Mailgruppen

Allgemein

Im Menü 'Nutzergruppen/Mailgruppen' können beliebige Gruppen namentlich definiert werden und es können beliebige Nutzer einer Gruppe zugeordnet werden.
Wir unterscheiden organisatorische Gruppen und Lehr-Lern-Gruppen. Eine organisatorische Gruppe ist z.B. eine Gruppe 'Prüfungskommission', der betroffene Dozenten oder auch Nutzer aus Lehrgängen zugeordnet werden und die in der Gruppe Ihre Termine koordinieren und Materialien austauschen. Eine Lehr-Lern-Gruppe hat ein offizielles Thema und dort werden z.B. alle Studierenden einer Wahlgruppe sowie deren Dozent/Dozenten zusammengefasst, um Termine,Klassenbücher,Auswertungen zu realisieren. Gruppen durchbrechen insofern das Studiengruppen-Prinzip des TraiNex.
Sie finden die Funktion unter

Für jede Nutzergruppe kann definiert werden,

• wer der Gruppensprecher ist (der Grp.-Sprecher hat Sonderrechte z.B. beim Mailversand)
• ob die Zugehörigkeit zur Gruppe auf dem persönlichen Datenblatt-Popup erscheinen soll (dies ist sinnvoll, wenn die Mitgliedschaft bedeutsam für andere TraiNex-Nutzer sein kann, wie z.B. Mitglied der Prüfungskommission. Bei "ja" kann jeder TraiNex-Nutzer direkt oder indirekt sehen, wer Mitglied der Gruppe ist.)
• ob jeder Lehrg.-Teilnehmer TraiNex-Mails an den Gruppensprecher senden darf (dies führt dazu, dass jeder TraiNEx-Nutzer der TraiNex-Niederlassung den Namen und den Gruppensprecher der Gruppe sehen kann)
• ob jeder beliebige Lehrg.-Teilnehmer sich selber der Gruppe zuordnen darf (solch eine offene Gruppe ist sinnvoll. wenn Lehrgangsteilnehmer sich selber organisieren sollen, z.B. bei Sportevents)
• ob die Gruppe ein Diskussionsforum und/oder ein Fotoalbum hat
• ob Mitglieder der Gruppe Zugriff haben auf die Materialarchive/Serien-Mails sonstiger Lehrgänge. (Somit kann man Studierenden einer Nutzer-Gruppe zuweisen, die man "Zugriff alle BW-Studiengruppen" nennt und bei der man definiert hat, dass die Mitglieder der Gruppe Zugriff auf alle BW-Materialien/BW-Serienmails hat.)
• ob und falls ja, welches Lernthema die Gruppe hat. Wenn ein Lernthema zugeordnet wird, wird aus der organisatorische Gruppen eine Lern-Lehr-Gruppe. Nur bei Lern-Lehr-Gruppen erscheint bei der späteren Kalenderplanung zusätzlich zum Thema-Freitext auch ein Thema-Auswahlfeld. Dies beschleunigt die Eingabe von Terminen mit Lernthemen und ermöglicht erst die Deputatsauswertung nach Thema. Die Auswahl eines Lernthemas ist immer anzuraten, wenn die Gruppe zur Planung von Unterrichten dient oder ein Klassenbuch der Gruppe geführt werden soll oder eine Stundenhonorar-Auswertung durchgeführt werden soll.

Die Nutzergruppe steht anschliessend allen Dozenten für Serien-E-Mails zur Verfügung. Lehrg.-Teilnehmer können Serien-Mails an eine komplette Nutzergruppe nur senden, wenn der Lehrg.-Teilnehmer als Sprecher definiert wurde. Ein Lehrg.-Teilnehmer kann die anderen Teilnehmer der Nutzergruppe nur sehen, wenn er selber Mitglied der Nutzergruppe ist.

Erstellen einer neuen Nutzergruppe

Erstellen der Gruppe

Über den Eintrag "Neue Gruppe anlegen" gelangen Sie zu dieser Eingabemaske, in der Sie zuerst Namen, Beschreibung, Sichtbarkeit und diverse grundlegende Einstellungen, bspw. zur Sichtbarkeit vornehmen können. Andere Nutzer fügen Sie der Nutzergruppe erst in einem zweiten Schritt nach Erstellung der Gruppe zu.

Klicken Sie oberhalb der Übersicht vorhandener Mail-Gruppen auf "Neue Gruppe anlegen". Legen Sie hier zunächst einen Gruppen-Namen fest und schreiben, optional, eine Beschreibung dazu. Zusätzlich wählen Sie aus, ob die Mitgliedschaft in der Gruppe bspw. auf dem Datenblatt der Mitglieder auftaucht oder ob jeder Studierende Mails an den Gruppensprecher senden darf. Mit einem Klick auf "Anlegen" wird die Gruppe nun erstellt und Sie werden zu einem Dialog weitergeleitet, in dem Sie der Mail-Gruppe Mitglieder zuordnen können.

Standortübergreifende Gruppen

Gruppen, die standortübergreifend verfügbar sein sollen, müssen im Grp.namen am Ende das Kürzel (allNL) tragen. Eine Gruppe namens "Qualitätsmanagement (allNL)" ist in allen TraiNex-Standorten verfügbar, zumindest, wenn die Gruppe mehr als ein Mitglied hat. Um einen Nutzer aus einem anderen Standort hinzuzufügen, wechselt man in den Standort, in dem der Nutzer registriert ist und fügt dort den Nutzer im Bereich der Nutzergruppen hinzu.

Zuordnen von Gruppen-Mitgliedern

Hier bieten sich verschiedene Methoden an:
1. Bei kleineren Nutzergruppen, die sich aus verschiedenen Kursen zusammensetzen, geben Sie einfach unten in der Seite den (Nach-)Namen oder einen markanten Teil des Nachnamens der entsprechenden Person ein, klicken Sie auf "Suchergebnis anzeigen!", machen Sie ein Häckchen bei der entsprechenden Person und klicken Sie auf "Markierte Personen zur Gruppe xxx hinzufügen". Dies wiederholen Sie für alle Personen, die Sie der Nutzergruppe zuordnen wollen.

2. Bei größeren Gruppen, bzw. ganzen Kursen (oder auch Gruppen, die sich bspw. nur aus (freien) Dozenten zusammensetzen) empfiehlt es sich, vorher eine Auswahl zu treffen, die die Suche einschränkt. Wählen Sie dazu bei "Auswahl:" zunächst mit "keinen" alle Gruppen ab. Nun machen Sie nur dort ein Häckchen, wo sich zukünftige Mitglieder Ihrer Nutzergruppe befinden (bspw. bei "Dozenten" und "Freie Dozenten"). Lassen Sie das Suchfeld frei und klicken Sie auf "Suchergebnis anzeigen". Ihnen werden nun alle Mitglieder angezeigt, die den ausgewählten Kursen (bzw. Funktionen im Fall der Dozenten) zugeordnet sind. Über "Auswahl" -> "Alle" können Sie nun komfortabel alle Personen Ihre Gruppe hinzufügen oder aus der Liste die Personen auswählen, die Sie der Nutzergruppe zuordnen möchten. Auch hier schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf "Markierte Personen zur Gruppe xxx hinzufügen" ab.

3. Wenn es eine Anmeldung zu z.B. Wahlfächern gab im Bereich Anmeldung, dann können Sie alle Personen oder auch Personen mit einer bestimmten Wahl-Option der Gruppe hinzufügen im Bereich Anmeldung.

Sonderfunktion

Aus Sicherheitsgründen ist das Entfernen oder Hinzufügen von Mitgliedern nur möglich, wenn man als Admin ein Mitglied der Gruppe ist, ein Orga-Admin ist oder aber das Sonderrecht "58 Nutzergruppen-Sonderrecht/Nutzer hinzufügen/entfernen, obwohl man kein Gruppenmitglied ist" besitzt. Dies gilt bei standortübergreifenden Gruppen pro Standort.

Gruppensprecher

Der Gruppensprtecher hat zusätzliche Funktionen, um die Gruppe zu organisieren. Wenn der Gruppensprecher ein Studierender ist, so hat dieser ebenfalls die Möglichkeit, Mails an die komplette Gruppe zu sende, Material ins Gruppenarchiv zu stellen oder ggf. Termine im Gruppenkalender einzutragen. Ein temporäres Mitglied kann nicht Gruppensprecher sein.

Temporäre Gruppenmitglieder

Nutzer können einer Gruppe auch temporär mit Startdatum_der_Mitgliedschaft und Enddatum_der_Mitgliedschaft zugeordnet werden. Solche Nutzer werden automatisch am Tag des Beginns (ca. um 8 Uhr) der Mitgliedschaft der Gruppe zugeordnet und haben somit Zugriff auf alle Termine oder Materialien der Gruppe. Am Enddatum der Mitgliedschaft erlöschen Gruppenmitgliedschaft und der Medienzugriff. Klassenbucheinträge für temporäre Mitglieder sind auch möglich für den Zeitraum der Mitgliedschaft nach der Beendigung der Mitgliedschaft. Um bestimmte Einträge wie Klassenbucheinträge zu erhalten, ist es besser, einen Nutzer temporär zuzuweisen und TraiNex zu überlassen, den Nutzer aus der Gruppe wieder zu entfernen. Würde man hingegen den Nutzer manuell der Gruppe zuzuweisen und dann wieder aus der Gruppe entfernen, hätte TraiNex keine Info mehr über eine ehemalige Gruppenzugehörigkeit.

Weitergehende Funktionen

Über die Mailfunktionalität hinaus sind die Gruppen nutzbar im Bereich

Mögliche Funktionen, die Ihnen für eine Nutzergruppe angezeigt werden können (von links nach rechts): 1. Anzeige der Gruppenmitglieder (aktuelle, ehemalige und zukünftige), 2. Editierfunktion (bspw. Ändern des Gruppennamens, der Sichtbarkeit oder auch der Mitglieder), 3. Versenden einer Gruppen-Mail, 4. Kalenderfunktion (inkl. der Möglichkeit das TraiNex gemeinsame, freie Termine finden zu lassen), 5. Gruppenmaterialien (wenn zugeordnet), 6. Fotoalbum (wenn Sie dies bei der Erstellung oder über die Editierfunktion bei den Optionen eingestellt haben)

• Kalender
• Kommunikation/Nutzersuche
• Kommunikation/Foren
• Lehrg.-Teilnehmer/Laufwerk

Somit kann eine beliebige Gruppe mit einem beliebigen Sprecher definiert werden und gruppeninterne Diskussionsforen sowie Dateiaustausch über Laufwerke und Terminkoordination ist möglich.
Bitte machen Sie sich mit diesem mächtigen Tool vertraut, bevor Sie es einsetzen.

TIPP: Eine Gruppe kann auch aus einer Person bestehen. Bei solchen Mini-Gruppen steht nur der Kalender zur Verfügung. Somit sind Termine auch für Einzelpersonen im TraiNex planbar.

Kalenderfunktion

Die Nutzergruppen können auch genutzt werden, um gemeinsame Termine zu erstellen und zu koordinieren. Klicken Sie dazu neben der Mail-Gruppe auf das Kalender-Symbol. Es öffnet sich eine Kalenderansicht, in der sie, entweder durch Klicken auf den gewünschten Termin im Kalender selber oder über das Menü rechts über "Termin anlegen" einen neuen Termin eintragen können. Falls es hierbei zu Überschneidungen mit den, im TraiNex hinterlegten, Terminen einzelner Mail-Gruppen-Mitglieder kommt, wird Ihnen dies direkt angezeigt. Überschneidungen von Terminen sind möglich und werden zugelassen. Gruppentermine werde im Einsatzplan jedes Gruppenmitgliedes angezeigt.

Kalender-Termin-Anzeige für Dozenten

Für den Fall, dass eine Gruppe von mehreren Dozenten der Gruppe unterrichtet wird, aber nur der jeweils lehrende Dozent den Termin sehen soll, kann man die Option "Termin-Anzeige für Dozenten" nutzen. Bei "ja, allen Dozenten zeigen" werden die Termine immer allen Dozentemn der Gruppe angezeigt. Bei "nein, nur dem verantwortlichen" wird der Termin dem Dozenten nur angezeigt, wenn er der leitende Dozent des Termins ist oder wenn es keinen leitenden Dozenten gibt.

Um mögliche Überschneidungen direkt zu vermeiden, bietet Ihnen das TraiNex zwei Möglichkeiten an:
1. Über den Button "Tagesraster der Grp.-Mitglieder" im Menü rechts werden Ihnen alle belegten Zeiten, aller Mitglieder für einen ausgewählten Tag angezeigt. Über die Buttons oben links können Sie zwischen verschiedenen Tagen wechseln, um so einen freien Termin zu finden. Grau dargestellt sind Termine, an denen ein Gruppenmitglied bereits Termine hat.
2. Über die Funktion "Freien Termin suchen", ebenfalls rechts im Menü zu finden, können Sie einen Zeitraum definieren (bspw. in den nächsten zwei Wochen, zwischen 9 und 17 Uhr), in dem das TraiNex automatisch einen Termin sucht, an dem alle Mitglieder über die gewünschte Dauer (bspw. 30 Minuten) Zeit haben.

Nützlich ist auch die Grp.-Tagesübersicht. Sie zeigt alle Termine aller Gruppen des Standortes an einem ausgewählten Tag. Sie können dort auch mehrere Folgetage definieren oder die Ausgabe auf die Termine von Lern-Nutzergruppen beschränken.

ALUMNI

Nutzergruppen sind grundsätzlich für Dozenten, Mitarbeiter und Studierende gedacht. Wird ein Studierender zum Alumni überführt, so verbleibt er in der Nutzergruppe und kann Mails an die Nutzergruppe weiter empfangen sowie zugreifen auf den nächsten Termin im Gruppenkalender.

Sonstiges

Der Zugriff auf ein MSDN Academic Alliance-Software-Programm wird ebenfalls über die Nutzergruppen geregelt.

Videoeinführung

Ein Video zur Einrichtung von Nutzergruppen finden Sie hier

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie unser Online-Modul Experte.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Letzte funktionale Änderungen

• Mai 2016: neues Navigationsdesign / Mailgruppen sind ab sofort Nutzergruppen
• November 2017: der Kalendereintrag in einer Nutzergruppe kann im nachhinein dupliziert/kopiert werden innerhalb der Nutzergruppe
• November 2017: der Kalendereintrag in einer Nutzergruppe kann beim Ersteintrag sofort an 7 verschiedenen, beliebigen Tagen angelegt werden

Siehe auch

Nutzersuche
Aktuelles
Foren
E-Mail
Mailausgang
Maileingang

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