Nutzersuche
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Mit der Funktion "Nutzersuche" können Sie sich die Daten einzelner Nutzer oder ganzer Nutzer- bzw. Studiengruppen über Suchbegriffe sortiert auswählen und Listen für den Export erzeugen. Die Funktion ist im Bereich Kommunikation -> Nutzersuche zu finden.
Nutzen
Die Funktion hilft dabei, schnell die Kontaktdaten von einzelnen oder mehreren Nutzern auf Grundlage vorher ausgewählter Stichworte oder Suchbegriffe aufzurufen. Auf diesem Weg können diese Nutzern anschließend kontaktiert werden. Alternativ lässt sich mit dieser Funktion eine Steuerdatei für Word-Serienbriefe erstellen. Auch besteht die Möglichkeit, Listen mit beliebigen Feldern für Ausdrucke zu erzeugen.
Aufbau und Funktionen
Im oberen Bereich der Funktion befindet sich die "Schnellsuche". Hierüber können konkrete Namen, aber für Admin auch alle anderen denkbaren Stichworte wie z.B. Wohnort oder Teile der Telefonnummer oder Matrikelnummern gesucht werden. Gesucht wird standardmässig in allen Nutzern des Standortes, auf die der Suchende Zugriff hat. Admin suchen also in allen Nutzern (z.B. in Studierenden, Alumni, Mitarbeiter). Feste Mitarbeiter hingegen suchen z.B. nur in den Studiengruppen, denen Sie via ein Thema zugeordnet sind. Wenn via die Checkboxen eine Eingrenzung auf Studiengruppen geschieht, dann wird nur in den gecheckten Gruppen gesucht, Bei Eingabe von mehreren Suchbegriffen wird lediglich der erste Begriff gesucht. Standardmässig wird nur in den Namen und im aktuellen Standort gesucht. Wenn nicht nur in den Namen bzw. nicht nur im aktuellen Standort gesucht werden soll, so ist dies durch deaktivieren der Checkboxen "nur in Namen suchen" bzw. "nur im aktuellen Standort suchen" dem TraiNex anzuzeigen. Für jeden Kurs besteht auch die Möglichkeit, neben der Kursgruppe auch die zu diesem Kurs gehörigen Dozenten aufzurufen.
In der Übersicht der Funktion sind in der Bildschirmmitte die einzelnen Studiengänge und im linken Bereich die Mitarbeitergruppen sowie Mailgruppen zu sehen.
Ausgabefelder
Unterhalb der Mitarbeitergruppen sowie Mailnutzergruppen ist eine Liste der Ausgabefelder zu sehen, welche in die Liste übernommen werden sollen. Für Mitarbeiter mit geringem odert mittlerem Recht stehen sensible Ausgabefelder nicht zur Verfügung, Folgende Felder stehen den Admin zur Auswahl:
- Matrikelnr. (falls die Matrikelnummer trainexweit als sensibles Geheimnis definiert ist, dann haben diese Funktion nur die Orgaadmin sowie Mitarbeiter mit dem Sonderrecht 12)
- Nutzertyp: Es wird der Nutzertyp sowie der aktuelle Studiengang mit der planmäßigen Dauer des Studiengangs sowie der Semesterzahl angezeigt.
- Bild/Bilder: Es wird sowohl das Bild aus den Stammdaten als auch das Bild, welches der Nutzer selbst hochgeladen hat, angezeigt. Durch einen Linksklick können einzelne Fotos heruntergeladen werden. Bildnamen sind ggf. im Excel-Export enthalten.
- TSM/Edit Nutzer: Es wird ein Link auf das TraiNex Short Message System TSM sowie die Anzahl der bisherigen TraiNex-Logins und die Tage seit dem letzten Login des jeweiligen Benutzers angezeigt. Des weiteren wird, abhängig vom Mitarbeiterrecht, ggf. ein Link auf das Datenblatt des Nutzers erzeugt.
- Privatadresse
- Arbeitsadresse/Praktika (inkl. der Dauer der Praktika in Wochen sowie von-bis-Angaben)
- Stammdaten-Status: Es wird die Statusteile aus den Stammdaten übernommen (z.B. "Vertrag geschlossen" / "beurlaubt")
- Stammdaten: Adresse/Statistik: Es werden, Staatsangehörigkeit, Migrationshintergrund sowie eventuelle Semester aus einem Vorstudium sowie die frühere Hochschule angezeigt
- Telefon
- Geburtstag (es wird angezeigt der Geburtstag vom Datenblatt, vom Stammdatenblatt sowie der Geburtsort)
- Notizen
- AGB-Annahme
Export/Steuerdatei
Unter der Liste der Ausgabefelder befindet sich eine Checkbox für die Erstellung einer Steuerdatei. Die Steuerdatei enthält die Textdaten der Suche wie z.B. Name, Wohnort, etc. und zusätzlich bei Bedarf die Inhalte der Zusatzfelder, die auf Wunsch gekürzt werden. Ebenfalls integriert sein können die Logins. Passwörter sind nur in Ausnahme-Konfigurationen integrierbar in die Steuerdatei, aber auch nur für Studierende und nur, wenn der konkrete Studierende sein Anfangspasswort niemals geändert hat.
Die Steuerdatei kann im nächsten Schritt wahlweise in den Formaten XLS, CSV und DOC bereit gestellt wird. Diese kann geöffnet oder heruntergeladen werden. Durch das Herunterladen wird die Datei auf dem Server direkt wieder gelöscht.
Klassenfoto/Personenquiz
Sie haben Sie die Möglichkeit, ein 'Klassenfoto' abzurufen, dass die von den Nutzern hochgeladenen Bilder mit den jeweiligen Namen zeigt. Dies kann z.B. ausgedruckt dem Dozenten im Unterricht eine Hilfe sein, die Gesichter den Namen zuzuordnen. Wenn die Fotos aufgerufen werden, steht über "Personenquiz zu diesem Studiengang" zum spielerischen Erlernen der Namen bereit.
Konfigurationsparameter
- Passwort-Sicherheit/Zugangssicherheit: Wenn diese Option der Zugriffssicherheit aktiv ist (Standard), was unter Admin/Logdatei/Modul-Konfiguration geprüft werden kann, sind Passwörter von Nutzern über die Nutzersuche auch für Administratoren nicht möglich. Passwörter von Mitarbeitern können niemals exportiert werden.
Bekannte Probleme
Beim Export ist das Excel ggf. leer. Mehr zur Lösung des Problem hier: Export
Letzte funkionale Änderungen
- Februar 2017: Nutzersuche: optionale Anzeige der Gasthörer, die dem Studiengang zugeordnet sind
- Juli 2017: Erhebungsbögen: Schulen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde.
- August 2017: Erhebungsbögen: Religionen können als Signatur erfasst werden. Eine Ausgabe kann erfolgen in der Nutzersuche, wenn das Ausgabefeld "Stammdaten-Adresse" angehakt wurde.
Profi-Tipps
- Für die Erstellung von druckbaren Listen kann die Option für Leerspalten gewählt werden. Hierdurch werden Leerspalten hinzugefügt und die Ausgabe wird für einen Ausdruck optimiert.
- Über das Auswahlfeld "Bild/Bilder" kann die Verwaltung sowohl das "offizielle" Stammdaten-Foto als auch das "private" Nutzerfoto jedes Nutzers abrufen und herunterladen, beispielsweise für die Erstellung von Studienausweisen. Auf einen Blick können die Verwaltungsmitarbeiter so entscheiden, welches Foto besser geeignet ist. Beide Bildnamen sind im Excel-Export enthalten. Über eine Serienbrieffunktion können Bilddateien und die für den Studienausweis benötigten Textinformationen wie Name und Matrikelnummer zusammengebracht werden, um massenhaft Studienausweise zu erstellen.
Siehe auch:
