Formular-Vorlagen

Formular-Vorlagen sind sinnvoll, wenn es strukturierte Schreiben gibt, die ab und an an einzelne Personen geschrieben werden bzw. erstellt werden müssen, z.B. individuelle Exmatrikulationen oder individuelle Studienstarter-Schreiben. Eine Vorlage enthält Variablen, die beim Aufruf der Vorlage gefüllt werden mit den aktuellen Daten des Bewerbers/Studierenden/Dozenten.

Formular-Vorlagen sind abspeicherbar im Dozenten-Archiv in einem Thema, dass mit dem Wort "Formular-Vorlagen" beginnt, z.B. "Formular-Vorlagen BA-Verträge". Es können mehrere solche Themen (mit unterschiedlichen Zugriffsrechten) im Dozenten-Archiv angelegt werden. Eine Vorlage mit dem Zugriffsrecht "nur Orga-Admin" kann auch nur von Orga-Admin gesehen und genutzt werden anderweitig. Auch der Upload von Vorlagen kann eingeschränkt werden auf Orga-Admin.

Um z.B. eine Vorlage zu erstellen, die zu folgendem Ergebnis führt:

"Sehr geehrter Herr Hubert Müller, gerne bestätigen wir Ihnen, dass Sie mit der Matrikelnumer 123 im Studiengang BWL ab dem 1.7.2017 immatrikuliert sein werden. Mit freundlichem Gruß, Lisa Müller Testhochschule 1.1.2016"

benötigen Sie ein RTF-Dokument mit folgenden Variablen:

"[anrede_formell] [vorname] [name], gerne bestätigen wir Ihnen, dass Sie mit der Matrikelnumer [matrikelnr] im Studiengang [futureCourse] ab dem [bewerbung_datum] immatrikuliert sein werden. Mit freundlichem Gruß, [bearbeiter_name] [dom_vollname] [datum]"

Formular-Vorlagen müssen im RTF-Format erstellt werden mit z.B. Word und müssen im RTF-Format abgespeichert werden. Die Formular-Vorlagen sind danach NICHT im Dozenten-Abruf abrufbar sondern z.B. im Bereich der Stammdaten. Mögliche verwendbare Variablen werden in eckigen Klammern im RTF-Dokument vermerkt.

Ein typisches RTF-Dokument mit möglichen Variablen findet sich hier: Beispiel RTF Stand 12.2017

TIPP: Falls eine Variable nicht funktioniert, dann liegt es daran, dass Ihr Textverarbeitungsprogramm eine ungültige Zusatzinformation geschrieben hat in den Bereich der Variablen oder den Variablennamen umbricht. Sie sollten die Variable dann manuell einmal erneut schreiben und das RTF-Dokument austauschen.

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  Bereich, um RTF-Formulare einzustellen im Dozenten-Archiv
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  Abruf der individuell ausgefüllten Formulare im Bereich der Stammdaten
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  Links: Beispiel einer RTF-Vorlage / Rechts: durch TraiNex ausgefüllte Vorlage mit der Möglichkeit als Verwaltung noch eigene Ergänzungen einzufügen
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  Optionen für Einstellung und Zugriff auf Formulare

siehe auch

Dozenten-Archiv
Bescheinigung