Gebühren-Abrechnung

Die Gebühren-Abrechnung ist Teil des Abrechnungs-Modul, zu dem auch die Honorar-Abrechnung gehört.

Voraussetzung zur Nutzung des Moduls

1) Das Modul ist aktiviert/freigeschaltet.
2) Sonderrechte für entsprechende Mitarbeitende sind definiert im Bereich Admin/Nutzer/Mitarbeitende/Sonderfunktionen, zum einen das Sonderrecht „Ausgangsrechnungen/Einzahlungen bearbeiten“ und zum anderen das Recht „Bankdaten/Rechnungsadresse verwalten“.
3) Im Bereich Admin/Studiengangverwaltung ist korrekt eingetragen, von welchem Startdatum bis zu welchem Enddatum der Studiengang läuft.

Menüpunkt Admin/Abrechnung und AAR

Unter Admin/Abrechnung ist eine grobe Übersicht dargestellt, für welche Studiengruppen bereits Zahlungsströme/Abrechnungen angelegt sind und ob „Auto Aktiv Rechnung (AAR)“ aktiviert ist. AAR bedeutet, dass eine Rechnung automatisch erstellt wird, sobald eine Zahlungsfrist erreicht wurde. Wenn AAR nicht aktiv ist, dann werden die Rechnungen nur vorbereitet und müssen dann einzeln aktiviert werden.

Gestaltung der Zahlungsströme

Die Zahlungsströme werden dabei in vier Schritten gestaltet:
1) Automatische Erstellung einer Studiengruppen-Zahlungsstruktur
2) Manuelle Anpassung der Studiengruppen-Zahlungsstruktur
3) Hinzufügen von Sonderzahlungen zur Studiengruppen-Zahlungsstruktur
4) Manuelle Anpassung individueller Zahlungsstrukturen

Erstens ist die grundsätzliche Zahlungsstruktur einer Studiengruppe festzulegen. Hierzu gehört, ob und wie hoch eine erste Zahlung (Einschreibungsgebühr) und letzte Zahlung (Prüfungsgebühr) sein sollen. Die eigentliche Studienganggebühr ist eine wiederkehrende Zahlung, z.B. 500.—EUR pro Monat, z.B. zahlbar pro Quartal und zwar z.B. 10 Tage nach Quartalsbeginn. Danach erstellt TraiNex basierend auf diesen Angaben einen Zahlungsplan, welcher z.B. 10 Zahlungszeitpunkte mit Fristen und einem Rechnungsbetreff beinhalten kann.
Dieser Zahlungsplan kann bei Bedarf im zweiten Schritt manuell angepasst werden. Die Summe aller Zahlungen wird automatisch zur Kontrolle am Ende berechnet. Ebenfalls möglich ist drittens die Definition von allgemeinen Sonderzahlungen, z.B. wenn jeweils im Februar ein generelles Kopiergeld zu bezahlen ist.
Nach der grundsätzlichen Festlegung der Zahlungsstruktur wird diese mit einem Mausklick verabschiedet und gleichzeitig konkret den einzelnen Studierenden der Studiengruppe zugeordnet und kann danach einzeln im 4. Schritt pro Studierenden einzeln angepasst werden im Hinblick auf Fälligkeit und Zahlungsbetraghöhe.

Arten von Zahlungen

Zahlungen sind immer genau entweder gezahlt, fällig oder zukünftig. Eine zukünftige Zahlung wird fällig, sobald die Zahlungsfrist erreicht ist oder die Zahlung manuell als fällig gekennzeichnet wurde. Fällige Zahlungen haben automatisch eine einmalige Rechnungsnummer und entweder automatisch eine zugehörige Rechnung oder es kann manuell die Erstellung einer Rechnung angestoßen werden. Eine fällige Zahlung, die bezahlt wurde, wird mit dem Status „bezahlt“ gekennzeichnet. Teilzahlungen sind nicht möglich.

Verwaltung von fälligen Zahlungen

Pro Studiengruppe oder pro Studierenden wird danach berechnet und angezeigt, welche Beträge bereits gezahlt wurden, welche fällig sind und welche zukünftig zu erwarten sind. Jede Zahlung ist eine Zeile. Zahlungen, deren Fälligkeit in der Vergangenheit liegen und die nicht bezahlt wurden, werden automatisch als „fällig“ vorgekennzeichnet. Wenn AAR aktiv ist, dann sind solch fällige Zahlungen auch bereits automatisch mit einer Rechnungsnummer und Rechnung und einem Rechnungsdatum versehen. Wenn AAR nicht aktiv ist, kann man fällige Zahlungen aktivieren, indem man die Rechnungsnummer ggf. anpasst und die Maus im Rechnungsdatum platziert, wodurch das gegenwärtige Datum voreingetragen wird. Hierdurch wird eine Rechnung erzeugt, auf der neben den rechnungsrelevanten Daten auch Zusatzinformationen zu bereits gezahlten oder zukünftig zu zahlenden Beträgen abgebildet sind.

Ebenfalls angezeigt wird die zu nutzende Bankverbindung inkl. Lastschrifthinweis oder der Möglichkeit, die Rechnung auf die Firma ausstellen zu lassen. Eine Zahlungserinnerung per Mail kann per Mausklick erzeugt werden und beinhaltet alle relevanten Rechnungsdaten. Sobald Datum, Rechnungsnummer und Betrag festgelegt sind, kann dies aus steuergesetzlichem Grund nicht mehr geändert werden.

Auf Wunsch kann zusätzlich eingestellt werden, dass Studierende die fällig-aktivierten Rechnungen sofort automatisch auf der TraiNex-Startseite sehen. Standardmäßig ist TraiNex so konfiguriert, dass Papierrechnungen aus den Daten erzeugt und versendet werden.

Sobald Zahlungen auf der Bank eingehen, können diese z.B. täglich per Namen oder Rechnungsnummer gesucht und als bezahlt markiert werden. Über Zahlungssuche können dazu einzelne offene und/oder fällige und/oder zukünftige Zahlungen einzelner Studierender oder kompletter Studiengruppen gesucht werden. Ebenfalls möglich ist z.B. die Abfrage „Zeige mir alle offenen-fälligen Rechnungen aus dem 1. Quartal!“ oder „Welche Erträge erwarten wir im Dezember?“. Diese können neben der grafischen Auswertung auch in Excel geöffnet werden, z.B. um Lastschriftdateien zur Bankeinreichung zu erzeugen.

FiBu-Schnittstelle

TraiNex will ggf. vorhandene FiBu-Programme nicht ersetzen, sondern nur unterstützen. TraiNex stellt einen Excel-Export zur Verfügung. Dieses Excel müsste dann vermutlich anders sortiert/formatiert werden, damit es für Ihre FiBu verwendbar ist. Die Umwandlung von einem TraiNex-Excel in ein FiBu-Excel ist eine Excel-Aufgabe, die in Ihrem Hause besser gelöst wird. Wenn bestimmte Daten fehlen im TraiNex-Excel-Export, dann fragen Sie diese gerne an, damit diese ggf. im Rahmen von Zusatzleistungen programmiert werden können.

Beispielvideo

Ein 20-minütiges Lehr-Video zum Modul für Verwaltung und Lehrkräfte kann hier abgerufen werden: https://youtu.be/8CwJLEKmNng

Sonderfunktion

Admins mit der Sonderfunktion 49 haben Zugriff auf die Zahlungsströme.

Praxisbericht

Ein Praxisbericht, der das Modul in seiner Gesamtheit noch einmal erläutert, kann hier eingesehen werden: https://trainex.trainings-online.de/downloads/Praxisbericht_Gebuehrenverwaltung.pdf

Letzte funktionale Änderungen

• Oktober 2017: Berücksichtigung von Alumni in der Gebühren-Abrechnung
• Juli 2016: Einrichtung einer Debitorennummer pro Studierenden/Studiengang sowie Exportmöglichkeit im Bereich der Gebühren-Abrechnung

Schulung zum Thema

Bitte beachten Sie auch die Angebote der akademie.trainings-online.de zu diesem Thema.