Umfragen

Über Admin/Umfragen kann der Nutzer Umfragen erstellen oder auch die Ergebnisse einsehen.

Allgemeines

Mit dem Modul "Umfragen" können Sie Umfragen (Votings) definieren und einer bestimmten Nutzergruppe oder einem bestimmten Lehrgang zur Abstimmung freischalten, die Umfragen durchführen und die Auswertungen abrufen. Genutzt werden kann es von Mitarbeitern für TraiNex-Nutzer. Das Modul ist im Bereich "Admin" -> "Umfragen" zu finden.

Nutzen

Die Funktion erleichtert die Ermittlung eines Meinungsbildes. Sie kann beispielsweise bei einer Studienstarterbefragung für Studienanfänger oder einer Verbleibsbefragung für Alumni oder der Befragungen zur Qualität der Hochschule genutzt werden. Auch für Wahlen, z.B. die Wahl zum Senat mit 5000 Wahlberechtigten, wurde das Umfragemodul bereits erfolgreich eingesetzt.

Aufbau und Funktionen

Bei der Erstellung einer Umfrage können bestimmte Studiengänge oder auch Mitarbeiter mit einem bestimmten Recht von der Umfrage ausgeschlossen werden.

Dies ist die Ansicht eines Befragten, wenn der Haken zuvor bei "Umfragekommentar soll namentlich sein" gesetzt wurde.

Fragen bearbeiten

Weitere Fragen anlegen

Über die mittig aufgelisteten Umfragen können Sie sich die Auswertung zu einer Umfrage ansehen oder die Umfrage kopieren (in der Abbildung gelb markiert) und als Grundlage für eine neue Umfrage verwenden. Über die Modulnavigation (in der Abbildung orange markiert) können Sie eine neue Umfrage anlegen oder eine bereits abgelaufene Umfrage einsehen.

Neue Umfrage anlegen

Um eine neue Umfrage anzulegen, gehen Sie über die Modulnavigation und den Button "Neue Umfrage anlegen".

1. Vergeben Sie zunächst eine prägnante Kurzbezeichnung für die Umfrage (z.B. "Mensa-Essen").
2. Formulieren Sie einen einleitenden Text, der den Zweck oder den Hintergrund der Umfrage deutlich macht.
3. Legen Sie Start- und Enddatum der Umfrage (vorläufig) fest. Als Zeit gilt jeweils 00:01 Uhr. Das bedeutet, dass am Tag des Enddatum die Umfrage nicht beantwortet werden kann, da 0:01 Uhr der Tagesanfang ist.
4. Wählen Sie den zu befragenden Nutzerkreis. Das Stammpersonal kann abgestuft nach deren Rechten befragt werden. Jede Studiengruppe kann als Zielgruppe festgelegt werden. Auch Mailgruppen (auch standortübergreifend) sind als Zielgruppe festlegbar. (Sollte eine Person sowohl Mitglied einer befragten Studiengruppe als auch einer Mailgruppe sein, so kann der Befragte trotzdem nur einmal seine Stimme abgeben.) Ebenfalls möglich als Zielgruppe sind ehemalige Studiengruppen, abgestuft nach Studiengruppen. Sofern Sie eine standortübergreifende Umfrage anlegen wollen, erstellen Sie die Umfrage und wählen danach bearbeiten, um dann Studiengruppen/Nutzergruppen aus anderen Standorten auswählen zu können. Auch in diesem Fall hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, nur einmal an der Umfrage teilnehmen zu können.
5. Im nächsten Schritt können Sie definieren, ob die Befragten das vorläufige Ergebnis nach deren Stimmabgabe einsehen dürfen (in der Abbildung rot markiert). Diese Option kann auch nach Beginn der Umfrage noch geändert werden.
6. Zudem können Sie auswählen, ob die Umfrage nur teilanonym sein soll. Die abgegebenen Textkommentare werden dann namentlich vermerkt (in der Abbildung grün markiert). Der Zielgruppe wird ein Hinweis "Diese Umfrage ist anonym" nicht angezeigt, wenn das "nicht anonym" angeklickt wurde. Diese Option kann nach Beginn der Umfrage nicht mehr von "anonym" in "nicht anonym" geändert werden. Wurde dieses Feld nicht ausgewählt, ist sichtbar, welche Personen welchen Textkommentar hinterlassen haben, aber nicht welche Antwortmöglichkeiten bei den Fragen ausgewählt wurden.
7. Klicken Sie auf den "Ändern"-Button zum Speichern der Optionen oder eines geänderten Datums.

Fragen anlegen

1. Klicken Sie auf "Neue Frage anlegen" und legen Sie die Kernfrage sowie Kernaussage an (z.B. "Das Mensa-Essen ist gut!").
2. Legen Sie nacheinander mögliche Antworten an (beispielsweise "Stimme zu" und "Stimme nicht zu" oder "habe keine Meinung dazu")
3. Bestimmen Sie, ob Mehrfachantworten möglich sind und ob zusätzlich ein Textkommentar abgegeben werden kann. Sofern Sie eine Frage stellen wollen, bei der nur eine Antwort möglich ist, wählen Sie Mehrfachantworten und Textkommentar nicht aus. Speichern Sie dies über den Ändern-Button.
4. Legen Sie bei Bedarf weitere Frage-Antworten-Blöcke analog zu den bisherigen Schritten an.
5. Sortieren Sie bei Bedarf die Antworten oder die Fragen in die gewünschte Reihenfolge über die Buttons hoch und runter.
6. Gehen Sie über "zurück" zur Hauptübersicht, prüfen Sie nochmals alle Einstellungen und aktivieren Sie die Umfrage über "freischalten".

Es ist empfehlenswert, den Test danach aus Sicht eines Befragten durchzuführen. Sollten Sie Änderungen an der Umfrage haben, so können Sie nach dem Test nochmals die Umfrage "sperren", dann Änderungen durchführen und danach die Umfrage wieder freischalten. Dies ist allerdings nur solange erlaubt, bis zehn Antworten eingegangen sind.

Nach Erstellung der Umfrage ist es möglich, den Ersteller zu wechseln. Dadurch gibt der ursprüngliche Ersteller seine Rechte ab und kann diese Umfrage nicht mehr bearbeiten. Auch der Orga-Admin und die Person, der die Rechte zugewiesen wurden, können nicht während der laufenden Umfrage auf diese Umfrage zugreifen. In die Auswertung der Ergebnisse kann bei einer laufenden Umfrage nur der Ersteller einsehen. Der Orga-Admin darf erst nach Ablauf der Umfrage in die Ergebnisse Einsicht nehmen.

Umfrage aus Sicht Teilnehmender

Die Umfrage wird auf der TraiNex-Startseite vom Startdatum bis zum Erreichen des Enddatums angezeigt. Für Lehrgangsteilnehmer wird auf der Startseite des TraiNex ein "Wollen Sie an der Umfrage Mensa-Essen teilnehmen. Ja, sofort/Nein, später" angezeigt. Der Aufbau der Startseite wird also extra unterbrochen, um die Teilnahmequote zu verbessern. Damit jeder teilnehmen kann, sollte es deshalb auch immer eine Antwortmöglichkeit wie "Habe keine Meinung dazu" geben. Wählt der Nutzer "Nein, später" aus, werden wieder die aktuellen Meldungen auf der Startseite angezeigt und er kann sich ganz normal im TraiNex bewegen. Bei dem nächsten Login wird die Umfrage wieder auf der Startseite angezeigt, solange bis die Umfrage abgelaufen ist, die Umfrage 5 Tage alt ist oder von der jeweiligen Person daran teilgenommen wurde.

Sofern der Nutzer an der Umfrage noch nicht teilgenommen hat, wird diese auch auf der rechten Seite der Startseite des TraiNex unter Umfragen aufgeführt. Bei der Beantwortung einer Frage mit einem Textkommentar wird das Feld für den Textkommentar freigeschaltet und beinhaltet (wenn ausgewählt) die Information für den Teilnehmer, dass die Umfrage nicht anonym ist und der Textkommentar mit dem Namen versehen wird. Sofern das Anzeigen der Ergebnisse für den Teilnehmer vorab ausgewählt wurde, so sieht dieser nun nach der Beantwortung der Fragen die Ergebnisse. Um an der Umfrage teilgenommen zu haben, reicht es bereits schon aus, lediglich eine Frage zu beantworten.

Bis zum Enddatum der Umfrage hat der Teilnehmer die Möglichkeit, die noch nicht bearbeiteten Fragen zu beantworten. Erst wenn der Teilnehmer alle Fragen beantwortet hat, wird die Umfrage auf der TraiNex-Startseite als "abgeschlossen" oder "beantwortet" angezeigt und bei dem erneuten Auswählen der Umfrage kann sich der Teilnehmer seine ausgewählten Antworten anzeigen lassen.

Auswertung

Automatische Beispielauswertung einer Frage

Die Ergebnisse werden automatisch als Kuchen- oder Balkendiagramm dargestellt. Das Kuchendiagramm wird bei alternativen Antwortmöglichkeiten genutzt und das Balkendiagramm bei Mehrfach-Antwortmöglichkeiten. Über "Details einblenden", kann abgerufen werden, wie sich die Auswertung über die Lehrgänge oder Geschlechter oder Altersgruppen verteilt (Kreuztabelle). Zu Geschlechtern oder Alter werden auch ein Mittelwert, eine Dominanz sowie eine Standardabweichung angegeben. Beispiel-Interpretation: "Diese Frage wurde von überdurchschnittlich vielen jüngeren Männern aus Kreativstudiengängen verneint." Auch einblendbar sind die Kommentare, die ebenfalls automatisch mit der Geschlechtsangabe sowie der groben Studienrichtung als Zusatzinfo versehen sind. Oberhalb der Ergebnisse wird zudem auch angezeigt, wie viele Personen befragt wurden, wie alt diese waren und wie die Geschlechterverteilung sich verhält.

Über den Link "Datentabelle" oder "Dozenten-Datentabelle" oder "SPSS-Format" können die Daten -komplett anonymisiert- abgerufen beziehungsweise exportiert werden, um eine weitere Spezialauswertung in externen Programmen zu ermöglichen. In dieser exportierten Datei sind unter anderem die Fragen, die Antworten, der Standort oder auch das Geschlecht zu finden.

Allen Teilnehmern der Umfrage kann am Ende der Umfrage eine "Danke"-Mail gesendet werden, die auch Ergebnisse der Umfrage beinhalten kann.

Wenn Sie im Nachhinein die Grundgesamtheit verändern, bleiben zwar die prozentualen Ergebnisse identisch, aber es verändert sich die Teilnahmequote. Dies passiert z.B., wenn Nutzer aus der ursprünglich befragten Zielgruppe in eine Nicht-Zielgruppe gewechselt werden oder beim Ablauf temporärer Nutzergruppen-Mitgliedschaften. Werden Nutzer komplett gelöscht, fallen diese auch aus der Auswertung der Antworten heraus. TraiNex zeigt dies warnend an in der Detailansicht. Bei wichtigen Umfragen sollte deshalb nach der Beendigung zeitnah die Ergebnisseite als HTML abgespeichert oder als PDF gedruckt werden.

Profi-Tipps

• Sobald mehrere Stimmen abgegeben wurden, kann die Umfrage zur Abwehr von Manipulationen inhaltlich nicht mehr verändert werden.
• In der Auswertung wird, auch bei späteren Zugriffen, das Alter vom Datenblatt verwendet, welches während der Befragung galt (Altersstabilität der Auswertung). Nutzer, die nach der Umfrage zu Alumni überführt wurden und während der Umfrage noch Studierender waren, werden auch später noch als Studierender in der befragten Zielgruppe ausgewiesen.
• Es besteht die Möglichkeit, eine bestimmte Umfrage regelmäßig durchzuführen, indem alte Umfragen wieder verwendet werden. Eine alte Umfrage kann über "Kopieren" als neue Umfrage aufgesetzt werden - in der obersten Abbildung gelb markiert. Hierbei werden alle Fragen und Antworten und Optionen übernommen. Nur die Zielgruppe muss neu definiert werden. Sollte eine alte Umfrage bereits als "abgelaufen" ausgeblendet worden sein, so ist diese abgelaufene Umfrage erst zu reaktivieren, bevor man diese "kopieren" kann.

Rechte

Nutzer ab dem Recht "Fester Mitarbeiter" können Umfragen erstellen. Feste Mitarbeiter können Umfragen nur für eigene Studiengruppen erstellen und können nur eigene Umfragen einsehen. Der Ersteller der Umfrage kann bereits in einer laufenden Umfrage Einsicht in Zwischenergebnisse nehmen. Einsicht in die Auswertung von beendeten/abgelaufenen Umfragen haben Orga-Admin, die Ersteller der Umfrage sowie die Admin mit dem Sonderrecht 111.

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung Umfragemanagement.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Videos und sonstige Infos

• Eine Erläuterung der Basis-Vorgehensweise (Stand 2013) in Videoform finden Sie auf Youtube unter dem Link: https://youtu.be/hgpgBpJ4hxE.

Letzte funktionale Änderungen

• August 2019: bei einer Umfrage kann der Umfrageautor zwischen Umfragebeginn und bis 6 Monate nach dem Umfrage-Ende alle Nutzer anmailen, die an der Umfrage teilgenommen haben, um z.B. zu bedanken oder das Ergebnis mitzuteilen. Auch kann man zwischen Umfragebeginn und bis 1 Monat nach dem Ende der Umfrage all diejenigen Nutzer anmailen, die hätten teilnehmen können und aber nicht teilgenommen haben, z.B. um an die Teilnahme zu erinnern.
• Juni 2019: Feedback-Box als dauerhafter "Kummerkasten", z.B. als Ergänzung zu Evaluation bzw. Qualitäts-Management-Umfragen
• Juni 2019: Umfragen können auch ein Startbild haben
• September 2016: Umfragen: Einführung des Sonderrechtes 111 zur Einsicht in Auswertung beendeter Umfragen
• Juli 2017: wenn Umfragen nicht anonym sind, dann wird bei namentlichen Kommentaren auch das Unternehmen des Teilnehmers angezeigt

Siehe auch

Evaluation
Feedback-Box

Themenverwaltung
Lehrg.-verwalt.
Nutzerverwaltung
Ressourcenverwaltung
Tests
Anmeldung
Unternehmen

Logdatei

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