E-Mail

E-Mail Grundaufbau

Arten von Mails

Wir unterscheiden
-normale unsichere Mails (Beispiel: Sie klicken auf eine Mailadresse und versenden eine Outlook-Mail. Weder Zugang noch Inhalt oder Absender sind nachweisbar bzw. gesichert.)
-TraiNex-Mails (werden immer auch innerhalb TraiNex zugestellt und zusätzlich komplett auch an die von den Studierenden selbst hinterlegten Mailadressen geleitet. Ist die Standard-Art, um Mails rechtssicher zu versenden.)
-interne/reine TraiNex-Mails (möglich ab Administrator. Interne Mails werden nur innerhalb TraiNex zugestellt. An die vom Studierenden selbst hinterlegte Mailadresse wird eine allgemeine Nachricht mit dem Original-Betreff und einem Hinweis, dass eine Mail innerhalb TraiNex abzurufen ist, geleitet.)
-E-Einschreiben (wie interne Mail, aber zusätzlich wird vermerkt, wann der Studierende in TraiNex die Mail geöffnet hat und Zustellung kann zeitlich geplant werden. Nur möglich bei Einzelmails an z.B. Problemfälle.)
sowie
-Automails

Allgemeines

Über E-Mail können Sie gezielt Serien-E-Mails senden. Wählen Sie zunächst die Zielgruppe Ihrer Mail über die Checkboxen. Geben Sie Betreff und Text ein. Wählen Sie informelle oder formelle Anrede oder keine Anrede und aktivieren Sie den Versendevorgang durch Betätigung des Buttons "Versenden". Warten Sie bis zur Meldung "E-Mail wurde versendet".
Für jeden E-Mail-Empfänger wird über das System eine persönliche Anrede generiert, wenn Sie eine Anredeform gewählt haben.

Verteileransicht

Empfänger-Zielgruppen

Sie können einzelne oder mehrere Lehrkräfte und/oder komplette Studiengänge auswählen. Auch können Sie Alumni sortiert nach ehemaligen Studiengängen auswählen. Wenn es aus dem Unternehmensmodul her externe Personalverantwortliche gibt, so sind diese ebenfalls auswählbar.

Tipps zu Empfänger-Zielgruppen: Wenn Sie nur Teile von Studiengängen anschreiben wollen, dann nutzen Sie besser die Nutzersuche. Wenn Sie nur einzelne Lehrkräfte anschreiben wollen, so können Sie auch Dozierende/Mail benutzen. Wenn Sie nur einzelne Personen anschreiben wollen, so können Sie auch das Personen-Popup nutzen.

Zustellung, Authentizität und Verbindlichkeit

Die E-Mail wird an die durch den Nutzer im Bereich "Privat" definierte E-Mail-Adresse gesendet und zur Sicherheit auch zusätzlich im TraiNex angezeigt, so dass die Mail in jedem Fall als zugestellt gelten kann. Der Absender kann nicht gefälscht sein, denn dem Nutzer wird im TraiNex-Maileingang der Sender angezeigt (Authentizität). Teile des Mailtextes können weder gelöscht noch verändert werden (Verbindlichkeit). Zustellung, Authentizität und Verbindlichkeit sind durch TraiNex-Mails demnach gesichert. Rechtlich ist es deshalb anzuraten, alle Lehrkräfte und Verwaltungsmitarbeitenden zur Verwendung der TraiNex-Mails zu verpflichten.

Sonstiges

Formatierungen wie fett sind nicht vorgesehen aus rechtlichen Gründen. Hintergrund: Die Mail soll für jeden Empfänger gleich aussehen und die gleiche Information beinhalten. Fettdruck ist eine Information über die Bedeutung eines Textteils. Ein HTML-Viewer (mit Formatierung) zeigt die Mail anders als ein Text-Viewer (ohne Formatierung). Formatierungen würden beim Text-Viewer verloren gehen, wohingegen (selten) Textbereiche im Text-Viewer angezeigt werden, die z.B. in HTML unsichtbar sind.

Die E-Mail enthält automatisch ergänzende Informationen über den Absender, die Adressaten der E-Mail und einen Authentifizierungs-Check. Serien-Mails, die kompletten Studiengängen gesendet werden, werden ggf. als SPAM-Info-Kopie auch an einen System-Administrator gesendet.

Dateianhänge: Falls gewünscht, können Sie eine Anlage, z.B. ein Word-Dokument, an die E-Mail anhängen. Üblicherweise sollte man zur Vermeidung unnötiger Netzbelastung solch ein Material besser in ein Archiv einstellen und im Mailtext nur darauf hinweisen, dass sich das Dokument in einem Archiv befindet.

CC-Mails erstellen Sie, indem Sie "keine Anrede" auswählen und die Adressaten manuell ansprechen mit z.B. "Liebe BW-Studierenden" und die CC-Adressaten als Empfänger aber angeklickt haben. BCC realisieren Sie durch das gleiche Vorgehen und klicken zusätzlich "Empfänger nicht auflisten" an.

Normale Mails speichert das TraiNex für 6 Monate. Eine vorzeitige Löschung ist aus Rechtssicherheitsgründen nicht möglich. Einschreiben-Mails werden bis zu 12 Monate aufbewahrt. Bei Dokumentationspflichten sollten alle 6 Monate der Mailausgang abgespeichert werden über den Sicherungslink am Ende der Seite.

Ein Versand des Betreffs als SMS ist Lehrkräften mit dem SMS-Sonderrecht möglich. Admins ist auch der Versand als E-Einschreiben möglich.

Eine TraiNex-Mail wird einerseits immer innerhalb TraiNex garantiert abgespeichert und steht dem Empfänger in dessen Maileingang zur Verfügung. Gleichzeitig wird die Mail auch an die vom Nutzer selber hinterlegte Mailadresse, wie z.B. an GMX, versendet. Bei Wahl der Option "Reine TraiNex-Mail" wird hingegen an die vom Nutzer selber hinterlegte Mailadresse, wie z.B. an GMX, nur der Betreff und die Info, dass eine Mail innerhalb TraiNex angekommen ist, versendet.

Mail nicht angekommen?

Dass eine TraiNex-Mail im privaten Postfach, z.B. bei GMX, nicht ankommt, kann viele Gründe haben. Der GMX-Empfänger-Mailserver hatte einen Fehler, der TraiNex-Mailserver hatte einen Fehler, der Name-Server wurde geändert, die Mailadresse war falsch, das Postfach war voll, die Mail wurde als Spam eingestuft und, und, und. Der Branchenverband Bitkom meint, dass ca. 5% aller "normalen" Mails verloren gehen. Aber selbst, wenn eine Mail nicht an das GMX/Outlook übermittelt wird, so kommt diese doch immer innerhalb TraiNex an. Rechtliche Sicherheit von #Zustellung, Authentizität und Verbindlichkeit sind gegeben. Positives Zitat dazu: "Da Ihre Mail auf normalem Weg nicht angekommen ist, bin ich froh, dass ich diese im TraiNex entdeckt habe... sonst wäre die Mail komplett verloren gegangen." Praxistipp: Studierende können schriftlich verpflichtet werden, z.B. einmal wöchentlich das TraiNex auf neue Mails zu prüfen.

Mailantwort nicht angekommen?

Auf wichtige TraiNex-Mails antwortet man am besten innerhalb TraiNex, damit die Zustellung gesichert ist. Wenn man hingegen auf eine TraiNex-Mail außerhalb des TraiNex antwortet, dann ist die Antwort keine TraiNex-Mail, sondern nur eine normale "Outlook/Pop3"-Mail mit einem höheren Verlustrisiko.

Absenderadresse

Jede TraiNex-Mail hat 2 Absenderadressen. Erstens die technische Versand-Mailadresse, z.B. kunde@trainex-mail.de, die für alle Ihre TraiNex-Mails identisch ist. Zweitens die individuelle Sender-Mailadresse, die vom individuellen Sender abhängt. Mail-Empfänger können per "Antwort-an" innerhalb oder außerhalb des TraiNex eine Antwort an den Sender senden. Für den Fall, dass dabei fälschlicherweise statt der Sender-Mailadresse die technische Versand-Adresse benutzt wurde, ist es ratsam, eine zusätzliche Kundenmailadresse anzulegen, z.B. trainexmail@kundendomain.de. Alle Mails, die fälschlicherweise an kunde@trainex-mail.de gesendet werden, werden dann weitergeleitet an trainexmail@kundendomain.de, wo ein Mitarbeitender des Kunden die Mail ggf. an den korrekten Empfänger weiterleiten kann.

Excel-Export

Ein gesammelter Export von Mailadressen, z.B. damit eine Lehrkraft sich einen eigenen Outlook-Mailverteiler aufbauen kann, ist extra nicht möglich für Lehrbeauftragte. Dies ist nur Administratoren mit Sonderechten erlaubt. Grund:
1) Datenschutz: Studierenden muss es erlaubt sein, die Mailadresse in TraiNex auf unsichtbar zu setzen. Lehrbeauftragten darf der Zugriff darauf nicht bzw. nicht massenhaft erlaubt sein.
2) Zustellproblem: Mails via Outlook-Listen von Lehrkräften kommen teils nicht an, z.B. weil das Postfach des Studierenden voll ist. Diese Mails sind für den Studierenden nicht einsehbar und er hat nicht zwingend Kenntnis darüber, dass er überhaupt eine Mail hätte bekommen sollen.

TraiNex-Mails hingegen kommen immer rechtssicher an und der Empfänger muss seine Mailadresse nicht offenlegen. Ein Massenversand ist auch möglich, wenn der Studierende seine Mailadresse nicht offenlegen oder sogar nicht eintragen will.

Mail-Server

Der verwendete Mail-Server heißt typischerweise trainex-mail.de und die Absender-Mail-Adresse typischerweise hochschulname@trainex-mail.de.
Sie können prüfen, ob der Mailserver derzeit ggf. gerade nicht verfügbar sein solte hier:
https://www.serverguard24.de/de/status/TraiNex-Mail-Server

Sie können bei Bedarf auch selber prüfen, ob der Mailserver derzeit auf einer Blacklist steht, z.B. hier:
https://mxtoolbox.com/SuperTool.aspx?action=mx%3atrainex-mail.de&run=toolpage
Mails, die aufgrund einer Blockung Ihrer Absenderadresse an Sie zurückgesendet werden, enthalten oft eine Anweisung des Mailproviders, z.B. von GMail, wie die Blockung aufgehoben werden kann.

Ebenfalls möglich ist es, dass Sie einen eigenen Mailserver betreiben. Benötigt werden dazu: Mailadresse, Mailserver-Name(Webadresse oder IP-Adresse), Mail-User, Passwort, Port, SSL (ja/nein). Unter Admin/Logdatei haben Sie die Möglichkeit, eine Test-Mail mit den Angaben des eigenen Mailservers zu versenden. Für eine Umstellung auf eigenen Mailserver danach bitte mit TrOn in Verbindung setzen.

Videoeinführung

Eine audiokommentierte Tour zu den Vorteilen des TraiNex-Mailsystems steht Ihnen auf Youtube unter dem Link https://youtu.be/OnaZUQhXpJc zur Verfügung.

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung Basis, sowie unser Präsenz-Modul Aufbau für fortgeschrittene Benutzer.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter https://Akademie.Trainings-Online.de

Sonderfunktion

Mit der Sonderfunktion 300 kann die Spam-Mail-Kontrolle für einen Admin aktiviert werden.

Letzte funktionale Änderungen

• Februar 2023: Massen-E-Mailversand mit individueller Zusatz-Zeile unter Nutzersuche erweitert: Wenn Ausgabefeld "Matrikelnummer" gewählt, ist auch Excel-Import für die individuelle Zeile möglich (1. Spalte Matrikelnummer / 2. Spalte Individual-Satz).
• März 2022: E-Mail: Möglichkeit unter Admin/Logdatei/Mailserver zu prüfen, ob ein eigener Mailserver inkl. eigener Mailadresse/Mailuser/Mailpassword/SSL genutzt werden kann

• August 2020: Jeder Kunde hat eine kundenindividuelle Absender-TraiNex-Mailadresse nach dem Prinzip Kundenname@TraiNex-Mail.de, also z.B. FHXY@TraiNex-Mail.de. Für etwaige Antworten an diese reine Sende-Adresse kann der Kunde eine Forward-Mailadresse aus seinem Hause, z.B. trainex@FHXY.de, an TrOn mitteilen, damit Antworten beim Kunden empfangen werden können.

• September 2020: Bei Massen-Mails via Nutzersuche kann für jede Mail pro Adressat eine individuelle Textzeile, die mittig in der Mail erscheint, festgelegt werden.

Siehe auch

E-Einschreiben
AutoMail
Mailausgang
Maileingang
Mailgruppen
Nutzersuche
Aktuelles
Foren

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