Krankenkasse

Allgemeines, Pflicht und Nutzen

Ausschnitt aus einem Stammdatenblatt inkl. Signaturenliste

Beispielhafte Befragung von Studierenden (klick für größer)

Studierenden-Sicht ohne Eintragung (klick für größer)

Studierenden-Sicht zur Überprüfung der bereits vorhandenen Daten (klick für größer)

Ab 01.01.2022 muss laut § 199a SGB V der Datentransfer von der Hochschule zur Krankenkasse elektronisch im Rahmen des Studierenden-Meldeverfahrens stattfinden. Dies ist für viele Hochschulen eine große Herausforderung. Das TraiNex versucht zu unterstützen und das Meldeverfahren für die Hochschule zu vereinfachen. Gleichwohl wird das elektronische Meldeverfahren einen laufenden Mehraufwand bedeuten.

Melde-Daten

Meldungen werden sowohl von Hochschulen empfangen als auch abgesendet

VON der Hochschule

Von den Hochschulen muss an die gesetzlichen Krankenkassen direkt bzw. über die zuständige GKV-Meldestelle gemeldet werden, wenn ein Studierender das Studium beginnt oder beendet inkl. Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatadresse und weitere
Die von TraiNex ermittelten Werte sind ein Vorschlag und können für die Meldung auch angepasst werden

M20: Immatrikulation

Beginn des Studiums mit Semesterstart (TraiNex nimmt grundsätzlich das allgemeine Studienbeginn-Datum des Studiengangs)
sowie Tag der Einschreibung (TraiNex entnimmt dies dem Stammdatenblatt des Studierenden)

M30: Exmatrikulation

Tag der Exmatrikulation/Beendigung (TraiNex entnimmt dies der Noten-Abschlussliste bzw. dem Stammdatenblatt des Studierenden)
sowie Ende des Studiums mit Semesterende (TraiNex ermittelt, in welchem Semester der Studierende am Tag der Exmatrikulation ist und nimmt davon den letzten Tag)

AN die Hochschule

Folgende Meldungen erreichen Hochschulen aktuell:

M10: Versicherungsstatus (pflichtig oder befreit)
M11: Beginn Versicherung nach Krankenkassenwechsel
M12: Verzug Zahlung der Beiträge
M13: Begleichung rückständiger Beiträge

Fraglich ist derzeit, ob außer M10 (Versicherungsstatus) hochschulseitig etwas zu speichern ist.

Erfassung der Daten

TraiNex unterstützt zunächst bei der Erfassung der relevanten Daten. In der Online-Bewerbung und dem Stammdatenblatt kann die derzeitige Krankenkasse sowie die Versicherungsnummer erfragt bzw. gepflegt werden, wobei im Hintergrund immer automatisch die zugehörigen Betriebsnummern verwendet werden, die als Signaturensammlung vorher erfasst werden. Auch ein Meldegrund oder der interne Vermerk auf Nicht-Meldung und Nicht-Meldegrund kann erfasst werden auf dem Stammdatenblatt. Mit der Sonderfunktion "Krankenkasse" können in der Nutzersuche alle relevanten Felder wie Betriebsnummer, Krankenkassenname, (Nicht-)Meldegrund, interne (Nicht)-Meldegrund-Signatur sowie Versicherungsnummer angezeigt bzw. als Excel exportiert werden. Semesterstart oder -ende oder Exmatrikulationstag können ebenfalls strukturiert exportiert werden. Bis zum 1.1.22 wird TraiNex die Möglichkeit geschaffen haben, auch die geforderten XML-Dateien für die Meldung via Dakota zu erzeugen.

Befragung zur Krankenkasse

Über den Bereich Admin -> Anmeldung gibt es die Möglichkeit, eine Befragung für Studierende freizuschalten. Hierzu wählen Sie "Befragung Stammdaten" aus.
Im nächsten Schritt wird als Art "Krankenkasse/Krankenversicherung gem. Signaturliste/Krankenversicherungsnummer" definiert.
Dadurch werden nur diese Daten strukturiert abgefragt und direkt auf die Stammdatenblätter der Studierenden übertragen.

Die Dateneingabe durch Studierende ist nur möglich, wenn ein Stammdatenblatt vorhanden ist

"und bisher keine Daten vorhanden" sind oder optional
"[und] auch, wenn Daten bereits vorhanden (Überschreibmodus)".

Beta-Testphase

Wenn Sie als Orga-Admin die Funktionen zur XML-Erstellung in Ihrem TraiNex vermissen, dann ist Ihre Hochschule nicht registriert bei TrOn für die Beta-Phase. Wenn Sie vor dem 1.1.2022 die Funktionen zur XML-Erstellung vollumfänglich nutzen wollen, melden Sie sich bitte bei TrOn, damit Sie als Hochschule als Teilnehmer der Beta-Phase registriert sind.

Sonderrecht

Um die Krankenkassen-Daten abrufen zu können wird benötigt das Sonderrecht 440. Um die XML-Daten erzeugen zu können wird benötigt das Sonderrecht 442.

Vorbereitung, Erstellung und Übertragung des XML

Vorbereitung in Nutzersuche

Das M20 für Herrn Markermann wird vorbereitet (in den grünen Bereichen). Der Sammeldownload aller Krankenkassen-Meldungen erfolgt dann über den Link "XML abrufen" (im lila Bereich).

Die Übertragungssoftware, z.B. Dakota, benötigt pro Krankenkasse eine Melde-Datei im XML-Format. In TraiNex erfolgt die Erzeugung des XML in 2 Schritten. (Diese Funktionen sind erst verfügbar ab 1.12.21)

Vorbereitung des XML: unter Kommunikation/Nutzersuche wählen Sie die Ausgabeoption "Stammdaten Krankenkasse", wählen die zur Bearbeitung gewünschten Studiengruppen und schränken ggf. über das von-bis-Datum ein auf z.B. "Immatrikulation zwischen 1.9.21 und 1.11.21". Danach erhalten Sie eine Voransicht aller Studierenden, deren Immatrikulationsdatum in diesem Bereich liegt. Am Ende der Liste wird angezeigt, für wieviele der Studierenden ein XML vorbereitet werden könnte, weil die Krankenversicherungsdaten vorliegen.
Klicken Sie auf "zur Krankenkasse-/GKV-Meldung". Wählen Sie nun aus, für welchen Studierenden Sie eine z.B. M20-Meldung vorbereiten wollen. Sie können einen Studierenden auch auf "erledigt" setzen und z.B. auch nur die "nicht erledigte" anzeigen lassen. Die Vorbereitung des XML kann über mehrere Tage verteilt und auch durch mehrere Personen stattfinden. TraiNex schlägt für M20 und M30 vor, welches Datum verwendet wird. Wenn das vorgeschlagene Datum unpassend ist, ändern Sie es entweder allgemein auf dem Stamm-Datenblatt oder via "edit" nur für die Meldung des Studierenden. Sobald das XML für eine Person vorbereitet wurde durch TraiNex, können die testweise ein XML für eine Person auch runterladen oder löschen.
Erstellung des XML: Sobald die Vorbereitungs-Phase beendet ist, kann der XML-Erstellung inkl. Download erfolgen. Klicken Sie auf "vorbereitete XML abrufen" um alle XML gesammelt zu erstellen. Schränken Sie dann zunächst zeitlich ein, welche vorbereiteten Meldungen Sie nun erzeugen wollen, also z.B. "alle vorbereiteten Meldungen aus Nov 2021". Ihnen werden danach alle vorbereiteten Meldungen angezeigt, gruppiert nach Krankenkassen. Checken Sie, welche Meldungen für welche Krankenkasse erzeugt werden sollen. (Sollte es bereits erzeugte XMLs geben, wird die Checkbox für die Erstellung ausgegraut sein und Sie können testweise diese Meldung einzeln anschauen oder notfalls auch löschen.).
Klicken Sie auf "XML final erzeugen" und laden Sie das erzeugte ZIP-File sofort herunter und speichern es lokal.
Wenn Sie 500 Studierende in 20 Krankenkassen haben, wird es im ZIP auch 20 XML-Dateien geben, da die Datei pro Krankenkasse erzeugt werden muss. Das XML beinhaltet alle relevanten Daten und kann unverändert so verwendet werden.
Übertragung an Krankenkasse: Entzippen Sie die ZIP-Datei und legen Sie alle im ZIP enthaltenen XML-Dateien in das Dakota-Verzeichnis, starten Sie die Übertragung und warten Sie das erfolgreiche Ende der Meldung ab.

Mögliche Fehlerquellen

1. Lückenhafte Meldungen:
Die sog. Dateifolgenummer ist eine vierstellige Nummer, die sich sowohl im Namen der Datei, als auch in der Datei selbst findet. Sie zählt kontinuierlich hoch und wird bei der Erstellung der XML-Datei vergeben. Erstellen Sie mehrere XML-Dateien, laden anschließend jedoch nur einen Teil herunter und melden diesen, so kann dies zu Problemen führen. Der Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, prüft nämlich ob die Dateifolgenummer kontinuierlich hochgezählt wird.

2. Löschung gemeldeter Dateien:
Löschen Sie Dateien im TraiNex, welche Sie bereits mittels Programmen wie gemeldet habe, so kann dies zu zwei Problem führen:
Zum einen kann die Dateifolgenummer dieser Datei neu vergeben werden, sollte es sich bei der Meldedatei um die letzte Meldung an die betreffende Annahmestelle handeln.
Zum anderen sind die Meldungsdaten, welche für eine etwaige spätere Stornierung benötigt werden, nicht mehr im System hinterlegt.

3. Umbenennung der im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien nach dem Entpacken:
Die Dateien, welche sich im ZIP-Archiv befinden, das Sie aus dem TraiNex herunterladen können folgen einem festgelegten Namensschema. Dieses besteht aus vier Buchstaben, sowie einer vierstelligen Dateifolgenummer. Ändern Sie den Dateinamen, so kann die Verarbeitung der Datei durch den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen, der das Bindeglied zwischen Hochschulen/Dienstleistern und Krankenkassen/Annahmestellen ist, nicht korrekt erfolgen.

Häufige Fragen

Frage: Was ist überhaupt dies XML?
Antwort: XML ist eine Art strukturiertes Daten-Format. Ein wenig ähnlich wie Excel enthält es quasi Überschriften und Inhalte. XML lässt sich nur mit einem XML-Zusatzprogramm lesen. Für die Meldung an die Krankenkasse müssen Sie die Datei aber nicht öffnen. Wenn Sie trotzdem neugierig sind, wie das XML aussieht, dann gibt es verschiedene Programme wie z.B. dies: https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html

Frage: Kann ich das auch ohne XML machen, z.B. mit Excel?
Antwort: Derzeit gibt es keine Alternative zur Meldung via XML. Bisher ist die von den GKV geplante zweiseitige XML-Schnittstelle auch für kleine/mittlere Hochschulen zwingend. Eigentlich wäre über eine Filterung der Meldegründe und einen Excel-Verweis auf die Melde-Adressen der Krankenkassen eine Serienbrief-Meldung von der Hochschule zweimal jährlich durchführbar. Aus Gründen der Datensparsamkeit (DSGVO) muss versucht werden, möglichst nur relevante Daten im Campus-Management-System zu halten. Fraglich ist, warum die GKV-Dienstleister keine Möglichkeit schaffen, dass ein strukturiertes Excel zu definierten Zeitpunkten hochgeladen werden kann, um die Serienbrief-Meldung abzulösen. Die ganzjährige Offenhaltung und nicht menschenüberwachte Kommunikation über eine solche Schnittstelle nach außen wird von [TrOn] als nicht förderlich für die gem. DSGVO geforderte Sensibilität im Umgang mit gesundheitsbezogenen Daten angesehen.

Frage: Warum ist das alles so kompliziert?
Antwort: Dies Verfahren wurde so festgelegt zwischen dem Spitzenverband der Krankenkassen und der Hochschulrektorenkonferenz. Es beruht auf der bereits vorhandenen elektronischen Meldung von Arbeitnehmern. Für 2022 sind bereits Anpassungen des Verfahrens angekündigt. Parallel versuchen wir trainexseitig die Abläufe möglichst weiter zu vereinfachen. Gleichwohl ist davon auszugehen, dass ein Verwaltungsmitarbeiter mit DV-Verständnis sich intensiv in die Materie einarbeiten sollte.

Frage: Wie kann ich die Meldungen, die mich via Dakota von den Krankenkassen erreichen, z.B. zum Versicherungsstatus eines Bewerbers, öffnen?
Antwort: Solche Meldungen werden in ihrem lokalen PC-Verzeichnis des Dakota auftauchen. Sie können dies nicht mit Dakota öffnen. Sie brauchen ein Zusatzprogramm wie https://www.mindfusion.eu/xml-viewer.html , um den Inhalt lesen zu können. Dort steht z.B. "Meike Müller ist bei der AOK versichert seit 1.11.2021.". Tragen Sie diese Information in TraiNex ein. Die XML kann danach gelöscht werden.

Frage: Muss ich im Adress-/Loginbereich eine Zertifikatsnummer aus dem TrustedCenter angeben?
Antwort: Wenn Sie eine klar ausgewiesene Zertifikatsnummer erhalten, sollten Sie diese auch eintragen. Ist ihnen keine Zertifikatsnummer mitgeteilt worden, so tragen Sie die Absendernummer Ihrer Hochschule ein. Teilweise entspricht die Zertifikatsnummer auch der Hochschul-Absendernummer. Sollte es zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an den Support der ITSG GmbH oder Ihres Systemhauses.

Frage: Wie werde ich über Änderungen bei den Betriebsnummern der Krankenkassen bzw. ihrer Dienstleister gewahr?
Antwort: Änderungen der Betriebsnummern so wie neu zugeteilte Betriebsnummer erhalten Sie über die Beitragssatzdatei der Gesetzlichen Krankenkassen. Diese XML-Datei ist in der Lohnbuchhaltung allgemein bekannt. Sie enthält alle erforderlichen Informationen, wird je nach Erfordernissen aktualisiert und ist online abrufbar. Sie finden sie hier: https://download.gkv-ag.de/
Weitere Informationen zur Beitragssatzdatei finden Sie hier: https://gkv-ag.de/beitragssaetze/beitragssatzdatei/

Frage: Was mache ich, wenn es zu Fehlermeldungen kommt?
Antwort: Bei allen Fehlermeldungen, die nicht selbsterklärend sind, ist es zu Empfehlen die betreffenden Datenannahmestellen zu kontaktieren. Die Kontaktdaten finden sie hier: https://www.gkv-datenaustausch.de/media/dokumente/arbeitgeber/deuev/rundschreiben_anlagen/GemRS_Anlage_17_Vers.7.00.pdf

Frage: Wie kommt es, dass in der Dateifolgenummern-Historie die Zahl vor der Klammer kleiner ist als die Nummer am Ende des Dateinamen
Antwort: Die Zahl vor der Klammer ist die Dateifolgenummer. In Klammern hinter der Dateifolgenummer steht der Name der Datei, in welcher die Dateifolgenummer für die entsprechenden Annahmestelle verwendet wurde. Die Dateinamen sind im System einmalig. Die Dateifolgenummer hingegen steigt pro Dienstleister separat auf. Somit gibt es potenziell jede Dateifolgenummer so oft wie Annahmestellen im System hinterlegt sind.
Da die Nummer am Ende des Dateinamen annahmestellenübergreifen hochzählt, steigt diese Zahl deutlich schneller an als die Dateifolgenummer.

Frage: Wann müssen Meldungen storniert werden?
Antwort: Die Stornierung von Meldungen ist nur notwendig, wenn die Meldung von der Annahmestelle bzw. Krankenkasse korrekt verarbeitet wurde und Sie feststellen, dass die Daten nicht korrekt waren. Ein Beispiel für nicht korrekte Daten ist ein falscher Semester- bzw. Studienstart. Meldungen, für welche Sie Fehlermeldungen erhalten müssen nach aktuellem Stand nicht storniert werden.

Umgang mit Fehlermeldungen

Leider weichen die Fehlermeldungen der verschiedenen Annahmestellen aktuell noch voneinander ab und sind unterschiedlich aussagekräftig. In vielen Fällen nimmt die Fehlermeldung nicht direkt Bezug auf die Ursprungsmeldung, sodass erst über das Datum und die Annahmestelle die Meldedatei ermittelt werden muss, mit der es ein Problem gab.

Zur Behandlung von Problemen empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:

1. Identifikation der betroffenen Meldung
Wir hoffen, dass sich die Lage dahingehend noch verbessert, aber sofern die Fehlermeldung keinen direkten Verweis auf die Originalmeldung enthält, muss dies auf Basis der enthaltenen Informationen (Krankenkasse, Ortsnamen, o.ä.) sowie über eine Datumseingrenzung erfolgen

2. Löschung der Originalmeldung mittels des Mülleimers
wichtig ist dabei sich die Dateifolgenummer der gelöschten Datei zu merken um ggf. im folgenden Schritt einen Platzhalter zu erzeugen.

3. Überprüfung, ob ein Platzhalter für die eben gelöscht Datei erzeugt werden muss
Hierfür gibt es zwei Optionen:
Option a: Prüfung in der Dateifolgenummerhistorie
Diese Historie ist im Gegensatz zu der Aufstellung in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ standortübergreifend und weist alle im TraiNex gespeicherten XMLs und deren Dateifolgenummern aus.
Wenn es hier keine höhere Dateifolgenummer als die des soeben gelöschten Melde-XMLs gibt kann über „Dateifolge-Nummer erstellen…“ eine entsprechenden Platzhalter-Dateifolgenummer erstellt werden.
Wenn es bereits Meldungen mit höheren Dateifolgenummern gibt kann mit Schritt 4 fortgefahren werden ohne einen Platzhalter zu erzeugen.
Option b: „Dateifolgenummer-Erstellen“-Link
Hier können Sie nach der Nummer der Annahmestelle der soeben gelöschten Meldung suchen und sich für diesen eine analoge Aufstellung zu 3a anzeigen lassen und im Bedarfsfall eine Platzhalter-Dateifolgenummer eintragen.

4. Überarbeitung der Daten für die Meldung
Je nachdem welcher Arte das Problem war, welches die Fehlermeldung hervorgerufen hat können Sie nun die Daten (bspw. Adresse oder Versichertennummer) anpassen

5. Erneutes Erzeugen des XML in „Schritt 2: Alle vorbereiteten…“ und Herunterladen in Schritt 3

6. Meldung der Datei bzw. Dateien

Im Regelfall ist es nicht notwendig, dass Sie die Vorbereitung von Meldungen ebenfalls löschen müssen. Die Ausnahme hierfür sind Änderungen an der Krankenkassen. Wurden Meldungen mit einer anderen Krankenkasse vorbereitet, als der tatsächlichen Krankenkasse von Studierenden, so müssen die Vorbereitungen gelöscht und erneut erstellt werden.

Ermöglichung erneuter Meldungen

Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten

In seltenen Fällen kann es notwendig sein eine Person erneut zu melden. Dies ist beispielsweise Notwendig, wenn Studierende im Studienverlauf ihre Versicherung wechseln. Für diese Fälle haben wir die Möglichkeit geschaffen für einzelne Personen neue Meldungen zu erstellen ohne das Ursprungs-XML zu löschen. Hierfür kann in den Stammdaten der betroffenen Personen, ein Häkchen gesetzt werden, dass das M20 der Person gelöscht werden soll. Dies ändert die ursprüngliche Meldungsdatei aber nicht. Entsprechend werden Personen auch weiterhin in der ursprünglichen Download-Datei angezeigt, wenn Sie diese in „Schritt 2:…“ bzw. der Dateifolgenummern-Historie herunterladen.

Analog dazu kann nach einer Änderung der Versicherungsinformationen auch eine bereits erstellte Vorbereitung löschen. Dies ist gegebenenfalls notwendig, da die Daten zum Zeitpunkt der Vorbereitung bereits in einem Vorstadium des XMLs abgespeichert werden.

Prozessdarstellung

Der zugrundeliegende Prozess zur Erhebung der Daten kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.

Prozessdarstellung der Erhebung von Krankenversicherungsdaten

Weitere Infos zum Verfahren

https://www.gkv-datenaustausch.de/studenten_meldeverfahren/studenten_meldeverfahren.jsp

Videodemonstration

Eine Videodemonstration (ca. 45 Minuten) kann abgerufen werden hier bei Youtube: https://youtu.be/VS08MatOxKc

Kosten

Die Nutzung ist in der Testphase bis März 2022 zunächst komplett kostenfrei.

Schlagworte

Meldeverfahren, Versicherung, Krankenversicherung, Dakota

Siehe auch

Anmeldung
Stammdatenblatt
Online-Bewerbung
Erhebungsbögen

Letzte funktionale Änderungen

November 2022: Krankenkasse: Wenn keine vollständige Adresse vom Datenblatt vorliegt, wird die Adresse vom Stammdatenblatt genommen.
November 2022: Krankenkasse: Wenn bei der Versicherungsnummer ein "nnv" eingetragen wird, gilt dies als Info "noch nicht verfügbar" und ein M20 kann dann auch ohne die Versicherungsnummer erstellt werden.
November 2022: Krankenkasse: Möglichkeit, den Status "M20-XML erstellt" einzeln für einen Studierenden auf dessen Stammdatenblatt zu löschen
September 2022: Krankenkassen-Signaturen: Warnung bei Signaturen-Liste, wenn Signatur doppelt in Liste vorhanden
30.9.2022: automatische Bereinigung und Update der Krankenkassen- sowie Dienstleister-Signaturen
Juni 2022: Krankenkassen-Meldung: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen, Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen sowie Möglichkeit zur Generierung manuell-technischer Ersatz-DaFoNummern
Juni 2022: Krankenkassen-Meldung: Erkennung von Dateifolgenummern-Problemen sowie Erkennnung/Behebung von fehlerhaften Krankenkassennummern in vorbereiteten Meldungen
Februar 2022: Krankenkassen-Meldung bei Multi-Hochschul-Standorten: strikte Trennung der Vorbereitung und des Abrufes der XML nach Standorten
November 2021: Anpassung und Erweiterung der Funktion zum Studierenden-Meldeverfahren der Krankenkasse
April 2021: Möglichkeit der Befragung der Studierenden zu Krankenkasse und Versicherungs-Nummer und direkte Abspeicherung auf dem relevanten Stammdaten-Feld
März 2021: Formular-Vorlagen können auch Krankenkassen-Name sowie Betriebsnummer und Versichertennr. sowie Meldegrund-Text und interne Melde-Signatur beinhalten mit folgenden Variablen: kk_name, kk_betriebsnummer, kk_nummer, kk_meldegrund, kk_meldenummer.
März 2021: Neues Sonderrecht 440 zum Sammelabruf der Krankenkassendaten in der Nutzersuche
März 2021: Krankenkassen sowie Krankenkassen-Meldemerkmale können als Signatur erfasst und einem Stammdatenblatt zugeordnet werden inkl. einer Versichertennummer.