Bescheinigung

Studienbescheinigung/Immatrikulationsbescheinigung

Die automatische oder halb-automatische Erzeugung von rechtssicheren Bescheinigungen (wie zur Immatrikulation oder Studiengangbescheinigungen oder Lehrgangsbescheinigungen) ist möglich.

Die Bescheinigungs-Funktion berechnet aus den im TraiNex hinterlegten Angaben alle benötigten Inhalte. Die Bescheinigung umfasst unter einem kundenindividuellen Kopf und im kundenindividuellen Design alle für §9 BAfÖG relevanten Angaben, also auch, in welchem Semester sich der Studierende befindet.



Voraussetzung ist, dass der Lehrgang/Studiengang komplett definiert ist. Für den Kurs/Studiengang ist einzutragen, welcher Abschluss erzielt wird, wieviel Zeiteinheiten der Kurs, zum Beispiel in Semestern, umfasst und wann der Kurs startet bzw. endet.
Um auch das Geburtsdatum sowie ggf. einen individuellen Studienbeginn rechtssicher hinerlegen zu können, sollte für jeden Studierenden ein Stammdatenblatt angelegt werden. Das Stammdatenblatt stammt entweder aus der Bewerberverwaltung oder wird, falls noch nicht vorhanden, auf dem persönlichen Datenblatt des Studierenden mit einem Mausklick angelegt. Hierbei werden Daten wie Geburtstag oder Adresse oder E-Mail vom Datenblatt auf das Stammdatenblatt automatisch übertragen.

Die Bescheinigungs-Funktion kann nur freigeschaltet werden in Absprache mit Trainings-Online, da verschiedene Schalter kundenindividuell (kostenfrei) einzustellen sind und das Design des Kunden einmalig auf die Bescheinigung zu übertragen ist, sodass das PDF der Bescheinigung im Corporate Design des Kunden erscheint. Melden Sie sich bei Interesse an dieser komfortablen Funktion.
Tipps:

• Selbstausdruck: Das TraiNex kann so eingestellt werden, dass die Studierenden sich die (deutsche) Bescheinigung als PDF selber herunterladen können im Bereich Privat/ Daten. Wenn einzelne Studierende als Sonderfall nicht das Recht haben sollten, sich eine Bescheinigung herunterzuladen, so kann dies definiert werden im Bereich der Stammdaten-Verwaltung. Englische Notenbescheinigungen oder Studienbescheinigungen oder Arbeitsversionen von Bescheinigungen können hingegen immer nur von der Verwaltung ausgedruckt werden.
• Urlaubssemester: Auf dem Stammdatenblat hinterlegte Urlaubssemester werden automatisch von der Fachsemester-Anzahl abgezogen.
• Vorstudium: Ist auf dem Stammdatenblatt eingetragen, dass der Studierenden vorher an einer anderen Hochschule studiert hat, so wird dies als Info zur "Ersteinschreibung" ausgewiesen.
• Pflichtpraktikum: Zusätzliche studiengruppen-spezifische Anmerkungen, wie z.B. "Das Studium beinhaltet ein Pflichtpraktikum über 6 Monate zwischen dem 1.3.2016 und dem 1.9.2015." können in der Studiengangverwaltung im Feld "externe Bescheinigungsanmerkung" hinterlegt werden.
• Unterschrift: Als Unterschrift mit "i.A.gez" erscheint immer derjenige Verwaltungsmitarbeiter, der den Ausdruck durchgeführt hat. Bei Selbstausdruck durch den Studierenden erscheint keine Unterschrift.
• Bezeichnung des Studiengangs: Wenn eine Studiengruppe die Bezeichnung "Medienwirtschaft (MW123)" hat, dann kann TraiNex so eingestellt werden, dass der letzte Klammerausdruck der Bezeichnung immer wegfällt und auf der bescheinigung nur "Medienwirtschaft" steht.
• Fußzeile: Die Adresse wird übernommen aus dem Bereich Admin/Logdatei/Adresskonfiguration des Standortes.
• Banner: Für den Abschluss "Zertifikat" kann ein anderes Banner automatisch genutzt werden, auf dem statt "Immatrikulationsbescheinigung" dann z.B. "Lehrgangsbescheinigung" stehen kann.
• Guilloche: Die Guilloche (das Linienmuster im Hintergrund beim PDF) ist ein Sicherheitsmerkmal. Es soll die nachträgliche Veränderung des Dokumentes erschweren. Auf Wunsch kann die Guilloche auch entfallen.

Notenbescheinigung

Ebenfalls möglich ist die automatische oder halbautomatische rechtssichere Generierung von Notenbescheinigungen. Das TraiNex kann so eingestellt werden, dass die Studierenden sich die (deutsche) Bescheinigung als PDF selber herunterladen können im Bereich Privat/ Noten. Dies Recht kann individuell auf dem Stammdaten-Blatt genommen werden.

Auf der Notenbescheinigung kann optional angezeigt werden die Modulnummer, die CP und die deutsche Note, erzielte Klausurpunkte, eine Prozentgewichtung, das Datum der Prüfung sowie die Anzahl der Fehlversuche sowie die Moduldauer (z.B. 2 Semester) oder auch die Prüfungsform. Anerkannte Noten werden automatisch separat ausgewiesen. Ober- und Unterthemen oder Wahlthemenamgaben sind möglich. Verwendete Chiffren bei Noten werden automatisch in der Legende aufgeführt. Rote Chiffren (ausser das "-") werden nie angezeigt auf der Notenbescheinigung.

Für englische Notenbescheinigungen sollten im Bereich Admin/Themen die englischen Bezeichnungen der Module eingegeben worden sein.

Profitipp Seitenumbruch: Deutsche PDF-Notenbescheinigungen, die über mehrere Seiten gehen, können gezielt umgebrochen werden, wenn das Thema -Seitenumbruch- (ggf. erst erstellt als Thema vom Typ "Zwischenüberschrift" und dann) dem Studiengang zugeordnet wird und an die Stelle verschoben wird in der Themenliste, wo der Seitenumbruch erfolgen soll.

Profitipp zur Sperrung: Der Selbst-Download kann auch automatisch für einen Nutzer gesperrt werden, wenn zu einem bestimmten Thema für diese Person eine Note vergeben wurde. Als Note gilt jede Zahl größer als 0. Beispiel: Wenn im Studienverlauf am Ende eines Studiengangs das Thema "Bachelor-Prüfung" mit sehr spezieller Sondergewichtung vorgesehen ist, welches nicht automatisch von TraiNex in den Schnitt verrechnet werden kann, dann soll ab der Vergabe der Note in diesem Thema der Selbst-Download gesperrt sein. Das Thema/die Themen, bitte keine Unterthemen, melden Sie bitte einmalig an TRON.

Fälschungssicherheit

Weitgehende Fälschungssicherheit: Das generierte PDF ist mit einer Guilloche hinterlegt und gegen nachträgliche PDF-Bearbeitung mit einem 128-BIT-Schlüssel gesichert. Der Aufwand zur Verfälschung des PDF nach einem Download kann deshalb als Urkundenfälschung betrachtet werden.

Anpassung der Bescheinigungen

Initial werden die deutschen Bescheinigungen mit Ihrem Logo zur Verfügung gestellt. Auf der Logdatei im Bereich "Trainex-Konfiguration" können Sie als Entwickler/Designer auch das HTML-Template herunterladen, um es vorsichtig anzupassen. Das CSS sollte nicht und die Variablennamen in eckigen Klammern dürfen nicht geändert werden. Die Prüfung und der Upload erfolgt (ggf. kostenpflichtig) durch TrOn.

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie unser Online-Modul Experte LDS.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de