Krankenkasse

Allgemeines, Pflicht und Nutzen

Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste

Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)

Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)

Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)

Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des Studierenden-Meldeverfahrens stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.

Zeitlicher Ablauf

Als Hochschule beginnen Sie möglichst frühzeitig mit den Vorbereitungen. Der u.a. zeitliche Ablauf kann als Anhalt dienen. Schritte außerhalb TraiNex, die durch die Hochschule erfolgen müssen, sind extra in grauer Farbe gekennzeichnet.

• bis 1.6.21: Aufnahme der Befragung zur Krankenkasse in die Online-Bewerbung in TraiNex
• bis 1.7.21: Bestands-Studierende zu Krankenkassendaten befragen mit dem Bestätigungs/Anmelde-Modul in TraiNex
• am 14.7.21: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der Trainex-Akademie, Einladung erfolgte separat
  (Alle Teilnehmer des Workshops sind automatisch als Beta-Nutzer bei TrOn registriert und bekommen laufende Updates. Sonstige Hochschulen, die Beta-Nutzer sein möchten, melden sich direkt bei TrOn.)
• bis 1.8.21: Fehlende Krankenkassen ggf. in Signaturen ergänzen sowie ggf. deren alternative Melde-Dienstleister-Nr. nachtragen in TraiNex
• bis 1.10.21: Gesonderte Absendernummer für die Hochschule beantragen mit folgendem PDF: https://trainex22.de/ab.cfm/Absendernummer (Keine Zusatz-Dienstleisternummer eintragen, Antrag ist zu senden an: hochschuldatei@itsg.de )
• Absendernummer nach Erhalt im Adress-/Log-Bereich des TraiNex eintragen
• bis 1.11.21: Übertragungs-Software dakota in der Version "ag" bestellen und installieren. (Dakota.ag ist eine Software zur reinen Übertragung von Daten. Es ist keine Software, um Daten zu erheben, einzutragen, zu editieren oder einsehen zu können). Mehr Info zur Software hier: https://www.itsg.de/produkte/dakota-ag-dakota-le . Sie erhalten die Dakota-Software NICHT bei der ITSG oder bei TrOn. Sie erhalten die Dakota-Software nur bei Systemhäusern wie z.B.: http://www.geosmbh.net/index.php/datenaustausch/dakota-ag
• Zu jeglichen Fragen bezgl. Dakota wenden Sie sich immer an Ihr zuständiges Systemhaus.
• Mittels der Dakota-Software ein Zertifikat für das ITSG-Trusted-Center beantragen. Zertifikatsnummer aus dem ITSG-Trusted-Center nach Erhalt im Adress-/Log-Bereich des TraiNex eintragen. (Die Zertifikatsnummer kann der Hochschul-Absendernummer entsprechen, muss es aber nicht. Sind Sie sich unsicher oder können keine Zertifikatsnummer ausmachen, so tragen Sie in beide Felder die Hochschul-Absendernummer ein, führen eine Probemeldung für eine Krankenkasse durch. Achten Sie bei dieser Probemeldung bitte auf etwaige Fehlermeldungen.)
• Sollten Sie statt Dakota das Verfahren sv.net comfort verwenden, verfahren Sie analog.
• am 15.12.21/ab 11 Uhr: Workshop zu "GKV-Meldung" besuchen online bei der Trainex-Akademie, Einladung erfolgte separat an alle Orga-Admin aller Hochschulen
• bis 31.12.21: XML via TraiNex-Krankenkassen-Nutzersuche erstellen, speichern und Testmeldung via Dakota durchführen
• ab 1.1.22: In TraiNex dokumentieren, welche Studierenden gemeldet wurden bzw. gemeldet werden müssen. Relevante Meldungen via TraiNex erstellen, speichern und via Dakota übertragen
• Diese Aufzählung / der Wiki-Artikel werden laufend ergänzt.

Melde-Daten

VON der Hochschule muss an die GKV bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere Stammdaten-Details:

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M20:

• Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine Studienbeginn-Datum des Studiengangs)
  
• sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem Stammdatenblatt des Studierenden)

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M30

• Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der Noten-Abschlussliste bzw. dem Stammdatenblatt des Studierenden)
  
• sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)

Die von TraiNex ermittelten M20/M30-Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden.

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AN die Hochschule wird gemeldet:

• M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)
• M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel
• M12: Verzug Zahlung der Beiträge
• M13: Begleichung rückständiger Beiträge

Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.

Erfassung der Daten

TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten. In der Online-Bewerbung und dem Stammdatenblatt kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als Signaturensammlung vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. Mit der Sonderfunktion "Krankenkasse" können in der Nutzersuche alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden. Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden. Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.

Befragung zur Krankenkasse

Über den Bereich Admin -> Anmeldung gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.

Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein Stammdatenblatt vorhanden ist

• "und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional
• "[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".

Beta-Testphase

Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei TrOn für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei TrOn, damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.

Sonderrecht

Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das Sonderrecht 440. Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das Sonderrecht 442.

Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML

Vorbereitung in Nutzersuche

Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).

Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21)

1. Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen.
   Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.
2. Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).
   Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal.
   Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.
3. Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.

Häufige Fragen

Frage: Was ist überhaupt dies XML?
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html

Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit (DSGVO) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.

Frage: Warum ist das alles so kompliziert?
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte.

Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.

Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.

Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/

Prozessdarstellung

Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.

Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten

Weitere Infos zum Verfahren

https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp

Videodemonstration

Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc

Kosten

Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.

Siehe auch

Anmeldung
Stammdatenblatt
Online-Bewerbung
Erhebungsbögen

Letzte funktionale Änderungen

• Februar 2022:Krankenkassen-Meldung bei Multi-Hochschul-Standorten: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach Standorten
• November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der Krankenkasse
• April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld
• März 2021: Formular-Vorlagen können auch Krankenkassen-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.
• März 2021: Neues Sonderrecht 440 zum Sammelabruf der Krankenkassendaten in der Nutzersuche
• März 2021: Krankenkassen sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als Signatur erfasst und einem Stammdatenblatt zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.