Archiv

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Allgemeines

Abbildung Mitarbeiterarchiv: Über das Archiv der Mitarbeiter können Sie Dateien und Dokumente hochladen und bereits existierende Dokumente wieder löschen.

Über den Pfad Dozenten/Archiv gelangen Sie zu dem Archiv der Mitarbeiter und Dozenten, von dem aus Sie Dateien oder Links einstellen und eigene Dateien/Links löschen können.

Nutzen

Im Archiv der Mitarbeiter können Sie den Mitarbeitern wichtige Materialien wie Bedienungsanleitungen, Anträge, Manuals oder auch Links gezielt zugänglich machen.
Hierzu wählen Sie ein vorhandenes Thema. Im oberen Bereich des Fensters können Sie zwischen den Hauptthemen wie z.B. Abschluss oder Formulare auswählen. Darüber hinaus haben Sie unterhalb der Oberthemen alle Unterthemen, in welche Sie Dateien ablegen oder darin notwendige Dateien finden können.
Zu dem gewünschten Thema können Sie Material (z.B. ein Word-Dokument) von Ihrer Festplatte hochladen. Sowohl Themenname als auch Dokument können später von Ihnen geändert oder auch gelöscht werden.

Jeder Mitarbeiter/Dozent kann Material einstellen oder eigenes hochgeladenes Material löschen, es sei denn, beim Thema wurde die Option "Hochladen beschränkt auf Orga-Admin/Doz-Archiv-Manager" aktiviert.

Bei Bedarf kann pro Datei bereits ein Ablaufdatum definiert werden, an dem das Dokument automatisch gelöscht wird. Das kann sinnvoll sein bei einem Dokument wie z.B. "Prüfungsplan Mai". Die im Archiv vorhandenen Materialien können grundsätzlich von allen Dozenten abgerufen werden, es sei denn, die Sichtbarkeit wurde beschränkt. Der Dozent wird nach dem Login auf der Startseite auf neu hochgeladenes Material aufmerksam gemacht. Wenn Sie die Reihenfolge der Dokumente oder der Ordner ändern wollen, so können Sie dies einfach per Drag & Drop tun.
Materialien, die fehlerhaft hochgeladen wurden, werden vom System teils selbstständig gelöscht. Dies wird in der Logdatei vermerkt.

Profi-Tipps

Um die allgemeine Nutzbarkeit zu verbessern, sollten im Archiv sinnvolle Überschriften, Themen und eine sinnvolle Reihenfolge der Themen vorgegeben werden durch Orga-Admin oder Admin mit dem Sonderrecht "Doz-Archiv". Um die jeweilige individuelle Nutzbarkeit zu erleichtern, existieren eine alphabetische Überschriften-Klickliste, eine alternative Sortierbarkeit nach Thema oder Datum, eine Filterfunktion sowie eine individuelle Markierungsfunktion.

Sonderrechte

Orga-Admin oder Admin mit dem Sonderrecht "Doz-Archiv" können alles löschen, dies wird allerdings in der Logdatei vermerkt.

Orga-Admin oder Admin mit dem Sonderrecht "Doz-Archiv" haben zusätzliche Funktionen:

  • Sie können die Reihenfolge der Themen durch Mausaktionen ändern und für alle Dozenten diese Reihenfolge sichern.
  • Auch die Sichtbarkeit ist definierbar und es kann festgelegt werden, ob nur Orga-Admin (o) oder auch Administratoren/hohes Recht (h), feste Mitarbeiter/mittleres Recht (m), freie Mitarbeiter/niedriges Recht (n) das Material sehen dürfen.
  • Tipp: Wenn der Zugriff auf bestimmte Einzelpersonen beschränkt sein soll, dann sollten die Mailgruppen benutzt werden, da das dortige Material den Dozenten der Mailgruppe auch im Dozenten-Archiv zur Verfügung gestellt wird.
  • Auch ist bei mehreren Standorten festlegbar, in welchen Standorten das Material des Themas NICHT angezeigt werden soll. Über die Option "Hochladen beschränkt auf Orga-Admin/Doz-Archiv-Manager" kann anderen Admin/Dozenten das Hochladen verwehrt werden.
  • Zusätzlich kann durch "Aufräumen" alles aus einem Thema einem anderen Thema zugeordnet werden.
  • Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, sollten die Möglichkeiten zur Eingabe von selbstsprechenden Titeln bei Dateien, sowie die Möglichkeit zur Verwendung von Zwischenüberschriften genutzt werden.
  • Auch "normalen" Admin kann das Recht des Archiv-Managements erteilt werden im Bereich Admin/Mitarbeiter/Sonderfunktionen.
  • Sofern ein Thema mit dem Text "Formular-Vorlagen" beginnt, so kann das Thema genutzt werden, um RTF-Dokumente einzustellen, die an anderer Stelle als Formular-Vordruck dann zur Verfügung stehen.

Letzte funktionale Änderungen

  • September 2018: Downloads von Unterrichtsmaterial werden nun auch gezählt, wenn diese mobil abgerufen werden.
  • April 2018: Alte Einträge im Dozenten-Archiv können manuell auf "Einstelldatum ist heute" gesetzt werden.
  • Februar 2018: Im Dozenten-Archiv wird den Orga-Admins bzw. Dozenten-Archiv-Managern angezeigt, wie oft und von wem ein Dokument heruntergeladen wurde.

Siehe auch:


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