Mitarbeiter

Allgemeines

Über den Pfad Admin/Nutzer gelangen Sie zur Nutzerverwaltung, über die Sie auch Mitarbeiter anlegen oder bearbeiten können.

Nutzen

An dieser Stelle können Sie Mitarbeiter neu anlegen, bestehende bearbeiten, sperren, ausblenden oder ganz löschen.

Aufbau und Funktion

Anlegen von Mitarbeitern

Das Anlegen von Mitarbeitern steht nur Orga-Administratoren oder Nutzer-Beauftragten zu. Es ist verfügbar über das Menü ADMIN/Nutzerverwaltung. Ein Mitarbeiter ist analog zum Anlegen von Lehrg.-Teilnehmern mit Namen, Vornamen, Anrede, Login und Passwort (sowie ggf. E-Mail) zu definieren. Darüber hinaus ist auszuwählen, ob der Mitarbeiter ein normales oder geringes oder hohes Recht bekommt. Dieser Status bestimmt, welcher Funktionenumfang dem Nutzer zur Verfügung steht und welche Kurse er sehen kann. Der Status kann im Nachhinein jederzeit geändert werden. Login und Passwort müssen dem Mitarbeiter bekannt gegeben werden, damit er das TraiNex nutzen kann. Passwörter von Mitarbeitern können von niemandem eingesehen werden. Dem Mitarbeiter ist eine der Rechtestufen zu geben, meist "gering" oder "mittel" für einen Lehrenden sowie "hoch" für einen Verwaltungsmitarbeiter.

Sofern der Mitarbeiter an mehr als nur einem der Standorte tätig ist, ist eine eindeutige Mitarbeiternummer einzutragen, damit weitere Standorte angezeigt und zugewiesen werden können. Vor der Zuweisung anderer Standorte sollte das Profil möglichst vollständig ausgefüllt werden, da das Profil in die anderen Standorte dupliziert wird.

Pro Mitarbeiter können Urlaubsansprüche, erlaubte IP-Adressen oder Vertragsdaten (mit Stundenhonorar und Deputat) definiert werden. Auch die Definition der Zeiterfassung ist möglich.

Nach diesen Zuordnungen und Änderungen oder Ergänzungen der Daten, können für den jeweiligen Mitarbeiter der Vorgesetzten-/Urlaub-Verwalter ausgewählt werden, Abwesenheitsnotizen angezeigt werden sowie Angaben zu der Bankverbindung und den Arbeitsverträgen hinterlegt werden. Über die Abwesenheitsnotizen oder auch Atteste, können Abwesenheiten und dessen Begründungen hinterlegt und eingesehen werden. Bei der Bankinformation können mehrere Bankverbindungen hinterlegt werden, sofern diese jeweils nur innerhalb von eingrenzbaren Zeiträumen aktuell sind. Die BIC und IBAN werden verschlüsselt und sind so nicht einsehbar. Bei den Arbeitsverträgen, welche wichtig sind für die Honorar-Abrechnung, können mehrere Verträge hinterlegt bzw. vermerkt werden. So ist es beispielsweise möglich, dass ein Mitarbeiter zunächst vom 01.01.2015 bis zum 31.05.2015 als Teilzeitkraft eingestellt war und ab dem 01.06.2015 fortan als Vollzeitkraft tätig ist und bei dem ersten Anstellungsverhältnis 35€ pro Stunde erhalten hat und nun bei dem Anstellungsverhältnis in Vollzeit 2.000€ monatlich als Festgehalt verdient. Wie die Stunden des jeweiligen Dozenten aufgeteilt sind, ist über die Aufteilung erkenntlich.

Bearbeiten von Mitarbeitern

Über das Feld bearbeiten gelangt man zu dem persönlichen Datenblatt des ausgewählten Mitarbeiters. Hier lassen sich der volle Name, die Anrede und der Titel, die Mitarbeiternummer, E-Mail-Adresse, sowie telefonische Kontaktdaten hinterlegen oder abändern. Das persönliche Datenblatt lässt sich durch die Privat- und ggf. die Arbeitsadresse wie ein (Pass-)Bild ergänzen. Unterhalb der Angaben zur Person und Adresse befindet sich das Feld zur Sichtbarkeit der angegebenen Daten.

Die Sichtbarkeit der angegebenen Daten lässt sich jederzeit beschränken.

Innerhalb des Datenblatts des Mitarbeiters kann ein berechtigter Administrator auch den Namen der Person anpassen.

Nach Eingabe der Kontaktdaten und der jeweiligen Daten in die definierbaren Freifelder, können für den jeweiligen Mitarbeiter die Login-Daten, der Fachbereich, der Mitarbeiter-Typ und ein Passwort ausgewählt werden. Auch das Recht, welches der Mitarbeiter haben soll, kann an dieser Stelle durch den Administrator vergeben werden, die unterschiedlichen Rechte sind weiter oben unter Anlegen von Mitarbeitern zu finden. Jeder Mitarbeiter kann genau einem Mitarbeiter-Typ zugeordnet werden, z.B. "feste Lehrkraft" oder Verwaltung. Die Definition von Mitarbeitertypen ist möglich für den Orga-Admin. Das TraiNex greift bei statistischen Auswertungen darauf zurück, z.B. "Wieviel % der Unterrichte wird durch feste Mitarbeiter durchgeführt?". Auch werden die Typen den Nutzern im Bereich des Mailversandes gruppiert dargestellt.

Des Weiteren ist die Zuordnung des Mitarbeiters zu Themen von einem Lehrgang nötig, da er nur diejenigen Lehrgänge betreuen kann, denen er über ein Thema zugeordnet ist. Die Zuordnung geschieht nicht beim Anlegen eines Mitarbeiters, da ein Mitarbeiter für mehrere Lehrgänge tätig sein kann. Nutzen Sie zur Zuordnung das Menü ADMIN/THEMENVERWALTUNG.

Auch nachträglich können über bearbeiten von Mitarbeitern die Bankverbindungen und Angaben zu den Arbeitsverträgen angepasst oder gelöscht werden.

Sperren von Mitarbeitern

Über die Funktion Sperren von Mitarbeitern wird diesen der Zugriff auf das System verweigert. Die Sperrung wird sowohl in der Auflistung der Mitarbeiter (siehe grüne Markierung in der Abbildung) hinter dem Namen wie auch durch ein Fenster verdeutlicht. Über den Button "freischalten" kann die vorgenommene Sperrung des betroffenen Mitarbeiters wieder rückgängig gemacht werden. Sobald ein Mitarbeiter gesperrt wurde, kann dieser zusätzlich auch ausgeblendet werden. Ausgeblendete Mitarbeiter werden dann nicht mehr aufgeführt bei Mails, Nutzersuche oder Terminen. Um die Ausblendung wieder aufzuheben, kann erfolgen über den Link "einblenden" am Ende der Seite unter der Rubrik "Gesperrte und ausgeblendete Dozenten".

Die Sperrung eines Mitarbeiters wird durch den Begriff "gesperrt" hinter dessen Namen wie auch einer Meldung in der rechten oberen Ecke auf der Seite der Nutzerverwaltung kenntlich gemacht. Die Sperrung oder Löschung des Mitarbeiters ist über die grün markierten Buttons sperren und löschen möglich.

Löschen von Mitarbeitern

Über den Button löschen (in der Abbildung grün markiert), können Mitarbeiter aus dem System gänzlich entfernt werden. Er wird weder in Terminen oder Evaluationen noch auftauchen. Das Löschen eines Mitarbeiters führt auch zur Löschung aller Dateien, die der Mitarbeiter hochgeladen hat. Dateien, die Studiengängen bereits zugeordnet sind, können an einen anderen Mitarbeiter während dem Löschvorgang übertragen werden. Mitarbeiter sollten nur im Ausnahmefall gelöscht werden. Besser ist es, einen Mitarbeiter zu sperren und auszublenden. Zusätzlich kann man, wenn es die DSGVO erfordert, den Namen des Mitarbeiters anonymisieren/umändern.

Generische Nutzer

Nutzer sind grundsätzlich Einzelanwender, also reale Personen mit realem Vor- und Nachnamen. Gruppenanmeldungen oder auch generische Anmeldungen wie "Testdozent" sind lizenzmässig seitens TraiNex als Ausnahmefall zugelassen, z.B. für einen Teststudierenden oder einen Testdozenten.

Letzte funktionale Änderungen

• keine

Sonderfunktion

Das Anlegen von Mitarbeitern ist erlaubt den Admin mit der Sonderfunktion 38 oder eingeschränkt auf den eigenen Fachbereich mit dem Sonderrecht 98. Mit dem Sonderrecht 98 darf der Organisations-Administrator Mitarbeiter anlegen, bearbeiten und löschen sowie den Dozenten Themen zuweisen. Wird einem Organisations-Administrator das Recht 238 zugewiesen, so darf dieser keine Mitarbeiter mehr löschen, auch wenn ihm die Rechte 38 oder 98 zugewiesen wurden.

siehe auch

Rechte
Menü_Mitarbeiter_hohes_Recht
Menü_Mitarbeiter_mittleres_Recht
Menü_Mitarbeiter_niedriges_Recht
Menü_Mitarbeiter_Orga_Recht
Menü_Student