Nutzerverwaltung

Allgemein

Über den "Admin" -> "Nutzer" können sowohl Mitarbeiter/Lehrkräfte als auch Studieng.-Teilnehmer angelegt werden.

Anlegen von Lehrg.-Teilnehmern/Studierenden

Formularmaske bei Anlegung eines Studierenden

Die Funktion "Anlegen von Lehrg.-Teilnehmern" ist verfügbar über das Menü ADMIN/Nutzerverwaltung. Dort ist zunächst der Studiengang zu wählen, zu dem Studieng.-Teilnehmer hinzugefügt werden sollen. Es öffnet sich ein Bildschirm, auf dem alle bisher angelegten Studieng.-Teilnehmer des gewählten Studiengangs angezeigt werden. Vorhandene Studieng.-Teilnehmer könnten unwiderruflich gelöscht oder unwiderruflich zu einem Ehemaligen umgewandelt werden. Um einen Studieng.-Teilnehmer der Liste hinzuzufügen, ist der Link "NEUEN Lehrg.-Teilnehmer ANLEGEN" zu aktivieren.

In der folgenden Maske sind Vorname, Name und Anrede einzugeben. Darüber hinaus ist das eindeutige LOGIN (z. B. Matrikelnummer, Namenskürzel) und ein frei wählbares Passwort einzugeben. Sollte das LOGIN nicht eindeutig sein, weist das TraiNex darauf hin, dass ein anderes Login zu vergeben ist. Das Passwort kann vom Nutzer später selbstständig geändert werden. Login und Passwort müssen den Studieng.-Teilnehmern bekannt gegeben werden, damit sie das TraiNex nutzen können.

(Tipp: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers ein und lassen eine Mail erstellen, so wird der Nutzer sofort informiert. Alternativ können Sie den Nutzern am ersten Studiengangstag mitteilen, dass Sie die Funktion "Zugangsdaten vergessen/anfordern" auf der Login-Seite des TraiNex benutzen sollen, was dazu führt, dass die Zugangsdaten an die im System hinterlegte Mailadresse gesendet werden. Für den Fall, dass Ihr TraiNex so eingerichtet ist, dass der Abruf der Passwörter von Studieng.-Teilnehmern erlaubt ist, nutzen Sie die Serienbrieffunktion z.B. von Word: Die Steuerdatei dazu erstellen Sie über das TraiNex-Menü Kommunikation/Nutzersuche/Datei_erstellen.) Nachdem ein Studieng.-Teilnehmer angelegt wurde, kann direkt der nächste Studieng.-Teilnehmer angelegt werden.

Es kann eine Kundennummer/Matrikelnummer angegeben werden oder der Vorschlag für eine Kundennummer genutzt werden, wobei das TraiNex die 11-stellige Kundennummer bildet nach folgender Regel: [Aktuelles Jahr zweistellig]+[erste 2 Buchstaben des Studienganges]+[Erster Buchstabe der Kursart oder N, falls keine Kursart angegeben]+[6-stellige eindeutige Nummer]. Beispiel: 16BEV006031 für einen Studienstarter aus 2016 der Betriebswirtschaft Vollzeit.

Alternativ kann ein Studiengangsteilnehmer direkt aus der Bewerberverwaltung heraus angelegt werden, wenn er dort bereits als Bewerber angelegt war.

NutzerImport

Studiengangsteilnehmer können via Excel-Listen importiert werden. Mehr dazu hier: NutzerImport.

Felder auf dem Datenblatt eines Lehrg.-Teilnehmers/Studierenden

Grundsätzlich kann 1 Studieng.-Teilnehmer die Funktion SPRECHER bekommen und bis zu 4 Studieng.-Teilnehmer können die Funktion stellvertretender Sprecher erhalten. Der Sprecher/Stellvertreter des Studiengangs wird optisch im TraiNex hervorgehoben in einigen Listen und er hat Sonderfunktionen. Der Sprecher/Stellvertreter kann Serienmails an seinen eigenen Studiengang senden als auch Material dem Studiengang im Studiengangs-Archiv zur Verfügung stellen.

Abwesenheitszeiten sollten über die Atteste eingetragen werden, um dann TraiNex-weit verwendet werden zu können.
Wenn das TraiNex mehrere Standorte hat, dann kann ein spezieller Prüfungsstandort ausgewählt werden. Dieser spezielle Prüfungsstandort erscheint als Info im Bereich der Prüfungsverwaltung für Verwaltungsmitarbeitende als auch für den Studiengangsteilnehmer.

Es können beliebige Freifelder wie KFZ-Kennzeichen oder Facebook-Fanpage verfügbar sein.

Im oberen Bereich kann das Stammdatenblatt erzeugt bzw. aufgerufen werden. Auch kann die Studien-Bescheinigung heruntergeladen werden.

Studiengang-Wechsel- bzw. Gasthörer-Information

Unter Admin/Nutzer können Sie nach Aufruf eines Studiengangs einen Nutzer wechseln in einen anderen Studiengang. Beim Wechsel wird geprüft, ob Noten/CP übertragen werden können und es wird ein Übertragungsprotokoll angezeigt. Bei Wechsel von einer Studiengruppe in eine andere Studiengruppe der gleichen Studienrichtung werden alle Noten übertragen, wenn denn die Module der beiden Studiengruppen identisch sind. Es wird geprüft, ob es in der alten Studiengruppe noch anstehende Nachprüfungen gibt. Bitte nutzen Sie das Feld "Update der Studiengang-Information", um einzutragen, in welchem Zeitraum der Studierende als zugehörig zur alten Studiengruppe galt und tragen Sie ggf. ein, wie viele Fachvorsemester dem Studierenden in der neuen Studiengruppe angerechnet werden, was wichtig für die Berechnung der Fachsemester (Feld 25i) auf z.B. der Bescheinigung ist.

Später können Sie die Basisdaten der Zugehörigkeiten auf dem Datenblatt einsehen bzw. Zeiten ändern: Im Abschnitt "Studiengang-Wechsel- bzw. Gasthörer-Information" auf dem Datenblatt wird die Historie der bisherigen Studiengruppen-Zugehörigkeiten angezeigt. Dieses Feld wird halbautomatisch gepflegt, wenn ein Studierender einem anderen Studiengang zugeordnet wird. In der Übersicht wird auch dargestellt das VON-BIS-Semester des Gast-Studiengangs und das VON-BIS-Semester des Studierenden, bezogen auf seinen Hauptstudiengang. Beispiel: Ein Studierender, derzeit im 8. Semester, hat im 3. und 4. Trimester eines Gaststudienganges das Fach BWL dort gehört und war damals, bezogen auf seinen Hauptstudiengang, im 6. Semester.

Formularmaske für Gasthörer, Studierender aus ABWBK ist in 2016 Gast bei BW05VZ im Fach Marketing

Ebenfalls möglich ist es, dort zu definieren, dass ein Studierender mit einer zeitlichen Überschneidung in einem anderen Studiengang zugelassen ist. Beispiel: Der Studierende ist Nutzer des Studiengangs BWL1 und er soll vom 1.1.2018 bis zum 1.3.2018 auch ein Gasthörer im Studiengang BWL2 sein, dann kann dies dort so definiert werden. Am 1.1.2018 wird der Studierende dann automatisch Zugriff bekommen auf den Stundenplan von BWL2, das Archiv von BWL2 und die Serienmails an BWL2. Im Klassenbuch von BWL2 wird er automatisch als Gasthörer aufgeführt. Am 1.3. enden die Zugriffsmöglichkeiten auf BWL2.

Wenn ein konkretes Thema für den Studierenden als Gasthörer definiert wurde, dann wird der Gasthörer im Detail auf Gasttermine zu diesem Thema hingewiesen und wird als normaler Studierender im Klassenbuch eingereiht aufgeführt. Wenn der Studierende zu 2 Themen ein Gast sein soll, dann ist die Definition der Gastzugehörigkeit zweimal durchzuführen.

Sperren und Löschung

Studierende können einzeln gesperrt werden, so dass der Studierende keinen TraiNex-Zugang mehr hat. Details von gesperrten Studierenden können von normalen Studierenden nicht eingesehen werden.

Studierende können einzeln gelöscht werden. Dies ist nicht rückgängig zu machen. Ein ggf. angelegtes Stammdatenblatt (aus Admin/Stammdaten) bleibt trotz Löschung erhalten. Üblicherweise werden Studierende nicht gelöscht, sondern zu Alumni überführt.

Überführung/Umwandlung zu Alumni

Alle Studierenden eines Studienganges können gesammelt zu Alumni umgewandelt werden. Eine Umwandlung zu Alumni ist auch einzeln möglich. Eine Umwandlung bedeutet auch, dass der Zugriff als Studierender nicht mehr möglich ist. Informationen zu Noten oder Anwesenheiten werden nicht gelöscht bei der Umwandlung. Bei einer Einzel-Umwandlung kann gewählt werden, ob der Studierende

• 1. in einen sichtbaren Alumni mit Zugriff umgewandelt wird oder
• 2. umgewandelt und ausgeblendet wird mit Zugriff und der Ehemalige selber entscheiden kann, ob er sichtbar werden will oder
• 3. ob er als Alumni sofort gesperrt wird.

Letzteres ist nur anzuraten, wenn mit Alumni nicht gearbeitet wird. Der Monat der Überführung gilt als Monat des Studienendes. Dieses Enddatum kann auf dem Datenblatt des Alumni manuell bei Bedarf angepasst werden.

Alumni-Datenschutz

Gem. DSGVO muss die Verarbeitung rechtmäßig sein. Im Alumni-Bereich gilt: Nur wenn der Ehemalige vorab seine Zustimmung gibt (bei z.B. einem Alumni-Verein), kann Umwandlungs-Variante 1 gewählt werden. Ansonsten ist Variante 2 oder 3 zu wählen. Eine Löschung ist hingegen nicht anzuraten, da Sie rechtlich verpflichtet zur Aufbewahrung bestimmter Detail-Daten sind, die ggf. nur im TraiNex so gespeichert wurden, wie Noten, Anwesenheiten, Atteste.
Wenn Sie im Zuge der DSGVO-Umstellung alle Alumni einmalig auf Variante 2 oder 3 setzen wollen, so melden Sie sich gern bei TrOn.

Mitarbeiter anlegen

Die Info dazu findet sich hier: Mitarbeiter

Sonderfunktion

Das Anlegen von Studierenden ist den Admins mit der Sonderfunktion Nr. 9 erlaubt. Mit der Sonderfunktion 209 wird einer Person das Recht entzogen, Studierende zu löschen oder Studierende in Alumni umzuwandeln (gilt selbst, wenn dieser Person ebenfalls die Rechte 9 und 79 zugeteilt wurden). Mit der Sonderfunktion 79 darf ein Administrator nur Studierende des eigenen Fachbereiches anlegen (Hauptrecht 9 sollte dann nicht vergeben werden).

Mit dem Sonderrecht 103 lassen sich IP-Adressen beschränken (notwendig: Recht der Nutzerverwaltung Doz Nr. 38).

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie und besuchen Sie unser Präsenz-Modul Aufbau.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter https://Akademie.Trainings-Online.de

Letzte funktionale Änderungen

• Mai 2021: Gasthörer können einem Oberthema nun auch inkl. aller zugehörigen Unterthemen zugeordnet werden auf dem Datenblatt in der Nutzerverwaltung.
• Februar 2021: Möglichkeit der massenhaften Änderung des Studienbeginns aller Studierenden einer Studiengruppe in der Nutzerverwaltung für OrgaAdmin
• August 2019: Massen-Import für Freifelder: Orga-Admin können im Menü Nutzerverwaltung massenhaft Werte via eine Matrikelnummer oder Mitarbeitendennummer importieren. Beispiel: 100 Autokennzeichen aus Excel in das Mitarbeitenden-Freifeld "Kennzeichen" importieren
• Oktober 2018: Gasthörer und Studiengang-Wechsler werden nun in der Nutzerverwaltung separat definiert.
• März 2018: In der Nutzerverwaltung kann auf Anfrage die Anzahl der Studiengangs-Sprecher von 1 erhöht werden auf z.B. 2 oder 3.
• Juli 2017: In Gasthörer/Wechsel-Info wird das Semester des Studierenden und des (Gast)-Studienganges detailliert ausgewiesen.

Siehe auch

Stammdatenblatt
Datenblatt
Themenverwaltung
Bewerber
Alumni
Lehrg.-verwalt.
Ressourcenverwaltung
Tests
Anmeldung
Umfragen
Unternehmen
Evaluation
Logdatei

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