Anmeldung(OD)

Über die "Anmeldung (OD)" können Sie eine Anmeldung inkl. Bestätigung als offizielles Dokument erzeugen. Der Ablauf ist zunächst wie bei einer normalen Anmeldung: Sie legen die Anmeldung an und ordnen die Anmeldung einer oder mehrerer Nutzergruppen zu. Der Nutzer kann bei der Anmeldung einen Titel oder einen Themenbereich angeben (z.B. für eine Bachelorarbeit) und einen oder zwei der Dozenten als Erst-Prüfer sowie Zweit-Prüfer wählen. Diese beiden Prüfer bekommen automatisch eine Mail und werden aufgefordert, das Thema im TraiNex zu bestätigen, unter Vorbehalt zu bestätigen oder inkl. Kommentar abzulehnen. Der Verwalter der Anmeldung kann übersichtlich nach dem Ampelprinzip abrufen, wie der Bestätigungsstand aussieht. Das eingereichte Thema oder Prüfer können abgeändert werden. E-Einschreiben zur Benachrichtigung der Prüflinge sind möglich. Komfortable Excel-Listen können als Dokument inkl. Datum-Zeitstempel heruntergeladen werden. Bitte testen Sie diese Funktion vor dem Einsatz einmal aus, um das Prinzip zu verstehen.

Zur Anmeldung gelangen Sie über

Ablauf einer Anmeldung(OD)

Schritt 1: Über den Button "Neue offizielle Anmeldung zur Prüfungsarbeit" (rot) können Sie eine neue Anmeldung anlegen

Der Ablauf einer Anmeldung(OD) unterteilt sich grob in sieben Schritte, die im folgenden erläutert werden.
Bitte beachten Sie, dass für Sie selber dabei nicht alle Schritte relevant sein müssen.
Als Dozent sind Sie selber nur an den Schritten 3 und 7 beteiligt. Als Admin/Prüfungsbeauftragter nur an den Schritten 1, 4 und 5 sowie 8 und 9.

Schritt 1: Anlegen der Anmeldung(OD)

Klicken Sie im Bereich Admin links in der Navigation auf Anmelden.
Auf der rechten Seite klicken Sie nun in der Modulnavigation auf "Neue offizielle Anmeldung zur Prüfungsarbeit".
Im folgenden Formular ergänzen Sie noch die Überschrift (bspw. "Bachelorarbeit SS2013") und tragen das gewünschte "Enddatum der offiziellen Anmeldung", sowie ggf. das allgemeine Datum der Abgabe. Das Enddatum kann später individuell pro Student abgeändert werden.
Falls die Abgabe durch ein Hochladen der Arbeit in das TraiNex erfolgen soll, machen Sie zusätzlich einen Haken beim Punkt "inkl. Hochladen der Arbeit".
Definieren Sie auch, ob der Studierenden den Erstprüfer und/oder den Zweitprüfer auswählen/sich wünschen darf. Abschließend wählen Sie die Studiengruppe aus, der die Anmeldung angezeigt werden soll und klicken auf "anlegen".

Schritt 2: Studierender wählt Titel und Prüfer aus

Die Studiengruppe kann per E-Mail über die Anmeldung(OD) informiert werden. Jeder Studierende der Zielgruppe der Anmeldung sieht die Anmeldung auf seiner Startseite im TraiNex.
Nach einem Klick hierauf wird der Studierende nochmals darauf hingewiesen, dass es sich um ein offizielles Dokument handelt.
In das Formular kann der Studierende nun seinen gewünschten Titel/Thema eintragen, sowie ggf. den gewünschten Erstprüfer aus der Liste aller Dozenten oder ggf. auch einen gewünschten Zweitprüfer auswählen. Sollte ein externer Prüfer gewünscht sein, so ist dies ebenfalls auswählbar.
Durch einen Klick auf "Offiziell anmelden" wird die Anmeldung abgegeben. Eine spätere Änderung durch den Studierenden ist dann nicht mehr möglich.

Schritt 3: Bestätigung durch den Dozenten

Schritt 3: Als Dozent legen Sie über das Auswahlmenü fest, ob Sie einem Titel zustimmen, unter Vorbehalt zustimmen oder ihn ablehnen

Als gewählter Erst- oder Zweitprüfer erhalten Sie sofort, nachdem ein Studierender Sie gewählt hat, eine Mail mit einer Information. Folgen Sie dem Hinweis auf der Startseite des TraiNex, dass Sie als Erst-/Zweitprüufer ausgewählt wurden.
Klicken Sie auf "hier" um zum nächsten Schritt zu gelangen. Hier sehen Sie nun eine Übersicht über die Anmeldung, inklusive Name des Studierenden, Studiengang und eingetragenem Titel.
Über das Auswahlmenü "Status" können Sie auswählen, ob Sie den, vom Studierenden eingetragenen, Titel zustimmen oder unter Vorbehalt zustimmen oder ihn ablehnen. Wahlweise können Sie im Feld darunter noch einen Kommentar eintragen. Falls eine Benachrichtigung des Studierenden nicht nötig ist (bspw. dem Titel zugestimmt wurde, aber noch eine Genehmigung durch das Prüfungsamt nötig ist) oder nicht gewünscht wird, entfernen Sie nun noch die Häkchen bei "Mail an xy senden".
Wenn Sie auf "Offiziell eintragen" klicken, wird die Anmeldung, inklusive Ihrer Einträge, an das Prüfungsamt weitergeleitet.

Schritt 4: Prüfung des Titels durch das Prüfungsamt und Zuweisung der Prüfer

Schritt 4: Überprüfung, bzw. Änderung des Titels, Festlegen von Abgabedatum und Prüfern

Gehen Sie nach Erreichen der Anmeldefrist zu Admin/Anmeldung(OD) und auf [TEILNEHMER]. Mit einem Klick gelangen Sie zu einer Übersicht mit z.B. Namen des Studierenden, Titel und Erstprüfer.
Klicken Sie als erstes auf "[Titel annehmen oder ändern]"
Hier können Sie den Titel noch anpassen und einen individuellen Abgabetermin festlegen. Sie können bestimmen, ob die Arbeit als zeugnisrelevant gilt: Titel, Abgabefrist und Name der AnmeldungOD der letzten beiden zeugnisrelevanten Arbeiten erscheinen auch im Noten-Excel.

Ist dies erfolgt und mit einem Klick auf "Eintragen" bestätigt, können Sie nun den Erstprüfer noch eintragen/ändern und einen Zweitprüfer eintragen/ändern.
Beachten Sie dafür auch den Punkt "Belastungsverteilung von Prüfern abrufen". Hier wird Ihnen eine tabellarische Übersicht gezeigt, für wie viele Prüfungen Dozenten bereits als Erst-, bzw. Zweitprüfer eingetragen sind. Nachdem Sie die Prüfer aus der Liste ausgewählt und jeweils mit einem Klick auf "festlegen" zugewiesen haben, klicken Sie oben links auf der Seite auf "Zurück zur Anmeldung".

Schritt 5: Informieren des Studierenden

Schritt 5: Ein Infofenster erinnert den Studierenden an den Abgabetermin

Klicken Sie in der Anmeldeüberischt auf "[E-Einschreiben]". Das TraiNex trägt dabei automatisiert den (geänderten) Titel, sowie Erst- und Zweitprüfer ein.
Sie können das Schreiben ggf. noch um eigene Mitteilungen ergänzen und die Mail dann dem Studierenden per Klick auf "absenden" als E-Einschreiben zukommen lassen.

Schritt 6: Hochladen der Arbeit durch den Studierenden

Der Studierende wird per Einblendung auf der Startseite des TraiNex an den Abgabetermin erinnert und ggf. der Link zum Hochladen der Arbeit bereitgestellt. Dies geschieht standardmässig ab 20 Tage vor dem individuellen Abgabedatum. (Das Upload-Start-Datum kann bei Bedarf auch individuell pro Studierenden angepasst werden, max. 360 Tage/min. 1 Tag vor Abgabefrist.)
Hat der Studierende eine Datei erfolgreich hochgeladen, hat er noch eine Stunde Zeit, diese wieder zu löschen, bzw. zu ändern, es sei denn, die Abgabefrist wurde überschritten. Ansonsten gilt die Arbeit als offiziell abgegeben! Technisch mögliche Dateitypen sind: doc, docx, xls, pdf, txt, zip // Maximale Groesse: 30 MB // Anzahl Dateien: 1, Wenn mehrere Dateien oder andere Dateitypen hochgeladen werden sollen, dann müssen die Datei/Dateien gezipped werden. Der Upload sollte möglichst mindestens eine Stunde vor der Frist starten, um ggf. auftretende allgemeine Upload-Probleme noch beheben zu können. Ein Upload nach Ablauf der Frist ist nicht möglich!

Schritt 7: Herunterladen der Arbeit durch den Prüfer

Hat der Studierende seine Arbeit ins TraiNex geladen, wird der Prüfer darüber informiert.
Im Bereich "Privat" --> "Prüfungen" werden alle Prüfungen, für die der Dozent als Prüfer zugewiesen ist, in einer Übersicht angezeigt. Wurde die Prüfungsarbeit vom Studierenden eingereicht,
erscheint, rechts des Titels, ein "[Download]"-Hinweis. Per Klick hier drauf kann die Arbeit heruntergeladen werden.

Schritt 8: Termin für mndl. Prüfung finden

Benutzen Sie die Slotplanung, damit Erst- und Zweitprüfer sich Prüfungs-Zeit-Slots selber suchen können.

Schritt 9: Termin für mndl. Prüfung kommunizieren/freigeben

Der Termin kann entweder manuell eingetragen oder automatisch aus der Slotplanung übernommen werden. Sobald der Termin als freigegeben markiert wird, erscheint er in den Plänen der Dozenten und Studierenden.

Schritt 10: Gutachten erstellen

Erst- und Zweitprüfer können sich zum Kandidaten austauschen über die Kommentare zur Arbeit unter Privat/Prüfungen. Ebenfalls möglich ist, dass ein odere mehrere Gutachten-Vordrucke (als HTML) hinterlegt werden für z.B. Bachelor- und Master-Prüfungen und die Prüfer diese vorausgefüllt herunterladen und ausdrucken können. Vorausgefüllt sind Studiengang des Prüflings/Thema/Name des Studierenden inkl. Matrikelnummer/Prüfer/Prüfzeit und Raum. Bei Interesse an dieser Funktion sprechen Sie bitte TrOn an.

Textbausteine

Es gibt Textbausteine.
-aus Sicht eines Nutzer beim Betreten der Anmeldung. Ersetzt werden kann: 'Sie betreten nun eine offizielle Anmeldung! Bitte tragen Sie nur überlegt etwas ein, da es sich um ein offizielles Dokument handelt.'
-aus Sicht eines Nutzer am Ende der Anmeldung. Ersetzt werden kann: 'Ihre Daten werden nun alsbald bearbeitet. Bitte sehen Sie bis dahin von Rückfragen ab. Danke.'

Prozessdarstellung

Der Basisprozess kann hier als ereignisorientierte Prozesskette abgerufen werden.

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  Die Prozeskette zu "Anmeldung OD"
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  Die Prozeskette zu "Anmeldung OD"

Video-Tutorial

Den Mitschnitt einer Demonstration finden Sie hier: http://trainex.adobeconnect.com/p6w64kfvpg4/

Sonderfunktion

Administratoren mit der Sonderfunktion 43 dürfen Titel und Prüfer anlegen und bearbeiten. Administratoren mit der Sonderfunktion 143 dürfen Teilnehmer anmelden und löschen.

Letzte funktionelle Änderungen

• August 2019: in Anmeldung(OD) können durch Studierende hochgeladene Dateien einzeln durch einen OrgaAdmin gelöscht werden
• August 2019: in Anmeldung(OD) kann im Schritt 10 nun den Prüfern ein vorausgefülltes Gutachtenfomular zum Ausdruck zur Verfügung gestellt werden
• Januar 2019: in Anmeldung(OD) hochgeladenen Dateien können gesammelt als ZIP inklusive einer Infodatei heruntergeladen werden
• August 2018: bei Anmeldung(OD) neues Sonderrecht 143 für: Teilnehmer löschen dürfen
• Juli 2018: Verbindung der Anmeldung(OD) mit dem Einsatzplan, damit ein freigegebener Termin einer mndl. Prüfung in allen Einsatzplänen der beteiligten Personen erscheint.
• Juli 2018: Verbindung der Slotplanung mit der Anmeldung(OD), damit dezentral geplante Termine für mündl. Prüfungen übertragen werden können
• Januar 2018: Neben dem Feld für Titel, Erst- und Zweitprüfer gibt es nun ein frei definierbares Text-Freifeld.
• Dezember 2016: Im Excel der Noten sind nun neben dem Titel der letzten Abschlussarbeit aus einer Anmeldung(OD) auch die vorletzte Arbeit enthalten inkl. Name der AnmeldungOD
• Juli 2017: in der Übersicht der Anmeldungen wird angezeigt die Anzahl der "Erstprüfer mit Zustimmung, aber ohne Titelfreigabe"
• Juli 2017: Anmeldung(OD): englische Titel können von der Verwaltung gespeichert werden und sind dann verfügbar z.B. im Excel-Export

TraiNex-Akademie

Bitte beachten Sie dazu auch das Schulungsangebot der TraiNex-Akademie
und besuchen Sie die Online-Schulungen Anmeldungen, Bestellungen, Bestätigungen.
Den nächsten Termin erfahren Sie im Schulungsprogramm unter http://Akademie.Trainings-Online.de

Siehe auch

Slotplanung
Anmeldung
E-Einschreiben
E-Mail