Über E-Mail können Sie einzelnen oder mehreren Dozenten und/oder ganzen Lehrgängen Serien-E-Mails senden. Wählen Sie zunächst die Zielgruppe Ihrer Mail über die Checkboxen. Geben Sie Betreff und Text ein. Wählen Sie informelle oder formelle Anrede oder keine_Anrede und aktivieren Sie den Versendevorgang durch Betätigung des Buttons "Versenden". Warten Sie bis zur Meldung "E-Mail wurde versendet".
Für jeden E-Mail-Empfänger wird über das System eine persönliche Anrede generiert, wenn Sie eine Anredeform gewählt haben. Die E-Mail wird an die durch den Nutzer im Bereich "Privat" definierte E-Mail-Adresse gesendet und zur Sicherheit auch zusätzlich im TraiNex angezeigt, so daß die Mail in jedem Fall als zugestellt gelten kann. Zustellung, Authentizität und Verbindlichkeit sind durch TraiNex-Mails gesichert. Die E-Mail enthält automatisch ergänzende Informationen über den Absender, die Adressaten der E-Mail und einen Authentifizierungs-Check. Serien-Mails, die kompletten Lehrgängen gesendet werden, werden ggf. als SPAM-Info-Kopie auch an einen System-Administrator gesendet.
Dateianhänge: Falls gewünscht, können Sie eine Anlage, z.B. ein Word-Dokument, an die E-Mail anhängen. Üblicherweise sollte man zur Vermeidung unnötiger Netzbelastung solch ein Material besser in ein Archiv einstellen und im Mailtext nur darauf hinweisen, dass sich das Dokument in einem Archiv befindet.
CC-Mails erstellen Sie, indem Sie "keine Anrede" auswählen und die Adressaten manuell ansprechen mit z.B. "Liebe BW-Studierenden" und die CC-Adressaten als Empfänger aber angeklickt haben. BCC realisieren Sie durch das gleiche Vorgehen und klicken zusätzlich "Empfänger nicht auflisten" an.
Normale Mails speichert das TraiNEx für 6 Monate. Eine vorzeitige Löschung ist aus Rechtssicherheitsgründen nicht möglich. Einschreiben-Mails werden bis zu 12 Monate aufbewahrt. Bei Dokumentationspflichten sollten alle 6 Monate der Mailausgang abgespeichert werden über den Sicherungslink am Ende der Seite.
Ein Versand des Betreffs als SMS ist Dozenten mit dem SMS-Sonderrecht möglich. Admins ist auch der Versand als e-Einschreiben möglich.
Videoeinführung
Eine audiokommentierte Tour zu den Vorteilen des TraiNex-Mailsystems steht Ihnen hier zur Verfügung
TraiNex-Akademie
Bitte beachten Sie dazu auch das
Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung
Basis, sowie unser Präsenz-Modul Aufbau für fortgeschrittene Benutzer.
Den nächsten Termin erfahren Sie im
Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de
Siehe auch
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Mailausgang
Maileingang
Mailgruppen
