Bescheinigung

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Allgemeines

Die automatische oder halb-automatische Erzeugung von rechtssicheren Bescheinigungen (wie zur Immatrikulation oder Studiengangs- und Lehrgangsbescheinigungen) ist über das TraiNex möglich. Hierauf können unterschiedliche Informationen zu den Studierenden (z.B. Name, Matrikelnummer, Fachsemester, Studiengang, Beginn und Ende der Regelstudienzeit) abgebildet werden.

Beispiel einer vollautomatisch erstellten Immatrikulations-Bescheinigung

Nutzen

Die Bescheinigungs-Funktion berechnet aus den im TraiNex hinterlegten Angaben alle benötigten Inhalte. Die Bescheinigung umfasst unter einem kundenindividuellen Kopf und im kundenindividuellen Design alle für §9 BAfÖG relevanten Angaben, also auch, in welchem Semester sich die jeweilige Person befindet.
Voraussetzung ist, dass der Studiengang komplett definiert ist. Für den Kurs/ Studiengang ist einzutragen, welcher Abschluss erzielt wird, wie viel Zeiteinheiten der Kurs, zum Beispiel in Semestern, umfasst und wann der Kurs startet bzw. endet.
Um auch das Geburtsdatum sowie ggf. einen individuellen Studienbeginn rechtssicher hinterlegen zu können, sollte für alle Studierenden ein Stammdatenblatt angelegt werden. Das Stammdatenblatt stammt entweder aus der Bewerberverwaltung oder wird, falls noch nicht vorhanden, auf dem persönlichen Datenblatt eines/ einer Studierenden mit einem Mausklick angelegt. Hierbei werden Daten wie Geburtstag, Adresse oder E-Mail vom Datenblatt auf das Stammdatenblatt automatisch übertragen.

Die Bescheinigungs-Funktion kann nur freigeschaltet werden in Absprache mit Trainings-Online, da verschiedene Schalter kundenindividuell (kostenfrei) einzustellen sind.

Wenn Sie das PDF eng an ein eigenes Corporate Design anlehnen wollen, dann laden Sie die HTML-Entwicklungs-Template herunter im Bereich Admin/ Logdatei/ Konfiguration, passen das CSS an und schicken es uns zu. Melden Sie sich bei Interesse an dieser komfortablen Funktion.
Tipps:

  • Selbstausdruck: Das TraiNex kann so eingestellt werden, dass die Studierenden sich die (deutsche) Bescheinigung als PDF selber herunterladen können im Bereich Privat/ Daten. Wenn einzelne Studierende als Sonderfall nicht das Recht haben sollen, sich eine Bescheinigung herunterzuladen, so kann dies definiert werden im Bereich der Stammdaten-Verwaltung. Englische Studienbescheinigungen oder Arbeitsversionen von Bescheinigungen können hingegen immer nur von der Verwaltung ausgedruckt werden.
    Der Selbstausdruck ist möglich ab 45 Tage vor dem Studienbeginn. Der Wert 45 kann auf Anfrage bei TrOn geändert werden.
    Der Selbstausdruck ist möglich innerhalb der Regelstudienzeit, also bis 0 Tage nach dem Ende des letzten Regel-Semesters bzw. bis 0 Tage nach dem definierten Studiengangs-Ende. Der Wert 0 kann auf Anfrage bei TrOn geändert werden. Ein Wert 50 bedeutet, dass auch 50 Tage nach dem Ende ein Selbstausdruck möglich ist. Die Bescheinigung sollte dazu die Variablen für Überhangssemester beinhalten.
  • Urlaubssemester: Auf dem Stammdatenblatt hinterlegte Urlaubssemester werden automatisch von der Fachsemester-Anzahl abgezogen.
  • Vorstudium: Ist auf dem Stammdatenblatt eingetragen, dass die Person vorher an einer anderen Hochschule studiert hat, so wird dies als Info zur "Ersteinschreibung" ausgewiesen.
  • Pflichtpraktikum: Zusätzliche studiengruppen-spezifische Anmerkungen, wie z.B. "Das Studium beinhaltet ein Pflichtpraktikum über 6 Monate zwischen dem 1.3.2016 und dem 1.9.2016" können in der Studiengangsverwaltung im Feld "externe Bescheinigungsanmerkung" hinterlegt werden.
  • Nächstes Semester: 42 Tage (6 Wochen) vor dem nächsten Semester wird auf Wunsch angezeigt "Frau Conrad ist auch im kommenden 2. Semester an der XY Hochschule für Medien und Wirtschaft immatrikuliert.", wenn die Person mindestens im 1. Semester ist und es noch ein nächstes Fachsemester gibt.
  • Die Möglichkeit der automatischen Generierung beginnt am ersten regulären Studientag und endet am letzten regulären Studientag des Studiengangs.
  • Unterschrift: Als Unterschrift mit "i.A. gez" erscheint immer die Person aus der Verwaltung, die den Ausdruck durchgeführt hat. Bei Selbstausdruck durch die Studierenden erscheint keine Unterschrift.
  • Bezeichnung des Studiengangs: Wenn eine Studiengruppe die Bezeichnung "Medienwirtschaft (MW123)" hat, dann kann TraiNex so eingestellt werden, dass der letzte Klammerausdruck der Bezeichnung immer wegfällt und auf der Bescheinigung nur "Medienwirtschaft" steht.
  • Fußzeile: Die Adresse wird übernommen aus dem Bereich Admin/ Logdatei/ Adresskonfiguration des Standortes.
  • Banner: Für den Abschluss "Zertifikat" kann ein anderes Banner automatisch genutzt werden, auf dem statt "Immatrikulationsbescheinigung" dann z.B. "Studiengangsbescheinigung" stehen kann.
  • Guilloche: Die Guilloche (das Linienmuster im Hintergrund beim PDF) ist ein Sicherheitsmerkmal. Es soll die nachträgliche Veränderung des Dokumentes erschweren. Auf Wunsch kann die Guilloche auch entfallen oder durch eine eigene Guilloche ersetzt werden. Guilloche-Generator:[http://2008.sub.blue/projects/guilloche.html]

Fälschungssicherheit

Weitgehende Fälschungssicherheit: Das generierte PDF ist mit einer Guilloche hinterlegt und gegen nachträgliche PDF-Bearbeitung mit einem 128-BIT-Schlüssel gesichert. Der Aufwand zur Verfälschung des PDF nach einem Download kann deshalb als Urkundenfälschung betrachtet werden. Des Weiteren kann ein Code zur Verifikation automatisch aufgedruckt sein.

Sonstige Bescheinigungen

Mit den Formular-Vorlagen kann man individuelle Bescheinigungen erstellen, die von der Verwaltung genutzt werden können, z.B. individuelle Exmatrikulationsbescheinigungen.

Seitenumbruch

Um einen Seitenumbruch zu erzwingen in der Notentabelle, ist ein Thema "-Seitenumbruch-" anzulegen, also mit Bindestrich rechts und links. Der Typ des Themas ist Zwischenüberschrift. Dies wird dann den Themen des Studienganges zugeordnet und dort zwischen den Themen platziert, wo der Umbruch immer erfolgen soll. Wenn mehr als ein Seitenumbruch benötigt wird, kann zusätzlich noch "-Seitenumbruch2-" und "-Seitenumbruch3-" angelegt und zugeordnet werden.

Anpassung der Bescheinigungen

Initial werden die deutschen Bescheinigungen mit Ihrem Logo zur Verfügung gestellt. Auf der Logdatei im Bereich "TraiNex-Konfiguration" können Sie als Entwickler/in auch das HTML-Template herunterladen, um es vorsichtig anzupassen. Die Prüfung und der Upload erfolgt (ggf. kostenpflichtig) durch TrOn. Das CSS sollte nicht und die Variablennamen in eckigen Klammern dürfen nicht geändert werden. Sie können aus verschiedenen Variablennamen wählen, um eine individuelle Bescheinigung zu erstellen. Wir unterscheiden Zähl-Variablen, Satz-Variablen und Füll-Variablen. Zähl-Variablen beinhalten eine Zahl als Wert wie [unterbrechungssemester], wobei auch 0 als Zahl möglich ist. Eleganter sind die Satz-Variablen, die ganze Sätze beinhalten wie [fachvorsemester_hinweis] und die auf der Bescheinigung nur erscheinen, wenn der Wert ungleich 0 ist. Zähl-Variablen können mit Füll-Variablen wie [Anrede][Name] zu Sätzen ergänzt werden.

Die folgenden drei Abbildungen zeigen jeweils links die Variablennamen und rechts eine typische Auswirkung.

  • Bild 1: Variablennamen und deren Auswirkung: Bitte zur größeren Ansicht einmal und dann noch einmal auf das Bild klicken.
  • Bild 2: Hilfe zur Anpassung/ Variablennamen: Bitte zur größeren Ansicht einmal und dann noch einmal auf das Bild klicken.
  • Bild 3: Hilfe zur Anpassung/ Variablennamen: Bitte zur größeren Ansicht einmal und dann noch einmal auf das Bild klicken.

(14 b) Start- und Enddatum vom aktuellen Semester des Studiengangs in Kurzform, z.B. 14.3.2019-22.9.2019: [aktuell_semester_von_bis]
(14 c) Start- und Enddatum vom aktuellen Semester des Studiengangs als Einzeldatum: [aktuell_semester_start] bis [aktuell_semester_ende]

(14 d) [semester_zusatzbezeichnung] zeigt allgemeine Zeitraum-Bezeichnung, wie z.B. "Sommersemester", an. [semester_zusatzbezeichnung_in_klammern] setzt es in Klammern.
[semester_zusatzbezeichnung_mit_jahr] bzw. [semester_zusatzbezeichnung_in_klammern_mit_jahr] integrieren das Von-Jahr des Semesters, z.B. "Wintersemester 2020".

(14 e) [semester_kommentar] zeigt spezifische Studiengangs-Bezeichnung des Semesters an, z.B. "Praxissemester". [semester_kommentar_in_klammern] setzt es in Klammern.

(14f) [aktuell_semester_jahr] ist das Jahr, in dem das aktuelle Semester begonnen hat in vierstelliger Form, z.B. 2021.

(16) [vorherige_uni_hinweis] umschreibt in einem Satz das Vorstudium, z.B. "Zuvor hatte Frau Müller ab Sommersemester 1987 bereits 2 Semester studiert hier: XY Hochschule Bogota.". (16b) [vorherige_uni_hinweis_ohne_detail]: Wie 16, aber ohne Nennung der Hochschule, also ohne das "hier: XY Hochschule Bogota".

(18) [abschlussdatum] erscheint nur, wenn ein Abschlussdatum für diese/n Studierende/n eingetragen ist. Es lautet, falls dieses Datum in der Vergangenheit liegt, "Herr Atest hat das Studium beendet am 11.01.2017.", oder falls es in der Zukunft liegt: "Herr Atest wird das Studium voraussichtlich beenden am 11.01.2020."
(18b) [abschlusspruefdatum] als Variante lautet "Herr Atest wird seine letzte Prüfung voraussichtlich am 11.01.2017 erfolgreich absolvieren und wird das Studium voraussichtlich zum Semester-Ende abschließen." bzw. "Herr Atest hat seine letzte Prüfung am 11.01.2017 erfolgreich absolviert und wird das Studium zum Semester-Ende abschließen.".


(19b) erscheint 6 Wochen vor Semesterende und wird zu Semesterbeginn sofort ausgeblendet. Bei der Variante (19b2) [naechstes_stud_semester_ohne_imma] fehlt das Wort "immatrikuliert" und es wird "führt das Studium fort" verwendet.
(19c) Angerechnete Semester können als Variable (siehe 25c) oder als Satz formuliert sein: "Die 8 Fach-Semester beinhalten 1 Fach-Semester aus Anrechnungen.". (30) [stud_anmerkung] zeigt einen individuellen Text an, der pro Studierenden definiert werden kann, z.B. wenn Ausgleichssemester kommentiert werden sollen.

Die Semesterbezeichnung wird aus der Zeiteinteilung abgeleitet und ist im Original im Singular mit [semester_bezeichnung] abrufbar. Der Plural der Semesterbezeichnung ist mit [sem_pl] anzuzeigen, eine Dativ-Plural/N-Form mit [sem_mit_n]. Beispiel mit Jahr: Der Studiengang hat 3 Jahre (Plural) und der/die Studierende/r hat das 1. Jahr (Singular) von 3 Jahren (Dativ-Plural) absolviert.

[sie_er_g] führt zu einem "Sie" bzw. einem "Er" bei der Anrede "Frau"/"Herr".
[sie_er_k] führt zu einem kleingeschriebenen "sie" bzw. einem "er" bei der Anrede "Frau"/"Herr", benötigt in z.B. "hat er das Studium absolviert".
[sie_er_i] führt zu einem kleingeschriebenen "ihr" bzw. einem "sein" bei der Anrede "Frau"/"Herr", benötigt in z.B. "hat ihr Studium absolviert".
20a: [ueberhang] gibt die Anzahl der Semester an, die sich aus der Differenz von Regelstudienzeit und Fachsemester ergeben (Beispiel: "Hans Muster hat die Regelstudienzeit von 9 Trimestern um 4 Überhangs-Trimester überschritten.").
(25a) Urlaubssemester: [urlaub]

Fach- oder Hochschulsemester-Berechnung auf dem Stammdatenblatt


(25b) Unterbrechungssemester: [unterbrechungssemester]
(25c) Anerkannte/Angerechnete Semester: [angerechnet_sememester]
(25d) Fachvorsemester: [fachvorsemester]
(25e) Urlaubsvorsemester: [Urlaubsvorsemester]
(25f) Unterbrechungsvorsemester: [unterbrechungsvorsemester]
(25g) Überhang-Semester:[ueberhang_semester]
(25h) Ausgleichs-Hochschulsemester wg. besonderer Studienbedingungen mit "+" oder "-" Vorzeichen: [ausgleich_sem]
(25i) Ausgleichs-Fachsemester, z.B. wegen Studiengangs/gruppen-Wechsel [fausgleich_semester]
(25j) Kommentar für Ausgleichs-Semester: [stud_anmerkung] Daraus ergeben sich:
(26) [fachsemester] und
(27) [hochschulsemester]

Fachsemester ergeben sich aus dem Fachsemester der Studiengruppe + Fachvorsemester - Urlaubssemester - Unterbrechungssemester +/- Ausgleichssemester

Hochschulsemester ergeben sich aus dem Fachsemester der Studiengruppe + Semester an anderen Hochschulen - Unterbrechungssemester - Unterbrechungsvorsemester +/- Ausgleichssemester

Beispiel, wie 19 Variablen zu zwei ganz unterschiedlichen Studienbescheinigungen führen können.

(27b) [hochschulsemester_satz], z.B. "Er hat insgesamt 9 Hochschul-Trimester studiert."
(27c) Alternativ: Hochschulsemester nur anzeigen, falls abweichend von Fachsemestern: [hochschulsemester_satz_abweichung]
(28) Semester in aktueller Studiengruppe: [sem_in_gruppe]
(30a) Komplette Erklärung der Fachsemesterberechnung inkl. Nullen: [Fsemesterberechnung] (siehe Bild 3), Beispiel: "Erläuterung zur Berechnung der 4 Fach-Trimester: 9 Trimester im aktuellen Studiengang + 1 angerechnetes Trimester + 2 sonstige angerechnete Trimester - 3 Urlaubs-Trimester - 1 Unterbrechungs-Trimester - 4 weitere Fachvor- bzw. Ausgleichs-Trimester = 4 Fach-Trimester"
(30b) [Fsemesterberechnung_ohne_null], wie (30), aber es werden keinen Nullen ausgewiesen.
(31a) Komplette Erklärung der Hochschul-Semesterberechnung in kleiner Schrift: [HSsemesterberechnung]
(31b)[HSsemesterberechnung_ohne_null] wie (31), aber es werden keinen Nullen ausgewiesen.
30a, 30b oder 31a, 31b werden nur angezeigt als Erklärung, wenn ein Sonderfall besteht, also wenn vorliegt ein Unterbrechungssemester, Fachvorsemester, Urlaubsvorsemester, Unterbrechungsvorsemester, angerechnetes Semester oder Fachausgleichsemester. Bei 30a bzw. 31a werden auch Spezialsemester mit dem Wert 0 wie "+ 0 Unterbrechungs-Semester" ausgewiesen.
(40) [profilbildpfad], um das offizielle Bild/Passfoto vom Stammdatenblatt anzuzeigen

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung Bescheinigung und Formulare.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Letzte funktionale Änderungen

  • Mai 2021: Englisch: Zusatztexte pro Lehrgangsverwaltung können so erstellt werden, dass diese für die deutsche oder englische Notenbescheinigung oder Studienbescheinigung gelten. Beispiel: Bei Eingabe von "<EN>mice</EN><DE>Maus</DE>" im Zusatztext würde in der Ausgabe der englische Bescheinigung nur die "mice" erscheinen und bei der deutschen Bescheinigung nur das "Maus".
  • November 2020: die Arbeitskopie einer deutschen Immatrikulations-Bescheinigung kann als "sichtbar/abrufbar für Studierenden" gesetzt werden und ersetzt beim Studierenden dann den Selbst-Download der minutenaktuellen Bescheinigung durch diese zeitlich-statische Arbeitskopie
  • November 2020: Immatrikulations-Bescheinigung auf Englisch kann auch durch Studierende selber herunter geladen werden, wenn durch TrOn aktiviert
  • März 2020: Möglichkeit der externen Verifikation von Bescheinigungen
  • Februar 2020: weiteres Feld "Studierende_r" um statt mit dem statischen Wort "Studierende/r" oder "Kursteilnehmer/in" auch mit den beiden flexibel-definierbaren Formen "Studierende" bzw. "Studierender" Sätze zu bilden wie: "...ist Studierender an der Hochschule XY".
  • Oktober 2019: Wenn die deutsche Notenbescheinigung zum Selbst-Download möglich ist, kann via TrOn auch die englische Variante zum Selbst-Download freigeschaltet werden
  • September 2019: zusätzlich zur Studienbescheinigung kann automatisch eine separate Kurz-Bescheinigung als Studienausweis inkl. Personen-Bild zum Selbstausdruck zur Verfügung gestellt werden -in Absprache mit TrOn.
  • September 2019: zusätzlich zur Studienbescheinigung kann automatisch vor Studienbeginn eine spezielle alternative Vor-Bescheinigung erzeugt/zur Verfügung gestellt werden -in Absprache mit TrOn. Dies ist sinnvoll, wenn die reguläre Studienbescheinigung vor Studienbeginn ungültige Angaben beinhalten würde.
  • Juni 2019: neue Variablen 14b und 14c auf der Immatrikulations-Bescheinigung: Start- und Enddatum vom aktuellen Semester des Studienganges in Kurz- oder Langform
  • Juni 2019: Studien-Bescheinigung kann auch das offizielle Passfoto vom Stammdatenblatt beinhalten
  • Mai 2019: Noten-Bescheinigung: Neuer Textbaustein für angerechnete bzw. untergeordnete Themen.
  • April 2019: Bescheinigung: Der Selbstausdruck nach Erreichen der Regelstudienzeit kann mehr als 0 Tage betragen.
  • April 2019: Bescheinigung: Der Selbstausdruck vor Studienbeginn kann auch weniger oder mehr als 45 Tage betragen.
  • Juni 2018: Berechnung von Fach- oder Hochschulsemestern kann als erklärender Satz auf Studien-Bescheinigung integriert sein
  • April 2018: Auf der dt. Studien-Bescheinigung kann ein Individualtext pro Studierenden hinterlegt werden.
  • März 2018: Angabe von angerechneten Semestern auf der Studien-Bescheinigung (als Variable oder Satz)
  • März 2018: Fachsemester zählen auf z.B. der Studien-Bescheinigung auch bei Überschreitung der Regelstudienzeit weiter hoch (gem. einem kalkulierten Raster)
  • März 2018: Berechnung und Angabe von Überhang-Semestern bei Überschreitung der Regelstudienzeit auf der Studien-Bescheinigung
  • September 2017: In der Studienbescheinigung können die Angaben zu Urlaubssemester, zu Fachvorsemester und zu Fachsemester jeweils in 3 Sätzen getrennt statt in einem Satz aufgeführt werden.
  • Juli 2017: für Alumni kann nun die (alte) Arbeitskopie einer Studien-Bescheinigung abgerufen werden

Siehe auch

-Ausweis
-Verifikation
-Formular-Vorlagen
-Notenbescheinigung
-Stammdatenblatt