Logdatei
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Über die Funktion Logdatei können Administratoren für die letzten drei Monate einsehen, welche Person an welchem Tag zu welcher Uhrzeit mit welcher technischen Adresse im TraiNex etwas gelöscht oder geändert hat. Dokumentiert werden nur bedeutsame Änderungen wie Notenersteintrag, Notenänderung oder Nutzerlöschung. Die Funktion steht Administratoren über den Bereich Admin/Logdatei zur Verfügung.
Nutzen
Die Funktion Logdatei hilft dabei, herauszufinden, wer eine ggf. ungewollte Änderung durchgeführt hat. Sie ist im Sinne eines Protokolls auch rechtlich bedeutsam und nicht lösch- oder veränderbar.
Aufbau und Funktionen
Folgende Logdateigruppen stehen, je nach Systemnutzung, zur Verfügung:
- Abwesenheiten: für z.B. den Nachweis gelöschter Atteste.
- Anmeldung: Dokumentation von z.B. manueller Hinzufügung von Nutzern zu Anmeldungen.
- Auto-E-Mails: Hier werden wichtige automatisch verschickten System-Mails mit Datum und IP-Adresse dokumentiert.
- Bewerber: Hier wird beispielsweise mitgeloggt, wenn das Bewerberformular geändert wurde.
- Bibliothek: Hier werden Änderungen an der Bibliotheksdatenbank aufgelistet.
- Dozenten-Archiv: Hier werden bedeutsame Aktionen in den Dozentenarchiven benannt.
- Mailgruppen: Hier werden Änderungen in den Mail-Gruppen gesammelt.
- Noten: Bei Noten wird zusätzlich mitgeloggt, ob eine Note geändert wurde.
- Nutzer: Hier werden jegliche Änderungen an den Nutzerprofilen, seitens der Verwaltungsmitarbeiter sowie der Nutzer selbst, benannt - also beispielsweise die Löschung von Nutzern durch Mitarbeiter, Datenblatt-Änderungen oder die Erstellung neuer Dozenten-Profile.
- Nutzer-Sonderrechte: Hier wird dokumentiert, ob ein Sonderrecht zugewiesen oder entfernt wurde.
- Ressourcen-Doppelbelegung: Hier werden Konflikte bei der Buchung einzelner Ressourcen, also beispielsweise Räume oder Geräte, aufgelistet.
- Sicherheit: Hier werden sicherheitsrelevante Aktivitäten dokumentiert, beispielsweise Passwort-Anforderungen.
- SMS-Versand: Hier wird angezeigt, welche Nutzer in der Vergangenheit den integrierten SMS-Versand genutzt haben.
- Stammdaten: Hier wird angezeigt, in welchen Stammdatenblättern zuletzt Änderungen vorgenommen wurden.
- Termine: Hier werden gelöschte Termine aufgelistet.
- Themen: Hier werden gelöschte Themen aufgelistet.
- Urlaub: Hier wird angezeigt, welche Urlaubstage zuletzt gelöscht wurden.
Sie können die Logdatei komplett lokal zu Archivierungszwecken abspeichern, was im Sinne der DSGVO quartalsmäßig geschehen sollte.
Des Weiteren können Sie in diesem Bereich weitere Seiten für Orga-Administratoren erreichen. Sie können
- die Konfiguration des TraiNex einsehen.
- die AGB konfigurieren.
- die Textbausteine konfigurieren.
- die Adresse des Standortes konfigurieren.
- statistische Standardangaben wie Hochschulnummer oder GKV-Nummer hinterlegen (im Bereich der Adresse)
- ein Formular für einen Wunsch für eine TraiNex-Weiterentwicklung einreichen.
- die technische Verfügbarkeit des TraiNex-Servers anzeigen sowie ein Zertifikat darüber erhalten (Serverstatus).
Am Ende der Seite wird Ihnen die Statistik zur TraiNex-Nutzung mit ausgewählten Aktivitätskennzahlen dargestellt.
Letzte funktionale Änderungen
- Januar 2021: Konfiguration: unter Admin/Logdatei kann der OrgaAdmin die System-Parameter-Konfigurations-Dateien zu Daten/Noten/Bewerber lesend einsehen.
- März 2018: In der Logdatei werden Zuweisung und Entzug einer Sonderfunktion namentlich dokumentiert
- November 2016: Logdatei kann auch standortbezogen ausgewertet werden
Siehe auch:
- Serverstatus
- DSGVO
- Themenverwaltung
- Lehrg.-verwalt.
- Nutzerverwaltung
- Ressourcenverwaltung
- Tests
- Noten
- Anmeldung
- Umfragen
- Unternehmen
- Evaluation
- AGB-Konfiguration
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