Organigramm

Das Organigramm zeigt Ihnen übersichtlich die Organisationsstruktur Ihrer Einrichtung an und hilft Ihnen so schnell bspw. den richtigen Ansprechpartner zu finden. Klicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Bereich, um eine Übersicht aller Mitarbeitenden/Lehrkräfte zu öffnen, die dort tätig sind. Ein weiterer Klick auf den Namen öffnet das Profil der Person mit den Kontaktdetails bzw. der Möglichkeit, eine TraiNex-Mail zu versenden.

Die Seite Organigramm unterteilt sich in drei Unterbereiche.

1. Das Organigramm, welches das Management, Standortleiter und Fachbereichsleiter sowie zugehörige Studiengänge und Mitarbeitende auflistet. Die Informationen dazu werden aus verschiedenen Bereichen des TraiNex zusammengetragen.
2. Services / Sonstige Organisations-Einheiten: Hier können beliebige Organisations-Einheiten definiert werden. Informationen dazu werden nicht aus anderen Bereichen des TraiNex zusammengetragen, sondern direkt auf dieser Seite definiert. Jede Organisationseinheit (z.B. IT-Service) besteht aus Untereinheiten (z.B. Hardware-Service oder Software-Service) und jeweiligen Personen, die als Leiter oder stellvertretender Leiter oder Mitarbeitender der Untereinheit definiert sind. Auch kann pro Untereinheit eine Beschreibung eingegeben werden und es kann definiert werden, ob nur bestimmte Zielgruppen diese Untereinheit sehen dürfen. Beispiel: In der Orga-Einheit STAB wird eine Untereinheit "Akkreditierung" mit dem Leiter Beatrix Blume definiert, welche nur fest angestellte Mitarbeitende sehen sollen. Zum Team von Beatrix Blume gehört ihre Stellvertreterin Anne Amsel sowie zwei weitere Mitarbeitende.
3. Spezial-Services/Funktionen: Dort sind feste Funktionen abgebildet, welche sich überwiegend ableiten aus dem Bereich der Sonderfunktionen. Beispielsweise wird dort angezeigt, wer innerhalb TraiNex als verantwortlich für die Bibliothek definiert ist.

Das Aufsetzen und Organisieren des Organigramms sollte initial durch einen Orga-Admin erfolgen, da viele Teilbereiche des TraiNex berührt werden.
Die Sonderrechte zur Bearbeitung des Organigramms finden sich unter Admin/Nutzerverwaltung/Mitarbeitende/Sonderfunktionen. Zum einen kann dort für das erstmalige Aufsetzen definiert werden, welche einzelne Person den Organigramm-Button sehen darf. Diese Person darf bestimmte Bereiche des Organigramms auch zurücksetzen. Zum anderen kann definiert werden, welche Nutzergruppen (Typ Mitarbeitender oder auch Studierende) allgemein das Organigramm sehen dürfen.

Die Informationen für das Organigramm kommen aus verschiedenen Bereichen des TraiNex, die teilweise nur von einem Orga-Administrator erreicht werden können.

• Der Standortleiter wird definiert unter Admin/Logdatei/Adress-Konfiguration.
• Die Fachbereiche werden angelegt unter Admin/Studiengangverwaltung/Fachbereich. Dort wird einmalig auch "Management" als Pseudofachbereich angelegt. Dort werden auch die Leiter der Fachbereiche sowie die Management-Personen definiert.
• Die Bezeichnung der Leiter der Fachbereiche bzw. des Managements können geändert werden unter Admin/Logdatei/TraiNex-Textbaustein-Konfiguration.
• Die Zuordnung von Studiengängen zu einem Fachbereich erfolgt unter Admin/Studiengangverwaltung/Gruppieren und setzt voraus, dass es bereits Gruppierungen gibt. Komplette Gruppierungen können einem Fachbereich zugeordnet werden.
• Die Zuordnung eines Mitarbeitenden zu einem Fachbereich erfolgt unter Admin/Nutzerverwaltung/Mitarbeitende bei der Bearbeitung des Stammdatenblattes eines Mitarbeitenden.

Sonderfunktion

Admins mit der Sonderfunktion 101 dürfen das Organigramm einsehen und editieren. Admins mit der Sonderfunktion 102 dürfen darüber bestimmen, wer den Organigramm-Button unter Dozierende/Organigramm, zusätzlich zu den Editoren, sehen darf.

Letzte funktionale Änderungen

• Mai 2017: Fachbereiche können nun auch neben dem Namen einen Kommentar haben. Sowohl Fachbereichsname als auch Kommentar können auf der Notenbescheinigung integriert werden.