Formular-Vorlagen

Formular-Vorlagen sind praktisch, arbeitserleichternd und sinnvoll, wenn es strukturierte Schreiben gibt, die ab und an an einzelne Personen geschrieben werden bzw. erstellt werden müssen, z.B. individuelle Exmatrikulationen oder individuelle Studienstarter-Schreiben. Sie können beliebig viele Vorlagen selber entwickeln und grafisch gestalten. Eine Vorlage enthält Variablen, die beim Aufruf der Vorlage gefüllt wird mit den aktuellen Daten des Bewerbers/Studierenden/Dozenten. Es stehen Ihnen 150 Variablen zur Verfügung.

Formular-Vorlagen sind abspeicherbar im Dozenten-Archiv in einem Thema, dass das Wort "Formular-Vorlagen" beinhaltet, z.B. "Vertrags-Formular-Vorlagen". Es können mehrere solche Themen (mit unterschiedlichen Zugriffsrechten) im Dozenten-Archiv angelegt werden. Wenn es mehrere Themen gibt, wird im Formularbereich danach gruppiert. Eine Vorlage mit dem Zugriffsrecht "nur Orga-Admin" kann auch nur von Orga-Admin gesehen und genutzt werden anderweitig. Auch der Upload von Vorlagen kann eingeschränkt werden auf Orga-Admin.

Um z.B. eine Vorlage zu erstellen, die zu folgendem Ergebnis führt:

"Sehr geehrter Herr Hubert Müller, gerne bestätigen wir Ihnen, dass Sie mit der Matrikelnumer 123 im Studiengang BWL ab dem 1.7.2017 immatrikuliert sein werden. Mit freundlichem Gruß, Lisa Müller Testhochschule 1.1.2016"

benötigen Sie ein RTF-Dokument mit folgenden Variablen:

"[anrede_formell] [vorname] [name], gerne bestätigen wir Ihnen, dass Sie mit der Matrikelnumer [matrikelnr] im Studiengang [futureCourse] ab dem [bewerbung_datum] immatrikuliert sein werden. Mit freundlichem Gruß, [bearbeiter_name] [dom_vollname] [datum]"

Formular-Vorlagen müssen im RTF-Format erstellt werden mit z.B. Word und müssen im RTF-Format abgespeichert werden. Die Formular-Vorlagen sind danach NICHT im Dozenten-Abruf abrufbar sondern z.B. im Bereich der Stammdaten. Mögliche verwendbare Variablen werden in eckigen Klammern im RTF-Dokument vermerkt.

Ein typisches RTF-Dokument mit möglichen Variablen findet sich hier: Beispiel RTF Stand 3.2019
Empfehlung: Laden Sie das komplette Dokument herunter, dann in Ihr TraiNex hoch im Dozenten-Archiv und prüfen Sie das Ergebnis auf einem Stammdatenblatt.

TIPP: Falls eine Variable nicht funktioniert, dann liegt es daran, dass Ihr Textverarbeitungsprogramm eine ungültige Zusatzinformation geschrieben hat in den Bereich der Variablen oder den Variablennamen umbricht. Sie sollten die Variable dann manuell einmal erneut schreiben und das RTF-Dokument austauschen bzw. die Silbentrennung ausschalten.

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  Bereich, um RTF-Formulare einzustellen im Dozenten-Archiv
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  Abruf der individuell ausgefüllten Formulare im Bereich der Stammdaten
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  Links: Beispiel einer RTF-Vorlage / Rechts: durch TraiNex ausgefüllte Vorlage mit der Möglichkeit als Verwaltung noch eigene Ergänzungen einzufügen
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  Optionen für Einstellung und Zugriff auf Formulare

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung Bescheinigung und Formulare.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Letzte funktionale Änderungen

• April 2019: Formular-Vorlagen: neue Variable für "Externe allg. Anmerkung für Studienbescheinigung: [allgBescheinigungstext]"
• Juni 2018:Formular-Vorlagen können nun auch Hochschulsemester, Fachsemester, Urlaubsvorsemester, Unterbrechungssemester oder Ausgleichssemester bzw. angerechnete Semester beinhalten.
• Dezember 2017: Formular-Vorlagen können nun auch Urlaubsvorsemester, Unterbrechungssemester oder Unterbrechungsvorsemester beinhalten.

siehe auch

Dozenten-Archiv
Bescheinigung