Atteste

Allgemeines

Die Erfassung und das Management von Abwesenheitszeiträumen von Studierenden kann über das TraiNex realisiert werden. Abwesenheitszeiträume sind zum Beispiel Krankmeldungen, Atteste, Entschuldigungen wegen Familienfeiern oder längere Abwesenheiten wegen Schwangerschaft. Das Recht zur Eintragung von Abwesenheitszeiträumen ist eine Sonderfunktion. Der Berechtigte oder die Berechtigten zur Eintragung sind die Abwesenheitszeitraum-Manager oder Atteste-Manager.

Datenschutz

Gesundheitsbezogene Daten sind besonders schutzwürdig gem. DSGVO. Speichern Sie nur ab, in welchem Zeitraum ein Attest vorliegt und ob es als entschuldigt oder unentschuldigt gilt. Speichern Sie hingegen niemals sensiblen Gesundheitsdaten wie Art der Krankheit oder besuchter Facharzt ab. Grund: Tiefergehende Gesundheitsdaten sind gem. DSGVO eine besondere Kategorie personenbezogener Daten und müssen besonders geschützt werden, z.B. durch eine vorherige Konsultation des Landesdatenschutzbeauftragten. Sollte ein Student eine AU mit Angabe der Krankheit hochgeladen haben, obwohl er im System darauf hingewiesen wurde, es nicht zu tun, so sollte diese Datei gelöscht werden. TrOn weist explizit darauf hin, dass ein Verstoß gegen die DSGVO, auch gem. der Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung, vom Kunden zu verantworten ist.

Aufbau und Funktionen

Der untere Bereich der Profilseite eines Studierenden bietet Ihnen einen schnellen Überblick über erfasste Abwesenheiten (gelb). Über den Button "[Neuer Eintrag]" (rot) können Sie neue Abwesenheiten eintragen

Über diese Maske geben Sie ganz einfach alle benötigten Daten ein. Von links nach rechts, bzw. von oben nach unten sind dies: 1. Das Datum der Einreichung; 2. Das Datum ab dem die Abwesenheit vorliegt; 3. Das Datum ab dem die Abwesenheit endet (bei >1 Tag); 4. Den Grund der Abwesenheit; 5. Ob diese entschuldigt ist; 6. Ein optionaler Kommentar

Zur Eingabemaske für eine neue Abwesenheit gelangen Sie auf drei verschiedenen Wegen:

• Über Kommunikation / Nutzersuche: Geben Sie den Namen oder einen Teil des Namens der Person ein und klicken Sie auf den Namen der entsprechenden Person. Es erscheint die Profilseite der Person, eine Abwesenheit kann hier ganz unten bei Abwesenheitszeiten eingetragen werden.
• Über Studiengang / Studierende: Geben Sie auch hier den Namen oder einen Teil des Namens der Person ein. Das TraiNex zeigt Ihnen direkt die entsprechende Seite der Person an. Einen neuen Eintrag können Sie im unteren Bereich unter Abwesenheit verfassen.
• Über Admin / Nutzerverwaltung: Wählen Sie den Studiengang der Person aus oder klicken Sie auf Studierenden-Schnellzugriff um eine Suche zu starten. Klicken Sie auf das Feld [bearbeiten] neben der Person um sein Profil aufzurufen. Tragen Sie die Abwesenheit im unteren Teil des Profils unter Abwesenheitszeiten ein.

Bei allen drei Wegen wird die Erstellung eines neuen Eintrags immer mit einem Klick auf [Neuer Eintrag] gestartet. Hier haben Sie nun folgende Felder zur Bearbeitung:

• Einger. am: Das Datum, an dem die Abwesenheit eingereicht wurde. Standardmäßig trägt das TraiNex hier das jeweils aktuelle Datum ein, Sie können dies aber ändern
• Von: Das Datum ab dem das Attest gilt.
• Bis: Das Datum, bis zu dem das Attest gilt. Falls das Attest nur für einen Tag gilt, muss hier kein Eintrag vorgenommen werden
• Grund: Hier vermerken Sie den Grund der Abwesenheit ('Attest'). Zusätzlich wählen Sie aus, ob die Abwesenheit entschuldigt, unentschuldigt, offen (bspw. bei angekündigter Nachreichung eines Attests) oder der Studierende beurlaubt ist. Optional können Sie auch noch einen Kommentar verfassen.

Mit einem Klick auf den Button Eintragen wird die Abwesenheit nun im TraiNex gespeichert. Die Anzahl der Abwesenheitstage wird berechnet und angezeigt.

Bitte beachten Sie: Das Löschen oder Ändern eines Abwesenheitszeitraums wird in der Log-Datei mitgeschnitten und für mindestens sechs Monate Dokumentensicher aufbewahrt. Alle Abwesenheiten werden automatisch sortiert nach dem Von-Datum.

Einreichung durch Studierende

Auf Wunsch kann das TraiNex so konfiguriert werden, dass Studierende selber eine Abwesenheit eintragen können. Solch eine Meldung einer Abwesenheit durch einen Studierenden muss dann durch einen berechtigten Verwaltungsmitarbeiter verarbeitet werden, also z.B. auf Status "unentschuldigt" gesetzt werden, damit das TraiNex diesen Abwesenheitszeitraum an anderen Stellen berücksichtigt.

Teilnehmer können über Privat -> Klassenbuch am rechten oberen Rand über Abwesenheit melden der Verwaltung eine bevorstehende oder auch zurückliegende Verhinderung mitteilen. In der entsprechenden Eingabemaske tragen sie den Zeitraum der Abwesenheit ein und können dazu einen Grund angeben sowie eine Datei hochladen, beispielsweise ein Attest. Solche eine digitale Meldung kann NICHT rückwirkend erstellt werden, wenn das Von-Datum länger als 30 Tage zurück liegt. Die 30 Tage können auf Antrag bei Trainings-Online auch verkürzt werden auf z.B. 0 Tage, was bedeuten würde, dass nur Entschuldigungen für die Zukunft eingereicht werden können. Die digitale Meldung kann NICHT für die Zukunft erstellt werden, wenn das Von-Datum mehr als 365 Tage in der Zukunft liegt. Studierende sehen in der Übersicht immer nur Abwesenheitsmeldungen des aktuellen Zeitjahres bzw. noch nicht verarbeitete Einreichungen.

Die Abwesenheits-Meldung erscheint nun in einer Übersicht aller Meldungen des Nutzers, wird allerdings vorerst mit einem Hinweis "Bitte entscheiden, noch offen, da digital eingereicht durch Nutzer" an die Verwaltung versehen. Bis zu dieser Bearbeitung ist es dem Nutzer auch noch möglich, seine Meldung zu bearbeiten und einen Nachweis nachzureichen.

Berechtigte Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich alle Abwesenheitsmeldungen über Dozenten -> Aufteilung über die Abfrage Nr. 160 "Welche Abwesenheiten (Fehlzeiten/Atteste) gibt es ..." inkl. der Option "nur unbearbeitete Einreichungen" anzeigen zu lassen. Es erscheint eine Liste aller eingereichten und unbearbeiteten Abwesenheiten. Unbearbeitete Einreichungen sind immer rot markiert, da eine Entscheidung durch die Verwaltung noch nötig ist. Dazu klickt der berechtigte Mitarbeiter z.B. auf den Namen des die Abwesenheit meldenden Nutzers und findet eine Übersicht über die Abwesenheitszeiten im unteren Bereich des Popups. Dort lässt sich die Abwesenheitsmitteilung auch ändern sowie der Status "offen" festlegen oder auf "entschuldigt", "unentschuldigt" oder "beurlaubt" ändern. Sobald hier eine Speicherung vorgenommen wurde, ist die Abwesenheits-Meldung auch in allen relevanten Bereichen des TraiNex sichtbar, beispielsweise in der Klassenbuch-Übersicht sowie bei der Hausaufgaben-Verwaltung.

Für Studierende ist es möglich, Abwesenheits-Bescheinigungen wie z.B. Atteste hochzuladen. Der Upload ist nicht für Archivierungen gedacht, sondern dient nur zur Übermittlung des Attestes. Bitte beachten: Alle Atteste-Dateien werden nach spätestens 2 Jahren gelöscht. Ggf. sinnvoll kann deshalb ein Ausdruck der durch Studierende eingereichten Atteste sein. Ein Upload von Dateien durch Mitarbeiter ist nicht möglich.

Sichtbarkeit in anderen Bereichen des TraiNex

Die Abwesenheiten werden automatisch in anderen Bereichen des TraiNex angezeigt. Insbesondere im Bereich des Notenmanagements wird dem Notenbeauftragten oder dem Klausurenplaner die Attest-Information angezeigt. Beispielsweise, wenn eine Leistung hätte erbracht werden sollen oder wenn die Erbringung einer Leistung für die Zukunft geplant wird, können vorliegende Atteste mit einem Blick erfasst werden. Auch im Klassenbuch und auf der Profilseite findet sich ein Vermerk neben dem Namen der betreffenden Person. Ist der Studierende mit dem Status beurlaubt eingetragen, werden ihm auch keine automatischen Mails, bspw. wegen einer Fehlzeit zugesendet, er gilt aber auch nicht als fehlend innerhalb des Kurses. Unter Dozenten/Aufteilung kann mit der Abfrage 160 abgefragt werden, welche Anwesenheiten in einem bestimmten Zeitraum erfasst sind für einen oder alle Studiengänge.

Profitipps

• Bei der Eintragung einer Abwesenheit wird geprüft und angezeigt, ob der Nutzer f-Einträge im Klassenbuch hat. Dies soll ermöglichen, dass diese ggf. auf entschuldigt gesetzt werden können.
• Bei der Eintragung einer Abwesenheit wird geprüft und angezeigt, ob der Nutzer eine generelle oder spezifische Frist im Bereich der Hausaufgaben hat. Dies soll ermöglichen, dass eine spezifische Frist angelegt bzw. verlängert wird.
• Die Funktion der Abwesenheit kann auch für Mitarbeiter genutzt werden. Beim Versand einer Mail an einen Mitarbeiter kann in einer Abwesenheitsnotiz angezeigt wird, ob bzw. bis wann eine Abwesenheit vorliegt.

Videos und sonstige Infos

Einen Mitschnitt zur allgemeinen Erläuterung der Attest-Verwaltung finden Sie hier

Hier ein Video zum Thema "Einreichung von Attesten durch Studierende"

Sonderfunktion

Admins mit der Sonderfunktion 44 dürfen Atteste und Abwesenheiten eintragen, abrufen und ändern.

Letzte funktionale Änderungen

• September 2018: beim Eintrag wird abgeglichen, ob es im Klassenbuch abweichende e,f,s,t,u-Einträge gibt
• Juni 2018: für Atteste bei Einreichung durch Studierenden einen neuen Textbaustein "wg. Datenschutz keine Angabe von Krankheit oder Facharzt" integriert.
• August 2016: Möglichkeit, dass Studierende selber Atteste einreichen können

Siehe auch

Abwesenheitsnotiz

Klassenbuch

Nutzerverwaltung

Hausaufgaben

Noten

Logdatei