Bescheinigung
Inhaltsverzeichnis
Studienbescheinigung/Immatrikulationsbescheinigung
Die automatische oder halb-automatische Erzeugung von rechtssicheren Bescheinigungen (wie zur Immatrikulation oder Studiengangbescheinigungen oder Lehrgangsbescheinigungen) ist möglich.
Die Bescheinigungs-Funktion berechnet aus den im TraiNex hinterlegten Angaben alle benötigten Inhalte. Die Bescheinigung umfasst unter einem kundenindividuellen Kopf und im kundenindividuellen Design alle für §9 BAfÖG relevanten Angaben, also auch, in welchem Semester sich der Studierende befindet.
Voraussetzung ist, dass der Lehrgang/Studiengang komplett definiert ist. Für den Kurs/Studiengang ist einzutragen, welcher Abschluss erzielt wird, wieviel Zeiteinheiten der Kurs, zum Beispiel in Semestern, umfasst und wann der Kurs startet bzw. endet.
Um auch das Geburtsdatum sowie ggf. einen individuellen Studienbeginn rechtssicher hinerlegen zu können, sollte für jeden Studierenden ein Stammdatenblatt angelegt werden. Das Stammdatenblatt stammt entweder aus der Bewerberverwaltung oder wird, falls noch nicht vorhanden, auf dem persönlichen Datenblatt des Studierenden mit einem Mausklick angelegt. Hierbei werden Daten wie Geburtstag oder Adresse oder E-Mail vom Datenblatt auf das Stammdatenblatt automatisch übertragen.
Die Bescheinigungs-Funktion kann nur freigeschaltet werden in Absprache mit Trainings-Online, da verschiedene Schalter kundenindividuell (kostenfrei) einzustellen sind.
Wenn Sie das PDF eng an ein eigenes Corporate Design anlehnen wollen, dann laden Sie die HTML-Entwickler-Template herunter im Bereich Admin/Logdatei/Konfiguration, passen das CSS an und senden es an uns. Melden Sie sich bei Interesse an dieser komfortablen Funktion.
Tipps:
- Selbstausdruck: Das TraiNex kann so eingestellt werden, dass die Studierenden sich die (deutsche) Bescheinigung als PDF selber herunterladen können im Bereich Privat/ Daten. Wenn einzelne Studierende als Sonderfall nicht das Recht haben sollten, sich eine Bescheinigung herunterzuladen, so kann dies definiert werden im Bereich der Stammdaten-Verwaltung. Englische Notenbescheinigungen oder Studienbescheinigungen oder Arbeitsversionen von Bescheinigungen können hingegen immer nur von der Verwaltung ausgedruckt werden.
- Urlaubssemester: Auf dem Stammdatenblatt hinterlegte Urlaubssemester werden automatisch von der Fachsemester-Anzahl abgezogen.
- Vorstudium: Ist auf dem Stammdatenblatt eingetragen, dass der Studierenden vorher an einer anderen Hochschule studiert hat, so wird dies als Info zur "Ersteinschreibung" ausgewiesen.
- Pflichtpraktikum: Zusätzliche studiengruppen-spezifische Anmerkungen, wie z.B. "Das Studium beinhaltet ein Pflichtpraktikum über 6 Monate zwischen dem 1.3.2016 und dem 1.9.2015." können in der Studiengangverwaltung im Feld "externe Bescheinigungsanmerkung" hinterlegt werden.
- Nächstes Semester: 42 Tage=6 Wochen vor dem nächsten Semester wird angezeigt auf Wunsch "Frau Conrad ist auch im kommenden 5. Semester an der XY Hochschule für Medien und Wirtschaft immatrikuliert.", wenn es denn ein nächstes Fachsemester gibt.
- Unterschrift: Als Unterschrift mit "i.A.gez" erscheint immer derjenige Verwaltungsmitarbeiter, der den Ausdruck durchgeführt hat. Bei Selbstausdruck durch den Studierenden erscheint keine Unterschrift.
- Bezeichnung des Studiengangs: Wenn eine Studiengruppe die Bezeichnung "Medienwirtschaft (MW123)" hat, dann kann TraiNex so eingestellt werden, dass der letzte Klammerausdruck der Bezeichnung immer wegfällt und auf der bescheinigung nur "Medienwirtschaft" steht.
- Fußzeile: Die Adresse wird übernommen aus dem Bereich Admin/Logdatei/Adresskonfiguration des Standortes.
- Banner: Für den Abschluss "Zertifikat" kann ein anderes Banner automatisch genutzt werden, auf dem statt "Immatrikulationsbescheinigung" dann z.B. "Lehrgangsbescheinigung" stehen kann.
- Guilloche: Die Guilloche (das Linienmuster im Hintergrund beim PDF) ist ein Sicherheitsmerkmal. Es soll die nachträgliche Veränderung des Dokumentes erschweren. Auf Wunsch kann die Guilloche auch entfallen oder durch eine eigene Guilloche ersetzt werden. Guilloche-Generator:[http://2008.sub.blue/projects/guilloche.html]
Fälschungssicherheit
Weitgehende Fälschungssicherheit: Das generierte PDF ist mit einer Guilloche hinterlegt und gegen nachträgliche PDF-Bearbeitung mit einem 128-BIT-Schlüssel gesichert. Der Aufwand zur Verfälschung des PDF nach einem Download kann deshalb als Urkundenfälschung betrachtet werden.
Sonstige Bescheinigungen
Mit den Formular-Vorlagen kann man individuelle Bescheinigungen erstellen, die von der Verwaltung genutzt werden können, z.B. individuelle Exmatrikulationsbescheinigungen.
Anpassung der Bescheinigungen
Initial werden die deutschen Bescheinigungen mit Ihrem Logo zur Verfügung gestellt. Auf der Logdatei im Bereich "Trainex-Konfiguration" können Sie als Entwickler/Designer auch das HTML-Template herunterladen, um es vorsichtig anzupassen. Die Prüfung und der Upload erfolgt (ggf. kostenpflichtig) durch TrOn. Das CSS sollte nicht und die Variablennamen in eckigen Klammern dürfen nicht geändert werden. Sie können aus verschiedenen Variablennamen wählen, um eine individuelle Bescheinigung zu erstellen. Wir unterscheiden Zähl-Variablen, Satz-Variablen und Füll-Variablen. Zähl-Variablen beinhalten eine Zahl als Wert wie [unterbrechungssemester], wobei auch 0 als Zahl möglich ist. Eleganter sind die Satz-Variablen, die ganze Sätze beinhalten wie [fachvorsemester_hinweis] und die auf der Bescheinigung nur erscheinen, wenn der Wert ungleich 0 ist. Zähl-Variablen können mit Füll-Variablen wie [Anrede][Name] zu Sätzen ergänzt werden.
Die folgenden beiden Abbildungen zeigen jeweils links die Variablennamen und rechts eine typische Auswirkung.
(19b) erscheint 6 Wochen vor Semesterende und wird zu Semesterbeginn sofort ausgeblendet.
(19c) Angerechnete Semester können als Variable (siehe 25c) oder als Satz formuliert sein: "Die 8 Fach-Semester beinhalten 1 Fach-Semester aus Anrechungen.".
(30) [stud_anmerkung] zeigt einen individuellen Text an, der pro Studierenden definiert werden kann, z.B. wenn Ausgleichssemester kommentiert werden sollen.
Die Semesterbezeichnung wird aus der Zeiteinteilung abgeleitet und ist im Original im Singular mit [semester_bezeichnung] abrufbar. Der Plural der Semesterbezeichnung ist mit [sem_pl] anzuzeigen, eine Dativ-Plural/N-Form mit [sem_mit_n]. Beispiel mit Jahr: Der Studiengang hat 3 Jahre (Plural) und der Student hat das 1. Jahr (Singular) von 3. Jahren (Dativ-Plural) absolviert.
[sie_er_g] führt zu einem "Sie" bei der Anrede "Frau" bzw. einem "Er".
[sie_er_k] führt zu einem kleingeschriebenen "sie" bzw. einem "er" bei der Anrede "Herr".
20a: [ueberhang] gibt die Anzahl der Semester an, die sich aus der Different von Regelstudienzeit und Fachsemester ergeben (Beispiel: "Hans Muster hat die Regelstudienzeit von 9 Trimestern um 4 Überhang-Trimester überschritten.").
(25a) Urlaubssemester: [urlaub]
(25b) Unterbrechungssemester: [unterbrechungssemester]
(25c) Anerkannte/Angerechnete Semester: [angerechnet_sememester]
(25d) Fachvorsemester: [fachvorsemester]
(25e) Urlaubsvorsemester. [Urlaubsvorsemester]
(25f) Unterbrechungsvorsemester: [unterbrechungsvorsemester]
(25g) Überhang-Semester:[ueberhang_semester]
(25h) Ausgleichs-Hochschulsemester wg. besonderer Studienbedingungen mit + oder - Vorzeichen: [ausgleich_sem]
(25i) Ausgleichs-Fachsemester, z.B. wegen Studiengang/gruppen-Wechsel [fausgleich_sem]
(25j) Kommentar für Ausgleichs-Semester: [stud_anmerkung]
Daraus ergeben sich:
(26) [fachsemester] und
(27) [hochschulsemester]
Fachsemester ergeben sich aus dem Fachsemester der Studiengruppe+Fachvorsemester-Urlaubssemester-Unterbrechungssemester +/- Ausgleichssemester
Hochschulsemester ergeben sich aus dem Fachsemester der Studiengruppe + Semester an anderen Hochschulen - Unterbrechungssemester - Unterbrechungsvorsemester +/- Ausgleichssemester
(27b) [hochschulsemester_satz]
(27c) Hochschulsemester nur anzeigen, falls abweichend von Fachsemestern: [hochschulsemester_satz_abweichung]
(28) Semester in aktueller Studiengruppe: [sem_in_gruppe]
(30) komplette Erklärung der Fachsemesterberechnung in kleiner Schrift: [Fsemesterberechnung]
(31) komplette Erklärung der Fachsemesterberechnung in kleiner Schrift: [HSsemesterberechnung]
30 oder 31 nur angezeigt als Erklärung, wenn ein Sonderfall besteht, also wenn vorliegt ein Unterbrechungssemester, Fachvorsemester, Urlaubsvorsemester,Unterbrechungsvorsemester, angerechnetes Semester oder Fachausgleichsemester.
TraiNex-Akademie
Bitte beachten Sie dazu auch das
Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie unser Online-Modul
Experte LDS.
Den nächsten Termin erfahren Sie im
Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de
Letzte funktionale Änderungen
- April 2018: Auf der dt. Studien-Bescheinigung kann ein Individualtext pro Studierenden hinterlegt werden.
- März 2018: Angabe von angerechneten Semestern auf der Studien-Bescheinigung (als Variable oder Satz)
- März 2018: Fachsemester zählen auf z.B. der Studien-Bescheinigung auch bei Überschreitung der Regelstudienzeit weiter hoch (gem. einem kalkulierten Raster)
- März 2018: Berechnung und Angabe von Überhang-Semestern bei Überschreitung der Regelstudienzeit auf der Studien-Bescheinigung
- Juli 2017: für Alumni kann nun die (alte) Arbeitskopie einer Studien-Bescheinigung abgerufen werden
- September 2017: In der Studienbescheinigung können die Angaben zu Urlaubssemester, zu Fachvorsemester und zu Fachsemester jeweils in 3 Sätzen getrennt statt in einem Satz aufgeführt werden.
