Honorar-Abrechnung

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Einführung

TraiNex unterstützt die Verwaltung und das Controlling des Zahlungsausgangsstroms "Honorare und Gehälter". Über das Modul Honorar-Abrechnung können Dozenten und Verwaltungsmitarbeiter einfach und transparent den Status von Zahlungen nachvollziehen. Zugriff auf die Daten haben dabei nur Verwaltungsmitarbeiter, die über die entsprechenden Sonderrechte verfügen. Die Honorar-Abrechnung ist Teil des Abrechnungs-Modul, zu der übrigens auch die Gebühren-Abrechnung gehört.

Für Verwaltungsmitarbeiter

Auf den Dozentenseiten, können jedem Dozenten für verschiedene Zeiträume Verträge zugeordnet werden (rot)

Sonderrechte

Nur Mitarbeiter, die über entsprechende Sonderrechte verfügen, haben Zugriff auf diese Bestandteile des Moduls und können somit die Honorarverwaltung in vollem Umfang leisten.
Die Rechte lauten im einzelnen:

  • "Eingangsrechnung von Doz/Auszahlungen Personal" (Sonderrecht 50)
  • "Bankdaten eingeben/abrufen" (Sonderrecht 51; notwendig: Recht der Nutzerverwaltung 9)
  • "Vertragsdaten Dozenten eingeben/abrufen" (Sonderrecht52; notwendig: Recht der Nutzerverwaltung 38)

Die Zuweisung der Sonderrechte erfolgt über Admin -> Nutzerverwaltung -> Mitarbeiterpflege -> Sonderfunktionen zuordnen.

Vertragsdaten eingeben

Um den vollen Umfang des Moduls nutzen zu können, ist es notwendig, die Vertragsdaten der Dozenten im TraiNex zu hinterlegen. Dies erfolgt über die Datenblätter der jeweiligen Dozenten unter Admin -> Nutzerverwaltung -> (Name des Dozenten). Hier können unter dem Punkt "Arbeitsverträge" die Daten entsprechend gepflegt werden. Dabei wird über "Von"/"Bis" die Laufzeit des Vertrags vermerkt (bei unbefristeten Verträgen kann letzteres Feld auch offen bleiben). Im Auswahlfeld "Vertragstyp" kann die Art des Vertrags (Voll, Halb, Teilzeit, Frei) festgelegt werden. In den folgenden beiden Feldern wird die Entlohnung eingetragen. Hierbei kann entweder nur ein Stundenlohn oder nur ein Monatsgehalt eingetragen werden oder eine Mischung aus beidem. Die nächsten drei Felder dienen dem Vermerk der Soll-Stunden für Lehre, Forschung und Ermäßigungsstunden. Abschließend kann noch ein interner Vermerk hinterlegt werden. Über das "+"-Zeichen wird der Vertrag gespeichert und dem Dozenten zugeordnet.
Auf diese Art können einem Dozenten beliebig viele Verträge zugeordnet werden. Um einmal Vertragsdaten zu ändern, werden diese Änderungen mit einem Klick auf das Häkchen-Symbol rechts vom entsprechenden Vertrag gespeichert. Um einen Vertrag komplett zu löschen, ist ein Klick auf das X daneben nötig.

Überprüfen von Rechnungsdaten und Zahlungsinfo

Die Übersicht über abzurechnende Veranstaltungen eines Dozenten: Veranstaltungen, für die vom Dozenten eine Rechnung eingereicht wurde (rot), Veranstaltungen, für die ein Rechnungseingang bestätigt wurde (gelb), Veranstaltungen, für die eine Zahlung veranlasst wurde (grün)

Um zu überprüfen, ob eine Rechnung vom Dozenten korrekt eingereicht wurde, muss zuerst der entsprechenden Dozenten unter Dozenten -> Aufteilung über das oberste Auswahlfeld ("Welche Termine gem. Einsatzplan hat der Dozent?")gesucht werden. Über die Datumsfelder "Anzeigen von.../bis..." wird nun der auf der Rechnung angegebene Zeitraum ausgewählt. Es erscheint nun eine Übersicht mit allen Veranstaltungen, denen dieser Dozent im ausgewählten Zeitraum zugeordnet ist. Veranstaltungen, für die vom Dozenten eingetragen wurde, dass er eine Rechnung eingereicht hat, sind dabei mit einem roten "Offen" markiert.
Das weitere Vorgehen erfolgt nun in sechs Schritten:

  • Veranstaltungen, für die eine Rechnung vorliegt, werden mit einem Häkchen im Feld "eingegangen" markiert (übernehmen mit einem Klick auf "eintragen/buchen") - Hierdurch wird der Dozent über den Eingang seiner Rechnung informiert
  • Überprüfen der Rechnungen: Sind für den Dozenten, über den Rechnungszeitraum, Vertragsinfos im TraiNex hinterlegt, werden Ihnen diese im Feld "Vertragsinfo" angezeigt, außerdem errechnet das TraiNex daraus selbständig den sich aus Vertragstyp und Dauer der Veranstaltung ergebenden Betrag. Dieser wird automatisch in das Feld "abgerechnet in €" übernommen, kann aber noch manuell angepasst werden.
  • Eintragen sonstiger Kosten/Bemerkungen: Über das Feld "abgerechnet extra in €" können sonstige Kosten (bspw. Fahrtkosten) eingetragen werden. Das Feld daneben ("Interner Buchungskommentar") kann zur näheren Erläuterung dieser Kosten genutzt werden (bspw. "25 € Fahrtkosten und 40 € Spesen")
  • Setzen des Häkchens bei "abgerechnet/angewiesen" - dies informiert den Dozenten darüber, dass eine Zahlung veranlasst wurde
  • Speichern aller Änderungen über einen Klick auf "eintragen/buchen"

Zahlungsübersicht

Das TraiNex erstellt automatisch durch Ihre Eingaben eine Übersicht der Zahlungen an den Dozenten. Dabei werden in einer oberen Tabelle die abgerechneten, offenen, noch nicht eingereichten und zukünftigen Zahlungen angezeigt und zusammen mit einem eventuellen Grundhonorar aufsummiert angezeigt.
Darunter werden die gesamten Zahlungen an den Dozenten, inklusive einer grafischen Übersicht der Zahlungen im Zeitverlauf angezeigt.

Für Dozenten

Rechnung als "Eingereicht" markieren

Übersicht des Dozenten. Um eine Rechnung der Verwaltung als "eingereicht" zu melden, auf den entsprechenden Text klicken (rot). Wurde eine Zahlung angewiesen, erscheint dies im Feld daneben (gelb)

Dozenten können der Verwaltung per TraiNex mitteilen, dass sie Rechnungen eingereicht haben (Dies ersetzt nicht die eigentliche Rechnung!). Ferner kann der Status der Zahlung per TraiNex verfolgt werden.
Klicken Sie dazu auf Privat -> Pers. Einsatzplan und wählen die Listenansicht aus. Über das Fenster im oberen Bereich können Sie den Zeitpunkt auswählen, ab dem Veranstaltungen angezeigt werden sollen. Suchen Sie nun die Veranstaltung/-en zu denen Sie Rechnungen eingereicht haben und klicken Sie dort unter dem Punkt Ihre Statusmarkierung auf einreichen.
Die Verwaltung wird nun darüber informiert, dass für die jeweilige Veranstaltung eine Rechnung eingereicht wurde. Sollten Sie einmal aus Versehen eine Rechnung als "eingereicht" markiert haben, können Sie dies über einen Klick auf das rote [X] rückgängig machen. Dies ist solange möglich, bis ein Verwaltungsmitarbeiter den Eingang der Rechnung bestätigt hat.

Status einer Rechnung verfolgen

Um den weiteren Fortgang der Bearbeitung der eigenen Rechnungen verfolgen zu können, gehen Sie wiederum in die Listenansicht Ihrer Veranstaltungen (über Privat -> Pers. Einsatzplan -> Listenansicht). Rechnungen, die bereits bei der Verwaltung eingegangen sind, erkennen Sie an der Bemerkung [eingereicht am...] im Feld Ihre Statusmarkierung, zudem besteht nun nicht mehr die Möglichkeit Ihre eingereicht-Markierung zurückzunehmen. Wurde die Zahlung der Rechnung angewiesen, sehen Sie dies im Feld rechts davon (ggf. Zahlungshinweis), inklusive des Datums der Anweisung.

Video-Tutorial

Ein 12-minütiges Lehr-Video zum Modul für Verwaltung und Dozenten, kann hier abgerufen werden: https://trainex.adobeconnect.com/_a848725043/p3y7270i3kk

Letzte funktionale Änderungen

  • Januar 2020: in der Honorar-Abrechnung aus Verwaltungssicht und der Listenansicht eines Dozenten werden Individual-Prüfungen oder Nachprüfungen eines Dozenten nun auch angezeigt, selbst wenn diese Prüfungsdatum als "historisch gesichert" markiert wurde und ein neues Prüfungsdatum eingetragen wurde.
  • Dezember 2016: Doz/Einsatzplan/Nr.10: Honorarabrechnungen können nun monatsweise statt zeilenweise abgearbeitet werden.

Praxisbericht

Ein Praxisbericht, der das Modul in seiner Gesamtheit noch einmal erläutert, kann hier eingesehen werden: http://trainex.trainings-online.de/downloads/Referenzbericht_Honorarabrechnung.pdf