Stammdatenblatt

Zusammenfassung

Das Stammdatenblatt in TraiNex ist optional für jeden Nutzer und enthält bei Online-Bewerbern die im Bewerbungsprozess gesammelten Daten. Bei anderen Nutzern kann das Stammdatenblatt manuell erstellt werden. Nur berechtigte Verwaltungsmitarbeiter können Informationen auf dem Stammdatenblatt erstellen oder ändern. Das Stammdatenblatt beinhaltet unter anderem das offizielle Bild, die offizielle Anschrift, den Bewerbungsverlauf und Anhänge zur Bewerbung. Trotz der Löschung eines Nutzers bleibt das Stammdatenblatt erhalten. Es gibt auch Funktionen zur Fach- oder Hochschulsemester-Berechnung und zur Dokumentation von Unterbrechungen oder Urlaubssemestern.

STAMM-Datenblatt

Das Stammdatenblatt ist optional pro Nutzer anlegbar. Es beinhaltet bei Online-Bewerbern die im Bewerbungsprozess erhobenen Daten. Bei sonstigen Nutzern kann das Stammdatenblatt manuell erzeugt werden auf dem Datenblatt. Informationen auf dem Stammdatenblatt können nur von berechtigten Verwaltungsmitarbeitenden erzeugt oder geändert werden. Hierzu gehören das offizielle Bild, die offizielle Anschrift, der Bewerbungsverlauf inkl. Auswahlverfahren, Anlagen zur Bewerbung, Kontakte sowie weitere Adressen oder statistische Besonderheiten. Das Stammdatenblatt bleibt auch erhalten, selbst wenn ein Nutzer gelöscht wird.

Während das Stammdatenblatt optional ist, ist das Datenblatt zum einen immer für jeden Nutzer angelegt und wird vom Nutzer selber gepflegt unter Privat/Daten. Eine Verbindung zwischen Stammdatenblatt und Datenblatt besteht extra nicht. Änderungen auf dem Datenblatt eines Nutzers werden semiautomatisch gemeldet und müssen von Verwaltungsmitarbeitenden geprüft auf das Stammdatenblatt übernommen werden.

Fach- oder Hochschulsemester-Berechnung: Herr Jan Ahmmert wurde am 1.5.2012 immatrikuliert mit einem angerechneten Fachsemester aus einem 6-semestrigen Studium an einer anderen Hochschule. Er hat an unserer Hochschule nach 4 Semestern die Studienrichtung gewechselt. Nur 2 der Fachsemester wurden dabei angerechnet. Im neuen Studiengang hat er das 1. Semester Urlaub genommen und hatte im 2. Semester eine Unterbrechung. Der aktuelle Studiengang hat 8 Semester gedauert und der Studierende befindet sich aufgrund des Abschlussdatums, was nach dem regulären Studienende liegt, im 1. Überhangsemester. Insofern ist er im 10. Fachsemester und im 16. Hochschulsemester.

Auf dem Stammdatenblatt kann eine vom Studiengang abweichende Fach- oder Hochschulsemester-Berechnung dokumentiert und errechnet werden. Siehe Bild: Im oberen Bereich wird der allgemeine Fachsemester-Verlauf angezeigt. Dortige Eintragungen wie "Urlaub" dienen nur der Dokumentation. Aufbauend auf dieser Dokumentation kann im unteren linken Bereich erfasst werden, in welchem Fachsemester der Studierende sich befindet. Im unteren rechten Bereich kann erfasst werden, in welchem Hochschulsemester der Studierende sich befindet. Die Variablen aus den unteren Bereichen sind auch in der Bescheinigung verwendbar.

Auch Überhangsemester werden angezeigt, falls das Ende der Regelstudienzeit erreicht wurde und aber für den Studierenden kein Exmatrikulationsdatum eingestellt wurde.

Sonderfunktion

Mit der Sonderfunktion 56 können Admin die Stammdatenblätter von Studierenden und Lehrkräften anlegen und bearbeiten, ohne einen Bewerberzugriff zu haben.

Letzte funktionale Änderungen

• September 2023: Nutzersuche/Stammdaten-Status zeigt nun auch Details, ob Ausweis/Stud-Bescheinigung/Notenbesch. allgemein oder individuell gesperrt sind.
• April 2021: Im Bereich Anmeldung können nun auch ausgewählte Stammdaten von Studierenden erfasst/erfragt werden, die direkt auf das Stammdatenblatt geschrieben werden. Neben diversen Krankenkassendaten sind dies Angaben zu Beruf/Ausbildung/Praktikum sowie dem offiziellen Passbild.
• März 2021: Krankenkassen sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als Signatur erfasst und einem Stammdatenblatt zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.
• März 2021: Nationalitäten/Länderangaben auf dem Datenblatt oder Stammdatenblatt werden nun einheitlich gespeist aus den Länder-Signaturen der Erhebungsbögen.
• Februar 2021: Erfassung der Berufstätigkeit in Monaten in der Online-Bewerbung, dem Stammdatenblatt sowie in Erhebungsbögen sowie Export in der Nutzersuche
• Oktober 2020: Wenn allgemein für Studierende der Download von Ausweis, Notenbescheinigung oder Studienbescheinigung möglich ist, kann dieser Download individuell pro Studierenden auf dessen Stammdatenblatt oder pro Studiengang separat gesperrt werden.
• Januar 2020: Neues Ausgabefeld "Vor-Semester" in Nutzersuche, um (ggf. zusammen mit dem Ausgabefeld "Nutzertyp") alle Angaben aus dem Stammdatenblatt über angerechnete Semester, Vorsemester, Urlaubssemester etc. zu erhalten, um ggf. Fachsemester und Hochschulsemester manuell zu berechnen.
• November 2019: Auf Datenblatt und Stammdatenblatt werden Postleitzahl und Ort (innerhalb Deutschlands) darauf geprüft, ob diese korrekt sind als Kombination.
• Juni 2019: Studien-Bescheinigung kann auch das offizielle Passfoto vom Stammdatenblatt beinhalten.
• April 2019: Bewerber-Bilder können gedreht oder gelöscht werden. Große Bilder werden automatisch physisch auf 1500 Pixel verkleinert.
• März 2018: Auch für Übergang-Semester kann ein Status wie Urlaub/Unterbrechung definiert werden auf dem Stammdatenblatt.
• Dezember 2017: Stammdatenblatt: Berücksichtigung von Unterbrechungssemestern, Unterbrechungsvorsemestern und Unterbrechungsgründen, analog zu Urlaubssemestern, für die Erhebungsbögen
• November 2017: Erhebungsbögen: Wenn ein Studierender auf dem Stammdatenblatt einen speziellen "Exmatrikulations-Grund" hat, dann wird in EF28 "Einschreibe-Art" der Wert "5 = Exmatrikulation" und in EF 29 der "Exmat.-Grund" aus dem Stammdatenblatt eingetragen.
• November 2016: Prüfung auf Stammdatenblatt, ob Adresse konfliktär ist zur Adresse vom Datenblatt

Siehe auch

Datenblatt
Bescheinigung
Erhebungsbögen
Anmeldung für Stammdatenbefragung
Unternehmen