Anmeldung(OD)

Über die "Anmeldung (OD)" können Sie eine Anmeldung inkl. Bestätigung als offizielles Dokument erzeugen. Der Ablauf ist zunächst wie bei einer normalen Anmeldung: Sie legen die Anmeldung an und ordnen die Anmeldung einer oder mehrerer Nutzergruppen zu. Der Nutzer kann bei der Anmeldung ein Thema angeben (z.B. für eine Bachelorarbeit) und einen oder zwei der Dozenten als Prüfer wählen. Diese beiden Prüfer bekommen automatisch eine Mail und werden aufgefordert, das Thema im TraiNex zu bestätigen, unter Vorbehalt zu bestätigen oder inkl. Kommentar abzulehnen. Der Verwalter der Anmeldung kann übersichtlich nach dem Ampelprinzip abrufen, wie der Bestätigungsstand aussieht. Das eingereichte Thema oder Prüfer können abgeändert werden. E-Einschreiben zur Benachrichtigung der Prüflinge sind möglich. Komfortable Excel-Listen können als Dokument inkl. Datum-Zeitstempel heruntergeladen werden. Bitte testen Sie diese Funktion vor dem Einsatz einmal aus, um das Prinzip zu verstehen.

Zur Anmeldung gelangen Sie über

Ablauf einer Anmeldung(OD)

Schritt 1: Über den Button "Neue offizielle Anmeldung zur Prüfungsarbeit" (rot) können Sie eine neue Anmeldung anlegen

Der Ablauf einer Anmeldung(OD) unterteilt sich in circa acht Schritte, die im folgenden erläutert werden.
Bitte beachten Sie, dass für Sie selber dabei nicht alle Schritte relevant sind.
Als Dozent sind Sie selber nur an den Schritten 3 und 7 beteiligt. Als Admin/Prüfungsbeauftragter nur an den Schritten 1, 4 und 5.

Schritt 1: Anlegen der Anmeldung(OD)

Klicken Sie im Bereich Admin links in der Navigation auf Anmelden.
Auf der rechten Seite klicken Sie nun in der Modulnavigation auf "Neue offizielle Anmeldung zur Prüfungsarbeit".
Im folgenden Formular ergänzen Sie noch die Überschrift (bspw. "Bachelorarbeit SS2013") und tragen das gewünschte "Enddatum der offiziellen Anmeldung", sowie ggf. das Datum der Abgabe.
Falls diese Abgabe durch ein Hochladen der Arbeit in das TraiNex erfolgen soll, machen Sie zusätzlich einen Haken beim Punkt "inkl. Hochladen der Arbeit".
Abschließend wählen Sie die Studienkurse/Gruppen aus, an die die Anmeldung verschickt werden soll und klicken auf "anlegen".

Schritt 2: Studierender wählt Titel und Prüfer aus

Der Studierende wird nun per E-Mail informiert und sieht die Anmeldung auf seiner Startseite im TraiNex.
Nach einem Klick hierauf wird der Studierende nochmals darauf hingewiesen, dass es sich um ein offizielles Dokument handelt.
In das Formular kann der Studierende nun sein Thema eintragen, sowie den gewünschten Erstprüfer auswählen.
Durch einen Klick auf "Offiziell anmelden" wird die Anmeldung weiter gesendet.

Schritt 3: Bestätigung durch den Dozenten

Schritt 3: Als Dozent legen Sie über das Auswahlmenü fest, ob Sie einem Titel zustimmen, unter Vorbehalt zustimmen oder ihn ablehnen

Als Dozent erhalten Sie einen Hinweis auf der Startseite des TraiNex, dass Sie als Erst-/Zweitprüufer ausgewählt wurden.
Klicken Sie auf "hier" um zum nächsten Schritt zu gelangen. Hier sehen Sie nun eine Übersicht über die Anmeldung, inklusive Name des Studierenden, Studiengang und eingetragenem Titel.
Über das Auswahlmenü "Status" können Sie auswählen, ob Sie den, vom Studierenden eingetragenen, Titel zustimmen, unter Vorbehalt zustimmen oder Ihn ablehnen. Wahlweise können Sie im Feld darunter noch einen Kommentar eintragen. Falls eine Benachrichtigung des Studierenden nicht nötig ist (bspw. dem Titel zugestimmt wurde, aber noch eine Genehmigung durch das Prüfungsamt nötig ist) oder nicht gewünscht wird, entfernen Sie nun noch die Häkchen bei "Mail an xy senden".
Wenn Sie auf "Offiziell eintragen" klicken, wird die Anmeldung, inklusive Ihrer Einträge, an das Prüfungsamt weitergeleitet.

Schritt 4: Prüfung des Titels durch das Prüfungsamt und Zuweisung der Prüfer

Schritt 4: Überprüfung, bzw. Änderung des Titels, Festlegen von Abgabedatum und Prüfern

Hat der Dozent dem Titel grundsätzlich zugestimmt, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf der Startseite des TraiNex. Mit einem Klick gelangen Sie zu einer Übersicht mit u.a. Namen des Studierenden, Titel und Erstprüfer.
Klicken Sie als erstes auf "[Titel annehmen oder ändern]"
Hier können Sie den Titel noch anpassen und einen Abgabetermin festlegen. Ist dies erfolgt und mit einem Klick auf "Eintragen" bestätigt, können Sie nun den Erstprüfer noch ändern und einen Zweitprüfer eintragen.
Beachten Sie dafür auch den Punkt "Belastungsverteilung von Prüfern abrufen". Hier wird Ihnen eine tabellarische Übersicht gezeigt, für wie viele Prüfungen Dozenten bereits als Erst-, bzw. Zweitprüfer eingetragen sind. Nachdem Sie die Prüfer aus der Liste ausgewählt und jeweils mit einem Klick auf "festlegen" zugewiesen haben, klicken Sie oben links auf der Seite auf "Zurück zur Anmeldung".

Schritt 5: Informieren des Studierenden

Schritt 5: Ein Infofenster erinnert den Studierenden an den Abgabetermin

Klicken Sie in der Anmeldeüberischt auf "[E-Einschreiben]". Das TraiNex trägt dabei automatisiert den (geänderten) Titel, sowie Erst- und Zweitprüfer ein.
Sie können das Schreiben ggf. noch um eigene Mitteilungen ergänzen und die Mail dann dem Studierenden per Klick auf "absenden" als E-Einschreiben zukommen lassen.

Schritt 6: Hochladen der Arbeit durch den Studierenden

Der Studierende wird per Einblendung auf der Startseite des TraiNex an den Abgabetermin erinnert und der Link zum Hochladen der Arbeit bereitgestellt.
Hat der Studierende eine Datei erfolgreich hochgeladen, hat er noch eine Stunde Zeit, diese wieder zu löschen, bzw. zu ändern. Ansonsten gilt die Arbeit als offiziell abgegeben!

Schritt 7: Herunterladen der Arbeit durch den Prüfer

Hat der Studierende seine Arbeit ins TraiNex geladen, wird der Prüfer darüber informiert.
Im Bereich "Privat" --> "Prüfungen" werden alle Prüfungen, für die der Dozent als Prüfer zugewiesen ist, in einer Übersicht angezeigt. Wurde die Prüfungsarbeit vom Studierenden eingereicht,
erscheint, rechts des Titels, ein "[Download]"-Hinweis. Per Klick hier drauf kann die Arbeit heruntergeladen werden.

Video-Tutorial

Den Mitschnitt einer Demonstration finden Sie hier: http://trainex.adobeconnect.com/p6w64kfvpg4/