Umfragen

Allgemeines

Über Admin/Umfragen können Sie Umfragen (Votings) definieren und einer bestimmten Nutzergruppe bzw. einem bestimmten Lehrgang zur Abstimmung freischalten, die Umfragen durchführen und die Auswertungen abrufen. Beispiele für Umfragen sind "Studienstarterbefragung für Studienanfänger" oder "Verbleibsbefragung für Alumni" oder "Befragung zur Qualität der Hochschule" oder Community-Befragungen wie "Welche Sportart soll als AG angeboten werden".

Über Admin/Umfragen kann der Nutzer Umfragen erstellen oder auch die Ergebnisse einsehen.

Aufbau

Über die mittig aufgelisteten Umfragen können Sie sich die Auswertung zu einer Umfrage ansehen oder die Umfrage kopieren (in der Abbildung gelb markiert) und als Grundlage für eine neue Umgfrage verwenden. Über die Modulnavigation (in der Abbildung orange markiert) können Sie eine neue Umfrage anlegen oder bereits abgelaufene Umfragen einsehen.

Funktionen

Um eine neue Umfrage anzulegen gehen Sie über die Modulnavigation und Button neue Umfrage anlegen.

Bei der Erstellung einer Umfrage können bestimmte Studiengänge oder auch Mitarbeiter mit einem bestimmten Recht von der Umfrage ausgeschlossen werden.

1.) Vergeben Sie zunächst eine prägnante Kurzbezeichnung für die Umfrage (z.B. "Mensa-Essen").
2.) Formulieren Sie einen einleitenden Text, der den Zweck oder den Hintergrund der Umfrage deutlich macht.
3.) Legen Sie Start- und Enddatum der Umfrage (vorläufig) fest. Als Zeit gilt jeweils 00:01 Uhr.
4.) Wählen Sie den zu befragenden Nutzerkreis. Das Stammpersonal kann abgestuft nach deren Rechten befragt werden. Jede Studiengruppe kann als Zielgruppe festgelegt werden. Auch Mailgruppen, auch standortübergreifend, sind als Zielgruppe festlegbar. (Sollte eine Person sowohl Mitglied einer befragten Studiengruppe als auch einer Mailgruppe sein, so kann der Befragte trotzdem nur einmal seine Stimme abgeben.) Ebenfalls möglich als Zielgruppe sind ehemalige Studiengruppen, abgestuft nach Studiengruppen. Sofern Sie eine standortübergreifende Umfrage anlegen wollen, erstellen Sie die Umfrage und wählen danach bearbeiten, um dann Nutzergruppen aus anderen Standorten auswählen zu könnenn. Auch in diesem Fall hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, nur einmal an der Umfrage teilnehmen zu können.

5a.)Im 2. Schritt können Sie definieren, ob die Befragten das vorläufige Ergebnis nach deren Stimmabgabe einsehen dürfen (in der Abbildung rot markiert). Diese Option kann auch nach Beginn der Umfrage noch geändert werden.

Bearbeitung der Umfrage

5b.)Ebenfalls anklickbar ist, ob die Umfrage nur teilanonym sein soll und die dann ggf. abgegebenen Textkommentare namentlich vermerkt sind (in der Abbildung grün markiert). Der Zielgruppe wird ein "diese Umfrage ist anonym" nicht angezeigt, wenn das "nicht anonym" angeklickt wurde. Diese Option kann nach Beginn der Umfrage nicht mehr von anonym in "nicht anonym" geändert werden. Wurde dieses Feld nicht ausgewählt, ist sichtbar, welche Personen welchen Textkommentar hinterlassen haben, aber nicht welche Antwortmöglichkeiten bei den Fragen ausgewählt wurden.
5c.) Klicken Sie auf den Ändern-Button zum Speichern der Optionen oder eines geänderten Datums.
6.) Klicken Sie auf 'neue Frage anlegen' und legen Sie die Kernfrage/-aussage an (z.B. Das Mensa-essen ist gut!).
7a.) Legen Sie nacheinander mögliche Antworten an (z.B. 'Stimme zu' und 'Stimme nicht zu' und 'habe keine Meinung dazu')
7b.) Bestimmen Sie, ob Mehrfachantworten möglich sind und ob zusätzlich ein Textkommentar abgegeben werden kann. Sofern Sie eine Frage stellen wollen, bei der nur eine Antwort möglich ist, wählen Sie Mehrfachantworten und Textkommentar nicht aus. Speichern Sie dies über den Ändern-Button.
7c.) Legen Sie ggf. weitere Frage-Antworten-Blöcke analog zu den bisherigen Schritten an.

8.) Sortieren Sie ggf. die Antworten oder die Fragen in die gewünschte Reihenfolge über die Buttons hoch und runter.

9.) Gehen Sie über 'zurück' zur Hauptübersicht, prüfen Sie nochmals alle Einstellungen und aktivieren Sie die Umfrage über 'freischalten'.
10.) Führen Sie einen Test aus Sicht eines Befragten durch. Sollten Sie Änderungen an der Umfrage haben, so können Sie nach dem Test nochmals die Umfrage "sperren", dann Änderungen durchführen und danach die Umfrage wieder freischalten. Dies ist erlaubt, bevor 10 Antworten eingegangen sind.

Nach Erstellung der Umfrage ist es möglich, den Ersteller zu wechseln. Dadurch gibt der ursprüngliche Ersteller seine Rechte ab und kann diese Umfrage nicht mehr bearbeiten und erst die Ergebnisse nach Ablauf der Umfrage einsehen. Lediglich der Orga-Admin und die Person, der die Rechte zugewiesen wurden, können während der laufenden Umfrage auf diese Umfrage zugreifen.

Umfrage aus Sicht des Teilnehmers

Die Umfrage wird auf der TraiNex-Startseite vom Start bis zum Enddatum 00:01 Uhr angezeigt. Für Lehrgangsteilnehmer wird auf der Startseite des TraiNex ein "Wollen Sie an der Umfrage Mensa-Essen teilnehmen. Ja, sofort/Nein,später" angezeigt. Der Aufbau der Startseite wird also extra unterbrochen, um die Teilnahmequote zu verbessern. Damit jeder teilnehmen kann, sollte es deshalb auch immer eine Antwortmöglichkeit wie "habe keine Meinung dazu" geben. Wählt derjenige "Nein, später" aus, werden wieder die aktuellen Meldungen auf der Startseite angezeigt und er kann sich ganz normal im TraiNex bewegen. Bei dem nächsten Login wird die Umfrage wieder auf der Startseite angezeigt, solange bis die Umfrage abgelaufen ist oder von der jeweiligen Person daran teilgenommen wurde. Sofern an der Umfrage noch nicht teilgenommen wurde, wird diese auch auf der rechten Seite der Startseite des TraiNex unter Umfragen aufgeführt. Bei der Beantwortung einer Frage mit einem Textkommentar wird das Feld für den Textkommentar freigeschaltet und beinhaltet (wenn ausgewählt) die Information für den Teilnehmer, dass die Umfrage nicht anonym ist und der Textkommentar mit dem Namen versehen wird. Sofern das Anzeigen der Ergebnisse für den Teilnehmer vorab ausgewählt wurde, so sieht dieser nun nach der Beantwortung der Fragen die Ergebnisse. Um an der Umfrage teilgenommen zu haben, reicht es bereits schon aus, lediglich eine Frage zu beantworten. Bis zu dem Enddatum der Umfrage hat der Teilnehmer die Möglichkeit, die Fragen, die er noch nicht bearbeitet hat, zu beantworten. Erst wenn der Teilnehmer alle Fragen beantwortet hat, wird die Umfrage auf der TraiNex-Startseite als abgeschlossen oder beantwortet angezeigt und bei dem erneuten Auswählen der Umfrage kann sich der Teilnehmer seine ausgewählten Antworten anzeigen lassen.

Tipp: Sobald mehrere Stimmen abgegeben wurde, kann die Umfrage aus Manipulationsabwehrgründen inhaltlich nicht mehr verändert werden.

Auswertung

Automatische Beispielauswertung einer Frage

Die Ergebnisse werden automatisch als Kuchen- oder Balkendiagramm dargestellt. Das Kuchendiagramm wird bei alternativen Antwortmöglichkeiten genutzt und das Balkendiagramm bei Mehrfach-Antwortmöglichkeiten. Über "Details einblenden", kann abgerufen werden, wie sich die Auswertung über die Lehrgänge oder Geschlechter oder Altersgruppen verteilt (Kreuztabelle). Zu Geschlechtern oder Alter wird auch ein Mittelwert, eine Dominanz sowie eine Standardabweichung angegeben. Beispiel-Interpretation: "Diese Frage wurde von überdurchschnittlich vielen jüngeren Männern aus Kreativstudiengängen verneint." Auch einblendbar sind die Kommentare, die ebenfalls automatisch mit der Geschlechtsangabe sowie der groben Studienrichtung als Zusatzinfo versehen sind. Oberhalb der Ergebnisse wird zudem auch angezeigt, wie viele Personen befragt wurden, wie alt diese waren und wie die Geschlechterverteilung sich verhält.

Über den Link "Datentabelle" oder "Dozenten-Datentabelle" können die Daten -komplett anonymisiert- abgerufen beziehungsweise exportiert werden, um eine weitere Spezialauswertung in externen Programmen zu ermöglichen. In dieser exportierten Datei sind unter anderem die Fragen, die Antworten, der Standort oder auch das Geschlecht zu finden.

Allen Teilnehmern der Umfrage kann am Ende der Umfrage eine "Danke"-Mail gesendet werden, die auch Ergebnisse der Umfrage beinhalten kann.

Profi-Hinweis: Beim Alter wird, auch bei späteren Zugriffen, das Alter vom Datenblatt verwendet, was während der Befragung galt (Altersstabilität der Auswertung). Nutzer, die nach der Umfrage zu Alumni überführt wurden und während der Umfrage noch Studierender waren, werden auch später noch als Studierender in der befragten Zielgruppe ausgewiesen.

Veränderung der Grundgesamtheit: Wenn Sie im nachhinein die Grundgesamtheit verändern, bleiben zwar die prozentualen Ergebnisse identisch, aber es verändert sich die Teilnahmequote. Sollten z.B. bei späteren Auswertungen bereits Nutzer aus der Zielgruppe gelöscht worden sein, so kann durch die Löschung die Angabe zur Anzahl der "befragte Gruppe" kleiner erscheinen. Dies gilt auch, falls Nutzer aus der ursprünglichen Zielgruppe in eine Nicht-Zielgruppe gewechselt wurden oder beim Ablauf temporärer Nutzergruppen-Mitgliedschaften. Bei wichtigen Umfragen sollte deshalb nach der Beendigung die Ergebnisseite als HTML/PDF abgespeichert werden.

Profi-Tipps

Wenn man eine bestimmte Umfrage regelmässig durchführen will, so kann man alte Umfragen auch wieder verwenden. Eine alte Umfrage kann über "kopieren" als neue Umfrage aufgesetzt werden (in der Abbildung gelb markiert). Hierbei werden alle Fragen und Antworten und Optionen übernommen. Nur die Zielgruppe muss neu definiert werden. (Sollte eine alte Umfrage bereits als "abgelaufen" ausgeblendet worden sein, so ist diese abgelaufene Umfrage erst zu reaktivieren, bevor man diese "kopieren" kann.)

Rechte

Erstellen können Umfragen Nutzer ab dem Recht "fester Mitarbeiter". Feste Mitarbeiter können Umfragen nur für eigene Studiengruppen erstellen und können nur eigene Umfragen einsehen. Ab dem Recht ADMIN kann man beliebige Umfragen des Standortes einsehen und alle Studiengruppen der Standorte befragen, auf die man als ADMIN Zugriff hat.

Videos und sonstige Infos

Eine Erläuterung der Basis-Vorgehensweise (Stand 2013) in Videoform finden Sie hier Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie unser Online-Modul Experte QME.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Siehe auch

Themenverwaltung
Lehrg.-verwalt.
Nutzerverwaltung
Ressourcenverwaltung
Tests
Anmeldung
Unternehmen
Evaluation
Logdatei

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