Freifelder

Beispiel einer Freifeld-Definition durch TrOn.

Freifelder oder "freie Felder" sind Felder, die auf dem Datenblatt eines Nutzers für zusätzliche Eingaben zur Verfügung stehen und auch auf dem Nutzer-Popup erscheinen. Sie werden kundenindividuell auf Antrag pro Standort definiert. Beispiele:
-"Veröffentlichungen" ist ein mehrzeiliges Textfeld für Lehrkräfte, was diese selber ändern/ füllen können und was jeder sieht.
-"Facebook-Page" ist ein einzeiliges Textfeld für Studierende, was Studierende selber füllen können und nur die anderen Studierenden sehen.
-"Wifi-Zugangscode" ist ein individuelles Feld, was jeder Studierende individuell nur selber sieht sowie nur die Orgaadmin/Datenblattbearbeiter
-Raumnummer ist ein einzeiliges Feld, das Lehrkräfte/ Administratoren haben, selber ändern können und was auch Studierende sehen.
-KFZ-Kennzeichen ist ein einzeiliges Feld, das Lehrkräfte/ Administratoren haben, selber ändern können und was auch Studierende nicht sehen.
-Eignungs-Test-Ergebnis ist ein mehrzeiliges Feld, das nur Studierende haben und änderbar nur von Admin ist und sichtbar aber nur für Mitarbeitende/ Admin.
-Lehr-Kommentare ist ein mehrzeiliges Feld, das nur Lehrkräfte haben und änderbar nur von Admin ist und sichtbar nur für Admin.
-"Ich biete" ist ein mehrzeiliges Textfeld für Alumni, das diese selber ändern können und alle anderen Alumni sehen.

Festlegbar ist also: Für wen gilt das Feld, wer darf es ändern, wer darf es sehen? Möglich sind einzeilige oder mehrzeilige Felder oder Auswahlfelder. Wenn es mehrere Freifelder gibt, dann kann die Reihenfolge der Felder definiert werden. Die Felder sind via Nutzersuche durchsuchbar für Orga-Admin bzw. Admin, die dann z.B. nach einem KFZ-Kennzeichen suchen können. Im Beispielbild ist definiert: Das Freifeld "KFZ-Kennzeichen" soll in allen Standorten als einzeiliges Textfeld verfügbar sein auf Datenblättern für feste Mitarbeitende und Admin. Eintragen können es feste MA und Admin. Sichtbar ist es für freie Mitarbeitende und Administratoren. In der Suche kann ein "B-AK 234" eingegeben werden, um den Halter des Fahrzeugs mit der Nummer "B-AK 234" zu finden.

Import

Für den Import muss mit z.B. Excel eine zweispaltige Datei im CSV Format erstellt werden. In der ersten Zeile stehen 2 beliebige Überschriften. In der ersten Spalte darunter sind die Matrikelnummern aufgeführt. In der zweiten Spalte sind die Werte aufgeführt. Die Matrikelnummern sollten im CSV eindeutig sein und auch im TraiNex eindeutig sein, da ein Import sonst nicht erfolgen kann oder fehlerhaft sein könnte. Vorsicht bei Matrikelnummern mit führender 0 oder mit Werten, die Sonderzeichen beinhalten. Ein Beispiel-CSV wird Ihnen im Importvorgang angezeigt. Sie sollten nicht mehr als 1000 Werte pro Importvorgang importieren.

Sonderrechte

• Sonderrecht95 ist erforderlich, wenn man Freifelder importieren oder komplett löschen oder private Felder sehen/editieren möchte.

Letzte funktionale Änderungen

• Februar 2023: Neues Sonderrecht 95 für "Personen-Freifelder-Import/Sicht auf Privatfelder". Auf als PRIVAT eingestellte Textfreifelder kann selbst der OrgaAdmin nur Einsicht nehmen, wenn er das Sonderecht 95 hat.
• August 2019: Massen-Import für Freifelder: Orga-Admin können im Menü Nutzerverwaltung massenhaft Werte via eine Matrikelnummer oder Mitarbeitendennummer importieren. Beispiel: 100 Autokennzeichen aus Excel in das Mitarbeitenden-Freifeld "Kennzeichen" importieren
• August 2019: Freifelder können nun auch so definiert werden, dass nur der Nutzer seinen eigenen Eintrag sieht, z.B. um individuelle Passwörter auf das Firmen-WLAN zu kommunizieren.
• März 2018: Freifelder können entweder für einen oder nun auch für alle Standorte definiert werden.