E-Mail

Allgemeines

Über E-Mail können Sie einzelnen oder mehreren Dozenten und/oder ganzen Lehrgängen Serien-E-Mails senden. Wählen Sie zunächst die Zielgruppe Ihrer Mail über die Checkboxen. Geben Sie Betreff und Text ein. Wählen Sie informelle oder formelle Anrede oder keine_Anrede und aktivieren Sie den Versendevorgang durch Betätigung des Buttons "Versenden". Warten Sie bis zur Meldung "E-Mail wurde versendet".
Für jeden E-Mail-Empfänger wird über das System eine persönliche Anrede generiert, wenn Sie eine Anredeform gewählt haben.

Zustellung, Authentizität und Verbindlichkeit

Die E-Mail wird an die durch den Nutzer im Bereich "Privat" definierte E-Mail-Adresse gesendet und zur Sicherheit auch zusätzlich im TraiNex angezeigt, so daß die Mail in jedem Fall als zugestellt gelten kann. Zustellung, Authentizität und Verbindlichkeit sind durch TraiNex-Mails gesichert. Rechtlich ist es deshalb anzuraten, alle Dozenten und Verwaltungsmitarbeiter zur Verwendung der TraiNex-Mails zu verpflichten.

Sonstiges

Die E-Mail enthält automatisch ergänzende Informationen über den Absender, die Adressaten der E-Mail und einen Authentifizierungs-Check. Serien-Mails, die kompletten Lehrgängen gesendet werden, werden ggf. als SPAM-Info-Kopie auch an einen System-Administrator gesendet.

Dateianhänge: Falls gewünscht, können Sie eine Anlage, z.B. ein Word-Dokument, an die E-Mail anhängen. Üblicherweise sollte man zur Vermeidung unnötiger Netzbelastung solch ein Material besser in ein Archiv einstellen und im Mailtext nur darauf hinweisen, dass sich das Dokument in einem Archiv befindet.

CC-Mails erstellen Sie, indem Sie "keine Anrede" auswählen und die Adressaten manuell ansprechen mit z.B. "Liebe BW-Studierenden" und die CC-Adressaten als Empfänger aber angeklickt haben. BCC realisieren Sie durch das gleiche Vorgehen und klicken zusätzlich "Empfänger nicht auflisten" an.

Normale Mails speichert das TraiNEx für 6 Monate. Eine vorzeitige Löschung ist aus Rechtssicherheitsgründen nicht möglich. Einschreiben-Mails werden bis zu 12 Monate aufbewahrt. Bei Dokumentationspflichten sollten alle 6 Monate der Mailausgang abgespeichert werden über den Sicherungslink am Ende der Seite.

Ein Versand des Betreffs als SMS ist Dozenten mit dem SMS-Sonderrecht möglich. Admins ist auch der Versand als e-Einschreiben möglich.

Mail nicht angekommen?

Das eine TraiNex-Mail im privaten Postfach, z.B. bei GMX, nicht ankommt, kann viele Gründe haben. Der GMX-Empfänger-Mailserver hatte einen Fehler, der TraiNex-Mailserver hatte einen Fehler, die Mailadresse war falsch, das Postfach war voll, die Mail wurde als Spam eingestuft und, und, und. Der Branchenverband Bitkom meint, dass 5% aller "normalen" Mails verloren gehen. Aber selbst, wenn eine Mail nicht an das GMX/Outlook übermittelt wird, so kommt diese doch immer innerhalb TraiNex an. Positives Zitat dazu: "Da Ihre Mail auf normalen Weg nicht angekommen ist, bin ich froh, dass ich diese im TraiNex entdeckt habe... sonst wäre die Mail komplett verloren gegangen".

Mailantwort nicht angekommen?

Auf wichtige TraiNex-Mails antwortet man am besten innerhalb TraiNex, damit die Zustellung gesichert ist. Wenn man hingegen auf eine TraiNex-Mail ausserhalb des TraiNex antwortet, dann ist die Antwort keine TraiNex-Mail sondern nur eine normale "Outlook/Pop3"-Mail mit einem höheren Verlustrisiko.

Videoeinführung

Eine audiokommentierte Tour zu den Vorteilen des TraiNex-Mailsystems steht Ihnen hier zur Verfügung

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie die Online-Schulung Basis, sowie unser Präsenz-Modul Aufbau für fortgeschrittene Benutzer.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Siehe auch

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