Archiv

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Allgemeines

Abbildung Archiv der Mitarbeitenden: Über das Archiv der Mitarbeitenden können Sie Dateien und Dokumente hochladen und bereits existierende Dokumente wieder löschen.

Über den Pfad Dozierende/Archiv gelangen Sie zu dem Archiv der Mitarbeitenden und Lehrkräfte, von dem aus Sie Dateien oder Links einstellen und eigene Dateien/Links löschen können.

Nutzen

Im Archiv der Mitarbeitenden können Sie den Mitarbeitenden wichtige Materialien wie Bedienungsanleitungen, Anträge, Manuals oder auch Links gezielt zugänglich machen.
Hierzu wählen Sie ein vorhandenes Thema. Im oberen Bereich des Fensters können Sie zwischen den Hauptthemen wie z.B. Abschluss oder Formulare auswählen. Darüber hinaus haben Sie unterhalb der Oberthemen alle Unterthemen, in welche Sie Dateien ablegen oder darin notwendige Dateien finden können.
Zu dem gewünschten Thema können Sie Material (z.B. ein Word-Dokument) von Ihrer Festplatte hochladen. Sowohl Themenname als auch Dokument können später von Ihnen geändert oder auch gelöscht werden.

Alle Mitarbeitenden/Lehrkräfte können Material einstellen oder eigenes hochgeladenes Material löschen, es sei denn, beim Thema wurde die Option "Hochladen beschränkt auf Orga-Admin/Doz-Archiv-Management" aktiviert.

Bei Bedarf kann pro Datei bereits ein Ablaufdatum definiert werden, an dem das Dokument automatisch gelöscht wird. Das kann sinnvoll sein bei einem Dokument wie z.B. "Prüfungsplan Mai". Die im Archiv vorhandenen Materialien können grundsätzlich von allen Dozierenden abgerufen werden, es sei denn, die Sichtbarkeit wurde beschränkt. Die Dozierenden werden nach dem Login auf der individuellen Startseite auf neu hochgeladenes Material aufmerksam gemacht. Wenn Sie die Reihenfolge der Dokumente oder der Ordner ändern wollen, so können Sie dies einfach per Drag & Drop tun.
Materialien, die fehlerhaft hochgeladen wurden, werden vom System teils selbstständig gelöscht. Dies wird in der Logdatei vermerkt.

Profi-Tipps

Um die allgemeine Nutzbarkeit zu verbessern, sollten im Archiv sinnvolle Überschriften, Themen und eine sinnvolle Reihenfolge der Themen vorgegeben werden durch Orga-Admin oder Admin mit dem Sonderrecht "Doz-Archiv". Um die jeweilige individuelle Nutzbarkeit zu erleichtern, existieren eine alphabetische Überschriften-Klickliste, eine alternative Sortierbarkeit nach Thema oder Datum, eine Filterfunktion sowie eine individuelle Markierungsfunktion.

Sonderrechte

Orga-Admin oder Admin mit dem Sonderrecht "Doz-Archiv" können alles löschen, dies wird allerdings in der Logdatei vermerkt.

Orga-Admin oder Admin mit dem Sonderrecht "Doz-Archiv" haben zusätzliche Funktionen:

  • Sie können die Reihenfolge der Themen durch Mausaktionen ändern und für alle Dozierenden diese Reihenfolge sichern.
  • Auch die Sichtbarkeit ist definierbar und es kann festgelegt werden, ob nur Orga-Admin (o) oder auch Admin/hohes Recht (h), feste Mitarbeitende/mittleres Recht (m), freie Mitarbeitende/niedriges Recht (n) das Material sehen dürfen.
  • Tipp: Wenn der Zugriff auf bestimmte Einzelpersonen beschränkt sein soll, dann sollten die Mailgruppen benutzt werden, da das dortige Material den Dozierenden der Mailgruppe auch im Doz-Archiv zur Verfügung gestellt wird.
  • Auch ist bei mehreren Standorten festlegbar, in welchen Standorten das Material des Themas NICHT angezeigt werden soll. Über die Option "Hochladen beschränkt auf Orga-Admin/Doz-Archiv-Management" kann anderen Admin/Dozierenden das Hochladen verwehrt werden.
  • Zusätzlich kann durch "Aufräumen" alles aus einem Thema einem anderen Thema zugeordnet werden.
  • Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, sollten die Möglichkeiten zur Eingabe von selbstsprechenden Titeln bei Dateien, sowie die Möglichkeit zur Verwendung von Zwischenüberschriften genutzt werden.
  • Auch "normalen" Admin kann das Recht des Archiv-Managements erteilt werden im Bereich Admin/Mitarbeitende/Sonderfunktionen.
  • Sofern ein Thema mit dem Text "Formular-Vorlagen" beginnt, so kann das Thema genutzt werden, um RTF-Dokumente einzustellen, die an anderer Stelle als Formular-Vordruck dann zur Verfügung stehen.

Letzte funktionale Änderungen

  • Juni 2021: bei Datei-Uploads im Archiv bzw. Pers. Archiv werden im Sinne besserer Usability bereits vor dem Upload die verwendeten Dateizeichen und -formate geprüft und ggf. beanstandet.
  • April 2021: E-Learning: HTML-Lerndatei aus z.B. H5P/Lumi kann veröffentlich werden im Pers. Archiv sowie Dozentenarchiv
  • April 2021: WebApp erlaubt Lehrenden nun auch Zugriff auf das Dozenten-Archiv
  • April 2021: Dozenten-Archiv: zusätzlicher Kommentar pro Thema möglich als z.B. Erläuterung
  • März 2021: Video- oder Sounddateien (mp4) werden nun zusätzlich zum Download auch als Stream angeboten im Pers. Archiv sowie Dozentenarchiv
  • September 2018: Downloads von Unterrichtsmaterial werden nun auch gezählt, wenn diese mobil abgerufen werden.
  • April 2018: Alte Einträge im Dozenten-Archiv können manuell auf "Einstelldatum ist heute" gesetzt werden.
  • Februar 2018: Im Dozenten-Archiv wird den Orga-Admins bzw. Dozenten-Archiv-Managern angezeigt, wie oft und von wem ein Dokument heruntergeladen wurde.

Siehe auch:


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