten, welche zum Beispiel Studierende über eine etwaige Änderung im Stundenplan kurzfristig informieren. Die Eingabe Ihrer Arbeits- und/oder Privat-Adresse ermöglicht es, dass Ihnen auch Briefe postalisch korrekt zugestellt werden können. Sie können bestimmen, ob bestimmte Daten für Studierende und ggf. Lehrkräfte nicht sichtbar sein sollen. Unabhängig davon, welche Nutzergruppe Sie ausgewählt haben, sind alle von Ihnen angegeben Daten für den Orga-Admin, mit dem Vermerk "nicht öffentlich", einsehbar. Zusätzlich ist es wünschenswert, dass Sie Ihren Geburtstag und auch ein Bild einstellen. Lehrkräfte haben ein Feld "Mailsignatur", dessen Text standardmäßig unter jeder TraiNex-Mail steht. Die Sprache der Navigation kann hier von deutsch auf andere Sprachen (z.B. englisch) umgestellt werden. Kundenspezifisch kann das Datenblatt durch Freifelder ergänzt werden.
Aufbau
Kontaktdaten
Der Bereich persönliche Daten unterteilt sich in den Teil mit Angaben zu Ihren Kontaktdaten und den Teil mit freiwilligen Angaben. Oberhalb Ihrer Kontaktdaten finden Sie Ihren Namen sowie bei Studierenden die Matrikelnummer und bei Mitarbeitenden der Hochschule die Mitarbeitendennummer. Sofern Sie zum Beispiel als Lehrkraft mehreren Standorten zugeteilt sind, würde an dieser Stelle noch die Verlinkung zu dem jeweiligen Standort und den dort hinterlegten Daten vorzufinden sein. Unterhalb dieser Angaben finden Sie einen Textbaustein, welcher im Kapitel Textbaustein dieser Seite näher erläutert wird. Zudem sehen Sie, wer zuletzt etwas an Ihren Daten geändert hat und wann. Im Teil Kontaktdaten und Adresse befinden sich farbig hinterlegte Felder. Die farbige Kennzeichnung macht deutlich, dass es sich bei diesen Informationen um solche handelt, die Sie für bestimmte Nutzergruppen wie zum Beispiel Studierende oder Lehrkräfte als nicht sichtbar gekennzeichnet haben.
Weitere Angaben
Zu den Inhalten im Teil der weiteren Angaben zählen
- eine Mailsignatur, die bei dem Versand einer Mail dieser Lehrkraft oder dieses Mitarbeitenden versendet wird,
- Angaben zu Hobbys oder sonstigen Interessen
- die Sprache der Navigation (deutsch oder englisch)
Weitere Felder, wie Raumnummer oder Veröffentlichungen, sind definierbar via Freifelder.
Sonstiges
Sofern eine Änderung der Daten vorgenommen wurde, wird unterhalb der freiwilligen Angaben bei dem Feld "Ich bin umgezogen!" ein Haken gesetzt und eine festgelegte Person erhält eine E-Mail. Der dafür vorgesehene Nutzer oder die Person benötigt dafür das Sonderrecht Nummer 3, welches die Information über Adressänderungen regelt. Diese E-Mail ist so aufgebaut, dass alle Ihre Angaben zu den Kontaktdaten dort zu finden sind mit einem jeweiligen Vermerk, ob sich diese geändert haben oder nicht. Des Weiteren ist in dieser E-Mail hinterlegt, wer in wessen Datenblatt Änderungen vorgenommen hat. Dies ist eine relevante Angabe, da zum Beispiel eine Lehrkraft für einen Studierenden etwas in den persönlichen Daten ändern kann wie auch ein Administrator für einen Mitarbeitenden oder eine Lehrkraft.
Befindet sich der Orga-Admin auf der Seite eines Nutzers, findet er einen Vermerk dazu, wann und welchen AGB der Nutzer zugestimmt hat.
Personen-Popup
Einige der Daten werden genutzt für das Personen-Popup, welches Daten des Nutzers in komprimierter Form anzeigt.
Textbausteine
Unter dem Namen, der Personal- oder Matrikelnummer sowie der Angabe zu den Standorten ist im obigen Beispiel der Satz "Angabe von E-Mail und Privatadresse ist Pflicht. Sonstige Angaben sind freiwillig." zu lesen. Dieser Standardtext ist ein Textbaustein, welcher kundenspezifisch angepasst werden kann.
Ein ergänzendes Tutorial (Flash-Video) ist hier abrufbar:
https://www.trainex24.de/flash/doz_start.html
Export gem. DSGVO
Der Nutzer hat gem. Datenschutzgrundverordnung angefordert zu erfahren, was über ihn gespeichert ist? Den Export gem. DSGVO kann ein OrgaAdmin durchführen. Erzeugt werden 3 Tabellen, die exakt darstellen, was gerade zu dem Nutzer gespeichert ist im Datenblatt, im Stammdatenblatt, im Bereich Noten inkl. INTERNER Notizen.
Sonderfunktion
Admin mit Sonderrecht 3 wird über Änderungen in den Datenblättern der Studierenden, Lehrkräfte etc. informiert (max. 2 Personen / außerdem notwendig sind hierbei die Sonderrechte 9 und 38).
Letzte funktionale Änderungen
- November 2022: Krankenkasse: Wenn keine vollständige Adresse vom Datenblatt vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.
- Juli 2020: Optional kann durch TrOn eingestellt werden, dass eine einmal eingegebene Mailadresse nicht mehr geändert werden kann durch den Studierenden, sondern nur noch durch die Hochschul-Verwaltung.
- November 2019: Auf Datenblatt und Stammdatenblatt werden Postleitzahl und Ort (innerhalb Deutschlands) darauf geprüft, ob diese korrekt sind als Kombination.
- November 2016: Prüfung auf Stammdatenblatt, ob Adresse konfliktär ist zur Adresse vom Datenblatt
Siehe auch
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