Nutzerverwaltung

Über den Button können sowohl Mitarbeiter/Dozenten als auch Lehrg.-Teilnehmer angelegt werden.

Anlegen von Lehrg.-Teilnehmern/Studierenden

Die Funktion Anlegen von Lehrg.-Teilnehmern ist verfügbar über das Menü ADMIN/Nutzerverwaltung.Dort ist zunächst der Lehrgang zu wählen, zu dem Lehrg.-Teilnehmer hinzugefügt werden sollen. Es öffnet sich ein Bildschirm, auf dem alle bisher angelegten Lehrg.-Teilnehmer des gewählten Lehrgangs angezeigt werden. Vorhandene Lehrg.-Teilnehmer könnten unwiderruflich gelöscht oder unwiderruflich zu einem Ehemaligen umgewandelt werden. Um einen Lehrg.-Teilnehmer der Liste hinzuzufügen, ist der Link NEUEN Lehrg.-Teilnehmer ANLEGEN zu aktivieren.

In der folgenden Maske sind Vorname, Name und Anrede einzugeben. Darüberhinaus ist das eindeutige LOGIN (z. B. Matrikelnummer, Namenskürzel) und ein frei wählbares Passwort einzugeben. Sollte das LOGIN nicht eindeutig sein, weist das TraiNex darauf hin, dass ein anderes Login zu vergeben ist. Das Passwort kann vom Nutzer später selbständig geändert werden. Login und Passwort müssen dem Lehrg.-Teilnehmern bekannt gegeben werden,damit er das TraiNex nutzen kann.

(Tipp: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers ein und lassen eine Mail erstellen, so wird der Nutzer sofort informiert. Alternativ können Sie den Nutzern am ersten Lehrgangstag mitteilen, dass Sie die Funktion "Zugangsdaten vergessen/anfordern" auf der Login-Seite des TraiNex benutzen sollen, was dazu führt, dass die Zugangsdaten an die im System hinterlegte Mailadresse gesendet werden. Für den Fall, dass Ihr TraiNex so eingerichtet ist, dass der Abruf der Passwörter von Lehrg.-Teilnehmern erlaubt ist, nutzen Sie die Serienbrieffunktion z.B. von Word: Die Steuerdatei dazu erstellen Sie über das TraiNex-Menü Kommunikation/Nutzersuche/Datei_erstellen.) Nachdem ein Lehrg.-Teilnehmer angelegt wurde, kann direkt der nächste Lehrg.-Teilnehmer angelegt werden.

Es kann eine Kundennummer/Matrikelnummer angegeben werden oder der Vorschlag für eine Kundennummer genutzt werden, wobei das TraiNex die 11-stellige Kundennummer bildet nach folgender Regel: [Aktuelles Jahr zweistellig]+[erste 2 Buchstaben des Studienganges]+[Erster Buchstabe der Kursart oder N, falls keine Kursart angegeben] + [6 stellige eindeutige Nummer] Beispiel: 16BEV006031 für einen Studienstarter aus 2016 der Betriebswirtschaft Vollzeit.

Alternativ kann ein Lehrgangsteilnehmer direkt aus der Bewerberverwaltung heraus angelegt werden, wenn er dort bereits als Bewerber angelegt war.
auch gibt es die Möglichkeit, Lehrgangsteilnehmer aus Excel Listen zu importieren (NutzerImport).

Felder auf dem Datenblatt eines Lehrg.-Teilnehmers/Studierenden

Bis zu 3 Lehrg.-Teilnemer können die Funktion SPRECHER bzw. stellvertrender Sprecher erhalten. Der Sprecher/Stellvertreter des Lehrgangs wird optisch im TraiNex hervorgehoben in einigen Listen und er hat Sonderfunktionen. Der Sprecher/Stellvertreter kann Serienmails an seinen eigenen Lehrgang senden als auch Material dem Lehrgang im Lehrgangs-Archiv zur Verfügung stellen.

Abwesenheitszeiten sollten über die Atteste eingetragen werden, um dann trainex-weit verwendet werden zu können.
Wenn das TraiNex mehrere Standorte hat, dann kann ein spezieller Prüfungsstandort ausgewählt werden. Dieser spezieller Prüfungsstandort erscheint als Info im Bereich der Prüfungsverwaltung für Verwaltungsmitarbeiter als auch für den Lehrgangsteilnehmer.

Es können beliebige Freifelder wie KFZ-Kennzeiche oder Facebook-Fanpage verfügbar sein.

Im oberen Bereich kann das Stammdatenblatt erzeugt bzw. aufgerufen werden. Auch kann die Studien-Bescheinigung herunter geladen werden.

Im Abschnitt "Studiengang-Wechsel- bzw. Gasthörer-Information" wird die Historie der bisherigen Studiengruppen-Zugehörigkeiten angezeigt. Dies Feld wird automatisch gepflegt, wenn ein Studierender einem anderen Studiengang zugeordnet wird. Ebenfalls möglich ist es, dort zu definieren, dass ein Studierender mit einer zeitlichen Überschneidung in EINEM anderen Studiengang zugelassen ist. Beispiel: Der Studierende ist Nutzer des Studiengangs BWL1 und er soll vom 1.1.2018 bis zum 1.3.2018 auch ein Gasthörer im Studiengang BWL2 sein, dnn kann dies ort so definiert werden. Am 1.1.2018 wird der Studierende dann automatisch Zugriff bekommen auf den Studenplan von BWL2, das Archiv von BWL2 und die Serienmails an BWL2. Im Klassenbuch von BWL2 wird er automatisch als Gasthörer aufgeführt. Am 1.3. enden die Zugriffsmöglichkeiten auf BWL2.

Sperren und Löschung

Studierende können einzeln gesperrt werden, so dass der Studierende keinen TraiNex-Zugang mehr hat. Details von gesperrten Studierenden können von normalen Studierenden nicht eingesehen werden.

Studierenden können einzeln gelöscht werden. Dies ist nicht rückgängig zu machen. Ein ggf. angelegtes Stammdatenblatt (aus Admin/Stammdaten) bleibt trotz Löschung erhalten. Üblicherweise werden Studierende nicht gelöscht, sondern zu Alumni überführt.

Überführung zu Alumni

Alle Studierenden eines Studienganges können gesammelt zu Alumni umgewandelt werden. Eine Umwandlung zu Alumni ist auch einzeln möglich. Eine Umwandlung bedeutet auch, dass der Zugriff als Studierender nicht mehr möglich ist. Informationen zu Noten oder Anwesenheiten werden nicht gelöscht bei der Umwandlung. Bei einer Einzel-Umwandlung kann gewählt werden, ob der Studierende in einen normalen Alumni umgewandelt wird oder ober er als Alumni sofort gesperrt wird. Letzteres ist nur anzuraten, wenn mit Alumni nicht gearbeitet wird. Der Monat der Überführung gilt als Monat des Studienendes. Dieses Enddatum kann auf dem Datenblatt des Alumni manuell bei Bedarf angepasst werden.

Anlegen von Mitarbeitern

Das Anlegen von Mitarbeitern steht nur Orga-Administratoren oder Nutzer-Beauftragten zu. Es ist verfügbar über das Menü ADMIN/Nutzerverwaltung. Ein Mitarbeiter ist analog zum Anlegen von Lehrg.-Teilnehmern mit Namen, Vornamen, Anrede, Login und Passwort (sowie ggf. E-Mail) zu definieren. Darüberhinaus ist auszuwählen, ob der Mitarbeiter ein normales oder geringes oder hohes Recht bekommt. Dieser Status bestimmt, welchen Funktionenumfang dem Nutzer zur Verfügung steht.
gering/neuer Mitarbeiter' = nur Basisfunktionen, für 'TraiNex-Anfänger'
mittel/fester Mitarbeiter' = Zusatz- und Löschfunktionen, für 'TraiNex-Fortgeschrittene'
hoch/Admin/fester Mitarbeiter, der alle Studiengänge sehen soll.
(Übrigens: Über 'Sonderfunktion zuordnen' können Sie die allgemeinen Rechte individuell ändern und einzelnen Mitarbeitern zusätzliche Funktionen übertragen.

Der Status kann im nachhinein jederzeit geändert werden. Login und Passwort müssen dem Mitarbeiter bekannt gegeben werden, damit er das TraiNex nutzen kann. Passwörter von Mitarbeitern können von niemandem eingesehen werden. Das Löschen eines Mitarbeiters führt auch zur Löschung aller Dateien, die der Mitarbeiter hochgeladen hat. Dateien, die Studiengängen bereits zugeordnet sind, können an einen anderen Mitarbeiter während dem Löschvorgang übertragen werden.

Pro Mitarbeiter können Urlaubsansprüche, erlaubte IP-Adressen oder Vertragsdaten (mit Stundenhonorar und Deputat) definiert werden. Auch die Definition der Zeiterfassung ist möglich.

Mitarbeiter-Typen

Jeder Mitarbeiter kann genau einem Mitarbeiter-Typ zugeordnet werden, z.B. "feste Lehrkraft" oder Verwaltung. Die Definition von Mitarbeitertypen ist möglich für den Orga-Admin. Das TraiNex greift bei statistischen Auswertungen darauf zurück, z.B. "Wieviel % der Unterrichte wird durch feste Mitarbeiter durchgeführt?". Auch werden die Typen den Nutzern im Bereich des Mailversandes gruppiert dargestellt.

Des Weiteren ist die Zuordnung des Mitarbeiters zu Themen von einem Lehrgang nötig, da er nur diejenigen Lehrgänge betreuen kann, denen er über ein Thema zugeordnet ist. Die Zuordnung geschieht nicht beim Anlegen eines Mitarbeiters, da ein Mitarbeiter für mehrere Lehrgänge tätig sein kann. Nutzen Sie zur Zuordnung das Menü ADMIN/THEMENVERWALTUNG.

Und: Wenn Sie einen Dozenten als 'Öffentlich' anlegen, so erscheint er auf der öffentlichen Seite http://ihre_trainex_domain/public/dozenten.cfm, die ggf. in einen öffentlichen Webauftritt eingebunden werden kann.)

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie unser Präsenz-Modul Aufbau.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Siehe auch

Themenverwaltung
Bewerber
Lehrg.-verwalt.
Ressourcenverwaltung
Tests
Anmeldung
Umfragen
Unternehmen
Evaluation
Logdatei

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