Mailgruppen
Im Menü 'Mailgruppen' können beliebige Gruppen namentlich definiert werden und es können beliebige Nutzer einer Gruppe zugeordnet werden. So kann z.B. eine Gruppe 'Prüfungskommission' gebildet werden, der betroffene Dozenten oder auch Nutzer aus Lehrgängen zugeordnet werden. Für jede Mailgruppe kann definiert werden,
- wer der Gruppensprecher ist (der Grp.-Sprecher hat Sonderrechte z.B. beim Mailversand)
- ob die Zugehörigkeit zur Mailgruppe auf dem persönlichen Datenblatt-Popup erscheinen soll (dies ist sinnvoll, wenn die Mitgliedschaft bedeutsam für andere TraiNex-Nutzer sein kann, wie z.B. Mitglied der Prüfungskommission)
- ob jeder Lehrg.-Teilnehmer TraiNex-Mails an den Gruppensprecher senden darf (dies führt dazu, dass jeder TraiNEx-Nutzer der TraiNex-Niederlassung den Namen und den Gruppensprecher der Gruppe, aber nicht die Gruppenmitglieder, sehen kann)
- ob jeder beliebige Lehrg.-Teilnehmer sich selber der Gruppe zuordnen darf (solch eine offene Gruppe ist sinnvoll. wenn Lehrgangsteilnehmer sich selber organisieren sollen, z.B. bei Sportevents)
- ob die Gruppe ein Diskussionsforum und/oder ein Fotoalbum hat
- ob Mitglieder der Gruppe Zugriff haben auf die Materialarchive sonstiger Lehrgänge oder Lehrgangsgruppen
Die Mailgruppe steht anschliessend allen Dozenten für Serien-E-Mails zur Verfügung. Lehrg.-Teilnehmer können Serien-Mails an eine komplette Mailgruppe nur senden, wenn der Lehrg.-Teilnehmer als Sprecher definiert wurde. Ein Lehrg.-Teilnehmer kann die anderen Teilnehmer der Mailgruppe nur sehen, wenn er selber Mitglied der Mailgruppe ist.
Standortübergreifende Gruppen: Gruppen, die standortübergreifend verfügbar sein sollen, müssen im Grp.namen am Ende das Kürzel (allNL) tragen. Eine Gruppe namens "Qualitätsmanagement (allNL)" ist in allen TraiNex-Niederlassungen verfügbar.
Temporäre Gruppenmitglieder: Nutzer können einer Gruppe auch temporär mit Startdatum_der_Mitgliedschaft und Enddatum_der_Mitgliedschaft zugeordnet werden. Solche Nutzer werden automatisch am Tag des Beginns (ca. um 8 Uhr) der Mitgliedschaft der Gruppe zugeordnet und haben somit Zugriff auf alle Termine oder Materialien der Gruppe. Am Enddatum der Mitgliedschaft erlöschen Gruppenmitgliedschaft und der Medienzugriff.
Über diese Mailfunktionalität hinaus sind die Gruppen nutzbar im Bereich
- Kalender
- Kommunikation/Nutzersuche
- Kommunikation/Foren
- Lehrg.-Teilnehmer/Laufwerk
Somit kann eine beliebige Gruppe mit einem beliebigen Sprecher definiert werden und gruppeninterne Diskussionsforen sowie Dateiaustausch über Laufwerke und Terminkoordination ist möglich.
Gruppentermine werde im Einsatzplan jedes Gruppenmitgliedes angezeigt. Überschneidungen von Terminen sind möglich. Bitte machen Sie sich mit diesem mächtigen Tool vertraut, bevor Sie es einsetzen.
TIPP: Eine Gruppe kann auch aus einer Person bestehen. Bei solchen Mini-Gruppen steht nur der Kalender zur Verfügung. Somit sind Termine auch für Einzelpersonen im TraiNex planbar.
Sonstiges: Der Zugriff auf ein MSDN Academic Alliance-Software-Programm wird ebenfalls über die Mailgruppen geregelt.
Siehe auch:
