Mailgruppen

Allgemein

Im Menü 'Nutzergruppen/Mailgruppen' können beliebige Gruppen namentlich definiert werden und es können beliebige Nutzer einer Gruppe zugeordnet werden.
So kann z.B. eine Gruppe 'Prüfungskommission' gebildet werden, der betroffene Dozenten oder auch Nutzer aus Lehrgängen zugeordnet werden. Oder aber, alle Studierenden einer Wahlgruppe werden zusammengefasst. Gruppen durchbrechen insofern das Studiengruppen-Prinzip des TraiNex.
Sie finden die Funktion unter

Für jede Nutzergruppe kann definiert werden,

• wer der Gruppensprecher ist (der Grp.-Sprecher hat Sonderrechte z.B. beim Mailversand)
• ob die Zugehörigkeit zur Gruppe auf dem persönlichen Datenblatt-Popup erscheinen soll (dies ist sinnvoll, wenn die Mitgliedschaft bedeutsam für andere TraiNex-Nutzer sein kann, wie z.B. Mitglied der Prüfungskommission. Bei "ja" kann jeder TraiNex-Nutzer direkt oder indirekt sehen, wer Mitglied der Gruppe ist.)
• ob jeder Lehrg.-Teilnehmer TraiNex-Mails an den Gruppensprecher senden darf (dies führt dazu, dass jeder TraiNEx-Nutzer der TraiNex-Niederlassung den Namen und den Gruppensprecher der Gruppe sehen kann)
• ob jeder beliebige Lehrg.-Teilnehmer sich selber der Gruppe zuordnen darf (solch eine offene Gruppe ist sinnvoll. wenn Lehrgangsteilnehmer sich selber organisieren sollen, z.B. bei Sportevents)
• ob die Gruppe ein Diskussionsforum und/oder ein Fotoalbum hat
• ob Mitglieder der Gruppe Zugriff haben auf die Materialarchive/Serien-Mails sonstiger Lehrgänge. (Somit kann man Studierenden einer Nutzer-Gruppe zuweisen, die man "Zugriff alle BW-Studiengruppen" nennt und bei der man definiert hat, dass die Mitglieder der Gruppe Zugriff auf alle BW-Materialien/BW-Serienmails hat.)
• ob und welches Lernthema die Gruppe hat (nur, wenn hier ein Lernthema ausgewählt wird, erscheint bei der späteren Kalenderplanung zusätzlich zum Thema-Freitext auch ein Thema-Auswahlfeld. Dies beschleunigt die Eingabe von Terminen mit Lernthemen und ermöglicht erst die Deputatsauswertung nach Thema. Die Auswahl eines Lernthemas ist immer anzuraten, wenn die Gruppe zur Planung von Unterrichten dient oder ein Klassenbuch der Gruppe geführt werden soll.)

Die Mailgruppe steht anschliessend allen Dozenten für Serien-E-Mails zur Verfügung. Lehrg.-Teilnehmer können Serien-Mails an eine komplette Mailgruppe nur senden, wenn der Lehrg.-Teilnehmer als Sprecher definiert wurde. Ein Lehrg.-Teilnehmer kann die anderen Teilnehmer der Mailgruppe nur sehen, wenn er selber Mitglied der Mailgruppe ist.

Erstellen einer neuen Mailgruppe

Erstellen der Gruppe

Über den Eintrag "Neue Gruppe anlegen" gelangen Sie zu dieser Eingabemaske, in der Sie zuerst Namen, Beschreibung, Sichtbarkeit und diverse grundlegende Einstellungen, bspw. zur Sichtbarkeit vornehmen können. Andere Nutzer fügen Sie der Mailgruppe erst in einem zweiten Schritt nach Erstellung der Gruppe zu.

Klicken Sie oberhalb der Übersicht vorhandener Mail-Gruppen auf "Neue Gruppe anlegen". Legen Sie hier zunächst einen Gruppen-Namen fest und schreiben, optional, eine Beschreibung dazu. Zusätzlich wählen Sie aus, ob die Mitgliedschaft in der Gruppe bspw. auf dem Datenblatt der Mitglieder auftaucht oder ob jeder Studierende Mails an den Gruppensprecher senden darf. Mit einem Klick auf "Anlegen" wird die Gruppe nun erstellt und Sie werden zu einem Dialog weitergeleitet, in dem Sie der Mail-Gruppe Mitglieder zuordnen können.

Standortübergreifende Gruppen

Gruppen, die standortübergreifend verfügbar sein sollen, müssen im Grp.namen am Ende das Kürzel (allNL) tragen. Eine Gruppe namens "Qualitätsmanagement (allNL)" ist in allen TraiNex-Standorten verfügbar, zumindest, wenn die Gruppe mehr als ein Mitglied hat. Um einen Nutzer aus einem anderen Standort hinzuzufügen, wechselt man in den Standort, in dem der Nutzer registriert ist und fügt dort den Nutzer im Bereich der Nutzergruppen hinzu.

Zuordnen von Gruppen-Mitgliedern

Hier bieten sich grundsätzlich zwei Methoden an:
1. Bei kleineren Mailgruppen, die sich aus verschiedenen Kursen zusammensetzen, geben Sie einfach unten in der Seite den (Nach-)Namen der entsprechenden Person ein, klicken Sie auf "Suchergebnis anzeigen!", machen Sie ein Häckchen bei der entsprechenden Person und klicken Sie auf "Markierte Personen zur Gruppe xxx hinzufügen". Dies wiederholen Sie für alle Personen, die Sie der Mailgruppe zuordnen wollen.

2. Bei größeren Gruppen, bzw. ganzen Kursen (oder auch Gruppen, die sich bspw. nur aus (freien) Dozenten zusammensetzen) empfiehlt es sich, vorher eine Auswahl zu treffen, die die Suche einschränkt. Wählen Sie dazu bei "Auswahl:" zunächst mit "keinen" alle Gruppen ab. Nun machen Sie nur dort ein Häckchen, wo sich zukünftige Mitglieder Ihrer Mailgruppe befinden (bspw. bei "Dozenten" und "Freie Dozenten"). Lassen Sie das Suchfeld frei und klicken Sie auf "Suchergebnis anzeigen". Ihnen werden nun alle Mitglieder angezeigt, die den ausgewählten Kursen (bzw. Funktionen im Fall der Dozenten) zugeordnet sind. Über "Auswahl" -> "Alle" können Sie nun komfortabel alle Personen Ihre Gruppe hinzufügen oder aus der Liste die Personen auswählen, die Sie der Mailgruppe zuordnen möchten. Auch hier schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Markierte Personen zur Gruppe xxx hinzufügen" ab.

Aus Sicherheitsgründen ist das Entfernen oder Hinzufügen von Mitgliedern nur möglich, wenn man als Admin ein Mitglied der Gruppe ist, ein Orga-Admin ist oder aber das Sonderrecht "58 Mailgruppen-Sonderrecht/Nutzer hinzufügen/entfernen, obwohl man kein Gruppenmitglied ist" besitzt.

Gruppensprecher

Der Gruppensprtecher hat zusätzliche Funktionen, um die Gruppe zu organisieren. Wenn der Gruppensprecher ein Studierender ist, so hat dieser ebenfalls die Möglichkeit, Mails an die komplette Gruppe zu sende, Material ins Gruppenarchiv zu stellen oder ggf. Termine im Gruppenkalender einzutragen.

Temporäre Gruppenmitglieder

Nutzer können einer Gruppe auch temporär mit Startdatum_der_Mitgliedschaft und Enddatum_der_Mitgliedschaft zugeordnet werden. Solche Nutzer werden automatisch am Tag des Beginns (ca. um 8 Uhr) der Mitgliedschaft der Gruppe zugeordnet und haben somit Zugriff auf alle Termine oder Materialien der Gruppe. Am Enddatum der Mitgliedschaft erlöschen Gruppenmitgliedschaft und der Medienzugriff. Klassenbucheinträge für temporäre Mitglieder sind auch möglich für den Zeitraum der Mitgliedschaft nach der Beendigung der Mitgliedschaft.

Weitergehende Funktionen

Über die Mailfunktionalität hinaus sind die Gruppen nutzbar im Bereich

Mögliche Funktionen, die Ihnen für eine Mailgruppe angezeigt werden können (von links nach rechts): 1. Anzeige der Gruppenmitglieder (aktuelle, ehemalige und zukünftige), 2. Editierfunktion (bspw. Ändern des Gruppennamens, der Sichtbarkeit oder auch der Mitglieder), 3. Versenden einer Gruppen-Mail, 4. Kalenderfunktion (inkl. der Möglichkeit das TraiNex gemeinsame, freie Termine finden zu lassen), 5. Gruppenmaterialien (wenn zugeordnet), 6. Fotoalbum (wenn Sie dies bei der Erstellung oder über die Editierfunktion bei den Optionen eingestellt haben)

• Kalender
• Kommunikation/Nutzersuche
• Kommunikation/Foren
• Lehrg.-Teilnehmer/Laufwerk

Somit kann eine beliebige Gruppe mit einem beliebigen Sprecher definiert werden und gruppeninterne Diskussionsforen sowie Dateiaustausch über Laufwerke und Terminkoordination ist möglich.
Bitte machen Sie sich mit diesem mächtigen Tool vertraut, bevor Sie es einsetzen.

TIPP: Eine Gruppe kann auch aus einer Person bestehen. Bei solchen Mini-Gruppen steht nur der Kalender zur Verfügung. Somit sind Termine auch für Einzelpersonen im TraiNex planbar.

Die Kalenderfunktion

Die Mailgruppen können auch genutzt werden, um gemeinsame Termine zu erstellen und zu koordinieren. Klicken Sie dazu neben der Mail-Gruppe auf das Kalender-Symbol. Es öffnet sich eine Kalenderansicht, in der sie, entweder durch Klicken auf den gewünschten Termin im Kalender selber oder über das Menü rechts über "Termin anlegen" einen neuen Termin eintragen können. Falls es hierbei zu Überschneidungen mit den, im TraiNex hinterlegten, Terminen einzelner Mail-Gruppen-Mitglieder kommt, wird Ihnen dies direkt angezeigt. Überschneidungen von Terminen sind möglich und werden zugelassen. Gruppentermine werde im Einsatzplan jedes Gruppenmitgliedes angezeigt.

Kalender-Termin-Anzeige für Dozenten

Für den Fall, dass eine Gruppe von mehreren Dozenten der Gruppe unterrichtet wird, aber nur der jeweils lehrende Dozent den Termin sehen soll, kann man die Option "Termin-Anzeige für Dozenten" nutzen. Bei "ja, allen Dozenten zeigen" werden die Termine immer allen Dozentemn der Gruppe angezeigt. Bei "nein, nur dem verantwortlichen" wird der Termin dem Dozenten nur angezeigt, wenn der der leitende Dozent des Termins ist oder wenn es keinen leitenden Dozenten gibt.

Um mögliche Überschneidungen direkt zu vermeiden, bietet Ihnen das TraiNex zwei Möglichkeiten an: 1. Über den Button "Tagesübersicht" im Menü rechts werden Ihnen alle belegten Zeiten, aller Mitglieder für den heutigen Tag angezeigt. Über die Buttons oben links können Sie zwischen verschiedenen Tagen wechseln, um so einen freien Termin zu finden. 2. Über die Funktion "Freien Termin suchen", ebenfalls rechts im Menü zu finden, können Sie einen Zeitraum definieren (bspw. in den nächsten zwei Wochen, zwischen 9 und 17 Uhr), in dem das TraiNex automatisch einen Termin sucht, an dem alle Mitglieder über die gewünschte Dauer (bspw. 30 Minuten) Zeit haben.

ALUMNI

Mailgruppen sind grundsätzlich für Dozenten, Mitarbeiter und Studierende gedacht. Wird ein Studierender zum Alumni überführt, so verbleibt er in der Mailgruppe und kann Mails an die Mailgruppe weiter empfangen. Alle anderen Funktionen der Mailgruppe, wie Kalender oder Archiv, sind für Alumni nicht verfügbar. Sie wollen Alumni einer Mailgruppe hinzufügen? Trick: Erstellen Sie eine Anmeldung und ordnen Sie der Anmeldung die Alumni zu und überführen Sie die Mitglieder der Anmeldung in die Mailgruppe.

Sonstiges

Der Zugriff auf ein MSDN Academic Alliance-Software-Programm wird ebenfalls über die Mailgruppen geregelt.

Videoeinführung

Ein Video zur Einrichtung von Mailgruppen finden Sie hier

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie unser Präsenz-Modul Aufbau.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Siehe auch

Nutzersuche
Aktuelles
Foren
E-Mail
Mailausgang
Maileingang

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